Best Practices für das Aufstellen eines Projektdurchführungsplans

Moderne, anpassungsfähige Organisationen sind auf das PMO angewiesen, um Teams zu stärken und die Strategie mit der geleisteten Arbeit zu verknüpfen. Sie priorisieren die Umsetzung von projektorientierten Arbeiten, die für die Organisation von strategischer Bedeutung sind.

Um dies zu erreichen, müssen PMOs erkennen, dass sich die Art und Weise, wie Projekte geplant und ausgeführt werden, ändert. Der traditionelle Projektdurchführungsplan ist kein unveränderliches Dokument mehr, an das sich Teams und Projektleiter getreu halten müssen. Es ist vielmehr ein flexibler Leitfaden, der die Erwartungen beschreibt. Dieser Plan ist von internen und externen Faktoren abhängig, die das Projekt beeinflussen können, und kann dementsprechend angepasst werden.

Erfahren Sie, wie Sie einen Projektdurchführungsplan erstellen, der Ihre Teams auf Erfolgskurs bringt und gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um Änderungen im Verlauf Ihres Projekts zu unterstützen.

Der Projektdurchführungsplan definiert, wie ein Projekt ausgeführt, überwacht und umgesetzt wird.

Alle Teammitglieder und Projektbeteiligten sollten sich der Bedeutung bewusst sein. Der Projektdurchführungsplan skizziert, was für den Erfolg erforderlich ist, und legt fest, wie die Projektleiter die Durchführungsphase umsetzen werden, um die Projektanforderungen zu erfüllen.

Das PMO fungiert als wichtige Instanz, indem es die folgenden Aufgaben übernimmt:

• Verbindung von Teams mit dem großen Ganzen
• Ermittlung der richtigen Geschäftsergebnisse
• Messung des erzielten Nutzens oder Werts

Die Governance sollte flexibler werden, um eine schnelle Anpassung an Veränderungen zu ermöglichen. Sie sollte den Teams Autonomie gewähren, damit sie selbst bestimmen können, wie die Arbeit geleistet wird, und sie sollte Leitlinien vorgeben, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs bleiben.

Wenn Führungskräfte ihre Strategien ändern oder sich Prioritäten und Märkte verändern, können moderne PMOs Teams dabei unterstützen, schnell zu agieren, ohne die übergeordnete Strategie aus den Augen zu verlieren.

Ein guter, detaillierter Plan bietet zahlreiche Vorteile – insbesondere dann, wenn er an die Strategie oder sich ändernde Anforderungen angepasst wird.

Arten von Projektdurchführungsplänen für verschiedene Umsetzungsformen von Arbeiten

PMOs und andere Projektleiter sollten das Projekt und die zugewiesenen Teams bei der Auswahl der Umsetzungsform der Arbeiten sorgfältig abwägen.

Obwohl ein Projektdurchführungsplan historisch gesehen eine Schlüsselkomponente der traditionellen Projektumsetzung ist, können die Elemente eines Plans natürlich auch auf andere Methoden angewendet werden. Die Art des Projektdurchführungsplans variiert je nach Grad der Compliance, der erforderlichen Präzision im Vergleich zu der erforderlichen Flexibilität und der für die Umsetzung benötigten Autonomie.

Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten, wie Teams ihre Arbeit erledigen können. Ein Projektdurchführungsplan kann dabei jede Methode der Arbeitserbringung unterstützen.

• Traditionelles Wasserfallmodell: Ein Projektdurchführungsplan nach dem Wasserfallprinzip wird als linearer, sequenzieller Prozess behandelt. Teams erreichen und erfüllen Meilensteine in der richtigen Reihenfolge im Rahmen eines festgelegten Arbeitsumfangs, Zeit- und Kostenrahmens.
• Agile: Im Gegensatz zum Wasserfallmodell sind bei einem agilen Modell Veränderungen und Flexibilität in den Projektdurchführungsplan bereits von Beginn an integriert. Am Ende jedes Sprints sammeln die Teams Feedback zur geleisteten Arbeit und wenden es für den nächsten Sprint an. Wenn sich Anforderungen und Richtung nach einem Sprint ändern, können PMOs und Projektmanager den Plan entsprechend anpassen.
• Hybrid: Hybride Projekte stützen sich auf Elemente aus Agile- und Wasserfallmodellen. Sie geben eine feste Richtung und einen festen Umfang vor und bieten gleichzeitig Raum für Anpassungsfähigkeit, wenn dies erforderlich ist. Die Hybridplanung ist für Teams, PMOs und Unternehmen von Vorteil, die auf Agile-Methoden umstellen.

Je nach Art des Projekts und Teams ist ein hybrides Arbeitsmodell womöglich ein effektiverer Ansatz als ein reines Wasserfall- oder Agile-Modell.

Berücksichtigen Sie bereits bei der Erstellung Ihres Plans, welche Technologieoptionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Eine Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) kann dabei helfen, Daten an einem zentralen Ort zu erfassen, an dem Projekt- und Portfoliomanager ungehindert auf aktuelle Informationen zugreifen können. Dies hilft ihnen bei der Entscheidungsfindung, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, sowie beim Einrichten von Kontrollmechanismen und einer Methode zur Erfolgsmessung.

Denken Sie daran, dass Ihr Projektdurchführungsplan aus vielen Komponenten bestehen kann. Die folgenden Elemente sind jedoch unerlässlich.

Zielvereinbarung, Umfang und Aufstellung eines Business Case

Die Zielvereinbarung fasst den Zweck des Projekts zusammen, während der Umfang angibt, wie die Projektziele erreicht werden können.

Eine gute Zielvereinbarung bekräftigt die angestrebten Ergebnisse und den erwarteten Nutzen für die Organisation, Stakeholder oder Kunden. Dabei kann es sich von ROI-Prognosen bis hin zu gesteigerter Kundenbindung handeln. Sie können hier auch Risiken und erwartete Herausforderungen sowie Maßnahmen zur deren Behebung angeben.

Bei agiler und hybrider Arbeit empfiehlt es sich, Sprintziele in den Projektdurchführungsplan aufzunehmen. Das Sprintziel ist hilfreich, wenn Sie veranschaulichen möchten, was erreicht werden soll. Es hilft auch dabei, das Team auf Kurs zu halten, wenn die Teammitglieder selbst entscheiden, wie sie arbeiten möchten.

Der Projektumfang und der Business Case sollten folgende Elemente enthalten:

• Leistungsbeschreibung
• Kunden und Sponsoren
• Arbeitsergebnisse, Resultate und Enabler
• Meilensteine für wasserfallgesteuerte Arbeiten

Um Transparenz und Eigenverantwortung zu fördern, gilt: Je spezifischer, desto besser – insbesondere bei großen, komplexen Projekten, an denen funktionsübergreifende Teams beteiligt sind.

Qualitätsstandards

Die Definition von Qualität ist für jeden Projektdurchführungsplan von entscheidender Bedeutung. PMOs können dabei helfen, herauszufinden, welche Qualitätsstandards erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen und wie sie gemessen werden können.

Die Qualitätsvorgaben hängen von den Projektzielen und dem Projektumfang ab. Traditionell basieren Qualitätsmessungen in der Regel auf den beiden Aspekten „frist- und budgetgerecht“.

Wenn Sie den Fokus jedoch auf die Wertschöpfung für das Unternehmen und nicht nur auf die Bereitstellung von Projektergebnissen legen möchten, erfordert dies eine Abkehr von den traditionellen Qualitätsstandards, an die sich PMOs gewöhnt haben. Berücksichtigen Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs), die anhand von Zielen und Kennzahlen definiert werden können, um eine größere Wirkung für das Unternehmen zu erzielen.

Die Einbindung der Teams in diesen Prozess führt zu besseren Messungen und zu einer stärkeren Einhaltung des Plans. Alle sollten sich über die Qualitätsdefinitionen und -spezifikationen einig sein. Wenn man weiß, was erwartet wird, fördert dies die erfolgreichere Umsetzung der Projektergebnisse.

Zuteilung von Ressourcen

In diesem Abschnitt des Plans sind alle Ressourcen, Bedürfnisse und Kompetenzteams aufgeführt, die für den Abschluss der Arbeit erforderlich sind.

Zu den Ressourcen gehören das Budget, die beteiligten Personen und Materialien sowie Angaben zur Zuteilung der einzelnen Ressourcen.

Eine angemessene Ressourcenzuteilung kann eine reibungslose Durchführung erleichtern, da Verzögerungen und Ressourcenkonflikte vermieden werden. Um diese Konflikte weiter zu minimieren, sollten Sie sich an Agile-Ansätzen orientieren und funktionsübergreifende Teams einsetzen.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen gleichmäßig und konsistent über alle Fähigkeiten hinweg verteilt sind, anstatt sie einem Team zuzuordnen, das aus verschiedenen, nicht zusammenpassenden Mitgliedern besteht, die dem Team ausschließlich auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit zugewiesen werden.

Die effektive Ressourcenplanung beginnt bereits während des Bedarfsmanagements- und Priorisierungsprozesses. Wenn Sie die Verfügbarkeit und Abhängigkeiten der Ressourcen ermitteln, können PMOs fundierte Entscheidungen über die Verteilung von Ressourcen auf Portfolios, Programme und Projekte in Abstimmung mit Initiativen und Investitionen treffen.

Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen

Im Planungsabschnitt des Projektdurchführungsplans unterteilen Projektmanager die Arbeit in verschiedene kleinere Aufgaben. Anhand dieses Zeitplans werden die Teams durch die einzelnen Umsetzungsphasen geführt.

Ein typischer Zeitplan für wasserfallgesteuerte Aktivitäten enthält die voraussichtlichen Anfangs- und Endtermine, Fristen für zu erbringende Leistungen und Meilensteine.

Mithilfe eines Projektstrukturplans können Sie den Umfang Ihres Projekts visualisieren und die Arbeit in überschaubare Komponenten wie Sprints oder Meilensteine aufteilen. Mit Tools wie Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen können Sie eine visuelle Aufschlüsselung Ihres Projekts erstellen. Dies erleichtert Ihnen die Planung, Durchführung und Umsetzung Ihrer Projekte.

Denken Sie immer daran: Egal wie perfekt Ihr Projektdurchführungsplan ist, es gibt immer Risiken. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation, und nehmen Sie bei Bedarf Planänderungen vor, damit Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden halten und auf Änderungen vorbereitet sind.

Ein Alternativplan für Notfälle kann ein weiterer Bestandteil des Zeitplans sein. Auf diese Weise können Projektleiter zusätzliche Zeit für Projektphasen einplanen, die möglicherweise schwierig sind oder potenzielle Risiken bergen.

Organisatorische Überlegungen

Der richtige Projektdurchführungsplan schafft die Voraussetzungen für eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit. Es geht schneller voran, wenn interne Mitarbeiter und Kunden wissen, an wen sie sich in Projektangelegenheiten wenden können – und wie sie zu erreichen sind.

Dazu müssen Elemente wie Schlüsselpersonen und deren Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentiert werden. Alle Projektbeteiligten sollten ein klares Verständnis von dem Folgenden haben:

• Wer ist für welche Prozesse verantwortlich?
• An wen können Sie sich bei Fragen oder Bedenken wenden?
• Wer hat die Entscheidungsbefugnis für bestimmte Aspekte innerhalb des Projekts?

Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Tools zur Arbeitsumsetzung verbessern die Arbeitseffizienz und verringern Rückschläge bei Projekten. Mit anpassbaren Projektplänen und Arbeitsbereichsvorlagen, dem Aufstellen von Teamworkflows und der Erstellung von Bahn-Richtlinien und anderen Prozessen für Kanban-Boards können Teams ihre Arbeit besser organisieren.

Projektmanager spielen eine zentrale Rolle für den Erfolg Ihrer Teams, indem sie ihre Teams unterstützen und befähigen.

Moderne PMOs sollten verschiedene Arbeitsweisen unterstützen, Best Practices für den Projekterfolg festlegen und die teamübergreifende Zusammenarbeit und Statusberichterstattung ermöglichen. Durch die Implementierung einer PPM-Lösung können Sie sicherstellen, dass alle Projektdaten von einem zentralen Ort aus leicht zugänglich sind. Diese Informationen fließen in die umfassendere Portfolioansicht von Projekten und Programmen in der gesamten Organisation ein.

In Ihrem Plan sollten auch die Methoden zur Überwachung und Berichterstattung von Fortschritt und Performance aufgeführt sein.

Teams können ihre eigenen Tools für die interne Kommunikation verwenden, aber individuelle Software bringt sie nur bedingt weiter.

Ihr Unternehmen benötigt einen zentralen Ort für die Planung, Zusammenarbeit und Umsetzung und Bereitstellung der Arbeiten.

Die Verwendung eines Tools zur Projektumsetzung oder einer Projektmanagementlösung stellt sicher, dass die gesamte Zusammenarbeit unter einem Dach stattfindet, sodass alle Beteiligten Zugriff auf dieselben aktuellen Informationen haben. Die ideale Projektmanagementlösung fördert eine bessere Zusammenarbeit und erleichtert gleichzeitig den Projektleitern die Verwaltung der anstehenden Aufgaben.

Im Folgenden finden Sie fünf Tipps für das Aufstellen eines erfolgreichen Projektdurchführungsplans.

1. Skizzieren Sie Ihren Projektplan.

Die Entwicklung einer groben Projektskizze ist ein guter Ausgangspunkt. Auf diese Weise werden die notwendigen Elemente in den Mittelpunkt gerückt, basierend auf Notizen aus der Vorplanungsphase und dem ersten Input von Stakeholdern.

Beantworten Sie bei der Erarbeitung des Projektdurchführungsplans die folgenden Fragen:

• Was ist das Projektziel und wie ist es mit dem übergeordneten Strategieplan verbunden?
• Welche Erwartungen haben wir und wie messen wir Erfolg?
• Was sind die wichtigsten Ergebnisse?
• Wer gehört zum Projektteam und welche Rolle haben die einzelnen Mitglieder?
• Wie wird das Team die Ergebnisse umsetzen und die Frist einhalten?
• Was passiert, wenn sich der Plan ändert oder die Leistungen und Ergebnisse verspätet sind?
• Welche potenziellen Risiken und Abhängigkeiten können innerhalb des Projektdurchführungsplans auftreten?

Projektsponsoren, Kunden und andere Stakeholder können hierfür wertvolles Feedback geben. Die Antworten werden Ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen, z. B. über den Genehmigungsprozess, die Aufgaben, die Ressourcen und den Zeitplan.

Je solider die Gliederung, desto eindeutiger und transparenter ist der Plan.

2. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team.

Holen Sie die Meinung der Teammitglieder ein. Ihr Fachwissen wird das Projekt vorantreiben.

Die Projektleiter sollten während der Durchführung regelmäßig mit den Teams in Form von Standup-Meetings kommunizieren. In diesen Meetings sollten folgende Aspekte besprochen werden:

• Tägliche Beiträge hervorheben
• Kapazitätsabhängigkeiten prüfen
• Probleme identifizieren, die angegangen werden müssen

Agile und hybride Teams sollten selbst bestimmen, wie sie ihre Arbeit planen und ausführen möchten.

Bei agilen und hybriden Projekten erhalten autonome Teams mehr Eigenverantwortung für die Umsetzung. Das gibt dem PMO mehr Zeit, um sicherzustellen, dass die Projekte an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind. Ein wichtiger Faktor besteht darin, sicherzustellen, dass das Team die Projektziele versteht und weiß, wie sie sich in das Gesamtbild der Unternehmen einfügen – sprich, wo ihre Beiträge echte Auswirkungen auf das Geschäft haben.

3. Unterstützen Sie hybride Arbeitsweisen.

Erfolgreiche PMOs setzen sich für die Teams ein, die an dieser hybriden Arbeit beteiligt sind, und passen jeden Projektdurchführungsplan entsprechend an.

Anstatt sich an eine festgelegte Methodik zu halten, setzen sie sich dafür ein, die richtige Art von Aktivität für das erwartete Ergebnis zu finden.

Eine effektive PPM-Lösung erleichtert dies, indem sie Teams die Capabilitys und Tools zur Verfügung stellt, mit denen sie ihre Arbeit nach den von ihnen gewählten Methoden erledigen können.

Ihre Lösung sollte aktuelle, hochwertige Daten zu Ressourcen und Abhängigkeiten zwischen Projekten, Programmen und Portfolios liefern. Dadurch erhalten PMOs die nötige Transparenz, um Initiativen in der gesamten Organisation zu verwalten. Und wenn sich die Dinge ändern, kann das PMO Führungskräfte beim Abwägen potenzieller Entscheidungen beraten und bei Bedarf neu planen.

Passen Sie sich der Unsicherheit an, und unterstützen Sie neue Arbeitsweisen. Weitere Informationen finden Sie im E-Book „Eine Arbeitswelt im Wandel“.

4. Stimmen Sie die Ergebnisse mit der Unternehmensstrategie ab.

PMOs befinden sich in der erstklassigen Position, um den strategischen Wert der Organisation zu steigern. Welche andere Abteilung kann schon übergeordnete Ziele und Strategien in immer detailliertere Komponenten aufgliedern?

Moderne PMOs müssen Ergebnisse priorisieren, die einen Mehrwert für Kunden und Unternehmen bieten und mit der Strategie des Unternehmens übereinstimmen.

Ein adaptiver Portfoliomanagementansatz ermöglicht eine koordinierte Umsetzung im gesamten Unternehmen. Wenn sich Prioritäten ändern oder Störungen auftreten, können PMOs organisatorische Veränderungen anleiten und bei Bedarf neu planen.

5. Seien Sie auf Veränderungen vorbereitet.

Änderungen am Projektdurchführungsplan sind unvermeidlich. Gute Projektpläne dienen als Orientierungshilfe für Anpassungen, wenn sich eine Lieferung verzögert oder der Zeitplan verschoben wird.

Das Projektziel, der Projektumfang, die Verknüpfung mit der Strategie und andere Planelemente helfen bei der Prüfung von Änderungsanfragen. Die Projektleiter können objektiv Ja oder Nein sagen, je nachdem, welches Geschäftsergebnis und welchen Kundennutzen das Projekt anstrebt.

Bei der Bearbeitung einer Änderungsanfrage ist es wichtig, den Umfang und das Ziel der vorgeschlagenen Änderung zu verstehen.

• Welche Maßnahmen sind für die Änderung erforderlich?
• Wie viel Zeit und Ressourcen werden dafür benötigt?
• Gibt es andere Abhängigkeiten, potenzielle Risiken oder Auswirkungen, die es zu berücksichtigen gilt?
• Ist dies auch anders möglich? Wie sieht ein MVP (Minimal Viable Produkt) aus, das weiterhin den erwarteten Mehrwert bietet?

Projektmanager sollten bestimmen, wie sich die vorgeschlagenen Änderungen auf den Plan auswirken, einschließlich Ressourcen, Zeitrahmen und Budget.

Holen Sie Empfehlungen vom Team ein, um festzustellen, ob es Teammitglieder gibt, die Änderungen implementieren können, und bestimmen Sie den Zeit- und Ressourcenbedarf.

Durchführungspläne helfen PMOs sicherzustellen, dass die Ergebnisse stets an der Strategie ausgerichtet sind. Die Erstellung eines Projektdurchführungsplans erfordert heutzutage jedoch mehr Überlegungen und Entscheidungen.

PMOs und Projektmanager sind nicht mehr an starre Ansätze gebunden. Moderne PMOs sind flexibler und ermöglichen Änderungen in Abhängigkeit von Marktveränderungen, Anpassungen der strategischen Prioritäten, Chancen für Innovationen oder zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sowie Reaktionen auf neue Kundenbedürfnisse.

Flexibilität sollte ein integraler Bestandteil des Projektdurchführungsplans sein, damit Teams mühelos und zeitnah den Kurs ändern können.

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