Kanban Beispiele

Kanban bietet eine intuitive Möglichkeit, Ihre Arbeit zu organisieren und schneller mehr zu erledigen. Wenn Sie sich mit den grundlegenden Konzepten von Kanban vertraut machen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie bei der Verwaltung eines Prozesses in Ihrem Leben oder bei der Arbeit schon einmal ganz zufällig Ihre eigenen Kanban Beispiele entwickelt haben. Haben Sie schon einmal für Ihre „zu erledigenden“ Aufgaben Haftnotizen verwendet und sie dann zu „erledigt“ verschoben, sobald Sie damit fertig waren? Dann haben Sie bereits eine einfache Form von Kanban praktiziert.

Wenn Sie die folgenden Kanban-Beispiele mit Ihrem Team ausprobieren möchten, empfehlen wir Ihnen, die Kanban-Roadmap zu lesen. Sie enthält fünf umsetzbare Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden. Nach Abschluss der Übungen in der Roadmap steht Ihnen ein Kanban-Board zur Verfügung, mit dem Sie experimentieren und den Workflow Ihres Teams verbessern können.

Bevor wir mit der Besprechung der Kanban Beispiele beginnen, fassen wir noch einmal die Grundelemente von Kanban zusammen:

• Arbeitselemente werden durch Karten dargestellt (denken Sie an Haftnotizen).
• Prozessschritte werden auf einem Kanban-Board durch vertikale Bahnen dargestellt (normalerweise in einer Form von „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“).
• Auf einem Kanban-Board wird normalerweise der Prozess einer Einzelperson, eines Teams oder eines Unternehmens dargestellt, und zwar vom Anfang bis zum Ende.
• Karten auf Kanban-Boards bewegen sich von links nach rechts, wobei die Bahn für „erledigt“ normalerweise ganz rechts ist.
• Die erste (ganz linke) Bahn stellt in der Regel das Backlog dar. Dort werden neue Anfragen eingestellt, bevor sie von der Einzelperson/dem Team/dem Unternehmen priorisiert werden.

Bevor Sie beginnen, kann es hilfreich sein, genau zu definieren, was Sie mit Ihrem ersten Kanban-Board erreichen wollen. Was möchten Sie tun:

• Die Sichtbarkeit des Status verbessern?
• Die Arbeit in Ihrem Team gleichmäßiger verteilen?
• Zusammengehörige Arbeitselemente auf Ihrem Board miteinander verknüpfen?

Die folgenden drei Kanban-Beispiele veranschaulichen, wie Sie diese Ziele durch den Aufbau Ihres Kanban-Boards erreichen.

Nehmen wir einmal an, Sie sind ein Projektmanager, der für die Verwaltung der Arbeit eines Teams aus zehn Softwareentwicklern verantwortlich ist. Sie verbringen den größten Teil Ihrer Zeit damit, von Schreibtisch zu Schreibtisch zu gehen, um Ihre Teammitglieder nach dem aktuellen Status zu fragen, oder Slack-Meldungen an Remote-Mitarbeiter zu senden, um deren Statusinformationen zu erhalten.

Sie haben alle Teammitglieder gebeten, Ihnen am Tagesende einen täglichen Bericht zu schicken. Dies erfordert jedoch immer noch, dass Sie Informationen konsolidieren, die möglicherweise nicht mehr genau stimmen, und oft verlassen Teammitglieder das Büro, ohne ihren Bericht zu schicken.

Anstatt nach Statusberichten zu fragen, sollten Sie in der Lage sein, alles an einem zentralen Ort zu sehen. Idealerweise sollten die Teammitglieder den Projektstatus selbst aktualisieren, damit Sie mehr Zeit dafür haben, Mehrwert für die Projekte zu schaffen.

Sie beschließen, die Arbeit mit einem Kanban-Board zu verwalten. Hierzu nehmen Sie sich zunächst ein paar Stunden Zeit und gehen mit Ihrem Team die Übungen in der Kanban-Roadmap durch.

Bis zum Ende der Sitzung haben Sie eine einfache Prozesslandkarte (das heißt das Gerüst Ihres Kanban-Boards) erstellt und anhand von ein paar Arbeitsbeispielen die Verwendung Ihres Boards geübt. Als Team haben Sie folgenden Prozess erarbeitet:

Backlog – Als Nächstes – Anforderungen ermitteln – Design – Code – Test – Deployment – Fertig

An dieser Stelle kommt das erste unserer Kanban-Beispiele zum Einsatz. Sie erstellen ein Kanban-Board, das Ihren Prozess abbildet. Dann beginnen Sie damit, Ihrem Board Karten hinzuzufügen. Diese stellen jeweils eine bestimmte Aufgabe dar, die entweder in Arbeit ist oder bald beginnen wird. Sie platzieren die Karten in ihren jeweiligen Bahnen und bitten die Teammitglieder, sich allen Karten zuzuweisen, an denen sie gerade arbeiten.

Wenn Sie sich einer Karte zuweisen, wird in vielen virtuellen Kanban-Tools auf der Vorderseite der Karte Ihr Bild angezeigt, sodass leicht zu erkennen ist, für welche Arbeit Sie zuständig sind. Viele Tools ermöglichen Ihnen auch, das Board nach Karten-Zuweisungen zu filtern, sodass Sie schnell einen Überblick darüber erhalten, welche Karten Ihnen zugewiesen sind, ohne alle anderen Karten auf dem Board Ihres Teams durchgehen zu müssen.

Als Ihr Team nach Feierabend das Büro verlassen hat, sehen Sie sich noch einmal allein Ihr erstes Kanban Beispiel an. Auf dem Board fallen Ihnen ein paar verbesserungswürdige Bereiche auf, wie zum Beispiel:

• In der „Testen“-Bahn scheint sich die Arbeit anzustauen. Sie beschließen, das Team am nächsten Tag zu fragen, warum dies ihrer Meinung nach der Fall ist.
• Einer Person wurden sieben Karten zugewiesen, während es bei den meisten anderen nur zwei oder drei Karten sind. Sie beschließen, morgen mit dem Team darüber zu sprechen, wie diese Person entlastet werden kann.

Dann wird es Ihnen schlagartig klar: Sie haben endlich die Einblicke, die Sie brauchen, um einen echten Mehrwert für das Team zu schaffen! Schon bei diesem ersten „Entwurf“ eines Kanban-Boards und nur einem Kanban-Beispiel haben Sie bereits ein viel besseres Gespür dafür bekommen, wo sich die Arbeit befindet und wo Sie helfen können, damit Ihr Team effizienter arbeitet. Operation Einblick ist ein voller Erfolg!

Sie freuen sich, dass Ihnen jetzt viel mehr Zeit zur Verfügung steht, da Sie nicht mehr einen Großteil Ihres Tages damit verbringen müssen, Statusinformationen hinterherzulaufen.

Für das zweite unserer Kanban Beispiele stellen wir uns vor, dass Sie Director of Content Marketing in einem Großunternehmen sind. Sie leiten ein großes Team, das aus Content-Autoren, Content-Strategen, die auch für die Erstellung und Bearbeitung von Videos verantwortlich sind, einem Creative Director und mehreren Grafikdesignern besteht.

Ihr Team produziert und veröffentlicht in hohem Tempo qualitativ hochwertigen Content. Pro Woche werden vier oder fünf hochwertige Blogbeiträge, Webseiten oder Infografiken erstellt. Als Manager des Teams kann es schwierig sein, den Überblick über die laufende Arbeit zu behalten und sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit mit einem Ihrer übergeordneten Ziele übereinstimmt.

Im Team herrscht oftmals Verwirrung darüber, wer woran arbeitet, sodass es häufig zu Doppelarbeit kommt. Beispielsweise treten sich Ihr Videoautor und Ihr Grafikdesigner oft gegenseitig auf die Füße.

Sie versuchen, Ihrem Team die spezifischen Anforderungen für jede Aufgabe mitzuteilen, aber weil Ihr Team so schnell arbeitet, wird die Arbeit häufig nicht den Anforderungen gerecht und muss wiederholt werden.

Sie möchten als Team bei der Erstellung Ihrer Arbeiten zielbewusster vorgehen und jede davon an ein bestimmtes Unternehmensziel binden.

Sie möchten Folgendes erreichen:

• Förderung einer stärkeren Zusammenarbeit durch eine effektivere Kommunikation
• Bessere Abstimmung Ihrer Aktivitäten
• Weniger Zeitverschwendung, indem Sie sich weniger auf die Füße treten

Sie beschließen, Ihre gesamte Content-Erstellung mit einem Kanban-Board zu verwalten. Sie entwerfen Ihr Board gemeinsam im Team und orientieren sich dabei an den Kanban-Beispielen, die Sie gesehen haben. Dann erstellen Sie als Leiter des Teams Karten für jeden Content, der im nächsten Monat benötigt wird.

Jede Karte enthält das Thema, alle Anforderungen an die jeweilige Arbeit und ihr spezifisches Ziel. Sie stellen diese Karten ins Backlog.

Sie besprechen im Team die Richtlinien für die Nutzung des Boards. Sie beschließen Folgendes:

• Das Team ist kollektiv für die gesamte Arbeit auf dem Board verantwortlich.
• Die Teammitglieder sind dafür verantwortlich, sich selbst Karten zuzuweisen, es sei denn, Sie (die Leitung) möchten eine Aufgabe speziell einer bestimmten Person zuweisen.
• Ein Teammitglied darf maximal zwei aktiven Karten zugewiesen sein.
• Die gesamte Arbeit muss auf dem Board sichtbar sein.

Zwei Wochen später fällt Ihnen auf, dass es bereits seit zwei Wochen keine Fälle von Doppelarbeit mehr gegeben hat und niemand aus Ihrem Team eine Aufgabe nachbearbeiten musste. Das systematische Hinzufügen aller Anforderungen und Ziele zu jeder Aufgabe auf jeder einzelnen Karte hat dazu beigetragen, dass sich alle über ihre Arbeit einig sind.

Allein dadurch, dass sie die gesamte aktuelle Arbeit in einem gemeinsam genutzten Bereich sehen konnten, waren die Mitglieder Ihres Teams in der Lage, effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten.

Sie haben es von vier oder fünf Contents pro Woche auf sechs oder sieben geschafft und konnten ein außergewöhnlich hohes Niveau bei der Texterstellung und Gestaltung beibehalten. Der von Ihrem Team erstellte Content ist nicht nur von hoher Qualität, sondern auch auf eine spezifische Anforderung Ihrer allgemeinen Content-Strategie ausgerichtet.

Für das dritte unserer Kanban Beispiele nehmen wir an, dass Sie Vertriebsleiter in einem großen Technologieunternehmen sind. Ihr CEO hat alle Abteilungen aufgefordert, einige OKRs (Objectives and Key Results) für das nächste Quartal zu erstellen – ambitionierte Ziele und messbare Ergebnisse, an deren Erreichung Ihr Team arbeiten wird.

Innerhalb jedes OKR gibt es kleinere Projekte und Aufgaben. Sie müssen eine Möglichkeit finden, Folgendes zu erreichen:

• Die gesamte Arbeit dieser größeren Initiativen in kleinere, überschaubare Projekte aufteilen
• Diese Projekte an einzelne Teams delegieren
• Den Teams ermöglichen, die Arbeit nach Bedarf in Aufgaben aufzuteilen

Sie benötigen eine schnelle Möglichkeit, den Status Ihrer Initiative zu überprüfen.

Sie möchten außerdem die Möglichkeit haben, alle Karten einzusehen, die zu einem bestimmten OKR gehören, damit Sie genau wissen, woran Ihre Teams gerade arbeiten, und Sie nach Anzeichen von Scope Creep (schleichende Erweiterung des Projektumfangs) Ausschau halten können. Hier kommt das dritte unserer Kanban Beispiele zum Einsatz.

Sie wissen, dass Sie mit Ihrem virtuellem Kanban-Tool Karten über mehrere Boards hinweg verbinden können. Daher beschließen Sie, ein „OKR“-Board zu erstellen und dann für jedes Ihrer OKR eine Karte anzulegen. Sie nutzen die einzelnen Karten als übergeordnete Karten („Parent Cards“) und Ihre Teams erstellen auf ihren Boards untergeordnete Karten („Child Cards“), die in den übergeordneten Karten zusammengefasst werden. Mithilfe von Unteraufgaben innerhalb dieser Karten verfolgen sie die zugehörige Arbeit auf einer detaillierteren Ebene.

Wenn die Teams die untergeordneten Karten auf ihrem Board abschließen, können Sie diesen Fortschritt auf der übergeordneten Karte sehen: Zum Beispiel können Sie sehen, dass 47 von 58 Karten fertig sind. Von Ihrem „OKR“-Board aus können Sie die 11 verbleibenden Karten anzeigen und nachsehen, ob eine von ihnen blockiert ist oder ob andere Probleme bestehen.

Dieses Kanban Beispiel veranschaulicht, wie Sie sich einen allgemeinen Überblick über den Fortschritt Ihrer Initiative verschaffen und gleichzeitig genau sehen können, was Ihre Teams im Rahmen dieser Initiative tun. Am Ende des Quartals können Sie Ihrem CEO souverän mitteilen, dass Sie vier Ihrer fünf OKRs termingerecht abgeschlossen haben und auf dem besten Weg sind, den fünften bis Anfang des nächsten Quartals abzuliefern.

Der Einsatz von Kanban zur Verwaltung von Arbeit kann Einzelpersonen, Teams und ganzen Unternehmen helfen, effektiver zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Manager erhalten Einblick in den Projektstatus und können sehen, wer gerade woran arbeitet, während allen ein nützliches, intuitives Tool für das Arbeitsmanagement zur Verfügung steht.

Weitere Kanban Beispiele für bestimmte Arten von Teams finden Sie in diesem Artikel.