Widex implementiert Projekt- und Portfoliomanagement und profitiert in kürzester Zeit

Widex ist ein Familienunternehmen, das 1956 in Dänemark gegründet wurde. Heute ist das Unternehmen einer der weltweit führenden Hersteller von Hörgeräten und ermöglicht so den Menschen, sich problemlos zu vernetzen und zu kommunizieren. Die Widex-Hörgeräte werden in mehr als 100 Ländern auf der ganzen Welt vertrieben, und das Unternehmen beschäftigt weltweit über 4.000 Mitarbeiter.

Als Unternehmen, das viele hochspezialisierte Ingenieure beschäftigt, musste Widex in der Lage sein, Ressourcen für Entwicklungsprojekte über mehrere Abteilungen hinweg effektiv zuzuordnen. Vom Antennendesign bis zur App- und Mikrochip-Entwicklung sollte die Planung und Durchführung der Arbeit von mehr als 400 Mitarbeitern in 40 verschiedenen Rollen verbessert werden, um Produkte erfolgreich auf den Markt zu bringen.

Widex verwendete ein veraltetes System für das Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), das instabil war und zu Datenverlusten und -unvollständigkeit führte. Das System war langsam und umständlich in der Nutzung, was häufig unnötige Mehrarbeit und Frustration bei den Mitarbeitern verursachte. Darüber hinaus konnten ein anhaltendes Wachstum und die zunehmende Globalisierung mit dem System nicht ausreichend gefördert werden.

Die mangelnde Effizienz machte sich in den Zahlen bemerkbar. Die abteilungsübergreifende Ressourcenplanung beanspruchte jährlich bis zu 4.400 Arbeitsstunden und verursachte geschätzte Kosten von über 300.000 USD pro Jahr. Die Organisation erwartete, dass ein neues System den Bedarf an Arbeitsstunden erheblich reduzieren würde. Darüber hinaus strebte Widex weitere Gewinne an. Ein kurzfristiges Aufstocken der Belegschaft mit externen Beratern verursachte beispielsweise in der Regel übermäßige Kosten – Kosten, die durch ein intelligenteres Ressourcenmanagement und eine bessere Kapazitätsplanung minimiert oder sogar ganz vermieden werden könnten.

Für Widex war die Entscheidung, das alte PPM-System abzuschaffen, längst überfällig. Nach einer gründlichen Analyse der verfügbaren Lösungen entschied Widex, dass Planview Portfolios die Anforderungen am besten erfüllte.

„Unserem funktionsübergreifenden Auswahlteam wurden mehrere Tools präsentiert, die jeweils von den Experten des entsprechenden Anbieters im Zuge einer Demo vorgestellt wurden. Einige Tools wurden mehr als einmal bewertet. Letztendlich haben wir uns für Planview Portfolios entschieden, weil es starke Funktionen, eine ansprechende Benutzeroberfläche und fundierte internationale Anwendungsfälle bietet“, sagt Sune Hermit, Projektportfoliomanager, PMO, Widex.

„Wir haben einen sehr komprimierten, zweitägigen Workshop mit zwei Planview Beratern organisiert. Anschließend gab es vier einwöchige Lösungsanpassungszyklen, in denen die Berater von Planview den Umfang der Lösung festlegten, sie vorführten und Feedback erhielten. Nach einer Anpassung des Umfangs gab es einen ganztägigen Workshop, bei dem die endgültige Lösung präsentiert wurde“, fügt Sune Hermit hinzu.

„Endlich hatten wir Zeit für Tests, letzte Anpassungen sowie die Einrichtung von Projekten, Ressourcen usw. Ich glaube, ein großer Teil des Geheimnisses unserer schnellen Implementierung liegt darin, dass wir die Dinge zunächst einfach gehalten und mit einer sehr zielorientierten ersten Phase begonnen haben. Im nächsten Schritt führen wir nun Projektberichte und die Verfolgung von Gates und Meilensteinen ein.“

Seit April 2017und innerhalb von nur vier Monaten hat Widex Planview Portfolios in Abteilungen wie Global Research & Development, Global Sales and Marketing und Global Operations eingeführt.

Seit der Implementierung von Planview Portfolios konnte Widex eine 30%ige Reduzierung der für die abteilungsübergreifende Ressourcenplanung erforderlichen Arbeitsstunden feststellen. Außerdem kann Widex jetzt schätzungsweise einen von 30 freiberuflichen Beratern komplett einsparen und in Zukunft besser planen, um attraktivere Honorare für externe Beratungen auszuhandeln.

Das Unternehmen befindet sich noch in der Anfangsphase der Implementierung; der volle Leistungsumfang von Planview Portfolios muss also noch ausgeschöpft werden.

Einige Vorteile der Software hat Widex jedoch bereits realisiert, darunter die folgenden:

• verbesserter Nutzersupport (intern und extern)
• schnellere Leistung im Vergleich zum alten System
• umfangreiche Berichts- und Analysefunktionen
• skalierbare Lösung zur Förderung von zukünftigem Wachstum
• Updates und Verbesserungen alle 2 – 3 Monate

Mit der Ausweitung der Nutzung von Planview Portfolios und der Ausrichtung von Projekten an strategischen Zielen kann das Unternehmen von weiteren Vorteilen profitieren. Widex hat interne Umfragen vor und nach der Einführung von Planview Portfolios durchgeführt, und die Zahlen sprechen für sich.