The Story

  • Phil Smith

    Xtrac Ltd, IBP Portfolio Leader

  • Phil Smith

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    Phil Smith

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    Xtrac Ltd, IBP Portfolio Leader

  • Phil Smith

    Xtrac Ltd, IBP Portfolio Leader

Die Herausforderung

Xtrac entwickelt Produkte und Technologien, mit denen Kunden bei einigen der prestigereichsten Motorsportrennen Höchstleistungen erzielen. Als Anbieter von Hochleistungsgetrieben für den Motorsport und die Automobilindustrie sind die Teams des Unternehmens regelmäßig auf der ganzen Welt unterwegs, und ohne eine digitale, cloudbasierte Lösung für das Produktportfoliomanagement waren weder die Mitarbeiter von unterwegs noch die Manager im Büro in der Lage, wichtige und aktuelle Produktinformationen aufzurufen und zu teilen. Das führte zu einer ganzen Reihe von Herausforderungen: Zum einen behinderte die Tatsache, dass Teams nicht in Echtzeit auf Produkt- und Projektdaten zugreifen konnten, die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit, zum anderen löste dies einen Schneeballeffekt aus, der tiefgreifende Probleme im Produktportfolio des Unternehmens verursachte.

Die Lösung

Mit der Produktportfoliomanagement-Lösung von Planview® konnte Xtrac sowohl den Managern als auch den remote arbeitenden Teams cloudbasierten Echtzeitzugriff auf die Daten ermöglichen, die sie benötigen, um aktuelle Projektinformationen aufzuzeichnen, zu bearbeiten und zu teilen, fehlende Kenntnisse rund um Produkte und Projekte auszugleichen und schnell die Bereiche zu identifizieren, in denen durch eine zügige strategische Anpassung Kunden ein optimaler Mehrwert geboten werden kann.

„Früher brauchte unsere Teamleitung für die Vorbereitung auf bestimmte Meetings mitunter einen ganzen Tag, heute geht das innerhalb von Minuten.“

- Phil Smith, Projektanalyst Xtrac

Über Xtrac

Das 1984 gegründete Unternehmen ist auf die Entwicklung und Herstellung von Getrieben und Antriebskomponenten für Motorsport- und Hochleistungsfahrzeuge spezialisiert, darunter auch Hybrid- und Elektrofahrzeuge.

Fast alle renommierten Rennsportteams, auch viele der großen Werksteams, nutzen Getriebe von Xtrac. Doch auch kleinere Teams, wie Teilnehmer an Markenrennen, profitieren von dem umfassenden Angebot an kostengünstigeren Getrieben. Hersteller von Hochleistungsfahrzeugen setzen ebenfalls auf die Expertise von Xtrac bei Getriebelösungen für Hypercars und die innovative Technologie für integrierte Getriebe bei Hybrid- und Elektrofahrzeugen.

Die Herausforderung

Xtrac entwickelt ständig neue Technologien und bringt vorhandene Designs für seine Kunden auf den neuesten Stand. Bei Kundenbesuchen oder am Rand der Rennbahn arbeiten die Teams eng mit ihren Kunden auf der ganzen Welt zusammen. Aus diesem Grund benötigt das Team von Xtrac auch bei Außeneinsätzen einen umfassenden Überblick über seine Projekte. Und genau das war das Problem, denn die Mitarbeiter von Xtrac konnten in Microsoft Project erstellte Pläne, Dateien und Dokumente nur in einem statischen PDF-Format teilen. Vor einem Einsatz mussten die Mitarbeiter alle relevanten Dateien vom Server auf ihren Laptop übertragen und hatten dann vor Ort nur begrenzten Zugang zu Echtzeitdaten. Änderungen an Projekten, Zeitplänen und Ressourcen konnten sie nicht zeitnah teilen.

Die Mitglieder der Geschäftsführung hatten keinen vollständigen Überblick über die Projekte und keinen Einblick in aktuelle Informationen. Das wirkte sich nachteilig auf ihre Fähigkeit aus, einen Beitrag zu leisten und fundierte Entscheidungen zu treffen, was Zeitvergeudung, Verzögerungen und erhöhte Kosten für das Unternehmen bedeutete. Projekte litten unter einem Mangel an Kontrolle, eingeschränkter Zusammenarbeit und den daraus resultierenden Ineffizienzen.

Der Anwendungsfall

Das Projektmanagementteam bei Xtrac erkannte, dass es eine Lösung benötigte, die sowohl die Kunden unterstützt als auch den Projektmanagern und der Unternehmensleitung genauere Einblicke in die sich ständig ändernden Daten der ohnehin gut beschäftigten Teams bietet. Es musste eine Möglichkeit gefunden werden, Projekte der Führungsebene und den Teams im Büro und vor Ort unabhängig vom geografischen Standort zugänglich zu machen.

In einem intensiven Auswahlverfahren kristallisierte sich die cloudbasierte Lösung AdaptiveWork von Planview® (ehemals Clarizen) als beste Wahl heraus. Den Mitarbeitern von Xtrac muss es möglich sein, Daten remote abzurufen, Projekte in Echtzeit zu aktualisieren sowie schnell und effizient auf Produktdokumentation und andere Daten zuzugreifen. AdaptiveWork bietet die Verfügbarkeit, Transparenz und Funktionen für die Berichtserstellung, die Xtrac in allen Unternehmensbereichen und -ebenen benötigte.

Phil Smith, Projektanalyst bei Xtrac, lobte, wie effizient AdaptiveWork das Teilen von Informationen unterstützt: „Früher brauchte unsere Teamleitung für die Vorbereitung auf bestimmte Meetings mitunter fast einen ganzen Tag, heute geht das innerhalb von Minuten.“

Die Ergebnisse

Weshalb sich Xtrac für AdaptiveWork entschied, hatte klare Gründe: Das System bietet umfassende Flexibilität und komplette Transparenz für alle Geschäftsbereiche und ermöglicht unmittelbare Änderungen am Projektzeitplan und am Budget.

Umgesetzt wurde dies durch die Zusammenführung von drei verschiedenen Datenbanken in AdaptiveWork, sodass nun mehr als 125 Benutzer vom Büro und unterwegs aus über eine benutzerfreundliche, flexible Plattform auf alle erforderlichen Unternehmens- und Projektdaten zugreifen können. Dadurch konnte Xtrac die durch die Remote-Arbeit entstandenen Verzögerungen für alle Mitarbeiter drastisch reduzieren und die Produktivität erhöhen.

Smith weiß die nahtlose Integration der Planview Software zu schätzen: „Vor AdaptiveWork hatten wir komplett voneinander isolierte Systeme. Wir nutzten die Standardtools von Microsoft für das Projektmanagement und alles musste in PDF-Dateien konvertiert werden. Support-Mitarbeiter an der Rennstrecke mussten alle Dokumente mehrere Tage vor einem Kundenbesuch ausdrucken. Das war natürlich nicht sehr effizient, da sie schon mit veralteten Daten zum Kunden kamen.“

“AdaptiveWork consolidated all of our information and the benefits were immediate. Now our staff use AdaptiveWork's mobile app to pull up their data, which is updated in real time to know the exact status of all projects, tasks and cases. Bringing all that data into one place has meant the project visibility has been massively increased.”

Die Wichtigsten Vorteile

  • Transparenz: Die vorhandenen Datenbanken wurden im AdaptiveWork System zusammengeführt, und nun haben alle Mitarbeiter bei Xtrac – vom Managing Director bis zum Analysten – Zugriff auf alle laufenden Projekte und einen kompletten Überblick über Projekte und Aufgaben.
  • Flexibilität: Die cloudbasierten Services und Funktionen für Mobilgeräte von AdaptiveWork sorgen für eine hohe Flexibilität und bieten den Mitarbeitern von Xtrac die Möglichkeit, effizienter von unterwegs aus zu arbeiten.
  • Agilität: Dank der Integration von AdaptiveWork können die Teams bei Xtrac Projekte aufrufen, aktualisieren und Änderungen vornehmen – jederzeit und überall. Das hat zu erheblichen Kostenreduzierungen geführt und die Bearbeitungszeit von Projekten und Aufgaben stark verkürzt.
  • Berichtswesen: Dank der AdaptiveWork Software von Planview ist das Verfolgen und Überprüfen von Projekten und Aufgaben sowie das Erstellen von Berichten wesentlich effizienter als zuvor. Daten werden live hochgeladen und stehen in Echtzeit für Analysen und Überprüfungen zur Verfügung, sod.

Weitere Fallstudien

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