Leitfaden für PPM-Lösungen für Einsteiger

Bei der Auswahl einer PPM-Lösung ist es entscheidend, geschäftliche Anforderungen mit Software-Capabilitys und dem richtigen Maß an Unterstützung durch den Anbieter abzugleichen. Um die Akzeptanz der Lösung zu fördern, empfehlen Experten außerdem, dass Führungskräfte zu „Solution Champions“ werden, um eine brauchbare Empfehlung zu geben. Dieser Leitfaden unterstützt die Verantwortlichen des Projekt-Portfoliomanagements, indem er einen Überblick über wichtige Erwägungen zur Verfügung stellt, bevor eine Lösung ausgewählt wird.

Moderne Unternehmen stehen vor der Herausforderung, flexibel und agil zu sein wie nie zuvor, um schnell auf sich ändernde Marktanforderungen und Verbraucherwünsche reagieren zu können. Innovative Produkte schnell auf den Markt zu bringen, bedeutet für viele Unternehmen, dass sie ihre Ressourcen maximieren und ihre Arbeitsweise verändern müssen.

Project Management Offices (PMOs) sind oft federführend, wenn es darum geht, Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu entdecken und sich gleichzeitig auf Effizienz- und Transparenzinitiativen zu konzentrieren. Das ist nur selten eine einfache Aufgabe. Die sich verändernde Arbeitswelt offenbart Probleme hinsichtlich traditioneller Prozesse, die es schwierig, wenn nicht gar unmöglich machen, sich anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Häufig begnügen sich Unternehmen mit veralteten Prozessen und Technologien, zögern mit der Modernisierung und geben sich mit dem Status quo zufrieden. Grundverschiedene Tools und dysfunktionale Prozesse können trotz bester Absichten nicht mit dem hohen Tempo externer und interner Veränderungen Schritt halten, die das Unternehmen unablässig herausfordern. Unternehmen werden reaktiv anstatt proaktiv, können nicht wirklich innovativ sein und schaffen keinen echten Nutzen, der die Strategie des Unternehmens unterstützt und auf sie ausgerichtet ist. Führungskräften fehlen Transparenz und Daten, um Entscheidungen zu treffen, und das PMO bleibt häufig ein Vollstrecker der Governance anstelle eines strategischen Geschäftspartners.

Eine kürzlich durchgeführte globale Studie des Project Management Institute kam zu dem Ergebnis, dass von Unternehmen weltweit alle 20 Sekunden ungefähr 1 Million USD durch ineffektive Umsetzung der Geschäftsstrategie aufgrund schlechter Projektmanagementpraktiken verschwendet wird. Dies entspricht etwa 2 Billionen US-Dollar, die jährlich verschwendet werden.

Im Detail: Was ist eine Projekt-Portfoliomanagement-Software?

Erfahren Sie, wie PPM-Software aktuelle Herausforderungen meistert, vor denen Unternehmen stehen.

• Abteilungen, die in Silos arbeiten und dabei verschiedene Tools und Arbeitsmethoden verwenden, führen zu Doppelarbeit, höheren Kosten und inkonsistenten Daten
• Statische Spreadsheets aus unterschiedlichen Quellen sind schwer zu verwalten und veralten schnell. Außerdem sind die darin enthaltenen Daten fehleranfällig
• Herkömmliches Projekt-Portfoliomanagement bietet wenig bis keine portfolioweite Transparenz oder Sichtbarkeit, die für das Treffen fundierter Entscheidungen jedoch notwendig ist.
• Ineffiziente, manuelle Prozesse binden Ressourcen, verzögern die Projektumsetzung und verursachen zusätzliche Kosten
• Ohne die Fähigkeit, Projekte innerhalb des Portfolios richtig zu priorisieren, verbrauchen die falschen Projekte Zeit, Geld und Mitarbeiterressourcen, die in Projekte mit höherem Nutzen investiert werden könnten.
• Ein Mangel an standardisierten Prozessen oder Governance schafft eine chaotische Umgebung, die eine nutzenorientierte Projektumsetzung behindert

Wenn Ihnen eine der oben genannten Herausforderungen bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, eine dedizierte PPM-Lösung zu suchen, die im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann, um für Transparenz, Kontrolle und Effizienz sorgen. Es gibt unterschiedliche Definitionen für das Projekt-Portfoliomanagement. Zusammenfassend kann man aber Folgendes festhalten:

Eine PPM-Lösung hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass sie über die richtigen Capabilitys verfügen, um Projekte und Programme bereitzustellen, die eine größere strategische Wirkung erzielen und die Time-to-Market verkürzen.

Während die Implementierung einer PPM-Lösung viele Vorteile mit sich bringt, wird im Folgenden hervorgehoben, was eine Projekt-Portfoliomanagement-Software für das PMO und letztendlich für das Unternehmen leisten kann, wenn sie richtig eingesetzt wird:

• Zentralisierung des Projektaufwands durch eine zentrale Informationsquelle, um Transparenz zu schaffen, Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen
• Automatisierung wichtiger Funktionen, die erforderlich sind, um Projekte und Portfolios erfolgreich zu managen
• Ausrichtung von Projekten an den Unternehmenszielen und der Strategie
• Unterstützung bei der Zuweisung und Priorisierung von Ressourcen
• Verwaltung der Ressourcen, die über verschiedene Projekte hinweg eingesetzt werden

Weitere Vorteile werden erzielt, wenn die PPM-Lösung in andere Unternehmensanwendungen wie Enterprise Resource Planning, Unternehmensarchitektur, Personalwesen und Finanzsysteme integriert wird. Durch die Integration und Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Systemen an einem einzigen Ort werden die Daten zu einem Asset, da sie in vollem Umfang genutzt werden können. Sie liegen nicht länger in einzelnen Silos, sind unzugänglich oder haben keinen Kontext, sondern sie bilden ein zusammenhängendes Bild, das zu klügeren und fundierteren Entscheidungen führt.

Im Detail: Projektportfoliomanagement-Capabilitys für eine sich wandelnde Unternehmenswelt

Erfahren Sie mehr über die grundlegenden Capabilitys, die Unternehmen dabei unterstützen, PPM-Software und Best Practices optimal zu nutzen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Ziele

Der erste Schritt bei der Auswahl einer Projekt-Portfoliomanagement-Software besteht darin, zu verstehen, dass es keine Standardlösung gibt, die für jedes Unternehmen passt. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse und Anforderungen. Es ist wichtig, die Ziele des Unternehmens zu identifizieren, bevor die entsprechende PPM-Lösung ausgewählt wird. Letztlich ist es das Ziel, eine Lösung zu finden, die für eine Entwicklung des PMO von seinem aktuellen Zustand zum gewünschten Zustand sorgt. Dieser Prozess wird für jedes Unternehmen einzigartig sein, und der Zeitrahmen, um dies zu erreichen, hängt von vielen Faktoren ab.

Schritt 2: Analysieren Sie die bestehenden Capabilitys

Bevor ein Unternehmen den Prozess zu einem effektiveren Projekt-Portfoliomanagement beginnen kann, muss es seine bestehenden Capabilitys bewerten. Gartner unterscheidet verschiedene „Reifegrade“, um Unternehmen dabei zu unterstützen, festzustellen, wo sie sich auf dem Weg zum Projekt-Portfoliomanagement befinden, damit sie besser verstehen können, wohin sie gelangen möchten. Das Stufenmodell von Gartner hinsichtlich der Reife des Programm- und Portfoliomanagements geht dabei von fünf Stufen des Projekt-Portfoliomanagements aus. Diese lauten vom niedrigsten bis zum höchsten Reifegrad:

• Stufe 1: Reaktiv – Ad-hoc-Capabilitys, die sich auf Spreadsheets verlassen und keine dezidierten PPM-Tools nutzen
• Stufe 2: Beginnende Disziplin – Das Projekt-Portfoliomanagement entwickelt sich weiter, aber es gibt immer noch Probleme mit isolierten Systemen und inkonsistenten Daten
• Stufe 3: Erstintegration – Ein ganzheitlicherer Ansatz für Unternehmensplanung und Entscheidungen
• Stufe 4: Effektive Integration – Automatisches, konsolidiertes Projekt-Portfoliomanagement auf Unternehmensebene, das geschäftlichen Nutzen liefert
• Stufe 5: Effektive Innovation – Unternehmensprogramme erleichtern die schnelle strategische Durchführung mithilfe eines EPMO

Im Detail: PPM-Tool-Vergleich: So wählen Sie das richtige aus

Erfahren Sie, worauf Sie bei einem Vergleich von PPM-Tools basierend auf dem Reifegrad Ihres Unternehmens (wie von Gartner definiert) sowie Ihren Zielen und Anforderungen achten sollten.

Schritt 3: Überlegen Sie sich aktuelle sowie kurz- und langfristig anstehende Ziele

Der Weg zu einem reifen Projekt-Portfoliomanagement ist weder eine gerade Linie noch eine bündige Abfolge vorgegebener Schritte. PPM-Capabilitys können sich nur in dem Tempo weiterentwickeln, in dem das Unternehmen Veränderungen toleriert. Ziele können sich verschieben, wenn andere Prioritäten Vorrang haben, und bestimmte Fähigkeiten können zu einem bestimmten Zeitpunkt leichter übernommen werden als andere.

Nachfolgend die typischsten Ziele bei der Implementierung einer PPM-Lösung, geordnet nach denen, die am wenigsten bis hin zu denen, die die meisten Veränderungen erfordern:

• Zentralisierung von Projekten
• Ressourcenmanagement und Zeiterfassung
• Arbeitseingang, Bedarfsmanagement und Priorisierung
• Projektbudgetierung und Finanzdaten
• Investitions- und Kapazitätsplanung
• Was-wäre-wenn-Analysen und Portfolio-Optimierung
• Strategische Ausrichtung und kontinuierliche Planung

Um das Risiko zu verringern, Tools später neu bewerten zu müssen, sollten Sie die Ziele entlang eines Kontinuums betrachten. Was ist ein unmittelbares Must-have? Was wird kurz- und langfristig benötigt? Was ist im selben Zeitrahmen eher „nice to have“? Die Fähigkeit, Ziele zu priorisieren, hilft bei der Auswahl einer Lösung, die skaliert werden kann, um diese Ziele zu erreichen, während das Unternehmen nach und nach in die Lage versetzt wird, zusätzliche Capabilitys zu übernehmen.

Schritt 4: Vergleichen Sie Features

Nicht jede PPM-Software ist gleich. Um die oben genannten Ziele effektiv zu erreichen, sollten bestimmte Softwarefunktionen vorhanden sein.

• Eine einfache, hoch funktionale Benutzeroberfläche: Wenn das Tool nicht einfach zu bedienen ist, werden es nur wenige Mitarbeiter nutzen. Stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche vom Kunden konfiguriert werden kann, um die Daten bereitzustellen, die Benutzer und Führungskräfte am dringendsten benötigen.
• Anwendungen, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation optimiert sind: Cloudbasierte PPM-Anwendungen sorgen für einen einfachen Zugriff auf Echtzeitdaten, sodass Teammitglieder und Führungskräfte leicht erkennen können, wer woran arbeitet. Dies schafft ein Gefühl von Verantwortung und Transparenz.
• Optionen zur Visualisierung und Organisation von Projekten: Die gewählte PPM-Lösung sollte eine übergeordnete, globale Sicht auf den Fortschritt und die Nachhaltigkeit mehrerer Projekte bieten. Wenn Informationen auf sinnvolle Weise angeordnet werden, entsteht dadurch Dynamik und ein Rahmen für eine realistische Betrachtung der Projektleistung.
• Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung von Ressourcen: Die Bedarfs- und Kapazitätsplanung ist ein zentrales Element innerhalb des Projekt-Portfoliomanagements. Finden Sie eine PPM-Lösung, die die Möglichkeit bietet, „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu entwickeln. Sie sollte außerdem eine Zeiterfassung zur Verfügung stellen, um nicht nur Ressourcen effektiver zuweisen, sondern auch Zusammenhänge und Abhängigkeiten verstehen zu können.
• Solide Berichte und Analysen: Für datengestützte Entscheidungen sind historische und Echtzeitdaten erforderlich, die für eine bessere Vorhersagbarkeit Prognosen und Roadmaps bereitstellen. Vom Kunden konfigurierbare Dashboards und Berichte sollten für jeden Stakeholder genau die gewünschten Daten liefern.
• Unterstützung unterschiedlicher Arbeitsmethoden und Unternehmensanforderungen: Da Teams häufig unterschiedlich arbeiten, um die Anforderungen ihres Unternehmens zu erfüllen, muss eine PPM-Lösung flexibel und vielseitig einsetzbar sein, dabei aber gleichzeitig als zentrale Informationsquelle dienen.

Schritt 5: Vergleichen Sie Features

Viele Unternehmen greifen vor einer Entscheidung auf die Untersuchungen und Orientierungshilfen von Webseiten zurück, die peer-reviewed sind, z. B. IT Central, TrustRadius und Peer Insights. Wenden Sie sich außerdem an Branchenanalysten wie Gartner, IDC und Forrester.

Gartner ist eine führende Autorität hinsichtlich vieler Geschäftsprozesse und Tools, einschließlich PPM-Software. Der jährlich erscheinende „Magic Quadrant“ für Projekt- und Portfoliomanagement bewertet die führenden Anbieter von PPM-Software auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten zur Umsetzung und der Vollständigkeit ihrer Visionen. Anbieter werden dabei jeweils als PPM „Führer“, „Herausforderer“, "Visionär" oder "Nischenanbieter" eingestuft.

Beachten Sie, dass das Ziel darin besteht, Projekte und Ressourcen in einer einzigen Projekt-Portfoliomanagement-Lösung zusammenzuführen. Projektmanagement-„Tools“ adressieren nur einen Teil des Programms und ermöglichen kein kontinuierliches Wachstum in den Bereichen Priorisierung, Planung sowie Arbeitseingangs- und Bedarfsmanagement. Suchen Sie nach einer speziell für diesen Zweck entwickelten PPM-Lösung, die konsolidierte Funktionen bietet, die skalierbar sind und wachsen können, wenn sich Ihre Anforderungen verändern.

Schritt 6: Bewerten Sie das laufende Support-Angebot

All die Funktionen und Capabilitys einer Projekt-Portfoliomanagement-Lösung sind nichts wert, wenn sie nicht richtig implementiert und genutzt werden.

Der PPM-Anbieter muss unterschiedliche Supportstufen anbieten, um die Effektivität der Lösung zu maximieren. Dies gilt sowohl während der Implementierung als auch beim Aufkommen von Bedarf, wenn das Unternehmen neue Software-Capabilitys einsetzen will.

Die besten Dienstleistungsangebote bieten 24 Stunden pro Tag/7 Tage die Woche/365 Tage im Jahr Online-Support, der ein virtuelles Schulungszentrum mit verschiedenen Tutorials, Videos, Community-Diskussionsforen und sogar virtuellen Workshops mit erfahrenen Beratern umfasst.

Schritt 7: Nutzen Sie Skalierbarkeit

Eine Investition in ein Projekt-Portfoliomanagement-Tool sollte langfristig angelegt sein. Kein Unternehmen möchte regelmäßig den Aufwand auf sich nehmen, den die Evaluierung und Implementierung eines neuen Produkts mit sich bringt. Ziel sollte es sein, ein PPM-Tool zu finden, das sich gemeinsam mit dem Unternehmen und den sich ändernden Zielen weiterentwickelt. Selbst wenn bestimmte Capabilitys noch Jahre von ihrer Einführung entfernt zu sein scheinen, ist es besser, eine Lösung zu wählen, die diese Funktionalität bereits jetzt bietet, als irgendwann eine unzureichende Software zu haben und neu beginnen zu müssen.

Schritt 8: Verstehen Sie die Integrations-Capabilitys und deren Einfachheit

Eine der besten Möglichkeiten, die volle Kapazität einer Projekt-Portfoliomanagement-Lösung zu optimieren, besteht darin, sicherzustellen, dass sie in andere Systeme und Anwendungen, wie z. B. Finanzen und HR, integriert werden kann. Integrationen helfen dem Unternehmen, weitere Effizienzgewinne zu erzielen, da die PPM-Lösung so Teil des Unternehmenssystems wird. Wenn ein Kunde beispielsweise ein BI-Reporting-Tool bevorzugt, das OData akzeptiert, sollten Sie sicherstellen, dass das PPM-Tool OData auch unterstützt.

Allerdings ist nicht jede Integration einfach. Fragen Sie den Anbieter, ob er eine einfach zu bedienende API anbietet, die die PPM-Lösung automatisch in andere Systeme integriert, ohne dass spezielle Programmierkenntnisse oder fortgeschrittenes Training erforderlich sind.

Die Entscheidung für eine Projekt-Portfoliomanagement-Lösung ist eine, die unweigerlich einen signifikanten ROI mit sich bringt. Ob ein Unternehmen erst am Anfang steht oder sein PMO auf die nächste Stufe heben will: Die richtige PPM-Lösung bietet die Möglichkeit, Projekte zu sammeln, zu priorisieren und umzusetzen, sodass PMOs ihre Ressourcen auf die Arbeit konzentrieren können, die den größten Nutzen bringt. Projekte werden eher unter Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens bereitgestellt, wenn alle Teammitglieder innerhalb einer einzigen Lösung zusammenarbeiten, um die Arbeit zu erledigen.

Das PMO kann Nutzen für das Unternehmen schaffen, es braucht dafür aber eine Basis an Tools und Best Practices. Ohne eine solche Basis wird es für das Unternehmen zur Herausforderung, dem Bedarf gerecht zu werden. Mit einer soliden PPM-Lösung ist Wachstum jedoch das unvermeidliche Nebenprodukt der neu gewonnenen Innovationsfähigkeit.