Projekt-Portfolio­management­prozess

Sehen wir uns zuerst an, was PPM ist, bevor wir die dahinterliegenden Prozesselemente untersuchen. PPM ist definiert als die zentralisierte Verwaltung von Prozessen, Methoden und Technologien, die von Projektmanagementteams zur Überwachung und Bewertung bestehender oder vorgeschlagener Projekte auf der Grundlage mehrerer Kriterien eingesetzt werden.

Das Ziel des PPM besteht darin, die bestmögliche Kombination aus Ressourcen zu finden, um ein Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele zu unterstützen. Es berücksichtigt dabei Faktoren wie externe Marktbedingungen, Kundenanforderungen, das Wettbewerbsumfeld und behördliche Vorschriften. Kurz gesagt, bietet es die ganze Transparenz, die Führungskräfte zum Treffen fundierter Entscheidungen in allen projektbezogenen Punkten benötigen.

Das Verwalten von Projektportfolios stellt laut dem Project Management Institute (PMI), einer Organisation, die Fachkräfte im Bereich des Projektmanagements weltweit durch Zusammenarbeit, Fortbildung und Forschung unterstützt, sicher, dass ein Unternehmen bei der Auswahl und Durchführung von Projekten optimale Ergebnisse erzielen kann. Die Forschungsarbeit der Organisation hat gezeigt, dass PPM eine Möglichkeit ist, die Lücke zwischen Strategie und Implementierung zu schließen.

Die Notwendigkeit von PPM liegt in der Tatsache, dass alle Projekte für einen erfolgreichen Abschluss finanzielle Investitionen, Zeit und Mitarbeiter benötigen. Oft sind diese Ressourcen aber knapp. Gleichzeitig ist klar, dass nicht alle Projekte für ein Unternehmen den gleichen Nutzen haben. Infolgedessen brauchen Stakeholder eine Möglichkeit, Projekte und Ressourcen zu verwalten, um sicherzustellen, dass die strategisch wichtigsten Projekte die zu ihrem Erfolg nötige Aufmerksamkeit und die entsprechenden Ressourcen erhalten.

Letztlich trägt das PPM dazu bei, Projekte kontinuierlich auf die Unternehmensziele und -strategie auszurichten. Dazu gehört auch die Priorisierung von Ressourcen abhängig von der Wichtigkeit der Projekte.

Obwohl viele Unternehmen einen disziplinierten Ansatz zur Identifizierung und Genehmigung neuer Investitionsinitiativen und den damit verbundenen Projekten verfolgen, werden diese Entscheidungen oft auf Grundlage unzureichender oder ungenauer Informationen über die Auswirkungen neuer Projekte auf den bestehenden Projekt-Workload getroffen.

„Die meisten Methoden zur Auswahl von Projekten leisten beim ausgewogenen Verteilen der Ressourcen schlechte Arbeit, und das entstehende Ungleichgewicht hat zur Folge, dass Projekte um Ressourcen konkurrieren, wodurch schließlich die Durchführbarkeit ganzer Projekte auf dem Spiel steht.“

Noch schlimmer ist PMI zufolge, dass, „sobald ein Projekt dem Untergang geweiht ist, für gewöhnlich zusätzliche, kleinere und weniger ehrgeizige Projekte initiiert werden, um dessen Scheitern zu kompensieren.“

Unter solchen Umständen wird das Verwalten der Projekte noch komplexer, und das Projektportfolio beginnt, seine strategische Ausrichtung und seinen Nutzen einzubüßen. Diese Unfähigkeit, sich zu fokussieren, führt unweigerlich zu:

• Zu vielen kleinen und wenig wirksamen Projekten
• Zu vielen Projekten für die nur begrenzt zur Verfügung stehenden Ressourcen
• Schlechter Projektpriorisierung
• Scheitern beim Versuch, Projekte abzubrechen
• Schlechter Datenlage in Bezug auf die Projekte
• Einer hohen Projektausfallrate

Unternehmen müssen einen Prozess implementieren, der den strategischen und finanziellen Nutzen von Projekten kontinuierlich überprüft und priorisiert: den PPM-Prozess.

Damit Unternehmen den Erfolg eines PPM-Prozesses sicherstellen können, sollten sie sich an den folgenden Best Practices orientieren.

Identifizieren der Geschäftsziele und -strategie

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem effektiven PPM sollte darin bestehen, die Unternehmensziele zu identifizieren und eine Geschäftsstrategie zur Erreichung dieser Ziele klar zu definieren. Dies unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung eines Umsetzungsplans. Jedes Projekt in einem Portfolio sollte auf die strategische Vision des Unternehmens ausgerichtet sein.

Ein häufiger Fallstrick tritt auf, wenn Unternehmen ihre Geschäftsstrategien identifizieren, aber die einzelnen Projekte aus dem Blick verlieren. Um diese Situation zu vermeiden, sollten Unternehmen sich die Zeit nehmen, sowohl die Geschäftsstrategie zu identifizieren als auch zu bewerten, welchen Bezug die Projekte zu den Geschäftszielen haben.

Dazu gehören eine Bestandsaufnahme aller laufenden Projekte und Ressourcen, einschließlich einer Bewertung der laufenden Projekte in der Pipeline im Hinblick auf Redundanzen, stockende Projekte und andere potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen, sowie die Identifizierung von qualifizierten Fachkräften und ihrer derzeitigen und künftigen Verfügbarkeit, um zu ermitteln, wer für die Arbeit an Projekten mit großem Nutzen zur Verfügung steht.

Ein Project Management Office (PMO) einrichten

Unternehmen sollten einen Geschäftsbereich einrichten, der die Portfolio­management­prozesse überwacht und die Anstrengungen im ganzen Unternehmen koordiniert. In vielen Fällen wird dieser Bereich als PMO bezeichnet.

Viele Unternehmen haben möglicherweise schon informelle Teams, die Manager und Projekte unterstützen. Damit die Anstrengungen in Bezug auf das PPM erfolgreich sind, benötigt ein Team jedoch Anerkennung und Unterstützung von Führungskräften. Ohne eine derartige Anerkennung und Unterstützung funktioniert das System der gegenseitigen Kontrolle nicht.

Die Einrichtung eines PMO kann ein Unternehmen vor „Lieblingsprojekten“ leitender Angestellter oder eigensinniger Projektmanager schützen. Der Grund dafür ist, dass jede Projektinitiative vom PMO genehmigt werden muss. Damit dies gut funktionieren kann, ist es unerlässlich, dass PMOs auf die Unterstützung durch die Führungskräfte zählen können.

Kriterien für die Projektbewertung entwickeln

Das PMO kann in Zusammenarbeit mit den Unternehmenslenkern Kriterien zur Projektbewertung erstellen, die dem Unternehmen helfen, Projekte zu überprüfen, zu bewerten und zu genehmigen, sodass sichergestellt ist, dass sie sich mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang befinden.

Zu den Fragen, die bei der Bewertung neuer Projektinitiativen gestellt werden sollten, zählen:

• Ob das Projekt die Geschäftsziele vorantreibt
• Welche die erwarteten und greifbaren Ergebnisse sein werden
• Ob die Ergebnisse auch durch ein bereits laufendes Projekt erzielt werden können
• Wie das Rendite-Risiko-Profil aussieht
• Welche Ressourcen zum Abschluss des Projekts benötigt werden

Entwicklung einer Risikomanagementstrategie

Die Bewertung der Rendite-Risiko-Profile von Projekten ist ein wichtiger Schritt in der Überprüfungsphase. Aber die Entwicklung einer Risikomanagementstrategie für das Unternehmen ist an sich schon als Best Practice enthalten, weil sie für den Erfolg des PPM so entscheidend ist.

Unternehmen müssen die innewohnenden und potenziellen Risiken jedes einzelnen Projekts im Hinblick auf das Gesamtportfolio bewerten, anstatt Projektinitiativen nur direkt miteinander zu vergleichen. Es ist wichtig, Risikobewertungen mehrmals im Laufe des Lebenszyklus eines Projekts vorzunehmen, da die Projektmanager dadurch das PMO und die Stakeholder über alle Änderungen auf dem Laufenden halten können. Stakeholder können wiederum neue Initiativen genauer gegen das Gesamtportfolio abwägen.

In eine PPM-Lösung investieren

Schließlich müssen Unternehmen eine PPM-Lösung implementieren, die die Geschlossenheit und Transparenz ihrer PPM-Prozesse erhöht.

Diese Tools können bei der Erstellung eines Projektarchivs helfen, das Führungskräften bei zukünftigen Investitionsentscheidungen zur Verfügung steht. Unternehmen sollten Produkte vor dem Kauf gründlich bewerten. Dazu zählen beispielsweise das Lesen von Rezensionen auf PPM-Plattformen sowie das Organisieren von Produktdemonstrationen.

PPM-Plattformen können Projekte identifizieren, die keine Investition rechtfertigen und in jeder Hinsicht Klarheit über Projekte schaffen – von den Zielen bis hin zu den Kosten. Sie können strategische Einblicke und Transparenz hinsichtlich der wichtigsten Projekte liefern, die für ein Unternehmen sinnvoll sind, die nützlichste Arbeit priorisieren und dazu beitragen, Projektinitiativen termin- und kostengerecht durchzuführen.

Der richtige Projekt-Portfolio­management­prozess sorgt dafür, dass Projekte gut organisiert und effizient auf die strategischen Unternehmensziele ausgerichtet sind, indem er darlegt, wie das Unternehmen über die Rangfolge von Projekten, die Verteilung von Ressourcen, die Planung, die Entwicklung und andere wichtige Elemente entscheidet.