PPM-Tool-Vergleich: So wählen Sie das richtige aus

Der erste Schritt zur Auswahl der richtigen PPM-Lösung besteht darin, die aktuellen Capabilitys Ihres Unternehmens zu verstehen. Das Programm- und Portfoliomanagement-Reifegradmodell von Gartner1 ist ein nützliches Tool, um diese zu bestimmen und zu verstehen, welche PPM-Verbesserungen Sie vornehmen müssen.

Nachfolgend ein Überblick über die fünf Stufen des Modells von Gartner, sortiert vom geringsten bis zum höchsten Reifegrad:

• Stufe 1: Reaktiv: Ad-hoc-Ansatz bei Projekten. Keine formalen PPM-Rollen oder -Tools. Nutzung von Spreadsheets und möglicherweise eines Projektplanungstools.
• Stufe 2: Beginnende Disziplin: Entwicklung zu einem stärker prozessorientierten Ansatz. Allerdings behindern isolierte Systeme und inkonsistente Daten die Geschäftsprozesse. Möglicherweise existiert ein PMO. Ein einfaches PPM-Tool wird genutzt.
• Stufe 3: Initiale Integration: Ein ganzheitlicherer Ansatz für das PPM. Planung und Entscheidungsfindung finden auf Unternehmensebene statt. Ein Portfolio und grundlegende Ressourcenfunktionalitäten werden erfolgreich genutzt. PPM-Dashboards liefern nutzbare Daten.
• Stufe 4: Effektive Integration: Fokus auf die Bereitstellung von Nutzen für das Unternehmen. Automatisierte PPM-Funktionen auf Unternehmensebene ermöglichen ein konsolidiertes Berichtswesen, ein Unternehmensportfolio und die Durchführung der Strategie.
• Ebene 5: Effektive Innovation: Innovation ist in alle unternehmerischen Prozesse integriert. Unternehmensprogramme ermöglichen eine schnelle Durchführung der Strategie. Ein Enterprise Project Management Office (EPMO) ist eingerichtet. Nutzung einer PPM-Lösung auf Unternehmensebene, die Tools zur Unterstützung von Innovationen bietet.

Stellen Sie sich bei der Bewertung der fünf Reifestufen folgende Fragen:

• Wo auf diesem Kontinuum befinden Ihr Unternehmen und Sie sich heute?
• Welche Hoffnungen verbinden Sie mit der weiteren Reifung Ihrer PPM-Capability?
• Welchen Zeitrahmen haben Sie, und wie aggressiv wollen sie die Reifung vorantreiben?

Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie sich auf der Stufe 2 wiederfinden. Das ist die häufigste Stufe. Laut Gartner 1 stecken die meisten Unternehmen auf Stufe 2 fest: „Der Wettbewerbsdruck und die sich ändernden Marktbedingungen zwingen die Unternehmen in Richtung der Stufe 3, doch die meisten Unternehmen sind noch nicht bereit, den Sprung zu wagen.“

In der Tat sind PMOs und Manager hier am Verwundbarsten. Warum? Weil, wie es im Bericht von Gartner How to Avoid the 'Seven Deadly Sins' of a Level 2 PMO 2 heißt: „An diesem Punkt haben sie all die Probleme behoben, die einfach zu beheben waren (Etablieren gängiger Praktiken), aber es fällt ihnen schwer, den Wechsel zu den agileren und auf das Unternehmen fokussierten Aktivitäten zu vollziehen, die die Stufe 3 und die Digitalisierung erforderlich machen.“

Aus diesem Grund konzentrieren sich die folgenden Anwendungsfälle für eine PPM-Lösung auf das Erreichen und Durchlaufen von Stufe 2 und den Betrieb auf Stufe 3 und darüber hinaus.

Wenn Sie die verschiedenen Capabilitys kennen, die Sie benötigen, und wissen, was ein PPM-Tool auf den Stufen 2 und 3 und darüber hinaus liefern soll, hilft Ihnen das bei Ihrer Suche. Hier folgen acht grundlegende Capabilitys.

Planung

Eine bessere Planung ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sich Ihre Ressourcen auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentrieren. PMOs konzentrieren sich oft nur auf die Durchführung von Projekten, ohne die Mittel oder den Willen sicherzustellen, dass ihre Projekte und Programme einen geschäftlichen Nutzen liefern. Das ist ein schneller Weg, um in der Bedeutungslosigkeit zu enden. Hier erfahren Sie, wonach Sie bei einem PPM-Tool auf den Stufen 2 und 3 und darüber hinaus achten sollten:

• Stufe 2: Kontinuierliche Erstellung und Aktualisierung priorisierter Pläne, die Ressourcen unternehmensweit optimieren:
  • Centralize project portfolio management
  • Ausrichtung und Priorisierung
• Stufe 3 und darüber hinaus: Analysieren Sie Kompromisse, geben Sie die Richtung vor, und setzen Sie die Strategie in die Bereitstellung von geschäftlichen Capabilitys und integrierten Roadmaps um, um strategische, betriebliche und technologische Änderungen zu implementieren:
  • Portfolio-Management
  • Programm-Management
  • Erstellung strategischer Roadmaps
  • Szenarioplanung für Investitionen und Kapazitäten
  • Capability- und Technologiemanagement

Durchführung

Um Ihre Pläne erfolgreich umzusetzen, müssen Sie Mitarbeiter, Geld und Technologie auf die richtigen Prioritäten konzentrieren. Zu viele PMOs geraten durch Prozesse und Methoden ins Stocken, was die Wahrnehmung von Preisgestaltungsmethodik und Governance im Gegensatz zu Agilität erzeugt. Die heutigen, zunehmend funktionsübergreifenden, virtuellen Teams verwenden die unterschiedlichsten Arbeitsmethoden für die Projektdurchführung, was von PMOs verlangt, flexibel zu sein und sich für die beste Vorgehensweise einzusetzen, um das Ergebnis zu erreichen. Mit anderen Worten: Fragen Sie sich, ob Sie ein Prozesspolizist oder ein Botschafter der Bereitstellung sein möchten.

Die Capabilitys, die Sie für die Durchführung einer PPM-Lösung benötigen, sind auf den Stufen 2, 3 und darüber hinaus folgende:

• Stufen 2, 3 und darüber hinaus: Um geschäftlichen Nutzen zu liefern, müssen PMOs die verschiedenen Arten unterstützen, auf die Teams ihre Arbeit erledigen. Sie können zwar mit einer Arbeitsmethode beginnen, sollten aber ab jetzt mit einem PPM-Tool planen, das sowohl Meilenstein- als auch iterative Methoden sowie strukturiertes und unstrukturiertes Arbeiten unterstützt:
  • Fähigkeit, alle Arten von Arbeit zu planen, zu verwalten und bereitzustellen, wie z. B. traditionelles, iteratives, agiles und kollaboratives Workmanagement.
  • Native Unterstützung in Kombination mit der Integration häufig verwendeter Tools für die Durchführung der Arbeit, wie Microsoft Project und Atlassian JIRA: Die Integration in fachliche Bereiche wie IT, Produktentwicklung, Finanzen, HR und andere schafft ein gemeinsames Erfassungssystem für Daten bezüglich Mitarbeitern, Arbeit und Ausgaben.

Berichte und Analysen

Um schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können, sollte Ihre PPM-Software einen aktuellen Überblick über Bedarf, Pläne, Arbeit, Ressourcen, Technologie und Capabilitys im gesamten Unternehmen bieten. So erhalten die Stakeholder eine aktuelle Bewertung über den aktuellen Status und können entscheiden, ob sie Anpassungen vornehmen müssen, um das Unternehmen auf Kurs zu halten. Das Vorhandensein dieser Informationen wird auch die Zufriedenheit und das Engagement aller Benutzer erhöhen sowie schnell den Wert des PMOs demonstrieren.

• Stufe 2: Intuitive, benutzerfreundliche und einfach zu teilende Ansichten, die für jeden Benutzer relevant sind:
  • Vordefinierte Berichte und Dashboards
  • Anpassbare Berichte und Ansichten
• Stufe 3 und darüber hinaus: Fortschrittliche Analysen, die das gesamte Portfolio umfassen und Transparenz und Governance für die Führungskräfte der C-Ebene bieten:
  • Vordefinierte Berichte und Dashboards für Führungskräfte
  • Aussagekräftig, direkter Zugriff auf Kennzahlen, Benachrichtigungen und Analysen, konfigurierbar nach Benutzerrolle
  • Umfangreich erweiterbare Berichts- und Analyseplattformen wie zum Beispiel BI-Tools

Bedarfsmanagement

Wenn es zu Veränderungen kommt, brauchen Sie die Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und neue Bedarfe in das Portfolio zu integrieren. Vielen Unternehmen fehlt ein systematischer Ansatz beim Verstehen ihrer Pipeline. Die richtige PPM-Lösung kann einen Überblick über den gesamten Bedarf bieten und eine Analyse anhand von Bewertungskriterien und Ressourcenkapazitäten ermöglichen, sodass Sie eine objektive Priorisierung vornehmen und die Zeit bis zur Genehmigung neuer Projekte mit hohem Nutzen verkürzen können.

• Stufe 2: Erfassen und bewerten des Bedarfs an einem Ort:
  • Erfassen aller Anforderungen (Anfragen, Projekte, Arbeit, Ideen, Verbesserungen)
  • Managen auf Basis des Projektstatus
  • Schnelles Umwandeln genehmigter Bedarfe in ein Projekt, einen offenen Punkt oder eine Aufgabe
  • Herstellen von Governance
• Stufe 3 und darüber hinaus: Zentralisieren Sie alle Arten von Bedarfen aus dem gesamten Unternehmen, und bewerten Sie sie anhand Ihrer strategischen Ziele:
  • Erfassen aller Anforderungen (Anfragen, Projekte, Arbeit, Ideen, Features, Verbesserungen)
  • Ideation Management zur Generierung und Evaluierung neuer Ideen und Aktionen zur Ideenfindung
  • Konfigurierbare Workflows/Lebenszyklen zur Verwaltung und Steuerung von Prozessen
  • Schnelles Umwandeln genehmigter Bedarfe in ein oder mehrere Projekte, Aufgaben und Programme

Finanzen

PPM-Software kann verwendet werden, um die finanzielle Leistungsfähigkeit effektiv zu planen, nachzuverfolgen und zu messen. Der Einhaltung von Finanzvorgaben kommt kritische Bedeutung zu. Solide Finanz-Capabilitys in einer PPM-Software können es Führungskräften ermöglichen, realistische Ziele festzulegen, zu verstehen, wie strategische Finanzmittel investiert werden (was zu einer höheren Aktivierung von Aufwendungen führen kann), und sie nach Bedarf während des Geschäftsjahrs neu zuzuordnen. Eine Integration in bestehende Finanzsystemen erlaubt einen vollständigen Überblick über Budgets, Kosten und Investitionen.

• Stufe 2: Planung und Messung auf Projektebene:
  • Nachverfolgung der Kosten auf Aufgabenebene
  • Finanzdaten zu Projekten
• Stufe 3 und darüber hinaus: Planung und Messung auf Projekt- und Portfolioebene:
  • Nachverfolgung der Kosten auf Aufgabenebene
  • Eindeutige, integrierte Projekt-, Programm-, Produkt- und Portfolio-Finanzdaten
  • Verfolgen und verwalten nach Versionen (zeit- oder phasenbasiert), einschließlich Budget, Prognose und Ist-Werten
  • Definieren und Nachverfolgen von Investitionen; schrittweise Finanzierung

Ressourcenmanagement

Beim Ressourcenmanagement geht es darum, die richtigen Mitarbeiter auf die wichtige Arbeit zu konzentrieren und unter sich ändernden Bedingungen und Prioritäten effektiv zu arbeiten sowie die Kosten zu überwachen und zu messen. Den Anfang macht dabei die Kapazitätsplanung: Indem es Transparenz bezüglich der Bedarfspipeline schafft, hilft ein PPM-Tool dabei, festzustellen, ob das Unternehmen die Kapazitäten hat, um angefragte Investitionen zu tätigen, und welche Ressourcen für jedes Projekt die geeigneten sind.

Der Abgleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten ist entscheidend, um die tatsächlichen Ausgaben für Projekte erkennen zu können. Dies ist wichtig für den Nachweis des ROI, die Erstellung von Berichten und die Schätzung zukünftigen Arbeitsaufwands. Ihre Benutzer müssen dafür aber für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit genau dokumentieren. Diese Informationen lassen sich allerdings nicht immer leicht beschaffen.

• Stufe 2: Ressourcenmanagement auf Projektebene mit benutzerfreundlichen Zeitberichten:
  • Zeiterfassung
  • Zuweisungen
  • Personalbesetzung auf Basis Stunden oder Mitarbeiterzahl
  • Personal auf Projekt- oder Aufgabenebene
  • Aktuelle und zukünftige Anwendbarkeit der Rate
  • Kapazitätsplanung
• Stufe 3: Ressourcenplanung auf Portfolioebene, um eine dauerhafte Ausrichtung an den Geschäftszielen zu gewährleisten:
  • Zeiterfassung
  • Mehrere Zuordnungstypen (Anforderungen, Reserven, Zuweisungen, Berechtigungen)
  • Personaleinheiten (Tage, Wochen, Vollzeitstellen usw.)
  • Personal je Aufgabe (unterste Ebene)
  • Aktuelle, zukünftige und retrospektive Anwendbarkeit der Rate
  • Kapazitätsplanung

Nachverfolgen von Vorteilen und Realisierung

Da es bei PPM darum geht, geschäftlichen Nutzen zu liefern, ist es entscheidend, dass Sie demonstrieren können, was Sie erreicht haben. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Zeit- und Budgetrahmen, sondern auch um den Nachweis des tatsächlich erzielten Nutzens bei der Unterstützung der Geschäftsziele. Laut der Studie von PMI Pulse of the Profession 2017® , schließen die Unternehmen mit dem höchsten Reifegrad nicht nur 80 Prozent der Projekte zeit- und kostengerecht ab, sondern erfüllen auch die ursprünglich festgelegten Ziele und geschäftlichen Absichten. Diese Unternehmen legen zu Beginn jedes Projekts die erwarteten Vorteile fest und stellen sicher, dass sie während der gesamten Zeit auf Kurs bleiben. Die richtige PPM-Lösung wird Sie dabei unterstützen.

• Stufe 2: Grundlegendes Management bei der Realisierung von Vorteilen:
  • Grundlegende Nachverfolgung von Vorteilen
  • Benutzerdefinierte Berechnungen für Kennzahlen
• Stufe 3 und darüber hinaus: Fortgeschrittenes Management bei der Realisierung von Vorteilen:
  • Zeitlich gestaffelte, versionsbasierte Nachverfolgung von Vorteilen
  • Konfigurierbare Kennzahlen für Kapitalwert, ROI, internen Rentabilitätswert und Amortisationszeit

Akzeptanz und Amortisierungszeit

Kein PPM-Tool wird funktionieren, wenn Ihre Teammitglieder es nicht nutzen wollen und die Stakeholder seinen Nutzen nicht erkennen. Die Auswahl einer benutzerfreundlichen Lösung, die für alle Beteiligten Nutzen stiftet, ist von größter Bedeutung. Erwarten Sie von Ihrem PPM-Anbieter, dass er in der Lage ist, Best Practices und sein umfassendes Fachwissen anzubieten, und fordern Sie Branchenempfehlungen und Beratung von Analysten und anderen Quellen an.

Achten Sie außerdem auf die Möglichkeit einer Integration der PPM-Lösung in die Anwendungen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Dadurch wird der Blick aller Mitarbeiter auf die gesamte Organisation erweitert, der Zugriff auf Daten vereinfacht, Workflows rationalisiert und der Kontext für fundiertere Entscheidungen geschaffen. Außerdem werden so alle Mitarbeiter auf die gleichen Ziele ausgerichtet. Sobald Sie sich für ein Produkt entschieden haben, verfolgen Sie einen akzeptanzorientierten Ansatz bei der Implementierung, der auch Schulungen umfasst.

• Stufe 2: Ein Erfassungssystem für alle:
  • Eine intuitive Benutzererfahrung vereinfacht den Übergang von Spreadsheets oder dezentralen Projektmanagement-Tools zum PPM
  • Erhalten von Einblick in alle Arbeiten und Ressourcen
• Stufe 3 und darüber hinaus: Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die den Stakeholdern am wichtigsten sind, um die Probleme mit der höchsten Priorität zuerst zu lösen und eine schnellere Amortisationszeit zu erzielen:
  • Konfigurierte Ansichten, Kennzahlen und Berichte basierend auf Benutzern und Rollen
  • Ein flexible Benutzererfahrung, die die Anforderungen der Benutzer in verschiedenen Bereichen des Unternehmens erfüllt
  • Optimieren der unternehmensweiten Transparenz hinsichtlich des Status von Projekten, Programmen und Produkten

PPM-Führungskräfte von heute müssen Projekte, Produkte und Dienstleistungen intelligent priorisieren und in Partnerschaft mit ihren Stakeholdern im Unternehmen bereitstellen. Im Bericht „Seven Deadly Sins“ schreibt Gartner, dass Programm- und Portfoliomanagement-Führungskräfte „veraltete Tools, Prozesse und Einstellungen beseitigen müssen, die die aktuellen Anforderungen des digitalen Zeitalters an mehr Agilität und Flexibilität nicht mehr unterstützen.“ Nutzen Sie diesen Leitfaden zum Vergleich von PPM-Tools, um Ihren Reifegrad zu bestimmen und eine Lösung auszuwählen, die Ihren Anforderungen entspricht.

Alle Aussagen in diesem Bericht, die sich auf Gartner beziehen, stellen die Interpretation von Daten, Meinungen zu Forschungsergebnissen oder Sichtweisen von Planview dar, die als Teil eines syndizierten Abonnementdienstes von Gartner, Inc. veröffentlicht wurden und nicht von Gartner überprüft wurden. Jede Publikation von Gartner bezieht sich auf das Datum der ursprünglichen Veröffentlichung (und nicht auf das Datum dieses Berichts). Die in den Publikationen von Gartner geäußerten Meinungen sind keine Tatsachendarstellungen und können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.