Was ist eine Kanban-Karte?

Eine Kanban-Karte ist wie eine Haftnotiz auf diesem Board. Jede Kanban-Karte oder Haftnotiz repräsentiert ein Arbeitselement.

Eine Kanban-Karte kann jedoch weit mehr Informationen enthalten als eine einfache Haftnotiz, wie zum Beispiel Beschreibungen, Anhänge, Links, Kommentare, den Kartenverlauf und vieles mehr. Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Elemente von Kanban-Karten kennenzulernen und zu erfahren, wie sie für das Arbeitsmanagement eingesetzt werden können.

Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „visuelles Signal“ oder „Karte“. Toyota war Ende der 1940er Jahre das erste Unternehmen, das physische Kanban-Karten einführte, um Schritte im Herstellungsprozess zu signalisieren. Kanban-Karten wurden verwendet, um die Produktion an der Nachfrage auszurichten, mit dem Ziel, ein System der „Just-in-time“-Bestandsverwaltung zu schaffen.

Dieses anfängliche Kanban-System funktionierte ein wenig anders als die Kanban-Systeme, die wir heute kennen: Sobald ein Produkt fertig war, wurde eine Kanban-Karte daran befestigt. Beim Verkauf des Produkts wurde die entsprechende Kanban-Karte an den Anfang der Produktionslinie übergeben, um zu signalisieren, dass ein weiteres Produkt hergestellt werden konnte.

Auch an den einzelnen Materialien wurden Kanban-Karten befestigt, sodass diese erst dann bestellt wurden, wenn Bedarf bestand. Durch die Verwendung dieser-Karten konnte der Automobilhersteller Folgendes erreichen:

• Rationalisierung der Bestandsverwaltung
• Verbesserung der Prozesseffizienz
• Senkung der Betriebskosten

Seit seinen Ursprüngen bei Toyota wurden die Konzepte von Kanban in einer Vielzahl von Branchen übernommen. In den frühen Tagen der Computertechnik begannen Softwareentwickler mit der Nutzung von Kanban-Boards, um ihre eigene laufende Arbeit zu begrenzen und Abläufe zu rationalisieren. Dabei stellten sie mit physischen Whiteboards und Haftnotizen dar, wie sich die Arbeit durch ihre Prozesse bewegte.

Seitdem hat sich Kanban kontinuierlich weiterentwickelt und wird heute von Teams in praktisch jeder Branche eingesetzt.

Physische Whiteboards und Haftnotizen wurden durch virtuelle Kanban-Tools ersetzt, doch die Kernziele und Vorteile von Kanban sind dieselben geblieben: die Nutzung von visuellem Management zur Verbesserung der Effizienz.

Der Zweck einer Kanban-Karte besteht darin, ein Arbeitselement darzustellen und seinen aktuellen Status im Workflow anzuzeigen.

Häufig verfolgen Teams die Arbeit an einem Ort und kommunizieren den Status an einem anderen – Kanban-Boards ermöglichen ihnen, beides gleichzeitig zu tun. Durch einfaches Verschieben einer Kanban-Karte von einem Schritt (in der vertikalen Bahn) zum nächsten kann ein Teammitglied seinem Team ohne zusätzlichen Aufwand mitteilen, wo im Prozess sich dieses Arbeitselement befindet.

Die Nutzung von Karten auf einem Kanban-Board als zentrale Informationsdrehscheibe des Teams soll nicht die Gespräche zwischen den Teammitgliedern ersetzen. Sie bietet ihnen jedoch den Vorteil, dass sie weniger Zeit in Statusbesprechungen verbringen müssen, mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einer hohen Wertschöpfung haben und die Gesamteffizienz verbessern können.

Kanban-Karten können Teams in folgender Hinsicht helfen:

• Sie ermöglichen ihnen, sich einen schnellen Überblick über die Details von Arbeitselementen zu verschaffen.
• Die Übergabe zwischen Teammitgliedern wird erleichtert, während sich die Arbeit durch die verschiedenen Phasen des Teamprozesses bewegt.
• Kritische Informationen über jedes Arbeitselement werden dokumentiert und mitgeteilt.
• Es werden wichtige Attribute und Kennzahlen der Arbeit erfasst, die Teams später zur Verbesserung ihres Workflows nutzen können.

Eine Kanban-Karte unterscheidet sich durch ein paar Kernattribute von einer einfachen Haftnotiz:

Während eine physische Haftnotiz auf einem Whiteboard möglicherweise nur eine kurze Beschreibung eines Arbeitselements enthält, kann eine Kanban-Karte in einem virtuellen Kanban-Tool viel mehr enthalten.

Bei den meisten virtuellen Kanban-Tools hat jede Kanban-Karte eine „Vorderseite“ und eine „Rückseite“. Die Vorderseite oder das „Äußere“ der Karte ist die Seite, die bei der Betrachtung des gesamten Kanban-Boards sichtbar ist. Mit ihr sollen schnell und kurz die wichtigsten Details eines Arbeitselements vermittelt werden, die für das Team relevant sind, wie zum Beispiel:

• Eine eindeutige Kennung oder ein Titel
• Wem die Arbeit zugewiesen ist
• Fälligkeitsdaten
• Arbeitstyp (häufig durch die Farbe der Karte dargestellt)
• Geschätzter Aufwand (durch numerische T-Shirt-Größen oder andere Methoden dargestellt)

Viele Teams verwenden benutzerdefinierte Symbole auf der Kartenvorderseite, um andere Informationen über den Status einer Karte zu kommunizieren. Beispielsweise bedeutet ein roter Kreis mit einem weißen „X“, dass eine Karte blockiert ist, während eine rote Flagge darauf hinweist, dass dieses Element oberste Priorität hat.

Es hat sich bewährt, die Textmenge zu begrenzen, die auf der Vorderseite der Kanban-Karte zu sehen ist. Lange Beschreibungen und weitere Angaben zur Arbeit sollten der Rückseite der Karte vorbehalten bleiben. Die Vorderseite der-Karte sollte sich auf Informationen beschränken, die für das gesamte Team relevant sind: Was ist das für ein Arbeitselement und was muss das Team darüber wissen?

Auf der Rückseite der Kanban-Karte sollten sich detailliertere Informationen für diejenigen befinden, die die Arbeit erledigen oder verwalten.

Auf der Rückseite einer Kanban-Karte können detailliertere Informationen zu einer Arbeit gespeichert werden. Während die Vorderseite oder das „Äußere“ der Karte dazu dient, Details zu kommunizieren, die für das gesamte Team relevant sind, ist die Rückseite der Karte dazu gedacht, Informationen für alle zu speichern, die die Arbeit erledigen oder verwalten.

Auf der Rückseite einer Kanban-Karte können unter anderem folgende Informationen gespeichert sein:

• Karten-Beschreibung – Worum genau geht es bei dieser Arbeit? Was ist das Ziel?
• Projektumfang – Was ist die Definition von „erledigt“? Was ist in dieser Arbeit enthalten und was nicht?
• Anhänge und Links – Projektbeschreibungen, Vorlagen, nützliche Ressourcen, Entwürfe und wichtige Ergebnisse
• Kommentare/Kommentarverlauf – Was haben die Teammitglieder bisher über das Projekt gesagt?
• Unteraufgaben – Welche einzelnen Aufgaben sind mit der Bearbeitung dieser Karte verbunden?

Die meisten Kanban-Tools halten außerdem auf der Rückseite der Karte die Kartenaktivität fest, wie zum Beispiel:

• wenn eine Karte von einer Bahn in eine andere bewegt wird
• wenn eine Karte einem bestimmten Teammitglied zugewiesen oder die Zuweisung aufgehoben wird
• wenn das Fälligkeitsdatum oder andere Informationen über eine Karte geändert werden

Diese Informationen können hilfreich sein, wenn jemand einen umfassenderen Kontext zu einem Arbeitselement benötigt.

Während sich eine Kanban-Karte durch den Prozess bewegt, verfolgen viele Kanban-Tools Leistungskennzahlen, wie zum Beispiel:

• Startdatum
• Blockierte Tage
• Abschlussdatum
• Durchlaufzeit
• Zykluszeit
• Durchsatz

Diese Kennzahlen liefern wertvolle Einblicke in den gesamten Workflow, der ein wichtiger Indikator für den Zustand eines Kanban-Systems ist. Wenn Teams sehen können, ob die Arbeit durch einen Prozess fließt oder nicht, können Engpässe besser erkannt werden, bevor sie das System erheblich beeinträchtigen. Dies bietet ihnen auch Möglichkeiten zur kontinuierlichen Optimierung.

Die genaue Erfassung dieser Kennzahlen hilft Teams, das volle Potenzial ihres Kanban-Systems auszuschöpfen.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung virtueller Kanban-Boards ist die Möglichkeit, Vorlagen für Kanban-Karten zu erstellen. Dies ist hilfreich für wiederkehrende Aufgaben, da so sichergestellt ist, dass bei der Durchführung von Arbeit derselben Art und desselben Umfangs Standardprozesse angewendet werden.

Beispiele für wiederkehrende Aufgaben eines Marketingteams sind unter anderem:

• Bewerbung bevorstehender Webinare
• Einführung eines neuen Produkts
• Veranstaltung eines Wettbewerbs auf Social Media

Die Erstellung einer Vorlage für eine Kanban-Karten sorgt dafür, dass ihr Team nicht jedes Mal von Grund auf eine neue Karte erstellen muss, damit es keine der mit der Arbeit verbundenen Aufgaben vergisst. Sobald eine Karten-Vorlage erstellt wurde, können die Teams diese einfach duplizieren, Details nach Bedarf bearbeiten und mit der Arbeit beginnen.

Durch die Erstellung einer Vorlage für eine Kanban-Karten kommt es zu weniger Versehen und Nacharbeit, da alle Teammitglieder eine klare und einheitliche Vorstellung davon haben, was zu tun ist. Wenn sich der Arbeitsumfang ändert oder das Team Wege zur Prozessoptimierung findet, bietet die Aktualisierung dieser Vorlage eine einfache Möglichkeit, diese Erkenntnisse festzuhalten und zu kommunizieren.

Bei wiederholbarer Arbeit lassen sich Aufgaben mithilfe von Vorlagen für Kanban-Karten standardisieren. Auf diese Weise werden die Prozesseffizienz und der Durchsatz verbessert, was für eine beträchtliche Zeitersparnis sorgt.

Wenn ein Team beispielsweise jede Woche an drei bis vier Projekten arbeitet und jedes Projekt ungefähr sechzehn Aufgaben umfasst, kann die Verwendung einer Kartenvorlage dem Team pro Woche die Erstellung von etwa 64 neuen Karten ersparen. Sowohl physische als auch digitale Kanban-Karten bieten einen besseren Einblick in den Status der Arbeit und helfen Teammitgliedern, effektiv über Arbeitselemente zu kommunizieren.

Virtuelle Kanban-Karten sind weit mehr als nur Platzhalter für Arbeitselemente. Sie bieten aufschlussreiche Informationen, Kontext und Einblicke und liefern ein aktuelles Bild von den Aufgaben, die sich mit der Bewegung der Arbeitselemente durch den Prozess weiterentwickeln.

Das Arbeitsmanagement mit virtuellen Kanban-Karten bietet Teams Folgendes:

• Einfachen und gleichberechtigten Zugang für Teammitglieder vor Ort und an Remote-Standorten
• Automatische Datenerfassung, die zur schnelleren Datenimplementierung in Diagramme und Grafiken einfließt
• Speicherung des Verlaufs über die gesamte Lebensdauer der Karte
• Einer größeren Auswahl an Informationen auf einen Blick
• Visuelle Indikatoren und Attribute, die leicht angepasst werden können und sich mit den Bedürfnissen des Teams weiterentwickeln

Weitere Informationen zur Verwaltung von Arbeit mit einem Kanban-System finden Sie in diesem Artikel.