Kanban Prinzipien für virtuelle Teams

1. Teilen Sie die Verantwortung für den Workflow Ihres Teams.

Anders als präskriptive Arbeitsmethoden gibt Kanban Ihnen die Freiheit, Ihren eigenen Workflow abzubilden. Hierfür muss das Team seinen Prozess besprechen, sich darauf einigen, wie die Arbeit erledigt wird, und dann diesen Workflow auf einem Kanban-Board abbilden.

Mit dieser großen Freiheit geht eine große Verantwortung einher: Bei Kanban sind alle im Team mitverantwortlich für die Erstellung, Verwendung und permanente Aktualisierung des Boards. Das ist ein deutlicher Unterschied zu den herkömmlichen Methoden des Workflow-Managements, bei denen die Verantwortung für die Priorisierung und Verteilung der Arbeit in der Regel an Führungskräfte übertragen wird.

Das Kanban Prinzip der gemeinsamen Verantwortung für das Team-Board zwingt die Teams zu einer bewussteren Kommunikation darüber, wie Arbeit erledigt wird. Es löst nutzbringende Gespräche aus, die nicht nur die verborgenen Feinheiten Ihrer Arbeit offenlegen, sondern auch die Arbeits- und Denkweise der einzelnen Teammitglieder. Sobald Sie Ihren Prozess bestimmt haben, kann das Team offen besprechen, wie Arbeit fließt und wo sie stecken bleibt, um herauszufinden, wie sich Workflow, Zykluszeit und Durchsatz verbessern lassen (mehr zu diesen Kennzahlen in einem späteren Abschnitt).

Teams, die zusammenarbeiten, um ihre Workflows aktiv und konsequent mit Kanban zu verwalten, können Übergaben reibungsloser abwickeln, vertiefter zusammenarbeiten und mit einem besseren Verständnis davon arbeiten, wie die Arbeit jedes Einzelnen zu den umfassenderen Teamzielen beiträgt.

2. Kommunizieren Sie konsequent über das Board.

Sie werden merken, dass fast alle diese Kanban Prinzipien etwas mit Kommunikation zu tun haben – darum geht es im Kern bei Kanban. Kommunikation ist für Kanban unerlässlich, und die Anwendung von Kanban ist eine erstklassige Möglichkeit für eine Kommunikation, die tiefer geht als die meisten Teams je erlebt haben.

Kanban-Boards und Kanban-Karten bilden eine gemeinsame visuelle Sprache, mit der Teammitglieder und Stakeholder schnell, reibungslos und auf transparente Weise nutzbringende Informationen austauschen können.

Wenn es zu Problemen kommt, können Sie die Personen hinzuziehen, die es betrifft, und den Rest Ihres Teams weiterarbeiten lassen. Das richtige Gleichgewicht zwischen zielgerichteter Kommunikation und Massenkommunikation hilft Teams, die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Unterhaltungen zu beteiligen.

Kartendetails erlauben zügiges Kommunizieren von Kartenzuweisungen, Fälligkeitsterminen, Kartengröße und anderen Informationen über die Arbeit selbst. Ebenso kann durch visuelle Indikatoren wie Blocker oder verschiedene Farben für Karten, die „veraltet“ oder überfällig sind, der Status kenntlich gemacht werden.

Zusätzlich zu den Details auf der Vorderseite der Karte bieten die meisten Kanban-Tools auch die Möglichkeit, Informationen auf der Karte selbst hinzuzufügen. Solche zusätzlichen Kartendetails sind etwa:

• Kommentare aller Personen, die an der Aufgabe gearbeitet haben
• Kartenverlauf (wer die Karte wann verschoben hat, wann Details hinzugefügt oder geändert wurden)
• Anhänge oder Links zu Dokumenten oder Ergebnissen im Zusammenhang mit der Aufgabe

Wenn all diese Details an einem zentralen Ort verfügbar sind, muss weniger Zeit investiert werden, um Fortschrittsberichten nachzuspüren oder Statusbesprechungen abzuhalten. So können Teams:

• die mit geringwertigen Meetings verbrachte Zeit reduzieren
• Teammitglieder befähigen, Informationen zu erhalten, ohne ständig andere einzubeziehen
• gewährleisten, dass Teambesprechungen (etwa tägliche Standup-Meetings), sinnvoll und produktiv sind

3. Befähigen Sie Teammitglieder, über Abläufe zu sprechen und Probleme anzugehen, wenn sie auftreten.

In vielen Organisationsstrukturen liegt die Hauptverantwortung für die Ermittlung und Kommunikation von Problemen beim Management. Eines der zentralen Kanban Prinzipien ist, dass Teammitglieder in die Lage versetzt werden, die Probleme und Engpässe selbst zu erkennen.

So können regelmäßig ausführliche Gespräche zwischen Management und Teammitgliedern über den Arbeitsablauf stattfinden:

• Was bewegt sich?
• Was bewegt sich nicht und warum?
• Was muss passieren, damit Arbeit wieder in Gang kommt?
• Welche Muster erkennen wir in unserem Workflow?
• Sind Teammitglieder überlastet oder nicht ausgelastet? Wie lässt sich dies beheben?

Das hilft dem Team, sich auf seine Prioritäten zu konzentrieren, und es hilft, wichtige Probleme wie blockierte oder ins Stocken geratene Arbeit sichtbar zu machen, und zwar für das ganze Team.

Teams, die Kanban praktizieren, nutzen oft kurze, zielorientierte Meetings, sogenannte Standup-Meetings, um das gesamte Team auf die Arbeit abzustimmen. Sie halten auch sogenannte Rückblicke ab, in denen sie die geleistete Arbeit besprechen und darüber diskutieren, wie der Prozess des Teams hätte verbessert werden können.

Wenn sie effektiv eingesetzt werden, sind Standup-Meetings und Rückblicke leistungsstarke Werkzeuge für Teams, die Transparenz und offene Zusammenarbeit anstreben. Kanban-Boards können dazu beitragen, Diskussionen sinnvoller zu fokussieren und das gesamte Team in die Lage zu versetzen, Probleme zu erkennen, sie anzugehen und sich über sie hinaus weiterzuentwickeln.

4. Arbeiten Sie mit einem Pull-System, um die Priorisierung von Arbeit und WIP-Limits zu vereinfachen

Eines der am meisten übersehenen und zu selten genutzten Kanban Prinzipien ist die Idee des Pull-Systems, bei dem Teammitglieder je nach ihrer Kapazität Arbeit in das System ziehen. Das unterscheidet sich von einem Push-System, bei dem Teammitglieder Aufgaben ohne Rücksicht auf Kapazität von einem Schritt zum nächsten verschieben.

Die Arbeit mit Pull-System ist schwieriger, weil sie vom Team ein aktiveres Systemdenken erfordert. Aber das ist es wert: Ein Push-System erlegt Teammitgliedern Arbeit auf, und wenn zu viel ins System gedrängt wird, verstopft es und verlangsamt alles (und führt meist auch zu schlechter Arbeitsqualität).

Die Begrenzung des Arbeitsvolumens anhand der Kapazität trägt dazu bei, dass sich die Arbeit reibungslos über das Board bewegt, in einer Geschwindigkeit, die die Effizienz maximiert. Ein Pull-System ist auch deshalb besser, weil es Teammitglieder ermutigt, proaktiv zu kommunizieren, bevor mit der Arbeit an einer Aufgabe begonnen wird. Das verringert das Risiko einer späteren Wiederholung der Arbeit.

In einem Pull-System kann die Arbeit im Backlog nach Priorität geordnet und dann entsprechend der Priorität gezogen werden.

Teams arbeiten mit Managern zusammen, um die Arbeit zu priorisieren, die erledigt werden muss, und das Team arbeitet daran, die Arbeit anhand seiner tatsächlichen Kapazität in die „In Arbeit“-Bahn zu ziehen.

Wenn Sie Ihre Denkweise dahingehend ändern, dass Sie vom System statt von einem einzelnen Mitwirkenden ausgehend denken, werden Sie von der Wirkung des Ziehens neuer Arbeit und der Einhaltung von WIP-Limits ermutigt, die Auswirkungen dieser neuen Arbeit auf den Rest des Teams zu betrachten.

Das erfordert unweigerlich weitere Gespräche. Wenn ein Teammitglied neue Arbeit auf das Board übertragen möchte, muss es mit allen Beteiligten sprechen, damit diese sich zur Fertigstellung der Arbeit verpflichten können, bevor sie begonnen wird.

Auch wenn dies wie ein zusätzlicher oder unnötiger Schritt wirkt, kann er am Ende tatsächlich viel Zeit und Mühe sparen. Häufig beginnen einzelne Teammitglieder mit der Arbeit an einer Aufgabe, bevor sie den Kontext der Arbeit völlig verstanden haben oder ohne zu prüfen, ob die Arbeitsanforderungen korrekt sind.

Das führt zu Verschwendung in Form von Nachbesserung oder doppeltem Aufwand. Die Besprechung des Arbeitselements im Team, bevor es ins System gezogen wird, trägt dazu bei, dass sich die Teammitglieder über die Arbeitsdetails und Prioritäten einig sind, bevor Arbeit abgeschlossen wird.

5. Nutzen Sie das Board, um Maßnahmen zur kontinuierlichen Optimierung zu fördern.

Das vielleicht bekannteste Kanban-Prinzip ist das der kontinuierlichen Optimierung. Bei Kanban geht es um Evolution, nicht um Revolution. Die Verwaltung Ihrer Arbeit mit einem Kanban-System liefert den Teams Werkzeuge zur Messung des Arbeitsflusses ebenso wie Hebel zur Verbesserung von Prozessen und Effizienz.

Schon die erforderlichen Schritte zur Abbildung Ihres Workflows zu tun und anzufangen, die Arbeit einen definierten Prozess durchlaufen zu lassen, kann für Teams, die ansonsten vielleicht gar nicht viel über den Prozess gesprochen hätten, Wunder wirken.

Bei ordnungsgemäßer Konfiguration kann das Kanban-Board zu einer wertvollen Quelle von Leistungskennzahlen werden, die die kontinuierliche Optimierung antreiben können.

Die Beziehung zwischen Teamzusammenarbeit und Kanban Prinzipien kann man sich als symbiotisch vorstellen: Kanban hilft Teams, besser zusammenzuarbeiten, und durch eine bessere Zusammenarbeit können die Teams Kanban besser praktizieren.

Eine nutzbringende Zusammenarbeit passiert jedoch weder automatisch noch über Nacht. Damit sie gelingt, bedarf es bewusster und konsequenter Bemühungen des gesamten Teams.

Aber es lohnt sich: Kanban Prinzipien helfen nicht nur Teammitgliedern, ihren individuellen Beitrag im Kontext des Systems nachzuvollziehen, sondern bieten auch einen tieferliegenden Ansatz, der das Team bei der Suche nach Möglichkeiten für effektivere Zusammenarbeit unterstützt.

Man kann den Faktor Mensch nicht aus der Teamzusammenarbeit ausklammern, und Kanban Prinzipien legen das auch nicht nahe. Bei der Arbeit in Teams, insbesondere virtuellen Teams, sind die Interaktionen oft von Missverständnissen, Fehlkommunikation und konkurrierenden Prioritäten geprägt. Kanban versucht, diesen Herausforderungen zu begegnen, indem es Teammitglieder so einbindet, dass alle sich informiert und verantwortlich fühlen.

Wenn Sie diese Kanban Prinzipien in Ihrem virtuellen Team erlernen, praktizieren und ausbauen, können Sie ein höheres Maß an Zusammenarbeit erreichen, als Sie je für möglich gehalten hätten.