So verwenden Sie ein Gantt-Diagramm online

Online Gantt-Diagramme unterscheiden sich jedoch ein wenig von Standalone-Lösungen, die noch vor einigen Jahren verwendet wurden. Anstatt die Informationen auf Ihrer Festplatte zu speichern, befinden sie sich in der Cloud und werden kontinuierlich aktualisiert, sobald Änderungen vorgenommen werden.

Das bedeutet nicht nur, dass jeder am Projekt Beteiligte Zugriff auf dasselbe aktuelle Diagramm hat, sondern auch, dass das Gantt-Diagramm automatisch jedes Mal aktualisiert wird, wenn ein Team eine Aufgabe abschließt. Dies erhöht die Transparenz des Workflows und ermöglicht es zugleich, den Fortschritt in Echtzeit zu messen. Sie können diese Informationen dann nutzen, um zukünftige Projekte präziser zu planen.

Wenn Sie nach einem Projektmanagement-Tool suchen, um Ihre Tabellen oder Ihre Software für Gantt-Diagramme zu ersetzen, sollten Sie diesen Artikel lesen. Darin erfahren Sie, wie Sie Gantt-Diagramme online nutzen können, um Ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

In unserem letzten Artikel haben wir beschrieben, wie Gantt-Diagramme Projektmanagern eine bessere Übersicht über ihre Aufgaben bieten. Doch das ist nur der Anfang: Neben der Veranschaulichung des Zeitplans für Ihre Projekte und Aufgaben haben Online-Gantt-Diagramme zahlreiche weitere Vorteile.

Zum Beispiel können Sie und Ihre Teams ein Gantt-Diagramm online auch für folgende Zwecke nutzen:

• Sie können wichtige Projektmeilensteine festlegen: Eine gute Online Gantt-Diagramm-Lösung sollte es Ihnen erlauben, Meilensteine zu verwenden, um Endphasen innerhalb Ihres Projekts zu definieren. Meilensteine, die in der Regel in Form einer Raute dargestellt werden, können verwendet werden, um Ihr Projekt in Phasen zu unterteilen (wie z. B. Aufgaben mit hoher Priorität oder wichtige Kontrollpunkte) und die Aufgabenerfüllung Ihrer Teams nachzuverfolgen.
• Online-Gantt-Diagramme verbessern die Zusammenarbeit: Wenn Sie und Ihre Teams sich erst einmal an die Arbeit mit einem Gantt-Diagramm gewöhnt haben, wird es die Grundlage Ihrer Zusammenarbeit sein. Ein Onlinediagramm ist ein Projektplan, der fortlaufend aktualisiert wird, und ermöglicht es der Führungsebene und den Teams, Informationen und z. B. wichtige Dokumente auszutauschen, aktuelle Projektdaten einzusehen und sich über projektbezogene Themen auszutauschen – alles auf einer Plattform.
• Sie können Ihre Pläne mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen: Mit einem Gantt-Diagramm können Sie den Stand Ihrer Projekte verfolgen sowie die benötigte Arbeitszeit für Aufgaben messen und mit der eingeplanten Zeit vergleichen. In Ihrem Online-Gantt-Diagramm sollte der Aufgabenfortschritt in Echtzeit aktualisiert werden, sobald Teams ihre Arbeit abschließen. So können Sie leichter feststellen, ob Ihre Teams im Zeitplan liegen oder ob sie der Planung voraus oder hinterher sind.

Ein Online Gantt-Diagramm ist das Kontrollzentrum des ganzen Projekts. Sie können es als Verbindungsplattform für Ihre Teams benutzen, sodass sie sehen können, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt.

Wählen Sie ein Diagramm, das Online-Tools für die Zusammenarbeit nutzt und Teams das Problem erspart, sich auf mehrere Anwendungen stützen zu müssen. Anstatt E-Mails und Kalender zum Überwachen der Projekte zu nutzen, können Sie und Ihre Teams kommunizieren und die Zeitleiste des Projekts im Blick behalten, ohne das Gantt-Diagramm zu verlassen.

Wenn man an Kommunikationstools denkt, ist ein Gantt-Diagramm normalerweise nicht das erste Tool, das einem in den Sinn kommt. Auch wenn es nicht genauso funktioniert wie eine E-Mail- oder Live Chat-Plattform, ist das Gantt-Diagramm doch ein wichtiges Kommunikationswerkzeug. Schließlich besteht seine Hauptaufgabe darin, verschiedene Aspekte Ihres Projekts visuell zu kommunizieren. Dazu zählen:

• Projektzeitplan und Aufgabendeadlines
• Projektfortschritt
• Verknüpfung von Aufgaben und Abhängigkeiten

Ein Gantt-Diagramm fungiert also als zentraler Knotenpunkt, an dem alle Informationen zum Projekt zusammenlaufen. Gute Kommunikation ist entscheidend. Schlechte oder fehlende Kommunikation ist der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten. Gantt-Diagramme können helfen, Kommunikationshindernisse zu überwinden. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten beschrieben, wie Gantt-Diagramme die Kommunikation für Sie und Ihre Teams verbessern können.

Aktuelle Informationen für alle dank gemeinsamem Zugriff

Gute Kommunikation beginnt mit dem Erstellen und Teilen eines Gantt-Diagramms online. Wahrscheinlich werden Sie nicht die einzige Person sein, die das Projekt plant, weshalb Sie mit Teams, Kunden, Stakeholdern der Führungsebene und anderen Beteiligten zusammenarbeiten müssen.

Ein Gantt-Diagramm macht Ihnen das leicht: Teilen Sie das Diagramm einfach mit den anderen Beteiligten, sodass sie Ihnen bei der Planung des Projekts behilflich sein können. Wenn Sie auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Plattform es ermöglicht, Diagramme per Link zu teilen.

Daten organisieren

Gantt-Diagramme sind dafür konzipiert, Daten leichter zu vermitteln. Doch wenn Sie nicht aufpassen, kann das schnell im Chaos enden. Je mehr Informationen zum Diagramm hinzugefügt werden, desto schwieriger ist es für Sie und Ihre Teams zu verstehen.

Wählen Sie für Ihr Online-Gantt-Diagramm am besten eine Plattform, bei der Aufgaben farblich markiert werden können. Nutzen Sie beispielsweise ein System wie dieses:

• Grün für erledigte Aufgaben
• Rot für überfällige Aufgaben
• Blau für laufende, nicht überfällige Aufgaben

Alternativ können Sie Farben auch je nach Team zuweisen.

Selbst perfekt organisierte Diagramme können unübersichtlich werden, wenn zu viele Informationen auf einer Seite stehen. Das kann zu Kommunikationsproblemen führen, die sich negativ auf den Projekterfolg auswirken können. Ein Filter, mit dem sich irrelevante Informationen zeitweilig ausblenden lassen, vermindert dieses Problem, ohne dass anderen Beteiligten Informationen fehlen.

Echtzeitkommunikation nutzen

Viele Projektmanagementlösungen, die das Erstellen von Gantt-Diagrammen online erlauben, verfügen auch über integrierte Kommunikationsfunktionen wie Kommentare und einen Live-Chat. Eine solche Art der Plattform hilft dabei, Kommunikationsbarrieren zwischen Teams und Projektmanagern zu beseitigen.

Sie und Ihre Teams können wichtige Projektdaten einsehen und sich gleichzeitig über Aktualisierungen und Änderungen am Projekt austauschen. Dadurch wird Ihr Gantt-Diagramm quasi zum zentralen Knotenpunkt für Ihre Arbeit, der Planung und Zusammenarbeit parallel und ohne verschiedene Drittanwendungen ermöglicht.

Die Arbeit mit virtuellen Teams bietet ganz eigene Herausforderungen. Sie und Ihre Teams müssen jederzeit in direktem Kontakt untereinander stehen. Mangelnde Kommunikation kann zu Problemen wie verpassten Deadlines, abgeschotteten Teams und falscher Projektausrichtung führen.

Wenn Sie zur Zusammenarbeit mit virtuellen Teams noch Tabellen und E-Mails nutzen, arbeiten Sie nicht mit maximaler Effizienz. Der Wechsel zu einem Online-Gantt-Diagramm ermöglicht Ihnen einen effektiveren Überblick über Aufgaben und Ressourcen. Gleichzeitig können Sie außerdem Deadlines, Arbeitsfortschritt und Ressourcen für laufende Projekte besser im Blick behalten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Gantt-Diagramme zur Optimierung Ihrer Arbeitsweise und zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams einsetzen können.

Überlastung Ihrer Teams vermeiden

Überarbeitete Mitarbeiter bringen grundsätzlich keine Bestleistung. Sie fühlen sich oft gestresst und überfordert und machen daher mehr Fehler. Wenn Sie Ihre Teams nicht täglich im Büro sehen, bemerken Sie vielleicht nicht, wenn Ihre Mitarbeiter überlastet sind.

Mit Gantt-Diagrammen haben Sie ein wachsames Auge auf Ihre wichtigste Ressource: Ihre Mitarbeiter.

Sie erhalten einen grafischen Überblick über die zugewiesenen Aufgaben und Deadlines jedes Mitarbeiters bzw. Teams.

Ihr Gantt-Diagramm kann Ihnen sogar die Aufgaben eines Mitarbeiters oder Teams über mehrere Projekte hinweg anzeigen. So können Sie leichter erkennen, ob Ihre Mitarbeiter zu viele Dinge gleichzeitig bearbeiten müssen, und zukünftige Projekte besser planen.

Pfadabhängigkeiten

Einer der Hauptunterschiede zwischen einem Gantt-Diagramm und einem einfachen Projektkalender besteht in der Möglichkeit, mithilfe von Abhängigkeiten Verbindungen zwischen Aufgaben herzustellen. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass Ihr Projekt komplexer ist als eine Reihe von Meilensteinen, die einfach nacheinander abgearbeitet werden müssen.

Häufig können bestimmte Aufgaben erst begonnen werden, wenn andere abgeschlossen sind. Diese sogenannten Abhängigkeiten können in einem Gantt-Diagramm abgebildet werden.

Die Festlegung von Abhängigkeiten ist ein entscheidender Schritt, wenn Sie ein Gantt-Diagramm online erstellen. Es ist wichtig, dass Sie und Ihre Teams die Abfolge der Arbeiten und die Beziehungen zwischen einzelnen Aufgaben nachvollziehen können.

Glücklicherweise lassen sich Abhängigkeiten in den meisten Tools für Online-Gantt-Diagramme schnell und einfach verknüpfen. Meist gibt es beim Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben eine Option zum Hinzufügen von Abhängigkeiten.

Die Erfassung der Abhängigkeiten in einem Gantt-Diagramm macht es auch leichter, den kritischen Pfad Ihres Projekts zu bestimmen. Der kritische Pfad ist die längste Kette voneinander abhängiger Aufgaben im Projektplan.

Rückschläge in diesem Teil des Projekts können es erheblich verlangsamen, weil die Aufgaben nach dem Prinzip des Dominoeffekts abgeschlossen werden müssen. Sie sollten daher ein wachsames Auge auf die Aufgaben haben, die innerhalb des kritischen Pfades erledigt werden müssen, um Engpässe zu beheben, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln, die das Projekt aus der Bahn werfen können.

Gantt-Diagramme können für verschiedene Probleme Abhilfe schaffen, mit denen Sie sonst im Laufe Ihres Projektes zu tun hätten, beispielsweise:

• Fehlender Überblick über den Projektfortschritt
• Fehlender Austausch von Projektdaten zwischen Abteilungen
• Ignorieren des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen bestimmten Aufgaben
• Fehlen entscheidender Informationen im Auftaktmeeting

Aber nicht alle Gantt-Diagramme sind gleich. Einige sind zu stark vereinfacht und helfen nicht bei der Remote-Zusammenarbeit. Andere sind zu unübersichtlich oder brauchen zu lang für die Synchronisierung auf verschiedenen Rechnern und Geräten.

Wie wählen Sie unter all den verfügbaren Plattformen also das beste Online-Gantt-Diagramm für sich und Ihre Teams aus?

Statt einer Gantt-Diagramm-Software für jeden Rechner bietet sich eine cloudbasierte Projektmanagementplattform an, auf der Sie Gantt-Diagramm online erstellen und verwalten können. Solche Lösungen verbinden die Vorteile eines Gantt-Diagramms, wie verbesserte Projektplanung und ‑nachverfolgung, mit dem Zugriff auf andere Tools, mit denen Sie und Ihre Teams effizienter arbeiten können.

Einige Funktionen, die Sie beim Vergleich verschiedener Onlinetools für Gantt-Diagramme berücksichtigen sollten:

• Möglichkeit, einen Projektstrukturplan einzurichten: Wählen Sie ein Gantt-Diagramm, das Funktionen wie das Festlegen wichtiger Meilensteine, Start- und Enddaten für Projekte und Aufgaben sowie die Möglichkeit zum Definieren von Abhängigkeiten bietet. Während solche Funktionen standardmäßig in Gantt-Diagrammen enthalten sind, sollten Sie darauf achten, dass Sie Pläne auch sowohl auf einer übergeordneten als auch auf der Detailebene festlegen können.
• Viele verschiedene Vorlagen: Gantt-Diagramme können für fast alle Projekte in nahezu jeder Branche verwendet werden. Mithilfe von Vorlagen können Sie schnell Diagramme für jede Abteilung Ihres Unternehmens erstellen.
• Eine interaktive und intuitive Schnittstelle: Ein wichtiger Teil der Arbeit eines Projektmanagers besteht darin, sich schnell an Veränderungen anzupassen. Wählen Sie ein Gantt-Diagramm online, das die Möglichkeit bietet, Gantt-Balken per Drag-and-drop zu verschieben, sowie andere interaktive Funktionen, die es Ihnen erleichtern, das Diagramm im Handumdrehen zu aktualisieren.
• Umfassende Collaboration-Tools: Collaboration-Tools sind für jeden Mitarbeiter wichtig. Wenn Sie verteilte Teams verwalten, sind sie sogar unerlässlich. Wählen Sie eine Plattform, auf der Sie das Gantt-Diagramm online erstellen und teilen können und die gleichzeitig eine zentrale Dokumentenspeicherung für wichtige Projektdateien, eine Chat-Funktion zur Kommunikation über projektbezogene Themen sowie Integrationsmöglichkeiten bietet, die gängige Arbeitsplatz-Tools unterstützen.
• Weitere Projektmanagement-Tools: Neben Gantt-Diagrammen gibt es verschiedene andere Projektmanagement-Tools zur Unterstützung Ihrer Teams.
• Detaillierte Berichte und Vorhersagen: Wählen Sie eine Projektmanagementlösung mit detailliertem Reporting, denn so können Sie Zeitaufwand und Budget zukünftiger Projekte genauer abschätzen, Engpässe vorhersehen sowie Ressourcen und Aufgabenfortschritt besser im Auge behalten.

Ein Gantt-Diagramm ist hervorragend dafür geeignet, um den geplanten Fortschritt Ihres Projekts zu visualisieren und mit dem tatsächlichen Arbeitsstand Ihrer Teams zu vergleichen. Durch mehr Transparenz Ihrer Arbeitsabläufe erleichtern Gantt-Diagramme Ihnen die Überwachung von Ressourcen und die genauere Planung von Projekten.

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