Was ist eine Projekt-Portfoliomanagement-Software?

Mehrere aktive Projekte nachzuverfolgen und gleichzeitig über die Leistungsfähigkeit des gesamten Portfolios informiert zu bleiben, ist eine echte Herausforderung. Projekt-Portfoliomanagement-Software bietet Unternehmen einen umfassenden und globalen Überblick über den Fortschritt und die Nachhaltigkeit verschiedener Projekte auf höchster Ebene.

Projektportfoliomanagement-Software kombiniert Cloud-Konzepte mit einer Unternehmenslösung, die Unternehmen unterstützt, effizienter zu arbeiten, indem sie mehrere Ebenen von Projektdaten liefert. PPM-Software wird von Business- und Branchenführern sowie von PMOs (Project Management Organizations) verwendet, um Projektportfolios mithilfe von Daten zu verwalten, die aus vielen verschiedenen Systemen zusammengeführt werden.

Projektportfoliomanagement-Software wurde von IT- und Softwareentwicklungsunternehmen schnell angenommen, bietet jedoch auch zahlreiche Vorteile für jede Art von Unternehmen oder Organisation, einschließlich:

• Beratungsfirmen
• Bauunternehmen
• Personalabteilungen
• Finanzinstitute
• Marketing- und Werbeagenturen
• IT-Abteilungen
• Und weitere Unternehmen

Eine PPM-Software ist eine einfache Möglichkeit, Geschäftsziele anhand aktueller und potenzieller Projekte zu bewerten. Dabei kommen Schlüsselindikatoren, Teamwork und verlässliche Analysedaten zum Einsatz.

Die erste Entscheidung, die es zu treffen gilt, ist die Investition in eine passende PPM-Software. Nachdem diese Einstiegshürde überwunden ist, werden Manager und PMOs in Zukunft keine Schwierigkeiten mehr haben, die besten Projekte auszuwählen.

Für Unternehmen, die gleichsam einen virtuellen Wald von Projekten in Angriff nehmen, ist es unerlässlich, selbigen nicht ohne Kompass zu betreten. Eine effektive PPM-Softwarelösung weist dabei die Richtung, indem sie Folgendes bietet:

• Zentralisierte organisatorische Aufgaben und Ziele
• Eine einfache, aber hoch funktionale Benutzeroberfläche
• Anwendungen, die auf Zusammenarbeit und Kommunikation optimiert sind
• Großartige Werkzeuge zum Visualisieren und Organisieren von Projekten
• Solide Berichte und Analysen
• Flexibilität und Vielseitigkeit, um ein breites Spektrum von Anforderungen des Unternehmens und seiner Stakeholder zu erfüllen

Im nächsten Abschnitt werden einige der wichtigsten Funktionen einer PPM-Software vorgestellt, die sie für fast jedes Unternehmen nützlich machen.

Das übergeordnete Ziel einer PPM-Software ist es, die Führungsebene und die PMOs bei einer besseren Planung und Entscheidungsfindung in Bezug auf Projektkosten und -nutzen zu unterstützen. Diese Kosten umfassen Investitionen, die für die Umsetzung von wichtigen Geschäftszielen getätigt werden und von denen ein quantifizierbarer ROI erwartet wird. Die Kosten können auch mithilfe von Zeitplänen und Teamressourcen dargestellt werden.

Indem die PPM-Software einen globalen Überblick über jedes Projekt bietet – einschließlich Zeitplänen, Budgets und Anforderungen der Stakeholder – erhöht sie die Fähigkeit eines Unternehmens, wichtige Initiativen effektiv umzusetzen.

Dies gilt für Unternehmen oder Organisationen, die mehrere Projekte auf einmal angehen, unabhängig davon, ob sie aus externen Quellen stammen oder Teil interner Initiativen sind.

Konsolidieren Sie Daten mithilfe von PPM-Software

Mithilfe einer Projektportfoliomanagement-Software können Sie vielfältige Datensätze generieren, die für jede Art von Geschäftstätigkeit aussagekräftige Ergebnisse liefern. Dies wird von gut organisierten Teams unterstützt, die standardisierte Methoden zum Erfassen und Katalogisieren unterschiedlicher Daten verwenden. Das unterstützt Unternehmen, auf dem Laufenden zu bleiben, unabhängig davon, wie viele Projekte gleichzeitig verwaltet werden.

Durch die Implementierung einer PPM-Softwarelösung werden Informationen auf sinnvolle Weise organisiert und archiviert, sodass die Dynamik gesteigert und ein Rahmen für realistische Einblicke in die Projektleistung im zeitlichen Verlauf geschaffen wird. So können Unternehmen genau prognostizieren, wie viel Aufwand ein Projekt erfordern wird. Durch die Software entfällt die Notwendigkeit, Daten aus mehreren Systemen zu sammeln, da sie in ein zentrales System integriert werden, in dem die Datensätze standardisiert angelegt werden.

Anstatt wichtige Projektdaten an verschiedenen Orten zu speichern, bietet PPM-Software den Projekt-Portfoliomanagern einen zentralen Ort für die Überprüfung der Daten, die sie zur Erstellung von Prognosemodellen verwenden können, die für die Vorhersage des Ergebnisses eines potenziellen Projekts hilfreich sind. Dies erleichtert Projektmanagern die Bewertung der Effektivität eines Problemlösungsprozesses, wenn Fehler auftreten.

Verbinden Sie mithilfe einer PPM-Software Teams und Stakeholder

Die Tage abteilungsspezifischer Prozesse sind gezählt. In unserer sich schnell entwickelnden Unternehmenslandschaft lautet das Motto des Tages: Vereinheitlichung. Mit der Gesamtzuweisung an Teams steigen ihre Kreativität und Produktivität.

PPM-Software liefert praktisches und anwendbares Feedback darüber, ob ein Projekt vorangetrieben werden sollte, indem sie sicherstellt, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Unterstützung der Fähigkeit der internen Mitarbeiter des Unternehmens:

• Kommunikation für eine bessere Produktion zu fördern
• Teammitglieder und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten
• Bei der besseren Dokumentation von Projektnotizen und Besprechungsinformationen zu unterstützen
• Feedback in Echtzeit zur Verfügung zu stellen
• Das Teamwork durch klare Aufgabenzuweisung und Verantwortung zu fördern

Wenn Sie Teammitglieder haben, die außerhalb von Silos arbeiten und replizierbare Workflows schaffen können, läuft die Produktion auf höchstem Niveau.

PPM-Software hilft bei der Führung von Unternehmen, indem sie es den Projektmanagern ermöglicht, sich auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren, die ihren jeweiligen Teams zugewiesen sind, während die Führungsebene sicherstellen kann, ob die Mitarbeiter auf die bestmögliche Weise eingesetzt werden, um die Gesamtziele des Unternehmens zu erreichen.

Wenn die Mitglieder eines Unternehmens einen gut funktionierenden Kommunikationsfluss untereinander und mit ihren Stakeholdern aufrechterhalten können, treten die wichtigsten Workflow-Indikatoren deutlicher hervor. Anhand dieser Indikatoren können Führungsebene und PMOs Richtlinien für die Bewertung jedes einzelnen Projekts erstellen. Mit guter Planung können Projekt-Portfoliomanager Projekte erkennen, die mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen, sowie potenzielle Probleme identifizieren, die zu Verzögerungen führen könnten.

In Anbetracht der zentralen Funktionen von PPM-Software und der ihnen innewohnenden Vielseitigkeit: Was sind einige der Schlüsselelemente, auf die ein Unternehmen bei der Auswahl eines Projektportfoliomanagement-Tools achten sollte?

Effektive Projektportfoliomanagement-Software umfasst einige grundlegende Funktionen, die den Benutzern optimierte Tools für eine fundiertere Entscheidungsfindung bieten, wie z. B.:

• Cloud Computing für bessere Zusammenarbeit und Kommunikation
• Eine visuell ansprechende, intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
• Unkompliziertes Reporting sowie klare Metriken und Analysen

Eine effektive Projekt-Portfoliomanagement-Software umfasst Funktionen, die optimierte Tools für fundiertere Entscheidungen bereitstellen, wie z. B. Cloud Computing für eine bessere Zusammenarbeit, eine visuell ansprechende Benutzeroberfläche und unkomplizierte Analysen.

Cloudbasiertes Management

Durch den Einsatz cloudbasierter Computing-Tools können Anwender jederzeit von jedem Ort aus mithilfe einer Internetverbindung auf die benötigten Informationen zugreifen. Unabhängig davon, ob ein Prozess bereits vorhanden oder noch in der Entwicklung ist, ermöglicht eine PPM-Software die nahtlose Integration mit schneller Einrichtung und mobilem Zugriff. Diese Vorteile lassen sich leicht von jedem Team nutzen.

Projektportfoliomanagement-Software nutzt die vielseitigen Computing-Capabilitys der Cloud, um Unternehmen zu unterstützen, einen Schritt voranzukommen. PPM-Software schafft eine virtuelle Landschaft für die Speicherung von Informationen zu jedem Projekt des Unternehmens und bietet eine Ebene der Datenanalyse und Interaktivität, die dafür sorgt, dass Teams nicht isoliert arbeiten.

Mithilfe von Projektportfoliomanagement-Tools können Manager und PMOs bessere Entscheidungen in Bezug auf jedes Projekt treffen.

Visualisierung von Workflows

Die visuelle Darstellung eines Projektportfolios ist eine Schlüsselkomponente jeder PPM-Softwarelösung. Mit der Möglichkeit, grafisch darzustellen, wo Kollisionen und Überschneidungen auftreten können, fördert die PPM-Software eine fehlerfreie Umgebung, die von Zusammenarbeit geprägt ist.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in der Verkehrsleitzentrale für ein Stadtgebiet. Was denken Sie, würde ohne eine detaillierte Anzeige, die einen visuellen Überblick über den gesamten Verkehr in und aus einem bestimmten Bereich bietet, passieren?

• Es würden vermeidbare Unfälle geschehen.
• Es käme zu teuren Engpässen, die Ressourcen verschwenden.
• Das Reparieren von Behinderungen würde zu Zeitverlusten führen.
• Die Pendler wären unzufrieden.

Im schlimmsten Fall öffnen solche Probleme weitere Schleusen und machen auch andere Bereiche anfälliger für vergleichbare Probleme.

Projektportfoliomanagement-Software fungiert als Verkehrsleitsystem Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass nur die richtigen Projekte „auf die Straße kommen“. Dies verringert wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass auf dem Weg von der Konzeption bis zur Fertigstellung allerlei Probleme auftreten. Das Ergebnis sind effizientere Teams und zufriedene Stakeholder.

Einfache Benutzeroberfläche

Ein grundlegendes, aber wertvolles Element der PPM-Software ist seine einfache Bedienbarkeit – die Fähigkeit, ohne übermäßige Schulung mit der Benutzeroberfläche zurechtzukommen. Die Software soll ein Projektportfolio vereinfachen und gleichzeitig einfach zu bedienen sein.

Die weitreichenden Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit, die mit der PPM-Software verbunden sind, ermöglichen es Benutzern:

• Den Schulungs- und Lernprozess auf jeder Ebene eines Unternehmens zu beschleunigen
• Projekte so zu organisieren, dass sie leicht zu verstehen und zu verwalten sind
• Teaminformationen zu aktualisieren und Personalressourcen den richtigen Bereichen zuzuweisen
• Berichte, Analysen und Datendiagramme schnell zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu teilen
• Internen und externen Zugriff ohne Komplikationen zu erteilen

Eine effektive PPM-Software bietet ein hohes Maß an Funktionalität, ohne dass dafür umfangreiches technisches Wissen erforderlich ist.