Projektportfoliomanagement – eine Definition

Das Eingehen von Risiken gehört zum Geschäft. Allerdings ist es dabei wichtig, zu bedenken, dass größere Risiken nicht immer eine größere Rendite bedeuten. Letztlich geht es bei der Frage nach Risiko und Rendite um das Treffen kluger Entscheidungen.

Risiken verstehen, höhere Renditen einfahren

Der Projektportfolio­management­-Prozess hilft Unternehmen dabei, die Ergebnisse vorherzusagen und Projekte zu planen, die die besten Ergebnisse liefern. Er beantwortet Fragen wie:

• Stehen mir die Ressourcen/Budgets zur Verfügung, um dieses neue Projekt durchzuführen?
• Befindet sich in meinem Portfolio ein ähnliches Projekt, das ich als Modell für das neue Projekt verwenden kann?
• Welche aktuellen Projekte könnten sich als Hindernis für den Abschluss dieses Projekts erweisen?
• Sind die Erwartungen der Stakeholder realistisch? Wo können wir Kompromisse eingehen?
• Trägt dieses Projekt zum Erreichen der übergeordneten Unternehmensziele bei?

Risikominderung

Mithilfe von PPM können Projektmanager und PMOs einen umfassenden Blick auf jedes Projekt werfen. Wenn jedes Element eines Projekts dargestellt wird, können Probleme vorhergesagt werden, bevor sie überhaupt entstehen.

Der Portfoliomanagementprozess gibt Unternehmen die Weitsicht, potenzielle Risiken zu erkennen und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Dies hilft einem Unternehmen, Risiken proaktiv zu verwalten, indem es den Teams erlaubt, potenzielle Verzögerungen realistisch einzuschätzen und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu vermeiden oder zu mindern, falls sie sich als unvermeidlich erweisen sollten. Risikominderung kann dabei Folgendes umfassen:

• Die Ausrichtung aller vorgeschlagenen Projekte auf die übergeordneten Unternehmensziele
• Die Bereitstellung messbarer Daten, die zur Abwägung von Chancen und Risiken dienen können
• Die Ermittlung potenzieller Engpässe und Konstruktionsfehler auf mehr als einer Ebene
• Das Ausbalancieren von Teamkapazitäten und Workloads

Grundsätzlich lassen sich PPM und Projektmanagement anhand der Anzahl der Projekte unterscheiden. Projektmanagement konzentriert sich auf den Abschluss eines einzelnen Projekts. Projektportfoliomanagement nimmt dagegen alle laufenden und potenziellen Projekte und ihre Machbarkeit zum Erreichen der Unternehmensziele in den Blick.

Aber was versteht man unter einem Portfoliomanagementsystem? Ein Ansatz versteht Projekt-Portfoliomanagement als den Prozess, der die Grundlage für effizienteres Projektmanagement bildet.

Der Portfoliomanagementprozess unterstützt die Basis des Projektmanagements, indem er einen klaren Weg zur Priorisierung bietet, mit dessen Hilfe Projektmanager flexible Zeitpläne erstellen können.

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie der Portfoliomanagementprozess die Basis des Projektmanagements unterstützen kann:

• Er vermeidet katastrophales Projektmanagement, indem er gute Projekte schlechten gegenüberstellt sowie den ROI und den vorhergesagten Nutzen hervorhebt, den das Projekt für das Unternehmen möglicherweise hat.
• Er bietet einen klaren Weg zur Priorisierung, mit dessen Hilfe Projektmanager flexible Zeitpläne erstellen können.
• Er führt auf, welche Teammitglieder und Projektmanager verfügbar sind.
• Er hilft dabei, dem Projekt einen finanziellen Nutzen zuzuweisen, um straffe Projektbudgets zu gewährleisten.

Effektives PPM trägt dazu bei, dass das Projektmanagement einfacher wird. Als Tandem sind sie für ein Unternehmen von unschätzbarem Wert.

Das Projektportfoliomanagement legt eine Methode fest, die zur Vorhersage potenzieller Probleme, zur Überprüfung des Fortschritts bei der Erreichung operativer Ziele, zur Verwaltung von Budgets und zur Behandlung von Bedenken von Stakeholdern eingesetzt wird, sodass die Projektmanager anschließend eine präzise Durchführung gewährleisten können.

Projekt-Portfoliomanagement stellt Unternehmen einen Blick aus der Vogelperspektive hinsichtlich kommender, laufender und vergangener Projekte zur Verfügung. Indem Unternehmen in ein Gesamtbild einordnen können, wie ein vorgeschlagenes Projekt zu ihren Zielen und Aufgaben passt, können sie bessere Entscheidungen hinsichtlich der Frage treffen, welche Projekte sie auswählen sollten und welche Initiativen ihnen den größten Nutzen bringen.

Es existieren zwar viele Arten von Projekt-Portfoliomanagement-Tools, aber die besten:

• Bieten ein unternehmensweites Projekt-Portfoliomanagement
• Bieten benutzerfreundliche Schnittstellen und Funktionalitäten
• Stellen verbesserte Online-Funktionen für die mobile Zusammenarbeit und Kommunikation bereit
• Bieten solide Berichte und Analysen

Benutzerfreundliche Enterprise Projektportfoliomanagement-Software

Enterprise PPM-Tools ermöglichen es Ihnen, eine Ressource mit mehreren Funktionalitäten im gesamten Unternehmen zu nutzen. Enterprise PPM-Tools verringern die Abhängigkeit von mehreren Anwendungen, die die Kosten erhöhen und Workflows verkomplizieren können. Da das Projektportfoliomanagement von Natur aus komplex ist, weil sehr viele Dinge gleichzeitig verwaltet werden müssen, ist es wichtig, ein Enterprise PPM-Tool auszuwählen, das für alle Mitarbeiter im Unternehmen einfach und benutzerfreundlich ist– nicht nur für versierte Anwender.

Das ist aber möglicherweise leichter gesagt als getan: Achten Sie darauf, nach Tools Ausschau zu halten, die Kosten, manuellen Aufwand und übermäßige Dokumentation auf ein Minimum reduzieren. Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Lösung, die sich durch ein intuitives Design, einfache Funktionalität und eine mobile Anwendung auszeichnet, die jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens den Zugriff auf das Tool ermöglicht – egal wo er sich gerade aufhält.

Zentrale Drehscheibe für die Kommunikation

Häufig haben Unternehmen und Organisationen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, Mitarbeiter und Teammitglieder, die mobil arbeiten. Wenn in Ihrem Unternehmen verschiedene Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, kann es schwierig werden, effektiv zu kommunizieren.

Die besten Projektportfoliomanagement-Tools erlauben einen Onlinezugriff, wodurch Kommunikationshindernisse beseitigt werden. Wenn die gesamte Kommunikation mithilfe eines zentralen Knotenpunkts optimiert wird, können Sie:

• Alle Teammitglieder miteinander verbinden und ihre Arbeit koordinieren sowie Statusaktualisierungen in Echtzeit zur Verfügung stellen
• Daten, Dateien und Feedback nachverfolgen, freigeben und speichern
• Fragen rascher beantworten und Probleme schneller lösen
• Schnell und einfach Daten aufbereiten und sie mit Stakeholdern teilen

Mit besseren Berichten einen Schritt voraus

Ein geeignetes Enterprise Portfoliomanagement-(EPM-)Tool sollte solide Berichtsmöglichkeiten zur Verfügung stellen. Berichtsdaten eröffnen Führungskräften und Managern eine Perspektive, mit deren Hilfe sie vorhersagen können, welche Projekte möglicherweise übermäßig viele Ressourcen erfordern, indem sie aktive Projekte oder Umstände hervorheben, die ein Hindernis für die Unternehmensziele darstellen könnten.

PPM-Berichtstools ermöglichen es Unternehmen außerdem, jede einzelne Facette der aktuellen und potenziellen Projekte des Unternehmens aktiv zu überwachen, einschließlich Budgetierung, Prognosen und Rendite-Risiko-Analysen.

Wenn einzelne Projektbudgets überschritten werden, kann der effektive Einsatz von PPM-Tools einem Unternehmen helfen, die potenziellen Auswirkungen auf andere Projekte zu erkennen und festzustellen, ob die Fortführung eines Projekts, das sein Budget bereits überschritten hat, zum Problem weiterer Budgetüberschreitungen in anderen Bereichen führt. Falls Projekte in Verzug geraten, können Führungskräfte die möglichen Dominoeffekte mithilfe von Projekt-Portfoliomanagementtechniken aufhalten.

Berichte sorgen für ein sachlich fundiertes und sachkundiges Projekt-Portfoliomanagement, was wiederum dazu beiträgt, die Erwartungen innerhalb des Unternehmens zu steuern, welche Projekte weitergeführt werden sollen und welche nicht.