Wie Kanban-Tools die Produktivität steigern

Remote-Arbeit bietet dem Einzelnen eine noch nie dagewesene Flexibilität und ermöglicht Unternehmen, sich in einer zunehmend globalisierten Gesellschaft zu behaupten. Die Arbeit in virtuellen Teams bringt jedoch Herausforderungen mit sich, etwa die Koordination und Vernetzung aller Beteiligten, auch wenn die Teams über die ganze Welt verteilt sind.

Kanban-Tools steigern die Produktivität virtueller Teams, indem sie einen gemeinsamen virtuellen Raum schaffen, in dem Arbeit stattfinden kann. Ein Kanban-Board kann Teams helfen, ineffiziente Bereiche zu erkennen, und eine dynamischere Zusammenarbeit fördern.

Hier erfahren Sie, wie Kanban-Tools die Produktivität aller Arten von Teams verbessern und warum sie besonders gut geeignet sind, um virtuelle Teams auf Kurs zu halten.

Ein Kanban-Board ist ein Werkzeug, das die einfache Kommunikation einer großen Menge an Informationen mit Karten, Spalten, Farben, Symbolen und anderen visuellen Indikatoren ermöglicht, die Menschen helfen, Informationen zu verstehen und zu behalten. Die meisten Teams, die Kanban-Tools verwenden, entwickeln ihre eigenen Konfigurationen, um die Verwaltung von Prozessen und Workflows zu erleichtern, die für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen wichtig sind.

Der Schlüssel zu einem effektiven Kanban-System liegt in seiner Benutzerfreundlichkeit. Teams, die ihre Boards so anpassen, dass diese nicht nur Produktivität und Effizienz erhöhen, sondern auch helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, setzen Kanban-Tools am produktivsten ein. Dieses Konzept ist als kontinuierliche Optimierung bekannt, ein integraler Aspekt der Kanban-Philosophie.

Projektleitung, Scrum Master, Teamleitung und Teammitglieder profitieren von der Transparenz eines gemeinsam genutzten Online Kanban-Boards, da von jedem Ort aus über das Internet darauf zugegriffen werden kann. So können Sie leichter zusammenarbeiten, Statusaktualisierungen mitteilen und erhalten sowie auf einen Blick den aktuellen Stand der Dinge sehen. Teams, die Kanban-Tools einführen, sind oft überrascht, wie viel Verschwendung bei bisherigen Prozessen und Workflows eliminiert werden kann, wenn sie Prozesse einfach auf einem Kanban-Board abbilden.

Online Kanban-Tools liefern unmittelbare Projekttransparenz für Teammitglieder an verschiedenen Standorten und zwischen Teams, die an Projekten mit einer Vielzahl komplexer beweglicher Elemente arbeiten, wie etwa Softwareentwicklungsteams und Unternehmensprojektteams. Mithilfe eines virtuellen Kanban-Tools können Teams Prozesse optimieren und so den Zeitaufwand für die Durchführung eines Projekts verkürzen und die Kosten senken.

Es gibt viele Online-Kanban-Tools: einige sind kostenlos, andere bieten im Rahmen zahlungspflichtiger Abonnements mehr Funktionen.

Da der Funktionsumfang von Online-Kanban-Tools sehr unterschiedlich ist, ist es wichtig, dass Sie sich vor der Auswahl eines Tools über Ihre Anforderungen im Klaren sind. Folgende Fragen helfen bei der Auswahl:

• Soll das Tool innerhalb Ihres Teams oder von mehreren Teams verwendet werden?
• Welchen Umfang an Berichtsfunktionen benötigen Sie?
• Plant Ihr Team oder Unternehmen, Lean-Agile formell zu praktizieren, oder möchte es einfach die Produktivität im Team verbessern?
• Welchen Arten von Workflows werden Sie auf Ihrem Kanban-Board folgen?
• Könnte es nötig werden, Karten über mehrere Boards hinweg zu verbinden oder Karten und Boards hierarchisch zu strukturieren?
• Welche Integrationen zu anderen (vorhandenen) Tools wären hilfreich?

Wenn Sie diese Fragen mit Ihrem Team besprechen, können Sie Ihre Erfolgskriterien für die Auswahl eines Online-Kanban-Tools ermitteln.

Im Jahr 2019 boten 69 Prozent der Unternehmen ihren Beschäftigten Leistungen für Telearbeit als Option an, so der SHRM Employee Benefits Report 2019. Remote-Arbeit steigert nachweislich die Produktivität und senkt die Fluktuation, wie die Studie eines Stanford-Professors ergab.

Die Studie ergab, dass sich Remote-Beschäftigte besser konzentrieren können und seltener krank sind oder längere Pausen einlegen müssen. Arbeitgeber sparen außerdem durchschnittlich 2.000 USD pro Mitarbeiter und Jahr bei Immobilienkosten.

Dennoch haben viele Unternehmen ihre Politik der Arbeit von zu Hause wieder aufgegeben. Als Marissa Meyer 2013 CEO von Yahoo wurde, war sie entschieden gegen virtuelle Arbeit und verbot Telearbeit für alle Beschäftigten. Laut Meyer erfordern „Kommunikation und Zusammenarbeit“, dass Menschen „nebeneinander arbeiten“ und für spontane Meetings verfügbar sind.

Zwar steht diese Haltung im Widerspruch zu den Trends, doch sie betont die Bedenken, die einige Unternehmen gegenüber Remote-Teams haben. Zusätzlich zur Befürchtung, dass Beschäftigte weniger produktiv sind oder Unternehmen ausnutzen, indem sie weniger Stunden arbeiten, zeigt eine in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie, dass sich Remote-Mitarbeiter im Vergleich zu Mitarbeitern vor Ort eher entfremdet oder abgekoppelt fühlen.

Weitere bekannte Herausforderungen der Arbeit in virtuellen Teams sind:

• Communication breakdowns
• Vertrauensfragen
• Terminkonflikte
• Produktivitätsprobleme/Mikromanagement als Folge

Anstatt zu den alten Abläufen zurückzukehren, können Sie die Herausforderungen des Managements virtueller Teams direkt bewältigen, indem Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Teams alles haben, was sie für den Erfolg benötigen. Wenn es Ihnen gelingt, Probleme am Remote-Arbeitsplatz zu erkennen und auszuräumen, können Sie ein virtuelles Team aufbauen, das sowohl kooperativ als auch vernetzt ist.

Eine besondere Herausforderung im Zusammenhang mit virtuellen Teams ist das Workflow-Management. Für die Projektleitung kann es schwierig sein, den Überblick über die laufenden Aufgaben zu behalten und zu erkennen, ob Teammitglieder über- oder unterbeschäftigt sind.

Neben Best Practices für virtuelle Teams, wie dem Offenhalten der Kommunikationswege und dem Festlegen gemeinsamer Ziele, bietet ein Kanban-Tool Transparenz, damit die Projektleitung anstehende Arbeit planen, organisieren und nach Prioritäten ordnen kann. Kanban-Boards wachsen mit dem Team und den Teams eines Unternehmens und können so eingerichtet werden, dass jeder Einzelne den Status der Arbeit aller in einem oder gegebenenfalls mehreren Kanban-Boards sehen kann.

Ein zentraler Ort für die Arbeit, an dem Teammitglieder keine E-Mails und Dateiordner nach benötigten Dokumenten und Bildern durchsuchen müssen, bietet eine kontextbezogene Zusammenarbeit. Teammitglieder können Kanban-Karten mit angehängten Dokumenten und Bildern untereinander austauschen und sich mit @-Erwähnungen in Kommentarthreads direkt über Neues informieren.

Kanban-Tools sind äußerst effektiv bei der Ermittlung von Engpässen, die Teammitglieder vor lauter Arbeit vielleicht gar nicht vermelden können – oder die sie nicht bemerkt haben.

Mit einem Kanban-Board kann die Projektleitung oft frühe Anzeichen für Probleme erkennen, bevor sie auftreten. Wenn eine übergeordnete Ansicht hilfreicher ist, können Flow-Analysen Manager darauf verweisen, wo Arbeit blockiert ist, und helfen, sie wieder in Bewegung zu bringen.

Und anstatt virtuelle Teams in Workflow-Management-Routinen verfallen zu lassen, die ihnen selbst oder dem Unternehmen nicht dienlich sind, erlauben Kanban-Tools eine schnelle und einfache kontinuierliche Optimierung der Prozesse. Projektleitung und Team können gemeinsam neue Bahnen definieren, ihre Größe anpassen, sie verschieben und sie in Unterbahnen unterteilen, um die Work-in-Process-Limits zu verwalten. Sie können mühelos die Aufschlüsselung von Aufgaben, untergeordnete Workflows und Prozessübergaben modellieren.

Die Einführung oder Ausweitung der Nutzung von Kanban-Tools ist ein bewährtes Mittel, um einige der Probleme bei der Zusammenarbeit zu beheben, die in jedem Team auftreten, aber vor allem in Teams mit externen Mitgliedern.

Die Verwendung eines Kanban-Tools bringt zahlreiche Vorteile auf jeder Ebene des Unternehmens mit sich:

• Teammitglieder sind in der Lage, ihre Arbeit so zu gestalten, zu verwalten und darüber zu kommunizieren, dass sie fokussiert und verantwortlich bleiben.
• Teams können bei Arbeitsstatus, Aktualisierungen und Informationen auf einem Nenner bleiben.
• Teammanager haben einen besseren Überblick über die zu erledigende Arbeit und Fortschritte und können so besser erkennen, wie sie am sinnvollsten hierzu beitragen.
• Die Führungsebene kann sich auf Rollup-Berichte verlassen, um den Fortschritt unternehmensweiter Initiativen nachzuvollziehen.

Für den Zweck dieses Leitfadens konzentrieren wir uns auf die Vorteile von Kanban-Tools für Teams – insbesondere Teams, die einige oder alle Aufgaben remote erledigen. Für Teams kann die Verwendung eines Kanban-Tools Folgendes bedeuten:

• höhere Flexibilität
• mehr Teamproduktivität und Effizienz
• bessere Fokussierung und Koordination im gesamten Team
• vertieftere, sinnvollere Zusammenarbeit
• mehr Motivation
• weniger Meetings (speziell Statusmeetings)
• mehr Zeit für konzentrierte, nutzbringende Arbeit

Innovation ist einfacher, wenn eine Person oder Gruppe genug Leidenschaft für etwas besitzt, um es verbessern zu wollen. Doch häufig bleiben Teams in alten Arbeitsmustern stecken und sind nicht in der Lage, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die direkt vor ihnen liegen.

Die besten Kanban-Tools inspirieren zu Innovation, indem sie Verantwortlichkeit im gesamten Team fördern – nicht nur für die Konfiguration des Boards, sondern auch für die Art und Weise, wie Arbeit visualisiert und verwaltet wird, während sie den Prozess des Teams durchläuft.

Das Schöne und die Herausforderung bei der Einführung eines neuen Kanban-Tools besteht darin, dass das gesamte Team die Konfiguration des Boards verantworten muss. Bei der Implementierung eines neuen Kanban-Tools müssen Teams zusammenarbeiten, um zu gewährleisten, dass ihre neuen Boards ihren Prozess akkurat widerspiegeln.

Achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit und Raum für die Einführung des neuen Kanban-Tools einplanen. Die Verantwortung für einen Prozess oder Workflow an eine Person zu übertragen und sie zu befähigen, die zur Verbesserung nötigen Änderungen vorzunehmen, ist manchmal alles, was es braucht, um eine Innovationskultur wiederzubeleben.

Mithilfe einer Reihe von Kanban Prinzipien können Teams ihre Arbeit wirklich verantworten, weil sie eigene Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert, eigene Verbesserungslösungen implementiert und die Arbeit so ausgeführt haben, wie sie geplant war.

Kurz gesagt: Kanban-Tools zeigen nicht nur Einsparmöglichkeiten auf, die als solche an Kunden weitergegeben werden können, sondern sie vermögen auch Teams erfolgreich zu machen, indem sie jedem Mitglied die Verantwortung für eine selbst verantwortete Lösung übertragen.

Unabhängig von Größe und Branche können Teams von der Verwendung eines Online-Kanban-Tools profitieren, um Abstimmung, Kommunikation und Produktivität im gesamten Team zu verbessern. Mithilfe von Kanban-Tools können Teams einen Großteil der Nachverfolgungs- und Produktivitätsanalysen automatisieren, deren manuelle Erstellung eventuell zu viel Zeit in Anspruch genommen hat. Es bleibt mehr Zeit für nutzbringendere Aufgaben.

Teams können mithilfe von Kanban Berichtstools leicht Möglichkeiten zur Ressourcenmaximierung identifizieren, Aufgaben an die richtigen Personen delegieren und etwa folgende Fragen beantworten:

• Wie lange benötigt ein Team für den Abschluss eines vollständigen Arbeitszyklus?
• Wo treten in der Regel Probleme auf, und wie können sie entschärft oder beseitigt werden?
• Wie kann das Team den Zeitaufwand für den Abschluss eines vollständigen Arbeitszyklus reduzieren, und wie viel Geld würde eingespart werden?
• Wie würden sich Änderungen an einem Prozess auf einen anderen, nachgelagerten Prozess auswirken?

Nach der Implementierung kann ein Kanban-Tool Unternehmen Tausende von Stunden pro Jahr an Aufwand sparen und gleichzeitig weitere Einsparungsmöglichkeiten aufzeigen, die an Kunden weitergegeben werden.

Die Vorteile von Kanban sind weitreichend und werden immer wieder neu entdeckt, wenn Teams daran arbeiten, innovativ zu sein und auf dem globalen Markt zu bestehen. Kanban-Tools tragen auch zum Aufbau stärkerer Teams bei, da sie das Gefühl der Eigenverantwortung nicht nur dafür fördern, welche Arbeit erledigt wird, sondern auch dafür, wie sie erledigt wird.