Gantt-Diagramme –ein Leitfaden

Egal, ob Ihr Projekt einfach oder groß und komplex ist: Ein Gantt-Diagramm bietet einen praktischen Überblick über Zeit, Ressourcen und Aufgaben. In diesem Leitfaden zum Thema Gantt-Diagramme geht es darum, wie Gantt-Diagramme Ihnen bei Projektplanung und ‑management helfen können.

Gantt-Diagramme sind ein Projektmanagement-Tool, das zu Beginn des 20. Jahrhunderts durch den Ingenieur Henry Gantt bekannt gemacht wurde. Sie bieten eine grafische Darstellung der Aufgaben und des Zeitplans eines Projekts.

Durch die visuelle Vermittlung von Informationen lassen sich Ineffizienzen und Fehler in Gantt-Diagrammen leichter erkennen. Projektmanager haben so die Zeitplanung stets im Blick und können ihre Projekte einfacher planen und nachverfolgen. Darum sind Gantt-Diagramme zu einem der beliebtesten und meistgenutzten Projektmanagement-Tools geworden.

Außerdem sind sie ausgesprochen vielseitig, sodass sie in fast allen Branchen eingesetzt werden, darunter:

• Bauwesen
• Fertigung
• IT und Softwareentwicklung
• Marketing
• Personalwesen

Gantt-Diagramme machen Projektpläne greifbar, indem sie den gesamten Projektzeitplan von Anfang bis Ende grafisch darstellen.

Die Darstellung kritischer Projektinformationen in Diagrammform erleichtert es, projektsensitive Daten zu identifizieren und zu verwalten. Sie stellt darüber hinaus sicher, dass wichtige Meilensteine pünktlich bereitgestellt werden, wodurch letztlich die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass wichtige Details übersehen werden.

Weitere Vorteile von Gantt-Diagrammen:

• Erweitertes Ressourcenmanagement: Projektmanager verwenden Gantt-Diagramme, um die Ressourcenverfügbarkeit über einen längeren Zeitraum zu visualisieren, sogar über aktuelle und zukünftige Projekte hinweg. So werden Planungskonflikte vermieden.
• Bessere Zusammenarbeit: Ein Gantt-Diagramm dient als zentrale Informationsquelle, sodass allen Beteiligten jederzeit dieselben Projektinformationen zur Verfügung stehen.
• Transparenz von Arbeitsabläufen: In Gantt-Diagrammen lässt sich schnell erkennen, wer seine Aufgaben pünktlich erledigt und wer Probleme mit seiner Arbeit hat. So lässt sich feststellen, welche Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung benötigen, aber auch, wer genügend freie Kapazitäten hat, um bei Bedarf Extraaufgaben zu übernehmen.

Ein wichtiger Grund für die Beliebtheit von Gantt-Diagrammen ist ihre Einfachheit. Üblicherweise umfassen Gantt-Diagramme eine Zeitleiste, eine Aufgabenliste an der linken Achse und Aufgabenbalken, die die Arbeit im Projekt abbilden.

Die Zeitleiste verläuft horizontal am oberen oder unteren Rand des Diagramms und dient zur Bemessung der Länge der einzelnen Aufgaben im Projekt. Die Zeit kann in Tagen, Wochen oder bei langfristigen Projekten sogar in Jahren angegeben werden.

Die Aufgabenbalken sind ebenfalls horizontal ausgerichtet und repräsentieren die Dauer, den Fortschritt und die geplanten Anfangs- und Endtermine der einzelnen Aufgaben.

Außerdem enthält ein Gantt-Diagramm eine Aufgabenliste, die vertikal am linken Rand des Diagramms angeordnet ist. Diese umfasst alle Aufgaben innerhalb des Projekts. Um das Diagramm und auch das Team besser zu organisieren, können die Aufgaben und Unteraufgaben hierarchisch angeordnet werden.

Weitere mögliche Bestandteile von Gantt-Diagrammen:

• Datumslinie: Die Datumslinie wird vertikal über das Diagramm gelegt, um das aktuelle Datum anzuzeigen.
• Fortschrittsanzeige: Der Fortschritt der einzelnen Aufgaben wird meist durch anteiliges Einfärben des Aufgabenbalkens oder Anzeige der abgeschlossenen Arbeit in Prozent dargestellt.
• Abhängigkeiten: Abhängigkeiten werden häufig als Linie zwischen zwei Aufgabenbalken angezeigt, die signalisiert, in welcher Reihenfolge die Arbeiten erledigt werden müssen.

Gantt-Diagramme sollen Projektmanagern, Teams und anderen Kooperationspartnern helfen, ihre Arbeit schneller und effizienter zu verwalten und durchzuführen. Sie können frei entscheiden, ob Sie nur mit Aufgabenliste, Aufgabenbalken und Zeitleiste arbeiten oder für komplexere Projekte noch zusätzliche Elemente nutzen möchten.

Projektmanagement-Tools und die Technologien für Zusammenarbeit im Team entwickeln sich ständig weiter. Während in der Vergangenheit viele Projektmanager ihre Gantt-Diagramme in Desktopanwendungen erstellt haben, sind die meisten inzwischen auf Plattformen umgestiegen, in denen sie ihre Gantt-Diagramme online erstellen und verwalten können.

Das liegt vor allem daran, dass sich mithilfe von Software für Online-Gantt-Diagramme die Zusammenarbeit vereinfachen lässt, da alle Beteiligten dieselben Informationen erhalten. Da das Gantt-Diagramm online gespeichert wird, wird bei jedem Zugriff die aktuelle Version des Diagramms angezeigt. Darüber hinaus können Projektmanager und Teams in vielen Onlinelösungen für Gantt-Diagramme wichtige Dateien wie Textdokumente, Videos, Bilder oder andere Informationen anhängen, die die Teams zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Der wichtigste Vorteil ist, dass Onlinetools für Gantt-Diagramme in der Cloud laufen. So müssen Sie sich keine Gedanken machen, ob Ihre Teams die aktuellste Softwareversion installiert haben oder die Lizenzen der einzelnen Mitarbeiter noch gültig sind. Rückschläge durch technologische Hürden, die die Projektzusammenarbeit einschränken, können so deutlich minimiert werden.

Soweit die Grundlagen – doch welche Funktionen sollte eine Software für Gantt-Diagramme unbedingt haben?

Bei der Auswahl einer Onlinelösung für Gantt-Diagramme müssen Sie zuallererst Ihre Projektanforderungen verstehen. Mehr und mehr Organisationen unterstützen Telearbeit und verteiltes Arbeiten. Daher sollten Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, das für Onlinezusammenarbeit geeignet ist.

Eine cloudbasierte Gantt-Diagramm-Softwarelösung schützt Ihr Unternehmen außerdem vor Datenverlusten durch beschädigte Dateien, Festplattenfehlfunktionen und andere technischen Schwierigkeiten. Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist bei cloudbasierter Gantt-Diagramm-Software deutlich besser als bei Desktoplösungen.

Weitere wichtige Eigenschaften, die Ihre Gantt-Diagramm-Lösung haben sollte:

• Flexibilität: Die Gantt-Diagramm-Software sollte flexibel genug sein, um einfache Projekte ebenso zu unterstützen wie komplexe Großprojekte mit verschiedenen Aufgaben und Unteraufgaben.
• Vorlagen: Mithilfe von Vorlagen können Projektmanager schnell Gantt-Diagramme speziell für ihre Branche und Projektart erstellen.
• Kollaborationsfunktionen: Möglichkeiten wie Dokumentenfreigabe oder Kommentare erleichtern die Zusammenarbeit, da Teams in Echtzeit Informationen teilen und Probleme lösen können.
• Unterstützung für Mobilgeräte: Mit Unterstützung für Android und iOS können Sie und Ihre Teams von überall über mobile Endgeräte zusammenarbeiten und Aufgaben ausführen und abschließen.

Wenn Sie sich für eine Gantt-Diagramm-Softwarelösung mit diesen Funktionen entscheiden, können Sie den Projektfortschritt leichter verfolgen und gleichzeitig Hindernisse minimieren, die eine erfolgreiche Teamzusammenarbeit behindern könnten. Dadurch wird es Ihnen und Ihren Teams leichter fallen, mit den Projekten voranzukommen.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Gantt-Diagramm erstellen, wissen Sie vielleicht gar nicht, wo und wie Sie anfangen sollen. Doch die Erstellung eines Gantt-Diagramms ist recht unkompliziert.

Ein paar Tipps zur Erstellung eines effektiven Gantt-Diagramms:

1. Einen Plan haben

Ein Gantt-Diagramm kann Sie beim Projektmanagement unterstützen, aber es nimmt Ihnen nicht die Arbeit ab. Vor der Erstellung Ihres Diagramms müssen Sie das Projekt durchplanen.

Werden Sie sich zuerst darüber klar, was Sie erreichen wollen und wie Sie das schaffen können. Egal, ob Sie ein Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter erstellen oder ein Projekt zur Entwicklung und Vermarktung einer neuen Anwendung starten wollen: Überlegen Sie, welche Schritte von der Idee bis zur Fertigstellung notwendig sind und wer am Projekt arbeiten wird.

2. Aufgaben und Unteraufgaben planen

Wenn Sie eine allgemeine Vorstellung vom Projekt und den gewünschten Zielen haben, können Sie mit der Erstellung des Gantt-Diagramms beginnen. Bedenken Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind.

Erstellen Sie gegebenenfalls einen Projektstrukturplan, um möglichst gründlich zu planen. Wenn es in Ihrem Projekt zum Beispiel um die Entwicklung und Veröffentlichung einer Anwendung geht, können Sie die Aufgaben in drei Spalten unterteilen:

1. Marketing
2. Geschäftsbetrieb
3. Softwareentwicklung

Jede Spalte enthält Aufgaben und Unteraufgaben, die der jeweiligen Abteilung oder dem jeweiligen Team zugewiesen sind.

Mit einem Projektstrukturplan können Sie das gesamte Projekt in bearbeitbare Teilstücke zerlegen. Das macht es einfacher, bei der Erstellung des Gantt-Diagramms an alle notwendigen Schritte zu denken. Weitere Informationen und eine Abbildung der Struktur finden Sie in diesem Artikel.

3. Abhängigkeiten ermitteln

In einem Gantt-Diagramm gibt es zwei Arten von Aufgaben: parallele und aufeinanderfolgende Aufgaben. Parallele Aufgaben können gleichzeitig mit anderen Aufgaben erledigt werden. Aufeinanderfolgende Aufgaben sind von anderen Projektaktivitäten abhängig.

Aufeinanderfolgende oder lineare Aufgaben stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander. Davon gibt es drei wichtige Arten:

• Anfang-Anfang: Eine Aufgabe kann erst begonnen werden, wenn die vorhergehende Aufgabe begonnen wurde.
• Ende-Ende: Eine Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die vorhergehende Aufgabe abgeschlossen wurde.
• Ende-Anfang: Eine Aufgabe kann erst begonnen werden, wenn die vorhergehende Aufgabe abgeschlossen wurde.

Ermitteln Sie die linearen Aufgaben innerhalb Ihres Projekts, um abschätzen zu können, wie lang das Projekt dauern wird und wie viel Zeit der Abschluss der einzelnen Schritte brauchen wird.

4. Einen Projektzeitplan erstellen

Nachdem Sie die Aufgaben im Projekt erfasst und die Abhängigkeiten ermittelt haben, müssen Sie einen Projektzeitplan erstellen.

Setzen Sie sich bei der Zeitplanung Ihres Gantt-Diagramms keine zu ehrgeizigen Ziele.

• Bedenken Sie mögliche Rückschläge, die zu Projektverzögerungen führen könnten.
• Schätzen Sie den Zeitrahmen für jede Aufgabe individuell und berücksichtigen Sie dabei unbedingt, wie lange die Teams zur Erfüllung einer Aufgabe brauchen.
• Vergessen Sie bei der Zeitplanung die Abhängigkeiten nicht.

Als Faustregel gilt, bei der Zeitplanung von Projekten lieber übervorsichtig zu sein. Ein zu schneller Ablauf kann zu unerfüllbaren Anforderungen führen, sodass Teammitglieder ihre Deadlines unmöglich einhalten können. Das sorgt für unnötigen Stress, der die allgemeine Leistungsfähigkeit beeinträchtigt.

5. Aufgaben anordnen und Diagramm erstellen

Ihr Gantt-Diagramm ist jetzt fast fertig. Sie müssen die Aufgaben nur noch organisieren und eintragen. Sortieren Sie dazu zuerst die Aktivitäten und listen Sie alle Aufgaben und ihre Abhängigkeiten in der richtigen Reihenfolge.

Dabei ist eine Softwarelösung für Gantt-Diagramme äußerst hilfreich. Geben Sie einfach die Aufgaben samt Anfangs- und Endtermin ein und Ihr Projektmanagement-Tool erstellt das Diagramm für Sie.

Nach der Erstellung Ihres Diagramms weisen Sie die Aufgaben den entsprechenden Teams oder Mitarbeitern zu und starten das Projekt.

Denken Sie daran: Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Hilfsmittel zur leichteren Interpretation von Projektdaten. Um ein solches Diagramm optimal zu nutzen, sollten Sie die Daten so anordnen, dass sie für Sie und Ihre Teams klar verständlich sind.

Ein paar Tipps zur effektiven Nutzung eines Gantt-Diagramms:

• Aufgaben organisieren: Sortieren Sie Aufgaben und Unteraufgaben nach Kategorien, damit die Aufgabenliste nicht überfrachtet und unübersichtlich wird.
• Aufgaben farblich markieren: Gestalten Sie die Grafik ansprechender und übersichtlicher, indem Sie systematisch Farben nach Team, Abteilung oder Aufgabenart zuweisen.
• Erledigte Aufgaben kennzeichnen: Bewahren Sie die Übersichtlichkeit Ihres Gantt-Diagramms, indem Sie erledigte Aufgaben als abgeschlossen markieren. Tragen Sie auch das Fertigstellungsdatum ein, um zu ermitteln, ob das Projekt im Plan liegt oder nicht.
• Wichtige Meilensteine hervorheben: Kennzeichnen Sie alle wichtigen Zwischenziele gut sichtbar für alle Beteiligten im Diagramm. Einige Gantt-Diagramm-Softwarelösungen bieten ein Tool zur Erstellung wichtiger Meilensteine. Wenn Ihre Plattform nicht über eine solche Funktion verfügt, heben Sie die Meilensteine durch Fettschreibung, Sternchen oder andere Symbole hervor.
• Ihr Team in die Planung einbeziehen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam über alle projektbezogenen Details auf dem Laufenden ist. Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in den Planungsprozess ein, damit niemand den Anschluss verliert und die Anlaufzeit beim Projektstart nicht zu lang dauert.

Gantt-Diagramme machen Projekte transparenter, indem sie den Fortschritt anzeigen. In einem Gantt-Diagramm können Sie sehen, wo Teams dem Plan voraus sind und wo es Verzögerungen und Unterbrechungen gibt, die behoben werden müssen.

Gantt-Diagramme schaffen auch mehr Transparenz im Arbeitsumfeld und können zu einer verantwortungsvolleren Arbeitsweise beitragen. Aufgaben werden bestimmten Teams und Mitarbeitern zugewiesen und jeder kann jederzeit sehen, woran die Kollegen gerade arbeiten. Das motiviert Teams, ihre Aufgaben gewissenhafter zu erfüllen, und einzelne Mitarbeiter, ihre Teamkollegen bei Problemen zu unterstützen.

Sehen Sie selbst, wie Gantt-Diagramme das Projektmanagement vereinfachen: Registrieren Sie sich für die kostenlose 30-Tage-Testversion von Projectplace und erstellen Sie Ihr eigenes Diagramm.

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