Leitfaden zur digitalen Transformation

Indem sie die Digitalisierung vorantreiben, Technologien und Prozesse modernisieren und die Anpassungsfähigkeit fördern, können Unternehmen wachsen und gleichzeitig ein besseres Kundenerlebnis bieten.

Laut Gartner „kann sich die digitale Transformation auf alles beziehen, von der IT-Modernisierung (zum Beispiel Cloud Computing) über digitale Optimierung bis hin zur Erfindung neuer digitaler Geschäftsmodelle“.

Die Modernisierungsbewegung gewinnt seit Jahren an Fahrt, da der Marktdruck, die Wachstumschancen, der verschärfte Wettbewerb und die sich verändernden gesetzlichen Vorschriften Unternehmen zur Einführung neuer Funktionen zwingen. COVID-19 hat die Modernisierung weiter beschleunigt.

Vor COVID-19 fand IDG heraus, dass bis zu 40 Prozent aller Technologieausgaben für Initiativen zur digitalen Transformation vorgesehen waren. PwC berichtete, dass zwar 52 Prozent der Unternehmen planen, Investitionen aufgrund von COVID-19 zu reduzieren oder aufzuschieben, aber dass nur neun Prozent diese Einschnitte im Bereich digitale Transformation vornehmen werden.

Unternehmen können es sich nicht leisten, Maßnahmen im Bereich der digitalen Transformation aufzuschieben, denn nur so können sie den Wandel gut überstehen.

Angesichts ständig neuer Triebkräfte ist der Druck zur Transformation unbestreitbar und, wie manche behaupten, unvermeidlich. Doch die digitale Transformation ist kein isoliertes Vorhaben. Sie wird laufend und kontinuierlich optimiert, basierend auf der Kunden- und Marktausrichtung. Sie umfasst die folgenden Teilbereiche:

Anpassung an eine Arbeitswelt im Wandel

Unternehmen brauchen mehr Flexibilität, um in einer sich ständig verändernden Welt wettbewerbsfähig und innovativ zu bleiben. Nicht nur die äußere Welt entwickelt sich weiter, sondern auch der interne Arbeitsplatz. Teams brauchen die Autonomie, um mit ihren bevorzugten Methoden zu arbeiten, seien es hybride Arbeitsmethoden, das Wasserfallmodell, iteratives Arbeitsmanagement, kollaboratives Arbeiten oder Lean-Agile Delivery. Aber viele Unternehmen sind noch immer festgefahren in ihren Erwartungen.

Durch die Einführung agiler und adaptiver Portfolio- und Arbeitsmanagementlösungen können Unternehmen die verschiedenen Arbeitsmethoden unterstützen, die Teams nutzen, um Strategien zu entwickeln und gleichzeitig Bemühungen zu zentralisieren und Teams zu vereinen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Es geht nicht nur darum, wie Teams arbeiten, sondern auch darum, wo und mit wie viel Governance.

Arbeit ist jetzt multidimensional. Die Teams sind weltweit verteilt. Seit COVID-19 beschäftigt fast jedes Unternehmen Remote-Mitarbeiter und Mitarbeiter vor Ort. Führungskräfte müssen Richtlinien vorgeben, aber den Teams die Wahl lassen, wie sie arbeiten wollen, und ihnen die Autonomie geben, dies so zu tun, wie sie es für richtig halten.

Agile-Skalierung umsetzen

Ganz einfach ausgedrückt, geht es bei Agile darum, wie kleine, multidisziplinäre, selbstverwaltete Teams komplexe Probleme lösen, indem sie sie in kleine Teile zerlegen, kontinuierliches Feedback einholen und sich auf schrittweise Verbesserungen konzentrieren. Das Ziel besteht nicht darin, starren Linien zu folgen, sondern auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren und die Ergebnisse zu verbessern, sei es die Kundenzufriedenheit, das Umsatzwachstum, den Marktanteil oder ein anderes Unternehmensziel.

Führungskräfte geben die Richtung vor, kommunizieren Unternehmensinitiativen, OKRs und Finanzierungen, aber es muss genauso viel Agilität in den Geschäftsprozessen geben wie in der Arbeit selbst. Betriebsmodelle und Denkweisen müssen sich ändern, damit eine echte Transformation stattfindet.

Der Schlüssel zur Realisierung von Agile in großem Umfang besteht darin, Geschäftsprozesse widerstandsfähiger zu machen und Bürokratisierungsebenen zu entfernen, damit Teams effizienter arbeiten können, wobei die langfristige Unternehmensvision und die strategischen Prioritäten wegweisend sein sollten.

Wenn es um die digitale Transformation geht, ist ein Agile-Ansatz ideal für Unternehmen, die ihr Arbeitsmanagement modernisieren wollen.

Laut Harvard Business Review haben "viele Führungskräfte Schwierigkeiten, sich vorzustellen, dass kleine Agile-Teams große, langfristige Projekte in Angriff nehmen können. Aber im Prinzip gibt es keine Grenze für die Anzahl von Agile-Teams, die man bilden kann, oder für die Größe der Initiative.

In jeder Organisation – aber insbesondere in Organisationen mit einer agilen Struktur – ist die Verbindung der Arbeit mit der Unternehmensstrategie entscheidend für das Sicherstellen der Werterbringung. Wenn sich die Prioritäten verschieben, was häufig der Fall ist, sind die Teams bereit, sich umzustellen. Software kann dabei helfen, Teams auf strategische Ziele auszurichten und sie in die Lage versetzen, sich in ihrem eigenen Tempo zu verändern und dabei die richtige Arbeit zu leisten.

Aufbau einer Innovationskultur

Im Rahmen der digitalen Transformation muss man seine Kultur ändern, um ein innovatives, vielfältiges und inklusives Unternehmen aufzubauen. Großartige Ideen können von überall herkommen, und Mitarbeiter auf allen Ebenen und in allen Positionen sollten die gleichen Möglichkeiten haben, zu aktuellen Initiativen beizutragen.

In einer McKinsey-Umfrage dazu, wie COVID-19 die digitale Transformation beschleunigt hat, sagt der Autor, dass Technologiefähigkeiten während einer Krise die Schlüsselfaktoren für den Erfolg sind. „Ein damit zusammenhängender Erfolgsfaktor ist eine Kultur, die offen für Experimente ist und frühzeitig handelt.“

Eine Strategie für die digitale Transformation ist nur dann vollständig, wenn die Mitarbeiter dazu aufgefordert werden, Innovationen für die Digitalisierung und für die Lösung von Herausforderungen der digitalen Transformation zu entwickeln. Interne Champions aus dem gesamten Unternehmen, also diejenigen, die den Arbeitsbereich am besten kennen, können ihr Fachwissen einbringen, um Probleme zu identifizieren, die die Transformation behindern könnten.

Mitarbeiter mit Kundenkontakt wissen zum Beispiel eher als eine Führungskraft, welche digitalen Möglichkeiten dem Kunden einen echten Nutzen bringen und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen könnten. Jemand in der IT-Abteilung sieht vielleicht ein technologisches Hindernis, das durch die Migration einer Legacy-Anwendung in die Cloud vermieden werden könnte.

Ideen brauchen einen Ort, an dem sie umgesetzt werden können, oder sie bleiben einfach Theorie.

Durch Innovationssoftware mit einer ansprechenden Crowdsourcing-Funktion können verteilt arbeitende Mitarbeiter Ideen teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit einem zentralen Ort, an dem man Ideen beisteuern, ansehen, kommentieren, abstimmen und verfolgen kann, richtet man ein Spielfeld ein, das die aktive Mitarbeit fördert und eine Kultur kontinuierlicher Innovationen hervorbringt.

Anschließend können Unternehmen diese Ideen mit einer Portfoliomanagement-Software bewerten, die Ideen mit dem größten Nutzen für das Unternehmen auswählen und sie im Vergleich zu anderen Arbeiten und Initiativen priorisieren – und so den Weg von der Idee bis zu deren Auswirkungen abdecken.

Die Verschiebung hin zum Produkt durchführen

Alle Prozesse und Tools der Welt sind nutzlos, wenn sie nicht von einer Veränderung der Denkweise und der Geschäftsabläufe begleitet werden. Leistung ist kein wahrer Erfolgsmaßstab. Stattdessen muss das Unternehmen von oben nach unten überdenken, wie es am besten Mehrwert erbringen kann, und oft muss es vom Projekt-Management zum Programm-Management wechseln.

Deloitte erklärt: „die Produktverlagerung kann es Unternehmen ermöglichen, schnell und konsistent einen Mehrwert zu erbringen, der direkt auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet ist. So sind sie in der Lage, Innovationen in Marktgeschwindigkeit und im gesamten Unternehmen umzusetzen und nachhaltige Ergebnisse in großem Umfang zu erzielen.

Der Produktwechsel erfordert, dass sich Unternehmen auf das Kundenerlebnis konzentrieren und nicht auf einzelne Projekte.

Das bedeutet, dass wir uns auf das Kundenerlebnis konzentrieren, sei es durch ein Produkt oder eine Dienstleistung, und nicht auf einzelne Projekte, die um dieselben Ressourcen konkurrieren. In einer Agile-Organisation, die die digitale Transformation in Angriff nimmt, arbeiten die Teams zusammen, um das Unternehmen auf seine Transformationsziele zu bringen.

Der Produktwechsel verleiht einen höheren Stellenwert für Innovation und Verbesserung und unterstützt autonome Teams, die gemeinsam an Initiativen zur digitalen Transformation arbeiten, die einen Mehrwert bringen und daher eine Finanzierung verdienen. Die Software unterstützt die Bemühungen um eine effizientere Bereitstellung von Produkten und Lösungen, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern und strategische Ziele zu erreichen.

Unternehmen können die digitale Transformation über mehrere Geschäftsaspekte hinweg angehen. Man kann sich entweder auf die Transformation in jedem dieser Geschäftsaspekte konzentrieren oder eine Transformationsstrategie für zwei oder mehr Geschäftsaspekte gleichzeitig entwickeln. Sie sollten stets schrittweise vorgehen und das Gelernte nach und nach umzusetzen.

Bei der Transformation geht es um schrittweise Verbesserungen, die eine Feedbackschleife ermöglichen, bevor man fortfährt.

Personen

Es geht nicht nur um die Modernisierung eines Produkts, sondern auch darum, Silos aufzubrechen und beständige, funktionsübergreifende Teams mit internen Champions zu bilden. Durch die Nutzung von Software, die Mitarbeiter, Daten und Arbeit unternehmensweit miteinander verbindet, ist die globale Arbeit, die sich auf strategische Ziele konzentriert, auch bei hybriden Mitarbeitern effizient. Sie werden in der Lage sein, die organisatorische Agilität zu erhöhen, um schnell zu agieren und sicherzustellen, dass effektive Arbeit geleistet wird, selbst wenn Veränderungen und unbekannte Faktoren die Strategie beeinflussen.

Prozesse

Auch die Arbeitsweise der Mitarbeiter hat sich verändert, da unterschiedliche Arbeitsmethoden andere Vorteile bieten. Agile-Organisationen verfolgen einen adaptiven, iterativen, flexiblen und hybriden Ansatz für Arbeit, Strategien, Initiativen und Geschäftsabläufe. Sie wissen, dass eine Einheitsgröße nicht auf alles anwendbar ist.

Durch die Berücksichtigung verschiedener Arbeitsformen und die Bereitstellung einer Plattform, die Arbeitsergebnisse, dynamische Planung und Portfoliomanagement zusammenführt, um alle Beteiligten im gesamten Unternehmen in Einklang zu bringen, können sie eine schnellere Markteinführung sowie höhere Umsätze, Innovationen und Kundenzufriedenheit erzielen.

Culture

Die Führungsebene kann als lenkende Kraft dienen, aber die gesamte Organisation muss ihre Einstellung ändern, um Transformation, Servant Leadership und autonome Entscheidungen annehmen zu können. Eine dezentralisierte Kultur mit Leitlinien stellt sicher, dass jeder Einzelne und jedes Team an der Wertschöpfung arbeitet, damit strategische Ziele erreicht werden.

Technologie

Forrester berichtet, dass 93 % der befragten Unternehmen der Meinung sind, dass innovative Technologien notwendig sind, um ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Diese Technologien können künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen oder einfach die Automatisierung von Prozessen umfassen. Technologie ist jedoch nur dann effektiv, wenn sie den beabsichtigten Nutzen erbringt, z. B. durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten, die eine gezielte Steuerung, Transparenz und Zusammenarbeit zwischen verteilten Mitarbeitern ermöglichen. Sie muss standardisierte Prozesse einführen, die ein kontinuierliches Feedback und Verbesserungen während des gesamten Transformationsprozesses ermöglichen.

Natürlich bringt jede Initiative ihre Herausforderungen mit sich, und die digitale Transformation bildet da keine Ausnahme. In der Tat kann die digitale Transformation eine der größten Herausforderungen für ein Unternehmen sein. Erfolgreiche Unternehmen werden diese Herausforderungen jedoch als Chancen betrachten, indem sie ihre Agile-Prinzipien anwenden, um jede Herausforderung in überschaubare Teile aufzuteilen. Zu den häufigsten Hürden zählen:

Widerstand gegen Änderungen

Problem

Forbes: „Das wahre Geheimnis des digitalen Erfolgs Ihres Unternehmens liegt nicht in der Technologie, sondern in den Menschen.“ Der Status quo scheint allzu komfortabel, und wenn die Führungsetage nicht mitzieht, wird die digitale Transformation entweder auf ein Schneckentempo verlangsamt oder überhaupt nicht stattfinden. Eine agile Transformation ist auch dann unmöglich, wenn die Unternehmensführung weiterhin auf „Befehlen und Kontrollieren“ statt auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzt. Die Führungskräfte dürfen nicht mehr an der jährlichen Planung und Finanzierung festhalten, sondern müssen auf ein kontinuierliches Modell umsteigen.

Wie man die Herausforderung angeht

Wandel bringt Chancen. Es muss ein kultureller Wandel stattfinden, bei dem Technologie eingesetzt wird, um die Veränderung voranzubringen. Software kann durch Automatisierung die erforderliche Transparenz bieten und die vierteljährliche Planung und die zusätzliche Budgetierung erleichtern.

Sobald die Beteiligten die Vorteile erkennen, wird die Technologie schneller akzeptiert.

Auch können aktuelle Tools und Technologie-Stacks so gestaltet werden, dass sie Sie gut durch den Wandel bringen. In einigen Fällen kann es vorteilhafter sein, selbst entwickelte Technologien aufzugeben und von vorne zu anzufangen, um mit speziell entwickelten Tools und Integrationen neue Daten zu erhalten, die Ihnen einen neuen Blickwinkel auf die Entscheidungsfindung geben.

Fehlende Transparenz

Problem

Je stärker das Unternehmen wächst, desto größer werden die Komplexität und die Silos. Die Teams arbeiten unabhängig voneinander, mit wenig Kooperation und Datenaustausch, sodass der Überblick über das Wesentliche rasch verloren geht. Wenn Strategie und Umsetzung auseinanderklaffen und es kein gemeinsames Ziel oder keinen gemeinsamen Zweck gibt, ist die digitale Transformation praktisch unmöglich.

Wie man die Herausforderung angeht

Wenn alles, was sich auf die Strategie bis hin zur Umsetzung auswirkt, an einem Ort einsehbar ist und man über Echtzeit-Einblicke verfügt, werden Silos aufgebrochen und man erhält eine dynamische Planung und Entscheidungsfindung. Die richtige Software konsolidiert Daten, stellt Lücken, Abhängigkeiten und Risiken offen, bietet einen erforderlichen Einblick in die Wertschöpfung und ermöglicht es dem Unternehmen, sich schnell anzupassen.

Technologische Lücken

Problem

Altsysteme mögen zwar „funktionieren“ und für die Benutzer bequem sein, aber viele von ihnen führen zu technischen Schulden und zwingen die Technologie, etwas zu tun, wofür sie nicht konzipiert wurde. Das Unternehmen kommt nicht mehr weiter, und die digitale Transformation kommt zum Stillstand, bevor sie beginnt.

Wie man die Herausforderung angeht

Bei der digitalen Transformation müssen nicht alle Altsysteme verschwinden, aber man sollte genau wissen, was transformiert werden muss und was bestehen bleiben kann. Software kann helfen. Der Technologieanbieter kann Ihr Partner sein und Best Practices, Erfahrung und Anleitung zur Unterstützung neuer Prozesse bieten. Darüber hinaus setzen viele Unternehmen auf Integrationen, die neuere Software mit bestehenden Tools verbinden, um die Entscheidungsfindung und Anpassungsfähigkeit zu fördern und gleichzeitig die erforderliche Transparenz zu gewährleisten.

Der Faktor Mensch

Problem

Es gibt so viele menschliche Faktoren, die heute eine Rolle spielen. Zum Beispiel die sich wandelnde Arbeitswelt 2.0, eine generationenübergreifende und weltweit verteilte Belegschaft sowie Diversität und Inklusion. Es werden funktionsübergreifende Fähigkeiten benötigt, doch die richtigen Mitarbeiter zu finden, ist nach der Pandemie eine noch größere Herausforderung.

Wie man die Herausforderung angeht

Auch hier kann Software helfen, indem sie Einzelpersonen und Teams mit dem Unternehmen verbindet, damit diese mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeit übernehmen können. Der richtige Technologiepartner bietet Software zur Automatisierung von Prozessen und zur Schaffung von Transparenz, die die Zusammenarbeit, die Arbeitsleistung, die Benutzerfreundlichkeit von Arbeitsmanagement-Tools und die vernetzte Arbeit weniger stressig und effizienter macht. Software kann auch die Fähigkeit verbessern, eine Vielfalt von Gedanken in Prozesse, Arbeit und Ergebnisse einzubringen, die dem Unternehmen einen größeren Nutzen bringen können.

Es gibt kein einheitliches Rahmenwerk für die digitale Transformation, das jedes Unternehmen nutzt. Es sollte auf Ihr Unternehmen, Ihre Ressourcen und Fähigkeiten zugeschnitten sein. Sie können ein formales Rahmenwerk wie das unten aufgeführte verwenden oder Ihren eigenen Fahrplan unter Verwendung der unten aufgeführten Best Practices erstellen.

Best Practices für eine schnellere Strategieumsetzung

Eine Strategie für die digitale Transformation bietet eine flexible Roadmap, die dafür sorgt, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung rudern und dass die mit dem höchsten Wert verbundenen Aufgaben definiert und priorisiert werden können, die für das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils am wichtigsten sind. Erstellen Sie Ihre Roadmap für die digitale Transformation mithilfe dieser Best Practices aus der globalen Benchmark-Studie und dem Bericht: „Strategieumsetzung - eine Bestandsaufnahme: Wie Unternehmen sich schneller anpassen in einer Zeit permanenten Wandels“.

• Kontinuierliche Neuplanung
• Umfassender Einsatz von Lean- und Agile-Methoden
• Bereitstellung von aktuellen, präzisen Daten von der Strategie bis zur Umsetzung
• Investition in Technologien zur Beurteilung der Auswirkungen von Veränderungen

Rahmenwerke für die digitale Transformation

There are dozens of formal business models and approaches, but you can still modify them to fit your organization. Some offer roadmaps, while others break down the digital transformation into stages and steps. For instance, McKinsey lists 10 “guiding principles” of a digital transformation that fall under the following three stages: defining value, launch and acceleration, and scaling up.

Aber es gibt noch viele andere Ansätze, die man in Betracht ziehen kann, wie zum Beispiel:

• „Six Factors of a Successful Digital Transformation“ von der Boston Consulting Group
• „How to Win with Digital Playbook“ von Cognizant
• „IT Roadmap for Digital Business Transformation“ von Gartner
• „Path to Digital Transformation“ von MIT Sloan
• „Digital Transformation Framework“ von PwC

Unabhängig davon, für welches Rahmenwerk Sie sich entscheiden – Sie sollten bei einem bleiben, anstatt von einem zum anderen zu wechseln oder zu versuchen, Elemente zu kombinieren. Sie können das von Ihnen gewählte Rahmenwerk als Modell verwenden und es nach Ihren Vorstellungen umgestalten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Organisation, Ihr Team, Ihre Stakeholder und Ihre Führungskräfte mitziehen, und beziehen Sie sie mit ein, damit sie eigenverantwortlich handeln und sich mit dem Rahmenwerk vertraut machen.

Jedes Unternehmen wird die digitale Transformation anders angehen, und die Wege und Ergebnisse variieren ebenfalls. Die folgenden Fallstudien geben Ihnen einen Eindruck davon, wie sich Unternehmen in verschiedenen Branchen an den Wandel anpassen, indem sie Agile-Prinzipien und unterstützende Technologien einsetzen, um die Transformation zu erleichtern.

NatWest

NatWest, ein führendes britisches Bank- und Finanzdienstleistungsunternehmen, war an Veränderungen gewöhnt, wollte aber seine Agile-Transformation vorantreiben, um seine Arbeit in einem störanfälligen Umfeld effizienter zu verwalten und zu gestalten. Mit zentralisierten Portfolio- und Arbeitsmanagement-Tools war die Skalierung von Agile in der gesamten Organisation leichter zu bewerkstelligen, wobei das „Train-the-Trainer“-Modell für eine bessere Akzeptanz sorgte. Heute haben Teams einen zentralen Ort, um Aufgaben teamübergreifend zu visualisieren und zu verwalten – vom Finanzwesen bis zum Marketing.

Ganze Fallstudie lesen

BCBS of North Carolina

Blue Cross Blue Shield of North Carolina erkannte, dass es seinen Ansatz in Bezug auf Ressourcen, Arbeit und Prozesse ändern musste, um sein Ziel, ein Gesundheitssystemmodell zu werden, zu erreichen. Seit der Umstellung auf Continuous Delivery mittels Continuous Planning konnte das Unternehmen seine Release-Geschwindigkeit in kurzer Zeit um 10 % steigern. Heute erlebt Blue Cross NC nicht nur Verbesserungen bei der Release-Geschwindigkeit, sondern auch bei den bereitgestellten Features, den erzielten Ergebnissen und der Kostenvermeidung.

Ganze Fallstudie lesen

Unternehmen müssen die digitale Transformation als ein fortlaufendes Unterfangen betrachten, das kontinuierlich darauf abzielt, das Unternehmen in einem sich ständig wandelnden Umfeld als widerstandsfähig, reaktionsfähig und wettbewerbsfähig zu positionieren. Mit dieser Denkweise stellt man sicher, dass die Mitarbeiter, Prozesse, Technologien und die Unternehmenskultur stets auf die strategischen Ziele abgestimmt sind. Betriebs- und Geschäftsmodelle können angepasst werden, und mit der richtigen Technologie können die Teams die Strategie effizient umsetzen.

Die Auswirkungen und Vorteile der digitalen Transformation sind gut dokumentiert, und die Entwicklung einer Strategie für die digitale Transformation ist der erste Schritt. Sie können die Herausforderungen der digitalen und der Agile-Transformation meistern und zu einem Punkt gelangen, wo der ROI messbar ist und die kontinuierliche Transformation Teil der Unternehmenskultur wird. Erfahren Sie mehr über das Management von Transformation mit diesen hilfreichen Ressourcen.