Zumtobel Group bringt Licht ins Dunkle mit Planview Portfolios

Die Zumtobel Group ist ein international führender Anbieter von ganzheitlichen Lichtlösungen. Das Familienunternehmen mit Sitz in Dornbirn, Österreich, entwickelt und vertreibt seine innovativen und einzigartigen Lichtlösungen bereits seit mehr als 50 Jahren. Heute beschäftigt die Gruppe 7.300 Mitarbeiter auf der ganzen Welt, mit Produktionsstätten auf vier Kontinenten und Vertriebsorganisationen und Vertretern in mehr als 70 Ländern. Als Global Player in der Beleuchtungsindustrie entwickelt Zumtobel Lösungen, die eine ganz neue Welt des visuellen Erlebnisses schaffen, die Stimmung am Arbeitsplatz „erhellen“ und die Kommunikation und Sicherheit verbessern – aber auch der Verantwortung gegenüber der Umwelt Rechnung tragen.

Seit ihrer Gründung vor mehr als 50 Jahren hat sich die Zumtobel Group zu einem der führenden Anbieter von Lichtlösungen entwickelt, der sein weltweites Geschäft stets weiter ausbaut. Wie viele globale Unternehmen ist auch Zumtobel darum bemüht, seine strategischen Geschäftsinitiativen kontinuierlich zu optimieren. Dazu gehört ein strukturiertes und gut geplantes Projektmanagement in den Bereichen Produktentwicklung und Innovation – dies ist der einzige Weg, um Wachstum und Erfolg auf dem immer stärker umkämpften globalen Markt von heute zu fördern.

Das Unternehmen hat mehr als 10.000 Produkte im Angebot und verwaltet Jahr für Jahr erfolgreich Hunderte von Innovationsprojekten. Für Zumtobel war es daher entscheidend, eine optimale Strukturierung und Zuteilung der weltweiten Ressourcen zu erreichen. Dies würde wiederum ein verbessertes Produktlebenszyklus-Management unterstützen, welches die Planung und Kontrolle der Entwicklung und Einführung neuer Produkte sowie das Management aller Entwicklungsprojekte umfasst.

Zumtobel wollte die Performance und die Zuverlässigkeit seiner Produktinnovationsabteilung bei der Markteinführung von Produkten verbessern. Das Unternehmen benötigte eine zentrale Lösung, die eine bessere Übersicht und Kontrolle über Projekte, Aktivitäten, Ressourcenzuteilungen und das Kapazitätsmanagement bietet. Zumtobel entschied sich für Planview Portfolios, die führende Portfoliomanagementsoftware auf dem Markt. „Planview ist der richtige Partner für uns. Das Unternehmen bietet eine bewährte Lösung sowie jahrelange Erfahrung und Expertise, die es uns ermöglichen, die Herausforderungen des heutigen Marktes zu bewältigen“, sagte Paul Hoch, IT-Manager der Zumtobel Group. „Es war uns besonders wichtig, ein Unternehmen mit lokaler Präsenz ins Boot zu holen, damit es keine Sprachbarrieren gibt, die unserem Erfolg im Wege stehen, und gleichzeitig die Kundenbetreuung vor Ort sichergestellt ist.“

Planview Portfolios hilft Zumtobel, seine Ziele zu erreichen. Es ermöglicht dem Unternehmen, Risiken zu identifizieren und zu analysieren, strategische Prioritäten voranzutreiben, KPIs zu verfolgen, alternative Investitionsszenarien zu bewerten und vieles mehr.

Durch die Nutzung von Planview Portfolios kann Zumtobel die Projekt- und Ressourceneffizienz weltweit optimieren. Projektmanager und Teammitglieder können alle Arbeitsprozesse effektiv einteilen, planen und ausführen. Flexible Dashboards und Analysetools bieten einen schnellen Einblick in den Status von Portfolios, Projekten und Ressourcen.

Zumtobel verwendet Planview Portfolios für das Management von mehr als 200 Projekten weltweit, die alle in Projektlisten verfügbar sind und in kompakten Übersichten dargestellt oder bis ins kleinste Detail aufgeschlüsselt werden können. So erhält Zumtobel einen beispiellosen Überblick über alle global laufenden Projekte und kann die Performance durch eine verbesserte operative Planung und Ausführung im gesamten Unternehmen deutlich steigern.

„Mit Planview Portfolios haben wir einen echten Quantensprung in Bezug auf unsere Planung und unsere Analysen gemacht. Es ist jetzt viel einfacher, zusammenzuarbeiten sowie Projektressourcen, Finanzen und die globale Entwicklung zu koordinieren und festzulegen“, fährt Hoch fort.

Benutzer von Planview Portfolios haben Zugang zu einer riesigen Menge an Informationen. In dem Bestreben, die Benutzererfahrung zu verbessern und eine klare, rollenbasierte Benutzeroberfläche bereitzustellen, entschied sich Zumtobel für die Erstellung eines „Management-Cockpits“. Dies sollte den Benutzern die visuelle Grundlage dafür bieten, sich auf ihre wichtigsten Aufgaben und Ziele zu konzentrieren. Diese Änderungen wurden in Zusammenarbeit mit Planview schnell umgesetzt. Benutzer können nun effektiver planen, indem sie wichtige Informationen direkt von der Projektübersichtsseite aus aufrufen und eingeben können.

„Wir hielten es für wichtig, dass sich die Benutzer nicht in der Fülle der Daten, die Planview Portfolios bietet, verlieren. Deshalb wollten wir, dass zusätzliche Informationen in separaten Fenstern angezeigt werden, sodass die Benutzer auf der Übersichtsseite bleiben können“, so Hoch. „Wir haben unsere Anforderungen definiert – Planview hat sie umgesetzt.“

Zumtobel nutzt zudem Planview OpenSuite™, um die Integration von Planview Portfolios mit anderen Unternehmenssystemen wie SAP®, Microsoft® SharePoint® sowie den IT-Planungssystemen der Testlabore zu ermöglichen und Daten auszutauschen. Der Datenaustausch mit SAP ermöglicht es beispielsweise, die tatsächlichen Projektkosten in Planview Portfolios zu ermitteln und automatisch an SAP weiterzuleiten, sodass die Projektmanager weniger Zeit mit doppelten Eingaben in verschiedenen Systemen verbringen müssen. Dank der Schnittstelle zum Testlaborsystem können die Projektmanager einfach ihre Wunschtermine für einen Produkttest in das Laborsystem eingeben, das diese dann an die weltweit verteilten Testeinrichtungen sendet. Die Antwort wird automatisch an Planview Portfolios zurückgeschickt; je nach Laborkapazität wird der Termin automatisch bestätigt oder ein Alternativtermin angeboten, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert wird. Darüber hinaus arbeitet Zumtobel derzeit an einer Schnittstelle in SharePoint, um die Kooperation und Projektzusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern weiter zu verbessern.

Die Vorteile des Planview Produkts werden bei Zumtobel bereits realisiert.

„Die Kombination von Strategie und Projektmanagement in einer einzigen Plattform ermöglicht es uns, Ressourcen effizient zuzuteilen und dynamisch zu verwalten, um sie optimal einzusetzen. Die Einführung eines neuen Systems stellt jedoch immer eine Herausforderung dar – die größte davon ist das Change Management. Daher ist es sinnvoll, sich zunächst auf die klassischen Projektbereiche zu konzentrieren, auf die alltäglichen, routinemäßigen Aspekte“, so Hoch. „Es ist zwingend erforderlich, dass unser Management die Einführung des Systems unterstützt und die zu erreichenden Ziele klar definiert.“

Nachdem Planview Portfolios im Bereich Produktinnovation inzwischen fest etabliert ist, treiben Hoch und sein Team nun die Implementierung der Planview Software im Bereich IT-Projektportfoliomanagement voran. „Wir müssen den Nutzern die Vorteile des Produkts demonstrieren. Das ist der beste Weg, um die Akzeptanz zu beschleunigen und das Produkt im Ausführungssystem zu verankern“, so Hoch weiter. „Zum Glück ist Planview Portfolios extrem intuitiv und erfordert keine steile Lernkurve. Wir haben eine Methodikschulung zum Thema Projektplanung für die IT-Abteilung angeboten, die alle Vorteile des Systems aufzeigt. Das war ein großer Erfolg.“

Der IT-Manager ist von Planview Portfolios begeistert und sieht große Vorteile darin, es in Zukunft auch in anderen Abteilungen einzusetzen. „Wir haben das Potenzial des Planview Produkts in unserem Unternehmen noch nicht voll ausgeschöpft. Es gibt viele andere Abteilungen bei Zumtobel, die ebenfalls von den vielfältigen Vorteilen dieses Produkts profitieren können.

Die Zumtobel Gruppe freut sich auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Planview und die Nutzung der Portfoliomanagementangebote. „Planview Portfolios macht sich von ganz alleine bezahlt. Das Produkt hat uns bereits dabei geholfen, unser Projekt- und Prozessmanagement zu verbessern und zu rationalisieren und den gesamten Prozess einfacher und benutzerfreundlicher zu gestalten“, so Hoch. „Das ist nur einer der Gründe, warum wir uns bemühen, die Nutzung so bald wie möglich auf andere Bereiche unseres Unternehmens, wie z. B. das Finanz- und Rechnungswesen, auszuweiten.“

Hoch sieht die Zukunft des Portfoliomanagements in der Entwicklung vom Projektmanagement zu einem Planungstool. „Durch die Verbesserung der Projekttransparenz und die Korrelation dieser Informationen mit anderen Unternehmensdaten sind wir in der Lage, Trends und Entwicklungen zu analysieren. So können wir effektive Portfolio-Roadmaps erstellen. Schnell veränderliche Faktoren wie die wirtschaftliche Lage, Vorschriften und Marktbedingungen erfordern Agilität – die Fähigkeit, schnell und effektiv zu reagieren – und das ist nur möglich, wenn ein Unternehmen über unternehmensweite Transparenz im Hinblick auf die Prozesse verfügt.“