Was ist ein Kanban-Board?

Auf einem Kanban-Board werden visuelle Details an einem zentralen Ort angezeigt. So können Sie den Zeitaufwand für das Auffinden von Fortschrittsberichten oder die Teilnahme an Statusbesprechungen reduzieren.

Das Ziel eines Kanban-Systems besteht darin, die Menge an laufender Arbeit zu begrenzen, damit die durch das System fließende Arbeit seiner Kapazität entspricht. Mit anderen Worten: Ein System kann nur eine bestimmte Menge an „Verkehr“ aufnehmen, damit sich dieser reibungslos durch die einzelnen Schritte des Prozesses bewegt.

Ein erweitertes Kanban-Board könnte auch Informationen enthalten, die bei der aktiven Verwaltung des Workflows auf dem Board helfen, wie zum Beispiel Prozessrichtlinien.

Der Einstieg in Kanban erfordert keine unternehmensweite Umgestaltung. Ein einziges Team kann damit beginnen, die Sichtbarkeit zu verbessern und die Kontrolle über seinen Workflow zu gewinnen, um sich von dort aus weiterzuentwickeln.

Die wesentlichen Elemente eines Kanban-Boards sind:

• Bahnen, die definierte Schritte im Prozess darstellen
• Karten mit Arbeitselementen, die sich durch den Prozess bewegen

Kanban-Systeme zeichnen sich durch ihren einfachen Aufbau und ihre Flexibilität aus. Zur Nutzung der Vorteile von Kanban müssen Sie lediglich Ihre Prozessschritte in Bahnen definieren und Ihre Arbeitselemente mit Karten dokumentieren.

Bahnen auf einem Kanban-Board

Die Bahnen auf einem Kanban-Board stellen die Schritte in Ihrem Prozess dar. Jede vertikale Bahn sollte einem bestimmten Schritt in Ihrem Prozess entsprechen, mit einer Bewegungsrichtung von links nach rechts: von „Zu erledigen“ (ganz links) über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“ (ganz rechts).

Natürlich sind die Prozesse in der Wissensarbeit meistens etwas komplexer. Höchstwahrscheinlich werden diese drei allgemeineren Status in mehrere Unterkategorien aufgeteilt.

Unter „Zu erledigen“ haben Sie vielleicht:

• „Zu erledigen – nicht priorisiert“
• „Zu erledigen – priorisiert“

Unter „In Arbeit“ haben Sie vielleicht:

• Plan
• Entwickeln
• Testen
• Markteinführung

Unter „Erledigt“ haben Sie vielleicht:

• Erledigt – mit ausstehender Genehmigung
• Erledigt – Erledigt

Sie können Ihr Kanban-Board so gestalten, dass es jeden dieser Schritte abbildet:

Zu erledigen – nicht priorisiert > Zu erledigen – priorisiert > Planen > Entwickeln > Testen > Einführung > Erledigt (mit ausstehender Genehmigung) > Erledigt – Erledigt

Horizontale Bahnen, die manchmal auch als Swimlanes bezeichnet werden, können zur Darstellung von Prozessen verwendet werden, die innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens gleichzeitig ablaufen.

Wenn ein Verkaufsteam beispielsweise für jedes seiner geografischen Gebiete denselben Prozess anwendet, könnte es für die einzelnen Schritte in seinem Prozess vertikale Bahnen und für seine einzelnen Gebiete horizontale Swimlanes einrichten. Dies würde es dem Team ermöglichen, seinen Prozess auf einem gemeinsamen Board zu verwalten und zu verfeinern und dabei gleichzeitig zwischen den Bereichen zu unterscheiden, in denen es arbeitet.

Kanban-Karten

Jede Karte auf Ihrem Kanban-Board steht für ein Arbeitselement. Auf der Vorderseite der Karte machen Sie Angaben, die es den Mitwirkenden erleichtern, die wichtigsten Details dieser Arbeit zu verstehen, wie zum Beispiel:

• Titel – Was ist das für ein Arbeitselement?
• Kartenzuweisung – Wer arbeitet an diesem Arbeitselement?
• Kartentyp – Was für eine Art von Arbeit ist das? (normalerweise farblich gekennzeichnet)
• Fälligkeitsdatum – Wurde für dieses Arbeitselement ein Fälligkeitsdatum festgelegt?

Innerhalb der Karte, die Sie in den meisten Kanban-Tools durch Klicken „öffnen“ können, sehen Sie detailliertere Informationen zur Arbeit, wie zum Beispiel:

• Kartenbeschreibung – Worum genau geht es bei diesem Arbeitselement? Was ist das Ziel oder das gewünschte Endergebnis?
• Anhänge/Dateien – Gibt es Dokumente, Links oder Bildmaterialien, die für die Fertigstellung dieses Arbeitselements hilfreich sind?
• Kommentarverlauf – Was hat das Team hinzugefügt?
• Kartenverlauf

Erfahren Sie mehr dazu, wie Sie mithilfe von Kanban-Karten Ihre Arbeit verwalten können.

Flow-Management mit einem Kanban-Board

Prozessrichtlinien sind Regeln oder Vorgaben, die ein Team für sein Kanban-Board festlegt, um Teammitgliedern die konsistente Verwendung des Boards zu erleichtern. Eine Prozessrichtlinie könnte beispielsweise lauten, dass an eine Karte eine ausgefüllte Projektbeschreibung angehängt werden muss, bevor sie von „Zu erledigen“ zu „In Arbeit“ verschoben werden kann.

Bei einigen digitalen Kanban-Tools lassen sich Prozessrichtlinien in das Board integrieren und können durch einen Rechtsklick oder das Bewegen des Mauszeigers über eine Bahn angezeigt werden.

Grenzwerte für die laufende Arbeit (Work-in-Process-, WIP-Limits) sind definierte Grenzwerte dafür, wie viele Arbeitselemente sich zu einer bestimmten Zeit in einer bestimmten Bahn oder bestimmten Bahnen befinden dürfen. Entsprechend dem Konzept von Kanban, dass wir schneller vorankommen, wenn wir uns auf weniger Dinge gleichzeitig konzentrieren, helfen WIP-Limits Teams, eine Überlastung des Systems zu vermeiden, indem sie nicht an zu vielen Dingen auf einmal arbeiten.

Wenn Sie physische Güter an einem Fließband produzieren, haben Sie den Prozess und jeden einzelnen seiner Schritte direkt vor Augen. Kommt es in einem Teil des Systems zu einem Engpass, können Sie sehen, wie sich die Arbeit anhäuft, und wissen, wo Sie das Problem lösen können.

Wenn Ihre Arbeit jedoch weniger greifbar ist – wie etwa bei der Entwicklung von Software, der Erstellung von Marketingkampagnen oder der Anfertigung einer Produktroadmap – haben Sie möglicherweise keinen so guten Überblick über Ihren Prozess. Engpässe sind weniger offensichtlich und die Teams haben Schwierigkeiten, ihre Kapazitäten zu verwalten. Dies führt häufig zu einer Überforderung der Teammitglieder.

Wenn Sie zur Verwaltung Ihrer Arbeit ein Kanban-Board verwenden, definieren Sie jeden einzelnen Schritt in Ihrem Prozess und verfolgen aktiv, wie sich die Arbeit durch diesen Prozess bewegt. Kanban-Boards sind flexibel und anpassbar, sodass Sie das Design Ihres Boards mit dem Prozess weiterentwickeln können. In diesem Sinne gibt es unendlich viele Arten von Kanban-Boards, denn jedes Kanban-Board ist so einzigartig wie das Team oder das Unternehmen, von dem es genutzt wird.

Das folgende Beispiel gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie Kanban funktioniert. Jede Bahn steht für einen Schritt im Prozess des Teams (wie zum Beispiel „Zu erledigen“ oder „Planen“) und ist entsprechend beschriftet. Die Kanban-Karten werden dann auf dem Board in Bahnen platziert, die den Status der Arbeit anzeigen.

In diesem Beispiel zeigt die Karten-Farbe die Art der Arbeit an (zum Beispiel lila für User Story und hellgrün für Fehler). Sie kann aber auch die Dringlichkeit oder Priorität anzeigen (zum Beispiel rot für „beschleunigen“, grün für „normal“ usw.). Visuelle Indikatoren wie der Karte hinzugefügte Symbole und Benutzer-Avatare zeigen an, wem die Arbeit zugewiesen ist, geben Aufschluss über die Bedarfsquelle und die Serviceklasse oder andere wichtige Details, die für die Arbeit Ihres Teams relevant sind.

Das Kanban-Board und die zugehörigen Karten bilden eine gemeinsame visuelle Sprache, mit der Teammitglieder und Stakeholder schnell, reibungslos und auf transparente Weise Informationen von hohem Nutzen austauschen können.

Falls Sie jemals Teil eines Agile-Teams waren, kennen Sie möglicherweise schon einen Verwandten des Kanban-Boards: das Scrum Board. Scrum Boards sehen Kanban-Boards sehr ähnlich und fühlen sich auch so an. Die meisten Teams, die ein Scrum Board nutzen, folgen den gleichen Grundprinzipien wie bei einem Kanban-Board:

• Die Bahnen repräsentieren Schritte in einem Prozess, die einer Form von „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ entsprechen.
• Die Karten bewegen sich von links nach rechts über das Board.

Der grundlegende Unterschied zwischen Kanban-Boards und Scrum Boards besteht darin, dass Scrum Boards für Teams konzipiert sind, die in zeitlich begrenzten Iterationen arbeiten, während Teams, die Kanban-Boards verwenden, auf einen kontinuierlichen Flow abzielen. Mit anderen Worten: Scrum Teams verwenden Boards, um alle Aufgaben, zu denen sie sich für einen bestimmten Zeitraum verpflichtet haben, abzuarbeiten, während Kanban-Teams ihre Arbeit mithilfe der Boards kontinuierlich durch ihren Prozess bewegen.

Wenn ein Kanban-System mit Arbeit überlastet wird, verlangsamt sich alles und der reibungslose Arbeitsfluss wird zu einem Stau. Hängengebliebene Aufgaben sind auf einem Kanban-Board leicht zu erkennen, da sich die Arbeit in den entsprechenden Bahnen anhäuft. So wissen Sie sofort, welche Aufgaben Aufmerksamkeit erfordern.

Die Nutzung eines Kanban-Boards lässt sich am einfachsten erlernen, indem Sie ein Board einrichten und Arbeit durch den Prozess bewegen. Je vertrauter Ihr Team oder Ihr Unternehmen mit der Funktionsweise des Boards ist, desto souveräner werden Sie Verbesserungen an seinem Aufbau und Design vornehmen.

Der nächste Schritt ist die Nutzung der Kennzahlen des Boards als Grundlage für die kontinuierliche Optimierung. Teams, die ihre Arbeit auf einem Kanban-Board verwalten, können ihre Effektivität messen, indem sie den Flow, die Qualität, den Durchsatz, die LeadTimes und vieles mehr verfolgen.

Wir empfehlen allen Teams, die neu bei Kanban sind, mit den Übungen in unserer Kanban-Roadmap zu beginnen. Diese Übungen sollen Teams dabei helfen, ihre bestehenden Prozesse und Arbeitselemente auf einem Kanban-Board abzubilden.

Anschließend können Sie damit beginnen, die Vorteile von Kanban-Boards zu nutzen und nach Möglichkeiten suchen, Ihren Prozess im Laufe der Zeit zu verbessern.