Kanban-System: maximaler Zeitgewinn und Steigerung der Effizienz

Im Folgenden erfahren Sie, warum Sie die Implementierung eines Kanban-Systems mit Ihrem Team in Betracht ziehen sollten.

Wenn es darum geht, Verbesserungsmöglichkeiten wie die Verwendung eines Kanban-Systems zu identifizieren, gehören Ihre vielbeschäftigten Teammitglieder zu dem Personenkreis, der Ihnen den besten Einblick geben kann.

Es scheint jedoch nicht möglich zu sein, sie von ihrer aktuellen Arbeit freizustellen, um sie an diesem Prozess zu beteiligen. Wer soll schließlich die ganze Arbeit erledigen, während das Team Brainstorming betreibt und Verbesserungen implementiert?

Dies ist genau die Zwickmühle, in der sich viele Teams wiederfinden: Weil sie zu beschäftigt sind, um Verbesserungen vorzunehmen, können Sie die Dinge, die etwas daran ändern würden, nicht zu Ende führen. So geht der Kreislauf der Ineffizienz immer weiter.

Für viele Teams, die zu viel Arbeit und zu wenig Zeit haben, um etwas kürzer zu treten, hat sich ein Kanban-System als guter Ausgangspunkt für die Bewältigung dieser Herausforderung erwiesen.

Ein Kanban-System bietet einen systematischen Ansatz, der durch eine visuelle Verfolgung und Verwaltung der Arbeit Möglichkeiten der Effizienzsteigerung aufzeigt.

Kanban ist keine separate, auf Verbesserung ausgerichtete Initiative, die die Menschen von ihrer „eigentlichen“ Arbeit ablenkt. Es handelt sich vielmehr um einen systematischen Ansatz zur Verfolgung und Verwaltung der Arbeit eines Teams, der bei richtiger Anwendung ganz von selbst Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Wenn Teams diese Möglichkeiten identifizieren, können sie Lösungen implementieren und ihren Fortschritt auf einem gemeinsamen Kanban-Board verfolgen.

Ein Kanban-System ermöglicht die gleichzeitige „Erledigung der Arbeit“ und „Verbesserung der Arbeitsweise“. Dies hilft Teams dabei, wirklich konsequent an der kontinuierlichen Optimierung zu arbeiten.

Vielleicht überrascht es sie zu hören, dass Kanban nicht immer auf virtuellen Boards und Karten basierte. Kanban hat seinen Ursprung in den Werkshallen des japanischen Automobilherstellers Toyota.

Die Ingenieure von Toyota suchten nach Möglichkeiten, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz ihrer Fertigungsprozesse zu steigern. Dabei wählten sie ein ungewöhnliches Vorbild: das örtliche Lebensmittelgeschäft.

Lebensmittelgeschäfte verwenden visuelle Hinweise zur Steuerung ihrer Bestandsverwaltung – sie bestellen nur dann mehr Produkte, wenn der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Hierzu nutzten die Geschäfte ursprünglich physische Karten.

Stellen Sie sich eine Reihe von Schachteln mit einer bestimmten Art von Crackern im Regal eines Lebensmittelgeschäfts vor. Ein paar Schachteln vom Ende der Reihe entfernt wurde eine Karte platziert, um zu signalisieren, dass es Zeit für eine Nachbestellung dieser Cracker war.

Die Ingenieure von Toyota übernahmen dieses Konzept der „Just-in-time“-Materialbeschaffung und entwickelten es zu dem, was heute als Kanban oder Kanban Bestellsystem bekannt ist.

An den fertigen Produkten wurde eine Karte befestigt. Beim Verkauf dieser Produkte (in diesem Fall Fahrzeuge) wurden die Karten an den Anfang der Produktionslinie übergeben, um den Bedarf nach weiteren Produkten zu signalisieren.

Auch an den Rohstoffen für die Produktion wurden Karten angebracht. Beim Verbrauch von Materialien wurden die entsprechenden Karten wieder an den Anfang geschickt, um zu signalisieren, dass weitere Materialien bestellt werden sollten.

Mit diesem Kanban-System konnte Toyota das Bestandsmanagement rationalisieren und so Verschwendungen drastisch reduzieren. Die Just-In-Time-Fertigung (JIT) sowie andere Kanban-Prinzipien und -Praktiken, die daraus hervorgingen, finden heute in der gesamten Automobilindustrie und in anderen Branchen Anwendung.

Das Kanban-System von heute, bei dem mithilfe von virtuellen Boards und Karten die Bewegung der Arbeit durch einen Prozess verfolgt wird, nahm weitgehend in den späteren Jahren des letzten Jahrhunderts Gestalt an, als es von Softwareentwicklungsteams übernommen wurde.

Im Gegensatz zur Herstellung von physischen Gütern ist die Entwicklung von Software nicht greifbar. Es werden keine Rohstoffe am Fließband verarbeitet, um physische Objekte zu erzeugen. Stattdessen findet die Arbeit der Softwareentwicklung in den Köpfen der Entwickler statt – sie ist eine von vielen Arten der Wissensarbeit.

Die Softwareentwicklung war eine neue Art von Arbeit, die eine andere Art von Workflow erforderte. Teams mussten zu Folgendem in der Lage sein:

• Verfolgung eines iterativen Entwicklungsansatzes
• Ausführung verschiedener Arten von Arbeit
• Abstimmung der Aktivitäten im gesamten Team

Sie benötigten eine Möglichkeit, ihre Prozesse an einem zentralen Ort zu verfolgen, zu messen und zu verbessern.

Das Kanban-System, wie wir es heute kennen, entwickelte sich zu einem äußerst flexiblen, visuellen Tool, mit dem Softwareentwicklungsteams ihre Arbeit so verwalten konnten, wie es für ihre Workflows sinnvoll war.

Seitdem wird Kanban von praktisch jeder Art von Team in jeder Branche eingesetzt.

Ein Kanban-System ist eine Struktur zur Verwaltung von Workflows, die teamübergreifend die Sichtbarkeit, Transparenz und Verantwortlichkeit fördert. Der Einsatz eines Kanban-Systems kann Teams helfen, sich eine bessere Vorstellung von Folgendem zu machen:

• Den einzelnen Schritten in ihrem Prozess
• Wie die Arbeit durch diesen Prozess fließt (oder ins Stocken gerät)
• Wie die Arbeitsbelastung im Team gleichmäßig verteilt wird (oder auch nicht)
• Wo im Prozess Verschwendung vorliegt
• Wo Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen bestehen könnten
• Wie Arbeitselemente in Beziehung stehen oder verbunden sind
• Leistungskennzahlen, wie zum Beispiel Lead Time, Zykluszeit und mehr

Den meisten Teams ermöglicht die erhöhte Sichtbarkeit, Transparenz und Verantwortlichkeit ein höheres Maß an Produktivität und Effizienz, als sie sich jemals erträumt hätten.

Vielleicht sind Sie bereits mit Kanban-Boards und Kanban-Karten vertraut. Doch was genau verstehen wir unter einem Kanban-System?

Dieser Ausdruck bezieht sich darauf, wie Kanban-Boards und Kanban-Karten von einem Team oder einem Unternehmen verwendet werden, um ihre Arbeit zu visualisieren und zu verwalten. Ein Kanban-System umfasst:

• die Darstellung bestehender Workflows mithilfe von Kanban-Boards
• die Darstellung von Arbeitselementen mithilfe von Kanban-Karten

Ein Kanban-System kann aus einem einzigen Team bestehen, das seine Arbeit auf einem einzigen Board verwaltet. Ein wesentlicher Vorteil von Kanban ist jedoch seine Skalierbarkeit. Viele Unternehmen skalieren Kanban über Teams und Abteilungen hinweg, wodurch Hierarchien von verbundenen Boards und Karten entstehen. Auch dies ist ein Kanban-System.

Kurz gesagt handelt es sich dann um ein Kanban-System, wenn Kanban-Boards und Kanban-Karten verwendet werden, um die Arbeit einer beliebigen Gruppe von Personen zu verwalten.

Ein gutes Kanban-System trägt wesentlich dazu bei, dass Teams verstehen, womit sie ihre Zeit verbringen. Die meisten online verfügbaren Kanban-Tools bieten Verfolgungs- und Produktivitätsdaten, mit deren Hilfe sich Problembereiche leicht identifizieren lassen.

Sobald sie eine bessere Vorstellung davon haben, wo die Probleme liegen, können die Teams mit der Entwicklung entsprechender Lösungen beginnen. Beispielsweise könnte ein Teammitglied stark überlastet sein, während ein anderes nicht genug Arbeit hat, um seinen Tag zu füllen. In diesem Fall würde ein Manager dabei helfen, Aufgaben an Teammitglieder mit größeren Kapazitäten zu delegieren und so den überarbeiteten Mitarbeiter entlasten. Damit wäre das Problem für das gesamte Team gelöst.

Die maximale Ausschöpfung der Ressourcen wird auch dadurch gefördert, dass Sie mit einem Kanban-System nicht nur effizient Produkte bereitstellen, sondern auch kontinuierlich den Prozess verbessern können, der hierzu erforderlich ist. Softwareentwicklungsteams, Buchhaltungsteams, Finanzteams und sogar Kreativagenturen haben sich für den Einsatz des Kanban-Systems entschieden, obwohl sein Schwerpunkt nicht auf der Fälligkeit liegt.

Die kontinuierliche Bereitstellung von Produkten bietet Kunden den Vorteil, dass sie diese Produkte früher nutzen können und daher die Möglichkeit besteht, auf der Grundlage neuer Informationen, die seit Beginn der letzten Projektphase verfügbar geworden sind, Änderungen vorzunehmen.

Die Prinzipien von Kanban entsprechen nicht immer genau den Anforderungen jedes Unternehmens. Daher verwenden manche Lean/Agile-Teams eine Kombination von Methoden, zusammen mit anderen Methoden, wie zum Beispiel Agile Scrum und Extreme Programming (XP). Auf diese Weise können sie Produkte bereitstellen, die nicht nur die Geschäftsanforderungen erfüllen, sondern auch die Erwartungen bezüglich der erforderlichen Arbeitszeit übertreffen.

Einige Teams, die mit Scrum und XP arbeiten, befolgen spezifischere Prozesse, die ihre eigenen Projektmanagementtechniken beinhalten. Trotzdem können alle Teammitglieder von der Verwendung eines Kanban-Boards profitieren, indem sie Informationen visuell kommunizieren, die sonst schwer zu verarbeiten, zu verstehen oder zu behalten sind.

Visuelle Daten sind nicht nur leichter zu verstehen, sie ermöglichen auch ein gewisses Maß an Kreativität und Innovation, das für einen Großteil der heutigen Wissensarbeit notwendig ist.

Die Nutzung des Kanban-Systems als Methode zur Verwaltung von Arbeit bietet zahlreiche Vorteile. Hierzu zählen unter anderem:

• Flexibilität
• Fokus auf kontinuierlicher Bereitstellung
• Reduzierung von verschwendeter Arbeit und Zeit
• Höhere Produktivität
• Höhere Effizienz
• Bessere Fähigkeit der Teammitglieder, sich auf etwas zu konzentrieren

Zum einen ist Kanban flexibel. Es gibt für Phasen keine vorgeschriebene Dauer, und Prioritäten werden auf der Grundlage der neuesten Informationen ständig neu bewertet.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Kanban besteht in der Konzentration auf eine kontinuierliche Bereitstellung. Indem dem Kunden kontinuierlich kleine Einheiten eines Projekts bereitgestellt werden, haben Teams vielfältige Möglichkeiten, zukünftige Iterationen mit den veränderten geschäftlichen Anforderungen in Einklang zu bringen. So können Teams sicherstellen, dass sie genau das bereitstellen, was der Kunde wünscht.

Kanban bietet außerdem Vorteile in Bezug auf die Produktivität und Effizienz – zwei Konzepte, die im Zusammenhang mit der Reduzierung von Verschwendung stehen. Ein gut durchdachtes Kanban-System hilft Teams, Verschwendung jeglicher Art im Prozess zu erkennen und zu reduzieren.

Sie können sich Verschwendung im Prozess als alle Aktivitäten vorstellen, die dem Kunden keinen Mehrwert bieten. Sie treten in folgender Form auf:

• Arbeit, die nicht benötigt wird (Überbestände)
• Arbeit, die nicht den Kriterien für Erfolg entspricht
• Doppelarbeit
• Überbearbeitung
• Leerlaufzeiten
• Unnötige Bewegungen
• Verwaltungsaufwand ohne Nutzen für den Prozess
• Zeit, die mit der falschen Arbeit verbracht wird (das heißt mit Arbeit, die weniger Mehrwert erbringt), anstatt sich auf die Arbeit mit einem höheren Nutzen zu konzentrieren

Wenn Verschwendung aus einem Prozess, Projekt oder Workflow eliminiert wird, steigt die Produktivität. Mitarbeiter können sich besser auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren, ihre Zeit effizienter einteilen und effizienter arbeiten.

Wenn die Arbeit den Anforderungen entsprechend neu priorisiert und mithilfe eines Kanban-Systems oder eines Aufgabenboards visuell kommuniziert wird, muss der Einzelne schließlich nicht mehr hinterfragen, woran er als Nächstes arbeiten soll. Stattdessen zieht das Teammitglied einfach die nächste Kanban-Karten vom Anfang der Warteschlange, ohne sich Gedanken darüber zu machen, welche Aufgabe als nächstes zu ziehen ist und dabei wertvolle Zeit zu verlieren.

Sehen wir uns das Konzept des „Ziehens“ von Aufgaben einmal genauer an.

Die Nutzung von Kanban hilft Teams, von einem „Push“- auf ein „Pull“-System umzustellen. Ein Push-System ist das, was in Teams ganz natürlich geschieht: Eine Person erledigt ihren Teil einer Arbeit und „schiebt“ sie dann einfach zur nächsten Person – ob diese nun Kapazität hat oder nicht. Man hat seine Arbeit also „vom Tisch“ und muss sich nicht weiter darum kümmern.

Ein Push-System hat den Nachteil, dass es Teams nicht dazu anregt, als eine Einheit zu operieren. Einzelpersonen arbeiten in funktionalen Silos und erfüllen nur ihre eigenen Funktionen, anstatt funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. Dies führt zu Missverständnissen, Frustration und Unmut. Das Arbeiten nach einem Push-System geschieht vor allem dann leicht, wenn die Arbeit nicht visualisiert wird, da Probleme wie Engpässe nicht einfach zu erkennen sind.

Wenn Teams ihre Arbeit in einem Kanban-System visualisieren, sind sie in der Lage, die Arbeit des gesamten Teams als ein System zu sehen.

Sie können erkennen, wo sich die Arbeit anhäuft, wo sie stecken bleibt und wo das System überfordert ist. Sie haben die erforderliche Übersicht und die Einblicke, um mit der Anwendung eines Pull-Systems zu beginnen. Dabei werden die Arbeitselemente von den zuständigen Teammitgliedern nach und nach in die Warteschlange gezogen und in der Reihenfolge ihrer Priorität abgearbeitet.

Nun gibt Person A die Arbeit nicht mehr einfach an Person B weiter, sondern Person A und Person B entscheiden gemeinsam, wann sie mit der Arbeit beginnen. Wenn das System Kapazität für den Beginn des Projekts hat, führt Person A ihren Teil der Arbeit aus. Sobald Person B bereit ist, holt sie sich die Arbeit auf ihren Schreibtisch.

Der Einsatz von Kanban zur Implementierung eines Pull-Systems trägt dazu bei, die teamübergreifende Verantwortlichkeit, Transparenz und Kooperation zu erhöhen. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit, weniger Verschwendung und einer besser vorhersehbaren Bereitstellung.

Wir empfehlen allen Teams, die ein Kanban-System implementieren, diese Übungen in der Kanban-Roadmap zu absolvieren. Sie sollen Teams dabei helfen, ihre bestehenden Prozesse zu definieren und auf einem Kanban-Board abzubilden. Anschließend können die Teams Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und umsetzen.

Es ist auch hilfreich, so viel wie möglich darüber zu lernen, wie Sie Ihre Kanban-Boards und Kanban-Karten anpassen können. Ein Blick auf die Kanban-Beispiele von ähnlichen Teams kann sich ebenfalls als nützlich erweisen.

Das Wichtigste ist, dass Ihr Kanban-System Ihren tatsächlichen Prozess genau abbildet. Sie müssen wissen, wo Sie sind, um zu sehen, wie Sie Ihr Ziel erreichen können.