Project Management vs. Program Management vs. Portfolio Management

Die Definition von Programm-Management variiert jedoch je nach Quelle. Laut Project Management Institute (PMI) handelt es sich dabei um „eine Gruppe von miteinander zusammenhängenden Projekten, die auf koordinierte Weise verwaltet werden, um Vorteile zu erzielen, die bei einer individuellen Verwaltung der Projekte nicht entstehen würden.“ Und weiter: „Effektives Programm-Management bietet einen Mechanismus zur Kontrolle der strategischen, finanziellen und operativen Risiken von Großprojekten.“

Programme können aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Zunächst einmal handelt es sich um eine Sammlung von Projekten, deren Zweck es ist, dieselben oder ähnliche Unternehmensziele zu erreichen. Sie sind eine Sammlung zusammengehöriger Projekte, die zusammengeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.

Bei den Projekten innerhalb eines Programms kann es sich um gesonderte Projekte handeln, die verschiedenen Teams zugewiesen und von unterschiedlichen Projektmanagern geleitet werden. Aber sie alle dienen dazu, Ergebnisse zu erwirken, die dasselbe strategische Ziel verfolgen. So kann es beispielsweise mehrere Projekte geben, die unabhängig voneinander abgewickelt werden (aber dennoch gegenseitige Abhängigkeiten aufweisen) und die alle auf das zentrale Programmziel ausgerichtet sind, die Kundenabwanderung zu reduzieren.

Doch Programm-Management ist viel mehr als eine Sammlung ähnlicher Projekte. Ziel des Programm-Managements ist es, eine strategische Umsetzung zu ermöglichen, indem Mitarbeiter und Teams abteilungsübergreifend organisiert werden, um zu einem gemeinsamen Zweck zusammenzuarbeiten.

Ein effektives Programm-Management sorgt für eine ausgewogene Verteilung von Personal und Finanzmitteln auf die einzelnen Projekte und ermöglicht es dem Unternehmen, die Programme zu priorisieren und zu finanzieren, die den größten Nutzen bringen.

Während das Projektmanagement eher mit bestimmten Projektaufgaben und Fristen befasst ist, konzentriert sich das Programm-Management auf strategische Planung, kontinuierliche Optimierung und Wertschöpfung. Das Programm-Management stellt sicher, dass die Projektgruppen besser auf die Unternehmensstrategien abgestimmt sind und die Ressourcen im gesamten Unternehmen mit möglichst wenig Konflikten optimiert werden, die zu Verzögerungen oder Budgetproblemen führen könnten.

Zu den effektivsten Tools, die Programm-Management nutzen, zählen Roadmaps, die helfen, Visionen in Strategiepläne zu umzuwandeln. Mit Roadmaps lassen sich Programmzeitleisten, Meilensteine und Releases bildlich darstellen. Außerdem bieten sie Managern die Möglichkeit, Entscheidungen zu begründen und ihre Pläne unternehmensweit zu kommunizieren.

Programme verfolgen in vielen Fällen Geschäftsziele, die transformativ sind und über einzelne Abteilungen bzw. Geschäftsbereiche hinausreichen. Programm-Management ist die Übersetzung strategischer Ziele in messbare Geschäftsergebnisse, gepaart mit der Integration der vielen verbundenen Initiativen, die für die Realisierung des Ergebnisses erforderlich sind.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Programm-Manager beim Operationalisieren strategischer Pläne helfen können. Lesen Sie Programm-Management: Der Schlüssel zur strategischen Durchführung

Laut Project Management Institute (PMI) handelt es sich bei einem Projekt um ein „zeitlich begrenztes Unterfangen, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen“. Ein Projekt ist üblicherweise eine Teamleistung und darauf ausgelegt, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dabei hat es einen definierten Anfang und ein festgelegtes Ende. Auch wenn die Dauer von Projekten begrenzt ist, können sie in Größe und Umfang stark variieren.

Projektmanagement ist die Disziplin der Verwendung von Prinzipien und Verfahren zur Verwaltung eines Projekts von der Konzeption bis zur Bereitstellung eines Ergebnisses, beispielsweise einer Anwendung, eines Events, eines Produkts oder einer Dienstleistung. Dies kann Folgendes umfassen:

• Definition von Projektzielen
• Eingang und Verwaltung von Anforderungen
• Aufteilung und Terminierung von Aufgaben
• Budget- und Kostenmanagement
• Zuweisung und Verwaltung von Projektressourcen
• Kommunikation des Projektstatus in Bezug auf festgelegte Meilensteinen

Laut PMI ist Portfoliomanagement „eine Möglichkeit, die Lücke zwischen Strategie und Implementierung zu schließen“. Anstatt sich auf ein einzelnes Projekt zu konzentrieren, nimmt Portfoliomanagement alle laufenden und potenziellen Projekte und ihre Machbarkeit zum Erreichen der Unternehmensziele in den Blick. Zweck des Portfoliomanagements ist es, auf effektive Weise die Implementierung von Änderungsinitiativen gegen den potenziellen ROI auszubalancieren. Es richtet den Fokus auf Fragen wie:

• Verfüge ich über die notwendigen Ressourcen und Budgets, um ein neues Projekt zu initiieren?
• Gibt es weitere Projekte, die modelliert werden können?
• Gibt es laufende Projekte, die sich auf dieses neue Projekt auswirken könnten?
• Müssen die Erwartungen der Stakeholder angepasst werden?
• Ist dieses Projekt auf unsere Unternehmensziele abgestimmt?

Effektives Portfoliomanagement versetzt Unternehmen in der Lage, Resultate vorherzusagen und Projekte zu planen, die die besten Ergebnisse liefern. Portfoliomanagement führt zu einem zentralen strategischen Plan, der Transformationsprogramme vorantreibt und die Priorisierung von Entscheidungen über Technologien, Arbeit und Ressourcen hinweg erleichtert.

Über das Programm- bzw. Projektmanagement hinaus ist es wichtig zu verstehen, wer diese Bereiche jeweils verwaltet und welche spezifischen Rollen dazu im Einzelnen zugewiesen sind.

Die Rolle des Programm-Managers hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Einige Unternehmen betonen die geschäftlichen Aspekte der Rolle. Andere konzentrieren sich auf die IT oder auf spezielle Technologie und legen Wert auf spezifische technische und Projektmanagement-Qualifikationen.

Programm-Manager tragen die Verantwortung für die durchgängige Steuerung des funktionsübergreifenden Programms, von der Gestaltung des Ansatzes bis zur Bereitstellung der gewünschten Ergebnisse. Der Programm-Manager ist außerdem für folgende Punkte verantwortlich:

• Priorisierung und Finanzierung von Initiativen
• Definition einer organisationsübergreifenden Roadmap
• Sicherstellung der Ressourcenkapazität und -verfügbarkeit
• Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Projekten
• Einhaltung der Ziele auf Programmebene

Programm-Manager sind oft einem Enterprise PMO oder Strategic Planning Office bzw. einer Fachabteilung unterstellt und übernehmen das Management strategischer Initiativen, die sich über Abteilungen und Geschäftsbereiche erstrecken.

Einige Projektmanager verfügen über langjährige Erfahrungen im Projektmanagement, aber in vielen Fällen sind sie das, was das Project Management Institute (PMI) als „Verlegenheits-Projektmanager“ beschreibt: Experten, die ohne umfassende Erfahrung in die Position des Projektmanagers aufrücken. Eine Appleseed Partners-Umfrage unter 200 Personen, die Projekte verwalten oder an Projekten teilnehmen, ergab, dass zwei von drei Teilnehmern möglicherweise nicht über eine entsprechende Zertifizierung für das Projektmanagement verfügen und sich 30 Prozent der Befragten als Verlegenheits-Projektmanager betrachten.

Zu den Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers können folgende Aufgaben gehören:

• Eingrenzung des Projekts, Terminplanung und Genehmigungen
• Ressourcenmanagement
• Management des Budgets
• Risikomanagement
• Statusberichte an Teammitglieder und Stakeholder

Ein Portfoliomanager ist für die Verwaltung und Nutzung des Lebenszyklus von Investitionen, Initiativen, Programmen, Projekten und Ergebnissen verantwortlich, um die Unternehmensziele auf optimale Weise zu erreichen. Ziel eines Portfoliomanagers ist es, seine Projektportfolios zu optimieren, Kapazität und Bedarf aufeinander abzustimmen sowie Pläne und Ressourcen mit der Projektdurchführung zu verknüpfen.

In einigen Unternehmen arbeiten Projektmanager, Programm-Manager und Portfoliomanager in oder mit einer Gruppe oder Abteilung namens Project Management Office (PMO). Das PMO definiert und legt Standards fest, wie Projekte innerhalb des Unternehmens gemanagt werden.

Das Program Management Office ist nicht das, was üblicherweise mit PMO gemeint ist. Das Akronym PMO wird meist in Bezug auf das Project Management Office verwendet. Dennoch verwenden Gartner und andere Instanzen den Begriff seit gut einem Jahrzehnt oft synonym oder mit leicht abweichender Bedeutung.

Anstatt sich auf den täglichen Projektbetrieb und kurzfristigere Initiativen des Project Management Office zu konzentrieren, befasst sich das Program Management Office in erster Linie mit den Programmen im gesamten Unternehmen und damit, wie die Performance dieser Programme im Hinblick auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens ausfällt. Das Program Management Office ist angesichts der Zunahme digitaler Transformationsprogramme stärker in den Vordergrund gerückt, die perfekt zum Fachbereich des Programm-Managements passen, weil sie funktions- und unternehmensübergreifend sind und kontinuierliche Veränderungen mit sich bringen.

Ähnlich wie Projekte unter Programmen und Programme unter Portfolios zusammenlaufen, überwacht das Program Management Office den Fortschritt und die Performance aller Projekte innerhalb der einzelnen Programme, um sicherzustellen, dass das übergeordnete Programm die wichtigsten Meilensteine zur Umsetzung der strategischen Ziele erreicht.

Laut Gartner bietet das Enterprise Program Management Office „einen effektiven, aber politisch sensiblen Weg zur Lösung des Problems, wie konkurrierende Pläne und ungeklärte gegenseitige Abhängigkeiten angegangen werden können“. Darüber hinaus eröffnet es Einblicke in das „Portfolio der Technologieinvestitionen“ und „mehr Transparenz im Hinblick auf Prioritäten und Entscheidungen, die in Unternehmen festgelegt bzw. getroffen werden“.

Im Wesentlichen arbeitet das Program Management Office mit PMOs und Abteilungen zusammen, um Folgendes sicherzustellen:

• Ressourcen werden programmübergreifend korrekt zugewiesen.
• Programme sind auf die Portfolioziele abgestimmt.
• Programme werden effektiv priorisiert und erzielen Wertschöpfung.

Das Program Management Office spielt eine wichtige Rolle bei der Umsetzung strategischer Ziele in messbare Geschäftsergebnisse. Vergleichen Sie die Verantwortungsbereich des Project Management Office mit denen des Program Management Office:

Ein Projektportfolio ist eine Gruppe von Projekten, an denen ein Unternehmen arbeitet.

Projekt-Portfoliomanagement (PPM) ist typischerweise eine Funktion des PMO-Teams. Es handelt sich um einen formalen Ansatz, um den potenziellen Nutzen einer Reihe von Projekten zu orchestrieren, zu priorisieren und zu analysieren. An organization that employs project portfolio management centralizes the identification, prioritization, authorization, and management of projects within a portfolio.

Die meisten PMO-Teams setzen Software ein, die viele der Funktionen automatisiert, die für das erfolgreiche Management von Projekten und Projektportfolios erforderlich sind. Umfassendere Automatisierung führt zu mehr Transparenz, besseren Einblicken und mehr Effizienz durch die Verwendung verwertbarer Daten. Aber mit einem Pauschalansatz lassen sich nicht alle Anforderungen erfüllen.

So, wie ein Unterschied zwischen den Bereichen Projektmanagement, Programm-Management und Portfoliomanagement besteht, gibt es auch einen Unterschied zwischen Projektmanagement-Software und Projekt-Portfoliomanagement-Software. Zu beachten ist dabei jedoch, dass sich Projektmanager um Aufgaben, Fristen und Ergebnisse kümmern, während sich Programm-Manager auf breiter angelegte Initiativen, Roadmaps, Priorisierungen und Ressourcenkapazitäten konzentrieren. Entsprechend benötigen sie spezielle Software, die auf ihre jeweiligen Interessen und Verantwortungsbereiche abgestimmt ist.

Projektmanagement-Software unterstützt gängige Projektmanagement-Funktionen wie die Erstellung von Projektstrukturplänen und Gantt-Diagrammen. Projekt-Portfoliomanagement-Software bietet die Funktionalität, die sich in einer Projektmanagement-Software findet, kombiniert diese aber mit zusätzlichen Capabilitys, die für die Verwaltung von Projektportfolios erforderlich sind. Die anerkanntesten Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen bieten Capabilitys zum Management von Arbeit und Ressourcen im gesamten Portfolio. Dazu zählen unter anderem:

• Zentralisierung von Projekten
• Projektausrichtung und -priorisierung
• Echtzeitanalysen zum Messen und Managen von Projekten und Ressourcen
• Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
• Zeiterfassung
• Finanzmanagement für Projekte
• Eingangs- und Bedarfsmanagement
• Integrierte Gantt-Diagramme
• Sichtbarkeit aller Arten von Arbeit – agiler, kollaborativer, iterativer und Projektarbeit
• Investitionsplanung und Finanzmanagement auf Portfolio- und Programmebene
• Roadmaps
• Programm-Management
• Abhängigkeitsmanagement
• Planung mit Was-wäre-wenn-Szenarien

Es ist wichtig, eine Software auszuwählen, die sich für jeden Anwendungsfall eignet und skalierbar ist, um die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Intern entwickelte oder nachträglich angepasste Legacy-Anwendungen bieten in der Regel nicht das Maß an Integration, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit, das eine zweckgebundene Softwarelösung bieten kann.

Projektmanagement-Software lässt sich in den meisten Unternehmen ohne übermäßigen Aufwand implementieren und ist die Investition wert. Die Kosten, die entstehen, wenn nichts unternommen oder sich auf unzureichende oder veraltete Anwendungen verlassen wird, sind hoch und auf die üblichen Probleme zurückzuführen, die in vielen Unternehmen auftreten.

Laut der PMI-Umfrage Pulse of the Profession 2020 sind stark ausgereifte Unternehmen deutlich besser in der Lage, ihre Ziele zeit- und budgetgerecht zu erreichen, und verzeichnen weniger Scope Creep und gescheiterte Projekte.

Stärker ausgereifte Unternehmen nutzen PPM-Software in erster Linie, um die notwendige Transparenz zu schaffen, an der es beim Projektmanagement normalerweise mangelt. Ohne eine vollständige und strategiebezogene Echtzeitansicht von Projekten, Arbeit und Ressourcen ist es schwierig, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo investiert werden soll.

Aus diesem Grund empfiehlt Gartner den Einsatz von Projekt-Portfoliomanagement-Software: „Kontinuierliche Bereitstellung veranlasst immer mehr PPM-Führungskräfte dazu, gezielte strategische Geschäftsinvestitionen mit diversifizierten, wechselnden, auf die Bereitstellung fokussierten und termingerechten Ergebnissen zu verbinden."

Wenn Ihr Unternehmen scheinbar nie genug Ressourcen hat, um den eingehenden Bedarf zu stillen, hilft PPM-Software Ihrem PMO, die Ressourcenkapazität auszutarieren, zu priorisieren und zu planen. Darüber hinaus stellt sie einen Überblick über die künftige und laufende Arbeit über Projektteams, Abteilungen, Regionen und das gesamte Unternehmen hinweg in Echtzeit zur Verfügung und zeigt gegenseitige Abhängigkeiten auf. Diese Einblicke erleichtern die Priorisierung und Planung der Ressourcenzuweisung im Laufe der Zeit sowie das Hinzuziehen weiterer Ressourcen entsprechend dem Bedarf.

Wenn die Projekte Ihres Unternehmens nicht auf die Geschäftsziele ausgerichtet sind, unterstützt eine PPM-Software Ihr PMO dabei, die Bedarfserfassung zu zentralisieren und das Projektportfolio zu optimieren, um die Ziele strategischer Initiativen zu erfüllen. Sobald die Unternehmensstrategien definiert sind, lässt sich mit der PPM-Software leichter erkennen, wo Lücken und Unstimmigkeiten bestehen. Gleichzeitig liefert sie Daten zur Begründung von Entscheidungen.

Wenn ein großer Prozentsatz der Projekte Ihres Unternehmens fehlschlägt, bietet eine PPM-Software Ihrem PMO-Team eine einheitliche Übersicht über alle Aufgaben und Ressourcen, damit es Projektänderungen und -risiken proaktiv verwalten und vorhersagen kann. So können Sie Risiken besser erkennen und frühzeitig angehen, bevor sie zum Scheitern eines Projekts führen und wertvolle Ressourcen binden, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden können.

PMO-Teams waren schon immer in der Lage, Nutzen zu erbringen. Aber trotz Veränderungen relevant zu bleiben, bedeutet, sich an die technologische Veränderungen, die geänderten Anforderungen des Managements und an neue geschäftliche Bedarfe anzupassen. Statten Sie Ihr PMO-Team mit den richtigen Tools aus, damit es sowohl die strategischen als auch die täglichen Programme vorantreiben kann, die die Umsetzung der Unternehmensstrategie voranbringen.

Integriertes Programm-, Portfolio- und Projektmanagement erfordert eine konsistente organisatorische Managementstruktur, die auf alle drei Bereiche eingeht. Dabei gilt es zu bedenken, dass Integration zwar wichtig ist, die Verwaltung dieser Bereiche aber getrennt und gleichzeitig ergänzend bleiben sollte.

Projekt-Portfoliomanagement-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Leistung des PMO zu verbessern, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Geschäftsstrategie zu operationalisieren, indem das Bedarfsmanagement zentralisiert, die Arbeit priorisiert und die Transparenz des Projektportfolios verbessert wird.