Durchführung im Rahmen des Projektmanagements: 8 Expertentipps

Dies ist ein Leitfaden für Ansätze zur Projektdurchführung in der heutigen Projektmanagementpraxis. Erfahren Sie, wie Sie die Projektdurchführung verbessern können, indem Sie die acht in diesem Artikel erläuterten Tipps befolgen.

Lassen Sie uns zunächst einen genaueren Blick darauf werfen, was die Durchführung im Rahmen des Projektmanagements wirklich bedeutet.

Bei der Projektdurchführung beginnen die Teams mit der Entwicklung von Produkten, Services oder anderen Ergebnissen, die mit Stakeholdern vereinbart wurden.

In der Regel konzentrieren sich Projektleiter bei der Projektdurchführung auf drei Hauptkomponenten: Prozesse, Mitarbeiter und Kommunikation.

1. Prozesse und Richtlinien einhalten: Es braucht flexible Governance-Strukturen, um Verfahren zu schaffen, mit denen die Umsetzung verbessert und der größtmögliche Nutzen erzielt wird.
2. Mitarbeiter managen: Der Faktor Mensch kann die besten Projektmanager vor eine Herausforderung stellen, insbesondere in neuen Umgebungen und Situationen, in denen Teams funktionsübergreifend und von verteilten Standorten aus arbeiten.
3. Informationen teilen: Stakeholder, Kunden und Teams müssen regelmäßig über Status, Zeitpläne, Änderungen, Projektperformance und mehr informiert werden.

Die Rolle des PMO besteht traditionell darin, sicherzustellen, dass Projekte termin- und budgetgerecht umgesetzt werden. Dafür sorgten standardisierte Governance-Prozesse, die vorgeben, wie die Arbeit umgesetzt wird.

Diese traditionelle Form der Governance kann jedoch zu starr sein. Es besteht das Risiko, dass der Wert der geleisteten Arbeit gemindert wird. Aus diesem Grund müssen sich moderne PMOs auf mehr als nur auf die Effizienz der Projektdurchführung konzentrieren.

Anstatt nur die Ergebnisse zu betrachten, sollten moderne PMOs darauf achten, wie Portfolios und Programme mit der Strategie und den Anforderungen des Unternehmens in Verbindung stehen. Dies erfordert eine Änderung der Art und Weise, wie Projekte priorisiert und durchgeführt werden. Beispiele hierfür sind:

• Neue Arbeitsweisen unterstützen: Verabschieden Sie sich von der Wasserfallmethode, wenn agile oder hybride Ansätze besser zu den Anforderungen Ihrer Projekte, Ihrer Arbeit und Ihres Teams passen.
• Governance neu definieren: Ersetzen Sie einen führungszentrierten Managementstil durch flexible Governance, die den Teams mehr Autonomie verleiht.
• Das große Ganze betrachten: Finanzieren und priorisieren Sie Projekte und Aktivitäten, Programme, Portfolios und Initiativen basierend auf dem Wert, den sie für die Organisation liefern.

Bis 2025 werden sich laut Schätzungen von Gartner 75 % der Wertmessungen von PMOs auf den strategischen Geschäftswert und nicht auf die Effizienz der Projektdurchführung beziehen.

Um dies zu erreichen, sollten PMOs Lösungen für das adaptive PPM einsetzen, die ihr Portfolio mit den Unternehmenszielen und -strategien verbinden.

Dies erfordert einen neuen Blick auf das, was während der Durchführungsphase im Projektmanagement passiert.

Nun ist es an der Zeit, mit der Arbeit zu beginnen.

Das PMO spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung einer guten Projektdurchführung, indem es die Umsetzung auf die Strategie abstimmt. Zudem ist es dafür verantwortlich, Projektmanagern und Teams zu ermöglichen, mit den Methoden zu arbeiten, die am besten zu ihren Projekten und Fähigkeiten passen.

Die Rolle des Projektmanagers besteht mehr und mehr darin, die Arbeit des Teams (oder Team of Teams) zu koordinieren. Ihre Hauptverantwortung ist es, sicherzustellen, dass die Umsetzung mit dem Projektplan in Einklang steht.

Während der Projektmanager die Umsetzung koordiniert, sollte das PMO sicherstellen, dass diese Umsetzung an dem Arbeitsportfolio und den geschäftlichen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist. Sie setzen die Workflows und Prozesse, die im Plan, in Zeitleisten und erwarteten Ergebnissen beschrieben sind, in die Tat um und stellen sicher, dass sie für alle verständlich sind.

Auf dieser Grundlage können die Teams entscheiden, auf welche Art und Weise sie die Arbeit ausführen – mit dem ultimativen Ziel, den Nutzen und die Wertschöpfung zu maximieren.

Projektmanager können mit den Teams zusammenarbeiten, um:

• den Plan kontinuierlich zu überarbeiten und zu optimieren.
• dabei zu helfen, Umsetzungsrisiken zu mindern und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.
• neue Entwicklungen zu berücksichtigen, wie z. B. den Verlust von Ressourcen.

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Statusaktualisierungen und die Kommunikation mit Stakeholdern sind ebenfalls wichtige Komponenten für eine erfolgreiche Durchführung im Rahmen des Projektmanagements.

Führungskräfte und andere Stakeholder haben je nach Rolle und Ziel der Abteilung unterschiedliche Bedürfnisse. Möglicherweise möchten sie Prognosen für die Zukunft erstellen, die auf den bisherigen Ergebnissen, dem Zeitplan und den sich ändernden Marktanforderungen basieren.

Die Arbeit, die während der Projektdurchführung geleistet wird, muss zu einem konkreten Mehrwert führen. Im Folgenden sind die Resultate aufgeführt, die durch eine effektive Projektdurchführung erzielt werden.

Ergebnisse

An erster Stelle stehen die Materialien und Ergebnisse, die im Rahmen eines Projekts generiert werden – in Form von inkrementellem Mehrwert.

Alle Ergebnisse sollten den vereinbarten Qualitätskriterien entsprechen. Der Projektmanager stellt sicher, dass die Ergebnisse gründlich getestet werden, den Akzeptanzstandards entsprechen und vom Kunden oder Sponsor genehmigt werden.

Um diesen Prozess zu verbessern, sollten Sie einen hybriden Ansatz in Betracht ziehen, bei dem die Ergebnisse in kleinste Arbeitsschritte unterteilt werden, mit denen das gewünschte Geschäftsergebnis erzielt wird.

Teams können schnell erfolgreich sein oder scheitern. Sie lernen während des Prozesses, wie sie sich kontinuierlich verbessern können, um zukünftig die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Änderungsanfragen

Das Management von Veränderungen ist ein unvermeidlicher Bestandteil der Projektdurchführung. Kundenanforderungen ändern sich, Führungskräfte überarbeiten die Strategie und Mitarbeiter wechseln aufgrund von Prioritätenverschiebungen die Teams. Deshalb ist Anpassungsfähigkeit wichtig.

Projektmanager sollten über einen robusten Change-Management-Plan verfügen, mit dem sie sich leicht an diese Entwicklungen anpassen können.

Der Change-Management-Plan umfasst drei Komponenten:

1. Change-Management-Ziele: Was wollen Projektleiter mit Change Management erreichen?
2. Change-Management-Verantwortlichkeiten: An wen sollen Änderungsanfragen gesendet werden, wer bewertet die Änderungen und wer kommuniziert die Änderungen an die jeweiligen Parteien?
3. Change-Management-Prozess: Wie werden Änderungsanfragen eingereicht, implementiert und kommuniziert und was sind die Bewertungskriterien für die angefragten Änderungen?

Mit diesen Prozessen und Verfahren sind Projektleiter besser dafür gerüstet, Budgets, Zeitpläne, Umfang, Kommunikation und Ressourcen zu verwalten.

Daten

Für die Planung und Bereitstellung strategischer Einblicke für Stakeholder müssen Sie in der Lage sein, Trends zu visualisieren und zu analysieren und Abhängigkeiten innerhalb der gesamten Organisation zu identifizieren.

Abhängig von den PPM-Funktionen und den Technologien, die zusammen mit den Tools zur Arbeitsumsetzung eingesetzt werden, kann die Durchführung im Rahmen des Projektmanagements unzählige Informationen über Projektstatus und -erfolg liefern.

Dazu gehören unter anderem ein Einblick in die Ausgaben im Vergleich zum Budget, die avisierten Ziele im Vergleich zu den Abschlussdaten und die tatsächliche Ressourcenauslastung im Vergleich zur geplanten Auslastung.

Erweiterte Funktionen bieten Einblicke in die Arbeitseingänge und den Bedarf. Anhand von Daten zur Ressourcenkapazität lässt sich feststellen, ob ein Team oder eine Abteilung die angefragten Aufgaben übernehmen kann.

Darüber hinaus erleichtern die richtigen Daten die Messung von wichtigen Leistungskennzahlen wie dem ROI. Der Zugriff auf diese Daten ist jedoch eine der zentralen Herausforderungen für PMOs und Projektmanager.

Lücken in der Ausführung

Zu Lücken in der Projektdurchführung kommt es dann, wenn zwischen Erwartungen und Realität eine Kluft entsteht. Ein Beispiel ist die mangelnde Verknüpfung der übergeordneten Strategie und den Zielen der Organisation mit der täglichen Arbeit der Mitarbeiter.

Portfoliomanager, Projektmanager und Projektteams sollten verstehen, wie ihre gemeinsamen und individuellen Bemühungen die Ausrichtung und den Strategieplan des Unternehmens stützen. Andernfalls können sie unwissentlich Entscheidungen treffen, die mit der Organisationsstrategie in Konflikt stehen.

Kurzsichtige Führung

Das strikte Festhalten an traditionellen Projektmanagementansätzen kann die Flexibilität einschränken und Teams ausbremsen und gefährdet somit den Erfolg der Projektdurchführung.

PMOs und Projektmanager müssen die individuelle Arbeitsweise jedes Teams unterstützen. Teams, die Agile-Prinzipien folgen, brauchen beispielsweise die Autonomie, um zu experimentieren, schnell zu scheitern und aus Fehlern zu lernen.

Wenn das PMO keine flexible Governance unterstützt, mit der Teams und Projekte auf Kurs bleiben, kann es schwierig sein, die angestrebten Ergebnisse zu erzielen.

Schlechte Kommunikation

Die Kommunikation mit Stakeholdern ist eine weitere häufige Herausforderung. Zu langsam, zu wenig oder falsche Informationen zu kommunizieren schafft Missverständnisse und belastet das Vertrauen. Ähnliche Probleme ergeben sich, wenn das falsche Medium für die Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern verwendet wird.

Eine mangelnde Unterstützung der Teams kann ebenfalls zu Kommunikationsproblemen führen.

Agile-Teams haben beispielsweise tägliche Standup-Meetings, um Blockaden oder Abhängigkeiten bei der Arbeit der Teammitglieder anzugehen. Wenn Projektmanager und PMOs solche Rituale nicht unterstützen, verlieren sie möglicherweise das Vertrauen ihrer Teams.

Unzureichende Projektmanagementtools

Im Projektmanagement müssen zahlreiche Faktoren aufeinander abgestimmt werden, sodass Basistools nicht ausreichend sind.

Es ist schwierig, ein komplexes, funktionsübergreifendes Projekt mit statischen Tabellen, Präsentationssoftware und anderen Produktivitätslösungen für Büros zu verwalten. Ohne eine zentrale Informationsquelle sind die Daten mit jeder Änderung veraltet.

Diese Basiswerkzeuge bieten nur eingeschränkte Einblicke in den Fortschritt der Arbeit und des gesamten Projekts. Projektmanager erhalten nicht die Daten, die für eine effektive Durchführung erforderlich sind. Eine zeitnahe Berichterstattung an die Stakeholder erfordert zu viel Zeit und Aufwand, was zu weiteren Engpässen führt.

Projektmanager und Teams brauchen einen zentralen Ort, an dem sie ihre Arbeit planen, verwalten und visualisieren können. Diese Lösungen für die Zusammenarbeit ermöglichen Projektmanagern, den Fortschritt zu überwachen und potenzielle Hindernisse zu erkennen. Dies ist heutzutage besonders wichtig, da die Mitglieder aus immer mehr Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten.

Nachdem wir uns mit den Grundlagen der Projektdurchführung befasst haben, folgen nun acht Tipps dazu, wie Sie Teams effektiver unterstützen können.

1. Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Nutzen Sie Kickoff-Meetings, um von Beginn an eine gemeinsame Ausrichtung des Teams sicherzustellen, und decken Sie dabei Folgendes ab:

• Projektziele
• Kommunikationspläne
• Change-Management-Verfahren und weitere wichtige Informationen für die Teams

Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder versteht, wie das Projekt mit den Organisationsstrategien sowie den Programmen und Portfolios des PMO zusammenhängt. Bringen Sie den Teams diese Verbindung nahe und halten Sie sie während des gesamten Projekts auf dem Laufenden.

2. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu.

Projektmanager sollten Aufgaben delegieren, die die Durchführung im Rahmen des Projektmanagements verbessern – selbst wenn sie mit selbstverwalteten Teams arbeiten. Die Verantwortung der Teammitglieder für bestimmte Aufgaben ist entscheidend, um Verwirrung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Ziehen Sie hybride und Agile-Ansätze in Betracht, indem Sie rollenbasierte oder funktionsübergreifende Teams anstatt Einzelpersonen managen.

So können Engpässe aufgrund von Ressourcenmangel und unklaren Verantwortlichkeiten vermieden werden.

• Rollenbasierte Teams: Das Management rollenbasierter Teams erleichtert die Vorhersage der für Ihre Arbeit benötigten Ressourcen – selbst wenn Sie nicht wissen, welche Ressourcen anstehenden Projekten zugewiesen werden.
• Funktionsübergreifende Teams: Teams, die aus Mitgliedern unterschiedlicher Funktionen mit unterschiedlichen Spezialisierungen, Rollen und Fähigkeiten bestehen.

Funktionsübergreifende Teams richten sich oft auf einen gemeinsamen Bereich aus, und der Projektleiter konzentriert sich darauf, das Team zu unterstützen, nicht die einzelnen Mitarbeiter.

Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Teams:

• Fähigkeiten kombinieren und in gemeinsamen Schwerpunktbereichen zusammenarbeiten können.
• domänenspezifisches Wissen aufbauen.
• ihren Workload direkt verwalten.

Bei einer effektiven Arbeitsumsetzung funktionsfähiger Teams weiß der Projektmanager immer, wer an was zu arbeiten hat. So können Probleme schnell identifiziert und gelöst werden, wenn Berichte fällig sind, Ressourcenkonflikte auftreten oder Fristen nicht eingehalten werden.

3. Bleiben Sie auf dem Laufenden.

Schaffen Sie ein Umfeld der offenen Kommunikation, in dem Teams sich wohl genug fühlen, um Probleme zu äußern. Dies ist ein wichtiges Element einer erfolgreichen Projektdurchführung.

In dynamischen Organisationen ändern sich die Dinge schnell, und Projektleiter müssen sicherstellen, dass Projekte und Projektportfolios aufeinander abgestimmt bleiben. Aus diesem Grund ist es wichtig, laufend über die Unternehmensziele, -vorgaben und -prioritäten informiert zu sein.

4. Bereiten Sie Übergaben vor.

Teams benötigen regelmäßige Updates – vor allem funktionsübergreifende Teams.

Erfolgreiche Übergaben erfordern die Abstimmung mit den Teams, die das Projekt erhalten. Mit einem klaren Überblick über Arbeit und Ressourcen können Projektmanager Übergaben zum richtigen Zeitpunkt planen.

Sobald Teams ihr Arbeitspensum selbst verwalten, können Sie sich bei Ihrer Kapazitätsplanung darauf konzentrieren, diese Teams zu befähigen und zu stärken. PMOs und Projektmanager können dies tun, indem sie sich auf gemeinsame Ressourcen und komplexe Abhängigkeiten zwischen Teams (und Teams of Teams) konzentrieren.

5. Nehmen Sie das Feedback vom Team an.

Eine gute Projektdurchführung bedeutet, sich die Vorschläge des Teams anzuhören. Die Entwicklung komplexer Produkte und Services erfordert spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten.

Das Feedback des Teams über die Priorisierung und Durchführung der Arbeit ist von großer Bedeutung.

Halten Sie am Ende des Projekts regelmäßige Retrospektiven ab, um herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht und ob es Vorschläge zur Änderung von Prozessen gibt. Seien Sie offen für jeglichen Input, der dazu beitragen kann, dass das Projekt stets mit den Unternehmenszielen und -vorgaben in Einklang steht.

6. Unterstützen Sie verschiedene Umsetzungsmethoden.

Die Welt da draußen ist hybrid – und PMOs müssen dies unterstützen. Teams verwenden alle möglichen unterschiedlichen Arbeitsmethoden, Tools, Prozesse und Frameworks – sogar innerhalb desselben Programms.

PMOs und Projektmanager sollten die Arbeitsmethoden und Kombinationen unterstützen, die für das jeweilige Team und Projekt am besten sind – vom Wasserfall-Ansatz über iterative Methoden bis zur Lean-Agile-Umsetzung. So können Teams Bestleistungen erbringen.

7. Halten Sie Projektpläne aktuell.

Die Planung hört nicht auf, wenn die Durchführung begonnen hat. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Pläne bei Bedarf an Veränderungen anzupassen.

Kontinuierliche Planung und iteratives Arbeiten erleichtern die Anpassung an diese Veränderungen. Dafür müssen Sie Ihre Pläne und Ihre Arbeit jedoch regelmäßig neu bewerten. Laut dem Benchmark-Bericht „Strategieumsetzung – eine Bestandsaufnahme“ planen bei der Strategieumsetzung führende Unternehmen kontinuierlich, entweder wöchentlich oder monatlich.

Diese Art der Planung trägt dazu bei, dass das Projekt mit den sich ändernden Anforderungen der Kunden, den Marktentwicklungen und der Geschäftsstrategie in Einklang steht. Darüber hinaus erhöht eine kontinuierliche Planung die Geschwindigkeit und Agilität bei der Umsetzung von Änderungen.

8. Legen Sie Akzeptanzkriterien für Ihre Ergebnisse fest.

Entwickeln Sie Akzeptanzkriterien für die Qualität und die Standards der Ergebnisse, die vereinbart und im Projektplan festgeschrieben sind. Dies bietet einen objektiven Maßstab dafür, ob die Ergebnisse zufriedenstellend sind oder nicht.

Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder die Kriterien kennen und mit ihnen einverstanden sind.

Bei einer guten Projektabwicklung geht es darum, die vielen unterschiedlichen Arbeitsmethoden und Tools zu unterstützen, die Teams heutzutage verwenden.

Sie ist zudem stark mit soliden Projektmanagementprinzipien verknüpft. Gute Projektmanager finden ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem, was heute bei der Projektdurchführung hilft, und dem, was sie behindert.

Die üblichen Vorteile eines reibungslosen Projektablaufs wie die Einhaltung von Zeit- und Budgetrahmen sind wichtige Punkte. Gutes Work-Management und eine erfolgreiche Umsetzung hören hier jedoch nicht auf. Das Hauptaugenmerk von Experten für Projektportfoliomanagement liegt darauf, geschäftlichen Mehrwert zu erzielen.

Projektleiter haben die Chance, eine strategischere Rolle zu übernehmen. Der Aufbau einer Partnerschaft zwischen PMO und Projektmanagern kann die Unabhängigkeit und Innovation des Teams fördern.

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