Best Practices für die Projektdurchführungsphase

Die Projektdurchführungsphase, auch Projektimplementierung genannt, ist die dritte von vier Phasen des Projektlebenszyklus. Diese vier Phasen sind:

• Initiierung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

Nach Abschluss der ersten beiden Phasen ist Ihr Team bereit, mit der Durchführung zu beginnen. Dies kann ein langer und mühsamer Weg sein, der Monate oder sogar Jahre dauern kann, bis schließlich die letzte Phase erreicht ist.

Der Erfolg hängt von den drei Hauptkomponenten der Projektdurchführung ab: Management von Prozessen, Menschen und Kommunikation.

1. Prozesse befolgen: Abgesehen von den Methoden für das Projektmanagement ist es wichtig, die im Projektplan beschriebenen und vereinbarten Verfahren und Anforderungen einzuhalten. Aber auch Flexibilität ist wichtig – insbesondere in dynamischen Umgebungen, in denen sich die Umstände und Prioritäten häufig ändern.
2. Mitarbeiter managen: Gerade in der heutigen Zeit kann der Faktor Mensch die größte Herausforderung in einem Projekt darstellen. Projektmanager müssen die Arbeitsmoral hoch halten, indem sie Erfolge feiern und die Teams zu Bestleistungen motivieren. PMO-Leiter sollten Teams zudem ermöglichen, bei ihrer Arbeit die Methoden und Ansätze zu verfolgen, die am besten zum Team und ihren Aufgaben passen – ganz gleich, ob es sich um traditionelle Wasserfall-Methoden, eine Agile-Projektdurchführung oder einen hybriden Ansatz handelt.
3. Informationen weitergeben: Stakeholder, Kunden und Teams müssen regelmäßig miteinander kommunizieren. Transparenz trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und alle Probleme aufzudecken, die behoben werden müssen. Es bedarf eines kollaborativen Ansatzes, um zu wissen, was, wie und wann mit den einzelnen Stakeholdern während der Projektdurchführung zu kommunizieren ist.

Im Folgenden finden Sie einige Herausforderungen, die während der Durchführungsphase auf Sie zukommen könnten.

Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die bei der Durchführung Ihres Projekts entscheidend sein können. Auf einige dieser Faktoren hat der Projektmanager Einfluss, auf andere nicht.

Dies sind sechs häufige Herausforderungen, die Sie bei der Projektdurchführung im Kopf behalten sollten:

• Ineffektive Führung: Vom Sponsor über den Projektmanager bis hin zu den Führungskräften – ein schlecht geführtes Projekt führt zu Verzögerungen, verpassten Fristen und Kostenüberschreitungen.
• Fehlende Zusammenhänge: Teams verstehen die Anforderungen oder Ziele nicht, die mit der Projektumsetzung erreicht werden sollen.
• Lücken bei der Strategieumsetzung: Teams verstehen nicht, wie ihre tägliche Arbeit und die Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Teammitgliedern mit der Unternehmensstrategie zusammenhängt.
• Schwaches Change Management: Eine starre Governance ohne Rücksicht auf den tatsächlich erbrachten Wert kann der Organisation dabei im Weg stehen, sich an den veränderten Kundenbedarf oder neue Marktbedingungen anzupassen.
• Ressourcenmangel: Wenn sich Prioritäten ändern, werden Budgets umgeleitet und wichtige Mitarbeiter sind möglicherweise überlastet. Eventuell verfügen sie gar nicht mehr über die erforderlichen Kapazitäten, um Arbeit zu übernehmen, sodass die Fristen für die Umsetzung gefährdet sind.
• Unzureichendes Risikomanagement: Selbst wenn im Projektplan potenzielle Risiken oder Abhängigkeiten berücksichtigt wurden, können Projektmanager diese vor und während der Durchführung möglicherweise nicht wirksam eindämmen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und sich an sie anzupassen, bedarf es Vorbereitung, Organisation und Flexibilität. Die folgenden Strategien helfen Ihnen, mit erwarteten und unbekannten Fallstricken geschickt umzugehen.

Kein Projekt kommt ohne Herausforderungen. Eine effektive Umsetzungsstrategie kann Ihnen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern und Ihr Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Praxis, mit denen Sie die Projektdurchführung verbessern können. Sie können Ihre Teams dabei unterstützen, die bestmögliche Arbeit zu leisten, indem Sie die für jedes Team am besten geeigneten Methoden anwenden.

Teams dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen

Komplexe Initiativen und sich ändernde Bedingungen erfordern eine fortschrittliche Problemlösung, Schnelligkeit und Agilität. Teams haben in der heutigen Arbeitswelt mehr Autonomie und Verantwortung. Flexible Governance durch PMOs und Projektmanager ebnen diesen Teams den Weg, damit sie ihre Aufgaben planmäßig erfüllen können.

Die gesamte Umsetzung erfolgt in der Prozessgruppe „Ausführung“. Diese Gruppe ist verantwortlich für:

• Abschluss aller Ergebnisse
• Bewertung und Anwendung der für den Erfolg erforderlichen Prozesse, Analysen, Pläne und Verfahren

Projektmanager spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Teams zu ihrer besten Arbeit zu verhelfen. Dies tun sie, indem sie die gesamte Projektdurchführung koordinieren und Engpässe beseitigen.

Moderne PMOs unterstützen Teams durch adaptive Governance: Sie geben Teams genau das richtige Maß an Governance, um Probleme zu lösen, die den Erfolg laufender Projekte gefährden.

Im Folgenden sind einige der Best Practices aufgeführt, die Teams zu besseren Ergebnissen verhelfen:

Überwachen Sie konsequent die wichtigsten Projektkennzahlen: Projektmanager sollten regelmäßig bestimmte Projektelemente überprüfen, wie zum Beispiel:

• Status
• Budget
• Aufgaben
• Zeitpläne
• Qualitätssicherung
• Abhängigkeiten
• Mögliche Risiken

Der Zugriff auf diese Daten hilft Ihnen, Engpässe zu beheben, Risiken zu mindern und einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen.

Projektmanager sollten die Teammitglieder auch dazu ermutigen, sich zu äußern, wenn sie ein Problem bemerken oder das Gefühl haben, dass während der Projektdurchführung etwas nicht funktioniert.

Diese offene Kommunikation fördert die „Fail-Fast“-Mentalität, nach der Rückschläge als wichtige Lernerfahrungen und nicht als Fehlschläge betrachtet werden. Wenn Teams einen Rückschlag erleiden, passen sie ihre Strategie schnell an, lernen aus ihren Fehlern und wenden diese Erkenntnisse in der Zukunft an.

Weisen Sie allen Teammitgliedern klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu: Stellen Sie sicher, dass Teams genau wissen, was die Projektziele sind und wie jedes davon zu den Unternehmenszielen beiträgt. Jede Person muss ihre Rolle im Team verstehen, und Projektmanager sollten sicherstellen, dass die Teams über die erforderlichen Ressourcen und die nötige Unterstützung verfügen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Sobald sich alle über die Ausrichtung und die Hauptaufgaben im Klaren sind, kann das Team unter Anleitung des Projektmanagers seine eigenen Ziele und Zuständigkeiten festlegen. Die Teams entscheiden, wie sie ihre Arbeit priorisieren und ausführen möchten, und der Projektmanager stellt sicher, dass die Arbeit weiterhin an der Strategie und den Zielen des Unternehmens ausgerichtet wird.

Flexibilität ist hier entscheidend. Wenn jemand überlastet ist, ist es wichtig, anpassungsfähig zu sein und Aufgaben zu verlagern.

Entwickeln Sie einen realistischen Projektzeitplan: Ihr Team wird es zu schätzen wissen, dass Sie einen Zeitplan erstellen, der auf in einem bestimmten Zeitrahmen realistisch erreichbaren Zielen basiert. Durch Hinzufügen von Pufferzeit können Sie sich auf Änderungen und Engpässe vorbereiten, die während der Projektdurchführung auftreten könnten.

Legen Sie außerdem spezifische Meilensteine und Fristen fest, die Teams visualisieren können. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools mit Gantt- oder Roadmap-Ansichten für diese Meilensteine. Dies zeigt, wie die Aufgaben und Aktivitäten auf diese kritischen Zeitrahmen abgestimmt sind.

Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor und erstellen Sie für den Fall der Fälle Backup-Pläne. Dies ermöglicht den Teams, sich ganz auf die Produktivität zu konzentrieren.

Motivieren Sie Ihre Teamkollegen während der Durchführungsphase: Auch die besten Teams brauchen hin und wieder Ermutigung. Wichtige Erfolge zu feiern hebt die Moral und zeigt, wie sehr die Teammitglieder Vertrauen und Wertschätzung genießen. Wenn Sie die Arbeit in kleinere Schritte und Ziele aufteilen, können Sie auch die „kleinen Erfolge“ häufiger feiern.

Eine weitere Möglichkeit, Teams zu stärken, besteht darin, einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu entwickeln. Teams werden dankbar sein, wenn sie das „wer, was, wann, warum und wie“ des Projekts kennen.

Der Kommunikationsplan könnte Folgendes umfassen:

• welche Plattformen verwendet werden
• wann Meetings stattfinden sollten
• die Zeitzonen der einzelnen Teammitglieder

Ein guter Kommunikationsplan verhindert, dass Teams im Dunkeln tappen, und hilft den Mitarbeitern, sich verbunden und verantwortlich für die Arbeit zu fühlen.

Erwägen Sie, diesen Plan auch auf Stakeholder und Kunden auszuweiten. Sie alle haben unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse und -erwartungen, auf die Sie achten müssen.

Qualitätsstandards prüfen

Ein weiterer kritischer Aspekt bei der Projektdurchführung ist der Qualitätssicherungsprozess. Dieser Teil befasst sich mit der Qualität der gelieferten Arbeit.

Projektmanager sind dafür verantwortlich, alle Projektanforderungen zu prüfen und zu überwachen, damit die Unternehmensziele erreicht werden. Anhand der folgenden Schritten können Sie sicherstellen, dass alle Ergebnisse den hohen Qualitätsstandards Ihrer Organisation entsprechen.

Bewerten Sie die Qualität während der Projektdurchführung: Stellen Sie sicher, dass alle Standards während der Implementierung eingehalten werden. So können Sie Kurskorrekturen vornehmen und Fehler beheben, bevor es zu spät ist. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Ihr Projekt durch diese möglichen Änderungen beeinträchtigt wird.

Legen Sie regelmäßige Feedback-Schleifen fest, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen: Nutzen Sie Ihren Kommunikationsplan, um die Qualitätsstandards zu überwachen. Wöchentliche oder monatliche Besprechungen mit den Teams sind wichtig, damit alle während des gesamten Projekts auf dem Laufenden bleiben.

Feedback-Schleifen geben Teams auch die Möglichkeit, wichtige Informationen über den Status Ihres Projekts zu liefern, die Sie an die Stakeholder weitergeben können.

Stellen Sie sicher, dass alle Aktivitäten an Ihren allgemeinen Projektzielen ausgerichtet sind: Änderungswünsche sind zu erwarten, wenn man bedenkt, wie schnell sich Marktbedingungen, Kundenbedürfnisse und organisatorische Prioritäten verschieben. Achten Sie jedoch darauf, dass der Projektumfang nicht zu groß wird, damit Ihr Projekt den beabsichtigten Zweck erfüllt.

Überprüfen Sie den Fortschritt regelmäßig mit dem Team, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft. Schaffen Sie eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens, damit die Mitarbeiter sich wohl fühlen, wenn sie Informationen und Meinungen mit Ihnen teilen – sowohl gute als auch schlechte.

Planen Sie eine formelle Phasenüberprüfung mit den wichtigsten Stakeholdern ein, während die Projektergebnisse fertiggestellt werden: So können eventuelle Probleme aufgedeckt werden und Sie haben Zeit, Änderungen vorzunehmen, ohne Ihre Frist zu versäumen.

Phasenbewertungen geben Ihnen einen klaren Überblick über die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen. Verwenden Sie die Informationen aus diesem Meeting, um einen Lösungsplan zu erstellen, in dem die erforderlichen Änderungen aufgeführt sind.

Erwartungen von Stakeholdern managen

Das Kunden- und Stakeholder-Management ist eine wichtige Maßnahme für die Kundenzufriedenheit. Während der gesamten Projektdurchführung ist eine gute Kommunikation, auch über Fehler oder Rückschläge, erforderlich.

Mithilfe einiger Best Practices können Sie eine gute Arbeitsbeziehung mit Ihren unterschiedlichen Auftraggebern aufbauen und Ihr Projekt an den Unternehmenszielen ausrichten. Befolgen Sie diese Tipps, um Konflikte zu vermeiden, die zu Verzögerungen führen und den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen könnten.

Managen Sie die Kommunikation mit Stakeholdern: Fördern Sie eine offene Kommunikation und Transparenz während der gesamten Projektdurchführungsphase. So vermeiden Sie Missverständnisse und Verzögerungen, insbesondere bei Änderungswünschen. Effektive Beziehungen zu Kunden und Stakeholdern sorgen dafür, dass Projekte termingerecht, budgetgerecht und erwartungsgerecht umgesetzt werden.

Eine einzige Absprache ist für diesen Prozess nicht ausreichend. Stakeholder brauchen regelmäßige Kommunikation.

Sprechen Sie über alle Anforderungen, Fragen und potenziellen Probleme, damit sie verstehen, wie das Projekt abläuft und was sie bei den einzelnen Meilensteinen erwartet.

Fragen Sie nach den Erwartungen, bevor Sie mit der Projektdurchführung beginnen: Wenn Sie die Erwartungen der Stakeholder genau kennen, können Sie Updates und Mitteilungen an die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Personen anpassen.

Teilen Sie Ihren Stakeholdern das mit, was sie wissen müssen: Um die Erwartungen Ihrer Stakeholder zu erfüllen, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Jeder Mensch hat andere Anforderungen an Daten, Zeitplanung und Kommunikation, dies sollten Sie in Ihrem Kommunikationsplan berücksichtigen.

Stellen Sie Stakeholdern Datenberichte und relevante Analysen in einem Format zur Verfügung, auf das sie leicht zugreifen können und das für sie verständlich ist. Auf diese Weise können sie fundierte Entscheidungen treffen oder ihre Pläne bei Bedarf ändern.

Eine effektive Lösung für das Projektportfoliomanagement (PPM) kann alle relevanten Informationen zusammenführen und die Synchronisierung und Genauigkeit der Daten sicherstellen.

Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein, um den Fortschritt mit den Stakeholdern zu besprechen: Wenn Sie die Kommunikationspräferenzen Ihrer Stakeholder kennen, sollten Sie regelmäßige Meetings einplanen, um den Status des Projekts zu besprechen.

Diese Meetings sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt mit den Strategien und Zielen des Unternehmens in Einklang steht. Und, wie bereits erwähnt, sollten Sie eine abschließende Überprüfung einplanen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen, Geschäftsergebnisse und Projektziele erfüllt werden.

Jetzt, da Sie etwas über die Projektdurchführung gelernt haben, können Sie den nächsten Schritt in Angriff nehmen. In unserem Whitepaper „Die neue Rolle des PMO: Business Impact statt reiner Projektdurchführung“ erfahren Sie, wie Sie den Geschäftswert steigern können.

Strategien, Prioritäten und Pläne ändern sich unweigerlich. Projektmanager sollten sicherstellen, dass sich das Projekt mit ihnen entwickelt. So gehen Sie dabei vor:

Stellen Sie die Abstimmung zwischen Teams sicher: Teams müssen verstehen, was sich ändert und warum dies passiert. Erläutern Sie, wie sich Änderungen auf die Teams auswirken werden, und gehen Sie dann auf eventuelle Fragen oder Bedenken ein.

Behalten Sie das große Ganze im Blick: Es kommt schnell zu der Annahme, dass Ihr Projekt das einzig Wichtige ist, aber das ist selten der Fall. Seien Sie sich bewusst, inwiefern Ihr Projekt in das Arbeitspensum Ihres Teams passt und wie es sich in die Unternehmensziele und -strategie einfügt.

Es ist auch wichtig zu wissen, wie andere Projekte in allen Abteilungen die Unternehmensziele unterstützen, damit Sie doppelte Arbeit und unnötigen Aufwand vermeiden.

Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein, um den Status und den Erfolg Ihrer Projekte zu bewerten: Planänderungen können zu Verwirrung und Zeitproblemen führen. Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Teams, um sicherzustellen, dass sie sich an die aktualisierten Ergebnisse, das Budget und den Zeitplan angepasst haben.

Nutzen Sie Standup-Meetings als Agile-Methode, um alle auf dem Laufenden zu halten, und verwenden Sie Tools, mit denen Sie die Arbeitsabläufe und den Status visualisieren können.

Sie können diese Strategien befolgen, wenn Sie neue Projekte starten oder sie auf bestehende Projekte anwenden. Sie helfen Ihnen dabei, die Projektabwicklung reibungsloser zu gestalten und die geleistete Arbeit an den Zielen Ihres Unternehmens auszurichten.

Befolgen Sie die Best Practices aus diesem Artikel, um ihre Projektdurchführung effektiv zu managen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Kunden und Stakeholder das bekommen, was sie erwarten – unabhängig davon, welche Probleme auf dem Weg dorthin aufgetreten sind. Technologien wie Collaboration-Tools und PPM-Lösungen können die Projektdurchführung für Teams, Projektmanager und das PMO einfacher und effizienter machen. In unserer On-Demand-Demo zum Hybrid-Portfoliomanagement erfahren Sie, wie Sie mit Planview agiler werden können. Erhöhen Sie die Fähigkeit Ihrer Organisation, sich an Veränderungen anzupassen und ermöglichen Sie Ihren Teams, nach den Methoden zu arbeiten, die für sie am besten geeignet sind.