OKR-Leitfaden: Objectives und Key Results erfolgreich einsetzen

Zielsetzungen: Ehrgeizig, qualitativ, umsetzbar und zeitgebunden

Bei OKRs ist ein Ziel einfach das, was erreicht werden soll, nicht mehr und nicht weniger. Ziele werden oft auf der Organisationsebene definiert, obwohl sie auf jeder Ebene der Organisation definiert werden können.

Ziele richten die Teams auf eine spezifische, einheitliche Vision aus. Wenn sie richtig definiert sind, sind Ziele "... ein Impfstoff gegen unscharfes Denken und unscharfe Ausführung

Zielsetzungen sollten sein:

• Ehrgeizig: Großes Ziel, ehrgeizig
• Qualitativ: Kann verbal und konkret definiert werden
• Umsetzbar: Kann unter den aktuellen Bedingungen umgesetzt werden
• Zeitgebunden: Im Ziel selbst sollte ein Zeitrahmen festgelegt werden

Wichtige Ergebnisse: Messbar, spezifisch, zeitgebunden und überprüfbar

Mit den Schlüsselergebnissen in den OKRs messen Organisationen ihren Fortschritt in Bezug auf ihre Ziele. Sie tragen dazu bei, dass die Ziele umsetzbar werden, indem sie den Organisationen helfen, klar zu definieren, wie sie ihre Ziele erreichen werden. Wenn Ziele die Frage beantworten: "Wo wollen wir hin?" Die wichtigsten Ergebnisse beantworten die Frage: "Wie werden wir unsere Anstrengungen messen, um dorthin zu gelangen?"

Das sollten sie sein:

• Messbar: Kann quantifiziert werden
• Spezifisch: Leicht verständlich; klar definiert
• Zeitgebunden: Definiert durch einen spezifischen, realistischen Zeitrahmen
• Überprüfbar: Kann definitiv bestätigt werden; Teams müssen in der Lage sein, die Frage zu beantworten: "Haben wir dieses Schlüsselergebnis erreicht?"

Schlüsselergebnisse legen spezifische, umsetzbare Anforderungen fest, die das Team (oder der Einzelne), der für sie verantwortlich ist, entweder erfüllt oder nicht erfüllt. Damit haben die Teammitglieder eine eindeutige Möglichkeit zu wissen, ob sie Fortschritte machen, und die Führung eine subjektive Möglichkeit, die Leistung zu bewerten.

Während ein Ziel langlebig sein kann (für ein Jahr oder länger), entwickeln sich die Schlüsselergebnisse mit dem Fortschreiten der Arbeit. Sobald sie alle abgeschlossen sind, ist das Ziel erreicht.

Beispiele für OKRs

Es kann hilfreich sein, sich Beispiele für OKRs anderer Organisationen anzusehen, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie man OKRs erstellen kann, die für Ihre Organisation funktionieren könnten.

Hier ein Beispiel für ein Ziel auf Portfolioebene und drei entsprechende Schlüsselergebnisse.

Objective:

• Verbesserung der Online-Kundenerfahrung innerhalb der nächsten sechs Monate

Key Results:

• Fügen Sie einen Live-Chat-Bot zur Website hinzu, um die Anzahl der Online-Support-Anrufe um 15% zu reduzieren.
• Erhöhen Sie die Konversionsrate von Website-Besuchern zu Testzwecken um 20%.
• Führen Sie drei Fokusgruppen durch, um die Schmerzpunkte der Online-Kunden besser zu verstehen.

Die Zielsetzung ist ehrgeizig, qualitativ hochwertig, umsetzbar und zeitlich befristet. Die Hauptergebnisse machen dieses Ziel mit spezifischen Details und messbaren erwarteten Ergebnissen umsetzbar. Die Teams können nachweisen, ob sie die Anzahl der Online-Supportanrufe um 15% reduziert, die Konversionsrate für Testversionen um 20% erhöht oder während des Sechsmonatszeitraums drei Fokusgruppen durchgeführt haben.

Stellen Sie sicher, dass die Kennzahlen, die Sie für die Key Results messen, während des für die OKR festgelegten Zeitraums erfasst und analysiert werden können. Viele Geschäftskennzahlen, wie z.B. der Umsatz, sind nachlaufende Indikatoren - nicht schnell genug oder genau genug, um die Auswirkungen einer bestimmten Änderung zu bestimmen.

Es ist besser, die Fortschritte auf dem Weg zu den OKRs anhand von Frühindikatoren zu verfolgen, die in Form von:

• App-Downloads oder Testversionen
• Website-Verkehr
• App-Nutzung
• Verwendung bestimmter Funktionen
• In-App-Feedback (z. B. ein Pop-up, das die Nutzer nach ihrem Net Promoter Score fragt)

Direktes Kundenfeedback über soziale Medien, Fokusgruppen und andere Kanäle kann ebenfalls helfen, den Fortschritt einer bestimmten Initiative zu bewerten.

Im Gegensatz zu nachlaufenden Indikatoren wie dem Umsatz (die sich nur schwer bestimmten Ereignissen zuordnen lassen), können diese Frühindikatoren direkt mit bestimmten Ereignissen verknüpft werden. So könnte beispielsweise die Einführung einer Onboarding-Sequenz in der App zu einer verstärkten Nutzung bestimmter Funktionen oder zu einem höheren Engagement in der Testphase führen. Diese Daten können genutzt werden, um fundierte, zeitnahe Entscheidungen zu treffen und die Erstellung zukünftiger OKRs zu unterstützen.

Arten von OKRs

Nicht alle OKRs sind gleich. Viele Organisationen unterscheiden OKRs auf zwei Arten:

• Ehrgeizig vs. engagiert
• Strategisch vs. taktisch

Aspirationale OKRs werden als übermäßig ehrgeizige, "hochfliegende" Ziele erstellt. Es handelt sich um Zielvorgaben, die die Teams dazu anspornen sollen, so viel wie möglich zu erreichen, wobei klar ist, dass 100% der Zielerfüllung wahrscheinlich nicht erreicht werden. JFKs 1961 Versprechen an den Kongress, dass die USA bis zum Ende des Jahrzehnts einen Menschen auf den Mond bringen würden, könnte man als ambitionierte OKR betrachten.

Festgelegte OKRs hingegen werden erstellt, um erreicht zu werden. Sie enthalten feste Ziele, die die Teams erreichen sollen. Wie Sie sich vorstellen können, ist es wichtig, dass jeder, der auf ein OKR hinarbeitet, weiß, ob es sich um ein Ziel oder eine Verpflichtung handelt, damit die Erwartungen entsprechend angepasst werden.

Eine andere Art und Weise, wie Unternehmen OKRs kategorisieren, ist nach Funktion: Sind sie strategisch oder taktisch? Strategische OKRs werden in der Regel auf Organisationsebene festgelegt und sind längerfristige Ziele mit einem größeren Horizont. Taktische OKRs werden in der Regel auf Teamebene festgelegt und dienen dazu, die Umsetzung konkreterer, kurzfristigerer Ziele zu steuern.

Vorteile von OKRs

Viele der bekanntesten Unternehmen auf der ganzen Welt verwenden OKRs, um die Bemühungen ihrer Teams auf ehrgeizige, übergeordnete Ziele auszurichten. OKRs leiten Organisationen durch den Prozess, große Träume in reale, umsetzbare Pläne auf jeder Ebene zu verwandeln.

Im Gegensatz zu KPIs und anderen Geschäftsmetriken, die die finanzielle Leistung nach getaner Arbeit messen, bieten OKRs einen proaktiven Ansatz zur Festlegung und Erreichung von Zielen.

Es gibt viele Gründe, warum sich Organisationen für OKRs entscheiden:

• Ausrichtung der Teammitglieder auf übergeordnete Ziele
• Verbessern Sie die Produktivität, indem Sie Ihre Bemühungen auf das gesamte Unternehmen konzentrieren.
• Bieten Sie eine umsetzbare Struktur für Messung, Rechenschaftspflicht und Transparenz
• Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter durch das Setzen von Zielen
• Mehr Einblick und Transparenz für Führungskräfte
• Verbessern Sie die Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen
• Definieren und optimieren Sie funktionsübergreifende Abhängigkeiten zwischen Teams

OKRs erstellen

John Doerr, der Risikokapitalgeber, dem die Einführung des OKR-Rahmens bei Google zugeschrieben wird, verwendet und empfiehlt eine sehr einfache Formel zur Erstellung von OKRs. Für Objektive lautet die Formel:

Ich werde _____________________, gemessen an _________________________.

Das "Ich" sollte durch "Wir" ersetzt werden, wenn die OKRs für Teams oder ganze Organisationen gedacht sind. Ein Hersteller von Beleuchtungskörpern könnte die folgende Zielsetzung festlegen:

• Wir werden die Liefergeschwindigkeit für unser neuestes Produkt X verbessern, gemessen an der Vorlaufzeit zwischen Kauf und Lieferung.

Normalerweise hat jedes Ziel zwischen einem und fünf Schlüsselergebnissen. In diesem Beispiel könnten die Schlüsselergebnisse für dieses Ziel lauten:

• Reduzieren Sie die Versanddauer von durchschnittlich 5-7 Werktagen auf 2-3 Tage
• Reduzieren Sie die Zeit von der Auftragsbestätigung bis zur Auftragsabwicklung von 2-3 Tagen auf unter 1 Tage
• Eliminieren Sie 100% der Verspätungen aufgrund fehlender Bestände, indem Sie alle Teile selbst herstellen

Jedes dieser Schlüsselergebnisse ist messbar, spezifisch, zeitgebunden und überprüfbar.

Bewertung der OKRs

Bei der Bewertung (auch Benotung genannt) von OKRs analysieren Unternehmen ihre Leistung im Vergleich zu ihren definierten Zielen und Schlüsselergebnissen. Dies geschieht normalerweise am Ende eines Ausführungszyklus. Die Bewertung der OKRs ist ein wichtiger Teil des Prozesses, denn dann können die Teams objektiv messen, wie sie im Vergleich zu dem, was sie sich vorgenommen haben, abgeschnitten haben.

Es gibt verschiedene Methoden zur Bewertung von OKRs. Sie reichen von einer einfachen "Ja/Nein"-Methode zur Bewertung bis hin zu quantitativen Methoden.

Die Ja/Nein-Bewertungsmethode funktioniert so, wie sie klingt. Für jedes Ihrer Ziele und Schlüsselergebnisse würden Sie die Frage "Haben wir das erreicht?" mit Ja oder Nein beantworten.

Nehmen wir unser obiges Beispiel "Online-Kundenerfahrung verbessern":

Die Ja/Nein-Bewertungsmethode kann für Ziele hilfreich sein, die wirklich entweder/oder sind: Entweder Sie haben sie erreicht oder nicht. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin bestand, in Q1eine neue Produktlinie einzuführen, Sie dies aber nicht geschafft haben, dann würde diese Bewertungsmethode funktionieren.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich jedoch für Bewertungsmethoden, die einen vollständigeren Überblick über den Fortschritt bei den OKRs geben, z.B. indem sie jedes Schlüsselergebnis auf einer Skala von 0.0 bis 1.0bewerten. Bei dieser Bewertungsmethode würde jedes Schlüsselergebnis benotet und die Durchschnittsnote aller Schlüsselergebnisse zur Messung der Gesamtnote des Ziels verwendet.

Bei diesem Ansatz ist ein "1.0" als Streckziel gedacht und die meisten Ergebnisse sollten im Bereich von 0.6 - 0.7. Von der offiziellen Google-Seite zur Verwendung von OKRs, ReWork:

"Der Sweet Spot für OKRs liegt irgendwo im Bereich von 60-70%. Eine niedrigere Punktzahl kann bedeuten, dass die Organisation nicht genug von dem erreicht, was sie sein könnte. Eine höhere Punktzahl kann bedeuten, dass die ehrgeizigen Ziele nicht hoch genug gesteckt sind. Mit Googles 0.0 - 1.0 -Skala erwartet man einen Durchschnitt von 0.6 bis 0.7 für alle OKRs. Für Unternehmen, für die OKRs neu sind, ist diese Toleranz für das 'Scheitern' beim Erreichen der unbequemen Ziele selbst unangenehm."

Diese Art der Bewertung ist zwar unglaublich hilfreich, aber es ist auch wichtig, objektive Daten subjektiv zu betrachten. Die Daten können zwar helfen, die erzielten Fortschritte zu quantifizieren, aber sie berücksichtigen keine mildernden Umstände, die den Fortschritt beeinträchtigt haben könnten. Wenn diese subjektiven Informationen bei der Weitergabe von Daten nicht berücksichtigt und einbezogen werden, kann dies dazu führen, dass sich die Teams mit der OKR-Bewertung unwohl fühlen und weniger bereit sind, sich offen an der Verwendung von OKRs zu beteiligen.

Noch eine Anmerkung zur Bewertung von OKRs: Es kann hilfreich sein, nach Mustern in der OKR-Bewertung zu suchen, um festzustellen, ob Ihre OKRs für Ihre Organisation oder Ihr Team ausreichend "dimensioniert" sind. Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, bei den meisten seiner Ziele sinnvolle Fortschritte zu erzielen, müssen Sie möglicherweise den Umfang oder die Anzahl Ihrer OKRs anpassen, um sie erreichbarer zu machen.

Bewertung der OKRs

Viele Lean- und Agile-Organisationen entscheiden sich für den Einsatz von OKRs, weil das Rahmenwerk die Struktur, die Funktion und die Ziele von Lean- und Agile-Transformationen ergänzt. Oft bleiben Unternehmen bei dem Versuch stecken, ihre traditionellen Finanzierungs- und Planungspraktiken an die Bedürfnisse ihrer neuen funktionsübergreifenden agilen Teams anzupassen. OKRs bieten eine praktikable Möglichkeit, die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu schaffen, die für die Finanzierung und den Start agiler Teams erforderlich sind, und geben den Teams gleichzeitig eine bessere Möglichkeit an die Hand, ihre Fortschritte bei der Erreichung der Ziele festzulegen und zu verfolgen.

OKRs können von Organisationen unabhängig von ihrem Lean- oder Agile-Reifegrad verwendet werden. Aber für Unternehmen, die Agile skalieren und ihre Organisationsstrukturen auf die Wertschöpfung ausrichten wollen, ist die Organisation in Value Streams ein wichtiger Schritt. Unternehmen, die eine schlanke/agile Transformation durchlaufen, werden den größten Nutzen aus den OKRs ziehen, wenn sie sie innerhalb der Struktur der Value Streams einsetzen.