Beispiele für Gantt-Diagramme

Es gibt verschiedene Gründe dafür, warum das Gantt-Diagramm so ein beliebtes Projektmanagement-Tool ist. Gantt-Diagramme werden verwendet, um Ressourcen zu verwalten, den Fortschritt zu überwachen und Engpässe und Unterbrechungen im Workflow zu identifizieren.

Gantt-Diagramme werden in praktisch jeder Branche eingesetzt. Mit ihrer Hilfe können Sie:

• Projekte planen und terminieren
• Den Fortschritt im Zeitverlauf messen
• Die Teamzusammenarbeit erleichtern

Sie sind außerdem sehr flexibel und können an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Projektmanagers angepasst werden. In diesem Artikel sehen wir uns beispielhafte Gantt-Diagramme an, um ihre Vielseitigkeit und ihre Einsatzmöglichkeiten zu entdecken.

Wenn man im Rahmen des Projektmanagements an Gantt-Diagramme denkt, fallen einem wahrscheinlich als Erstes Engineering- oder IT-Projekte ein. Aber mit ein paar kleinen Anpassungen kann ein Gantt-Diagramm in praktisch jeder Branche eingesetzt werden.

Hier sehen Sie einen Screenshot eines Onboarding-Projekts für Mitarbeiter, das mithilfe eines Gantt-Diagramms geplant worden ist. Das Diagramm standardisiert das gesamte Onboarding-Programm und bildet dabei jeden wichtigen Schritt ab, der während der Probezeit stattfinden muss. Während der Personalbereich normalerweise keine Abteilung ist, die den meisten Leuten im Zusammenhang mit Gantt-Diagrammen einfällt, demonstriert dieses Bild anschaulich, wie jeder Bereich Gantt-Diagramme für seine Projekte nutzen kann.

Sehen wir uns nun zwei Beispiele herkömmlicher Gantt-Diagramme an.

Hier sehen Sie das Bild eines externen IT-Projekts, das mithilfe eines Gantt-Diagramms geplant wurde. Man sieht auf den ersten Blick, dass es sich dabei nicht um ein Agile-Projekt handelt. Es stützt sich in hohem Maß auf Meilensteine, und die Arbeit wird nach der Wasserfallmethode erledigt. Alle Meilensteine müssen nacheinander erreicht werden, sodass wenig Raum bleibt, um vom ursprünglichen Projektplan abzuweichen.

Oben sehen Sie einen Screenshot aus einem internen IT-Projekt. Ähnlich wie beim externen Projekt ist das Diagramm nicht sehr agil. Die Arbeit wird ebenfalls der Reihe nach gemäß dem Wasserfallmodell erledigt.

Beide oben abgebildeten Diagramme sind traditionelle IT-Projekte. Sie verlaufen beide linear und geben den Teams keine Möglichkeit, vom ursprünglichen Plan abzuweichen.

Aber nicht jede Art von Gantt-Diagramm muss dieser starren Wasserfallmethode folgen. Sehen wir uns Beispiele einiger Gantt-Diagramme an, die größere Flexibilität bieten und agile Elemente beinhalten.

Gantt-Diagramme zählen zu den vielseitigsten Werkzeugen im Arsenal eines Projektmanagers. Sie sind flexibel genug, um praktisch jeden Arbeitstyp zu unterstützen, einschließlich Projekte, bei denen die Wasserfallmethode mit iterativen Aufgaben kombiniert wird.

Dieses Bild ist ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm, das einem hybriden Ansatz folgt. Während die Aufgaben wie bei der Wasserfallmethode nacheinander abgeschlossen werden, wird die Arbeit in Form von Sprints anstelle einer langfristigen Zeitleiste geplant.

Der Hauptvorteil dieser Art von Gantt-Diagramm liegt darin, dass Marketingabteilungen so fortlaufend planen können. Die Planung erfolgt dabei für kurze Zeiträume statt über ein Jahr. Teams können besser auf Feedback reagieren und Änderungen umsetzen, damit das Projekt den Kundenwünschen und den Interessen der Stakeholder entspricht.

Mit einem hybriden Gantt-Diagramme erhalten Sie das Beste aus zwei Welten: Teams, die sich mit dem Agile-Ansatz wohlfühlen, können in Sprints mit kürzeren Feedbackschleifen arbeiten, während Stakeholder, die mit der Wasserfallmethode vertraut sind, Meilensteine nutzen können, um den Projektfortschritt nachzuverfolgen.

Zum Vergleich mit dem hybriden Marketingdiagramm nun ein Gantt-Diagramm für eine Produkteinführung.

Dieses Diagramm ist auch für eine Marketinginitiative gedacht, das Project ist aber deutlich anders geplant als sein hybrides Gegenstück. Eines der ersten Dinge, das Ihnen vielleicht auffallen wird, ist die Komplexität dieses Projekts. Auf dem Diagramm sind eine Menge Aufgaben abgebildet. Außerdem sehen Sie ein eindeutiges Start- und Enddatum.

Im Gegensatz zum hybriden Diagramm wird bei diesem Projekt die Arbeit nicht mithilfe schneller Sprints zugewiesen. Stattdessen hat man den Überblick über den gesamten Lebenszyklus des Projekts – von der Ideenfindung bis zur Produkteinführung. Jede Aufgabe und Phase des Projekts beinhaltet Deadlines, und wichtige Ziele und Vorgaben sind zugewiesene Meilensteine.

Diese Art von Gantt-Diagramm ist nicht ausschließlich auf den Einsatz bei Marketingkampagnen beschränkt. Sie funktioniert bei vielen komplexen und langfristig angelegten Projekten gut.

Durch das Planen eines jeden Schrittes des Projektlebenszyklus können Sie Ihren Teams eine praktikable Roadmap an die Hand geben. Das Projekt greift auch auf den Wasserfallansatz zurück, was es Ihnen erleichtert, Unterbrechungen und Engpässe zu identifizieren, indem Sie sich die Aufgaben ansehen, die in Verzug geraten sind.

Von allen beispielhaft verwendeten Gantt-Diagrammen demonstriert kein Typ die Vielseitigkeit so gut wie ein hybrides Diagramm.

Im vorherigen Beispiel eines hybriden Diagramms haben wir uns angesehen, wie Gantt-Diagramme verwendet werden können, um eine kontinuierliche und kurzfristige Planung zu erleichtern. Jetzt sehen wir uns an, wie man ein hybrides Diagramm erstellen kann, das den gleichen rollierenden Planungsansatz beinhaltet, aber über eine längere Zeitleiste verfügt.

Hier sehen Sie den Screenshot eines Gantt-Diagramms für die Produktentwicklung. Das Projekt wurde über das gesamte Jahr hinweg geplant. Beachten Sie aber, wie die Arbeit in quartalsweise Iterationen unterteilt ist. Teams planen und stellen die Arbeit auf monatlicher Basis bereit, während Stakeholder ein erweitertes Diagramm erhalten, das ein umfangreicheres Bild des Projekts liefert sowie Meilensteine enthält, mit deren Hilfe sich die Fortschritte nachverfolgen lassen.

Zu den Hauptvorteilen bei der Verwendung eines hybriden Gantt-Diagramms zählen:

• Traditionell arbeitende Führungskräfte werden mit Informationen versorgt, mit denen sie vertraut sind, beispielsweise mit konkreten Daten und wichtigen Meilensteinen.
• Die Arbeit wird auf Monatsbasis geplant, durchgeführt und abgeschlossen.
• Die vollständige Visualisierung im Gantt-Diagramm vermittelt eine klare Vorstellung davon, wie der Sprint-Zyklus von Jahr zu Jahr aussieht.

Die Planung im Gantt-Diagramm lässt sich grundsätzlich gut mit agiler Planung kombinieren und motiviert Teams, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen. Gleichzeitig sind die Teams so während des Projekts immer auf demselben Stand wie die Führungsebene.

Als Nächstes sehen wir uns ein Beispiel eines Gantt-Diagramms für die Planung des Programm-Managements an.

Programmmanager haben andere Verantwortlichkeiten als Projektmanager. Sie verwalten nicht ein Projekt von Anfang bis Ende, sondern leiten einen ganzen Block von Projekten.

Während sowohl Programm- als auch Projektmanager für Initiativen verantwortlich sind, die ihr Unternehmen beim Erreichen seiner strategischen Ziele unterstützen, richten Programmmanager ihren Blick auf das große Ganze. Sie planen und überwachen viele Projekte, die zum Erreichen der Unternehmensziele abgeschlossen werden müssen. Darum sehen Programm-Managementdiagramme etwas anders aus als die beispielhaften Gantt-Diagramme für Agile- und Wasserfallprojekte.

Ein effektives Gantt-Diagramm für das Programm-Management sollte:

• Einen Überblick über alle Projekte bieten, die in einem Programm zusammengefasst sind
• Wichtige Daten, Meilensteine und Zeitleisten für jedes Projekt darstellen
• Genug Details liefern, um den Status des Programms zu überwachen, ohne übermäßig komplex und detailverliebt zu sein und irrelevante Informationen zu enthalten

Diese Art von Gantt-Diagramm wird auch verwendet, um Statusaktualisierungen an Stakeholder zu kommunizieren. Manager und Stakeholder können anhand des Diagramms überprüfen, ob das Programm planmäßig und innerhalb des vorgegebenen Budgets und Umfangs verläuft, indem sie sich den Ampelstatus (Red, Amber, Green, RAG) ansehen. Im oben abgebildeten Diagramm können wir erkennen, dass

• Produkt-Rebranding und Stage-Gate-Produktentwicklung laufen problemlos.
• bei der IT-Beschaffungsinitiative potenzielle Probleme bestehen, die in Zukunft angegangen werden müssen.
• die Software-Implementierungsservices mit Problemen konfrontiert sind, die die Teams lösen müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Sie können außerdem auswählen, welche KPIs sie im Produktmanagement-Gantt-Diagramm überwachen wollen. Beliebte KPIs sind:

• Return on Investment
• Time-to-Market
• Ressourcenauslastung

Es existiert eine breite Palette hilfreicher KPIs für Programmmanager, die es Ihnen erleichtern, die Leistungsfähigkeit und den Erfolg Ihrer Projekte zu messen und die Fortschritte dann an die entsprechenden Stakeholder zu kommunizieren.

Projektmanagement ist nicht einfach. In komplexen Großprojekten sind viele Aufgaben von anderen Arbeiten abhängig.

Viele der beispielhaften Gantt-Diagramme in diesem Artikel haben auf die Wasserfallmethode zurückgegriffen, bei der Aufgaben der Reihe nach abgeschlossen werden müssen. Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Sie Abhängigkeiten erstellen, sodass Sie und Ihre Teams sehen können, wie die einzelnen Aufgaben miteinander verbunden sind.

Das obige Bild zeigt ein Projekt, wobei die Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm abgebildet werden. Sie werden im Diagramm als Pfeile dargestellt, die Aufgaben miteinander verbinden. Die in diesem Diagramm gezeigten Abhängigkeiten sind Ende-Anfang-Abhängigkeiten, d. h. Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann.

Am Anfang des oben abgebildeten Gantt-Diagramms finden sich drei Aufgaben:

1. Workshop
2. Präsentation für den Workshop
3. Neues Markenkonzept erstellen

Dabei ist jede Aufgabe mit der vorhergehenden verknüpft. Das bedeutet, dass „Workshop“ abgeschlossen sein muss, bevor ein Team mit „Präsentationsworkshop“ anfangen kann, und „Präsentationsworkshop“ muss erledigt werden, bevor das Team mit „Neues Markenkonzept entwerfen“ beginnen kann.

Abhängigkeiten sind ein visueller Indikator, der Ihnen zeigt, wie die Aufgaben innerhalb Ihres Projekts miteinander verbunden sind. Während dieses und vergleichbare Wasserfallprojekte recht unkompliziert sind, kann es ohne die Hilfe eines Gantt-Diagramms schwierig werden, alle Abhängigkeiten im Blick zu behalten.

Ein Grund dafür liegt in der Tatsache, dass es noch andere Abhängigkeitsarten als die Ende-Anfang-Abhängigkeit gibt. Einige von ihnen machen es erforderlich, dass zwei Aufgaben gleichzeitig begonnen werden, während es bei anderen nötig ist, dass Aufgaben gleichzeitig abgeschlossen werden usw. Ohne ein visuelles Projektmanagement-Tool wie das Gantt-Diagramm, mit dem diese Beziehungen abgebildet werden können, ist es fast unmöglich, alle Ihrer Abhängigkeiten im Blick zu behalten, wenn Sie ein komplexes oder langfristiges Projekt verwalten.

Nachdem wir über das Thema Abhängigkeiten gesprochen haben, werfen wir jetzt einen Blick auf ein Gantt-Diagramm mit Gates, das mehrere Meilensteine verwendet.

Wie viele andere beispielhafte Gantt-Diagramme, die in diesem Artikel behandelt werden, folgt dieses Projekt der Wasserfallmethode. Die Aufgaben werden der Reihe nach abgeschlossen, wobei jede Aufgabe von der vorhergehenden abhängig ist. Allerdings gibt es ein Element, das dieses Diagramm von anderen Gantt-Diagrammen unterscheidet, die wir bereits betrachtet haben: die Meilensteine.

Ein Gantt-Diagramm mit mehreren Meilensteinen hat einen Meilenstein nach jeder Aufgabe. Jeder Meilenstein ist gleichzeitig auch ein Tor und repräsentiert einen Schlusspunkt. Bei diesen Projekten muss die Arbeit durch die Führungsebene oder einen leitenden Auftraggeber kontrolliert und freigegeben werden, bevor das Team zur nächsten Phase übergehen kann.

Diese Projektart erlaubt keine Abweichung vom ursprünglichen Plan. Die wichtigste Aufgabe der Teams besteht darin, den nächsten Meilenstein zu erreichen. Das Projekt wird jedes Mal unterbrochen, wenn Ihre Teams einen Meilenstein erreichen, und es läuft erst weiter, wenn das Durchschreiten des Gates genehmigt worden ist.

Die Produkt-Roadmap unterscheidet sich von anderen beispielhaften Gantt-Diagrammen, die wir bereits besprochen haben. Die Roadmap wird als Unterkategorie des Gantt-Diagramms betrachtet und bietet einen ganzheitlichen Blick auf Ihr Programm.

Gantt-Diagramme unterteilen Arbeit in bestimmte Phasen, wobei Eltern-Kind-Beziehungen und strukturierte Deadlines Anwendung finden. Auf der anderen Seite geben Ihnen Roadmaps einen Überblick über Ihre Projekte und alles, was sie über einen längeren Zeitraum hinweg erreichen wollen. Roadmaps bieten:

• Einen allgemeinen Überblick über die strategischen Ziele und Vorgaben des Unternehmens
• Eine allgemeine Zeitleiste für das Erreichen dieser Vorgaben
• Einen Überblick über das gesamte Programm (ohne komplexe Details)

Mithilfe von Roadmaps werden Aufgaben zu Paketen gebündelt, wobei jedes dieser Pakete aus mehreren Initiativen besteht. Im obigen Beispiel besteht das Paket „NBA All-Star Sneaker-Serie“ aus drei Aktivitäten:

1. Produkt-Freeze
2. Organisation bereit
3. Markteinführung

Die Aktivitäten sind dabei nicht so detailliert beschrieben wie die Aufgaben in einem Gantt-Diagramm. Roadmaps sollen stattdessen einen Überblick über das große Ganze bieten. Sie zeigen die Gesamtheit eines oder mehrerer Programme sowie die verschiedenen Projekte innerhalb dieser Programme.

Beachten Sie auch, dass Roadmaps keine harten Deadlines haben sollten. Sie sind absichtlich flexibel gestaltet und können sich im Lauf der Zeit in Abhängigkeit von internen und externen Faktoren ändern.

Alle bisher in diesem Artikel als Beispiele gezeigten Gantt-Diagramme sind Online-Diagramme. Sie haben aber vielleicht auch schon von Projektmanagern gehört, die Excel verwenden, um Ihre Gantt-Diagramme zu erstellen und zu verwalten. Es ist zwar möglich, mithilfe eines Spreadsheets ein Diagramm zu erstellen, allerdings sollten Sie sich einige Dinge überlegen, bevor Sie damit anfangen, Ihre Projekte in Excel zu verwalten.

Zuallererst: Ja, Gantt-Diagramme können in Excel verwendet werden. Und ja – Sie können auch effektiv funktionieren.

Excel ist aber eigentlich nicht speziell für das Projektmanagement entwickelt worden, was bedeutet, dass Gantt-Diagramme leicht unübersichtlich und schwer lesbar werden können. Darüber hinaus neigen manche Projektmanager dazu, sich beim Erstellen der Excel-Diagramme zu „verkünsteln“, was zu einer überbordenden Planung und überladenen Diagrammen mit unnötigen Informationen führt. Das kann für Verwirrung sorgen und ein einfaches Gantt-Diagramm in ein undurchsichtiges Chaos verwandeln.

Zudem ist Excel kein Software-as-a-Service-Produkt wie Online-Gantt-Diagramme. Sie und Ihre Teams könnten unterschiedliche Versionen desselben Gantt-Diagramms nutzen, was hieße, dass einige Mitarbeiter mit veralteten Informationen arbeiten.

Mithilfe von Online Gantt-Diagrammen wird Ihr Projekt zentral in der Cloud gespeichert. Diagramme werden in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Parteien beim Aufrufen ihres Diagramms Zugriff auf die gleichen aktuellen Informationen haben.

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