Auswahl der besten Ressourcenmanagementsoftware

Und dann ist da noch die sich verändernde Dynamik der Zukunft der Arbeit und der Arbeitserbringung, die es zu berücksichtigen gilt. Während verschiedene Arbeitsmethoden ihre Vorteile haben, können sich Herausforderungen für das Ressourcenmanagement ergeben, wenn eine Vielzahl von Methoden in einem Unternehmen eingesetzt wird.

Eine einzige Arbeitsmethode wäre aus Konsistenzgründen praktischer, die Charakteristika von unterschiedlichen Aufgaben sind jedoch genauso vielfältig wie die Mitarbeiter, die diese Arbeiten durchführen.

Unternehmen setzen eine Reihe von Arbeitsmethoden ein, wie z. B. das traditionelle Wasserfallmodell, Agile-Methoden oder einen hybriden Ansatz. Zwar hat jede Arbeitsmethode ihre Vorteile, aber die Vielfalt, die in einem Unternehmen gleichzeitig verwendet wird, stellt das Ressourcenmanagement vor zusätzliche Herausforderungen.

Eine der kritischsten Entscheidungen, die alle Unternehmen treffen müssen, ist die Zuteilung der begrenzten Ressourcen.

PMOs und Portfoliomanager sind dafür verantwortlich, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtige Arbeit bereitzustellen und bei Bedarf umzuverteilen. Die Software für das Ressourcenmanagement unterstützt die komplexen Entscheidungen und Daten, die für die Planung, Überwachung und Optimierung der Ressourcen für ein Projekt oder ein ganzes Portfolio erforderlich sind.

Datentransparenz ist einer der Hauptgründe, warum der Einsatz einer Ressourcenmanagementsoftware so wichtig ist. Sie bietet Projekt- und Portfoliomanagern einen schnellen, aktuellen Einblick in die Datenumgebung:

• Ressourcenauslastung
• Projektzeitpläne
• Status der laufenden Arbeiten
• Budgetierung

Der Zugang zu diesen Informationen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte. Diese Daten helfen bei der Planung und Zuteilung von Ressourcen zwischen den Projekten in Ihrem Portfolio. Nutzen Sie diese Informationen, um Ressourcenlücken zu erkennen, Abhängigkeiten zu beseitigen und Projekte in Ihrem Portfolio auf Kurs zu halten.

Einblicke auf Portfolioebene ermöglichen es PMOs, Entscheidungen im Zusammenhang mit Unternehmensinitiativen, Prioritäten und Strategien zu treffen. Dank der Übersicht über die Portfolio-Performance und die Ressourcenkapazität kann das PMO beispielsweise entscheiden, wie mehrere Investitionen in eine bestimmte Reihenfolge gebracht werden sollen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Darüber hinaus können Ressourcen kontinuierlich den Projekten mit der höchsten Priorität zugewiesen werden, die einen geschäftlichen Nutzen bringen.

Eine Studie von McKinsey hat ergeben, dass Spitzenunternehmen ihre Leistungsträger häufig auf die wichtigsten strategischen Prioritäten umverteilen. Bei diesen Organisationen ist es 2,2 Mal wahrscheinlicher, dass sie ihre Mitbewerber im Hinblick auf Gesamtrendite für die Aktionäre (TRS; Total Shareholder Return) übertreffen als langsamere Unternehmen.

Moderne Ressourcenmanagementsoftware ermöglicht es, solche Änderungen schnell und flexibel umzusetzen. Projektleiter können Rollen, Mitarbeiter und Teamzuweisungen für alle strategischen Arbeiten bei Bedarf schnell umverteilen.

Wenn Sie beispielsweise ein Team auf eine neu priorisierte Arbeit ansetzen, könnte dies Auswirkungen auf andere Teams, die Finanzierung und strategische Initiativen im gesamten Unternehmen haben. PMOs können die Abhängigkeiten und Vor- und Nachteile, die sich aus der Umverteilung des Teams ergeben, analysieren, Empfehlungen aussprechen und den überarbeiteten Ressourcenplan schnell in die Tat umsetzen.

Ohne diese Transparenz können Projekt- und Portfoliomanager nicht ohne Weiteres nachvollziehen, wer wann für welche Projekte zur Verfügung steht. Es ist wahrscheinlicher, dass Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Die Risiken sind Burnout der Mitarbeiter, Projektverzögerungen, Produktivitätsverluste, Konflikte um Ressourcen und mehr.

Insgesamt kann der Einsatz von Software die Fähigkeit zur Terminierung, Planung und Verwaltung Ihrer Ressourcen verbessern. Fristen, Budgetverpflichtungen und Projektergebnisse werden mit größerer Wahrscheinlichkeit eingehalten. PMOs werden zu besseren Beratern für Führungskräfte, da sie genauere Status-Updates sowie Modellierungen und Prognosen liefern können.

Kapazität an den Bedarf anpassen

Warum ist Ressourcenmanagementsoftware so wichtig?

Die häufigste Einschränkung für die Arbeit ist die Ressourcenkapazität. Die Arbeit kann von überall her kommen, und selbst bei fixen Teams ist die gemeinsame Nutzung von Ressourcen durchaus üblich.

Dieses Problem verstärkt sich, wenn die Grenzen zwischen den einzelnen Organisationen des Unternehmens zu verschwinden beginnen. Unternehmen lösen Silos auf, um eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Der unternehmensweite Fokus, der als vorteilhaft für die Innovation und die Time-to-Market der Produkte gilt, offenbart jedoch die Nutzung zahlreicher verschiedener Tools innerhalb der Organisation – auch im Projekt- und Ressourcenmanagement. Selbst wenn die einzelnen Organisationen zusammenarbeiten sollten, sind ihre Daten fragmentiert, bieten keinen Gesamtüberblick und erfordern den Einsatz zahlreicher Datenmanagementtools, die sich zuweilen nicht mit den Tools anderer Abteilungen integrieren lassen.

Infolgedessen sind die Ressourcenmanager und die Führungskräfte nicht wirklich in der Lage, die (begrenzte) Gesamtkapazität an einen steigenden Bedarf anzupassen oder Arbeiten mit der höchsten Wirkung, die von verschiedenen Quellen in Auftrag gegeben werden, zu priorisieren.

Tatsächlich können sie sogar nur mit Schwierigkeiten feststellen, ob sie über ausreichende, für die Strategien geeignete Ressourcen verfügen, und häufig gelingt es ihnen kaum, den Bedarf nach zusätzlichen Arbeitskräften zu belegen.

Es ist eine große Herausforderung, all dies unter einen Hut zu bringen, um sicherzustellen, dass genügend Kapazitäten zur Verfügung stehen und dass die Arbeit mit der höchsten Priorität auf die Strategie abgestimmt ist.

Diese Herausforderungen existieren nicht nur in der IT. Sie haben einen Welleneffekt, der sich auf die Innovationskraft und die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirkt. Wird nichts unternommen, um die Situation zu verbessern, kann es schwerwiegende Folgen haben, zum Beispiel:

• eine unzureichende Leistung der Abteilungen;
• häufige, unerwartete Rückschläge;
• kleinere Probleme, aus denen erhebliche finanzielle Probleme entstehen;
• eine niedrigere Arbeitsmoral und eine höhere Fluktuation aufgrund der Ressourcenüberlastung.

Erfahren Sie mehr darüber, warum Projekte scheitern und wie das Ressourcenmanagement für mehr Stabilität sorgen kann. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden Die Kosten von schlechtem Ressourcenmanagement.

Eine funktionale und gut abgestimmte Ressourcenmanagementsoftware gibt Unternehmen den nötigen Auftrieb, um trotz der sich verändernden Arbeitswelt und den damit verbundenen Herausforderungen effektiv zu arbeiten.

Am besten entscheiden Sie sich für eine Lösung, die die Funktionen des Ressourcenmanagements mit denen des adaptiven Projektmanagements oder Tools für das kollaborative Work-Management kombiniert, sodass Arbeit und Ressourcen gleichzeitig verwaltet werden können.

Denken Sie daran: Software für das Ressourcenmanagement ist nur ein Werkzeug

Eine Ressourcenmanagementsoftware allein ist nicht ausreichend. Damit die Umsetzung und Einführung erfolgreich sein können, müssen sie mit Prozessänderungen einhergehen.

Wenn Sie jedoch Ihrer Organisation eine solche Technologie zur Verfügung stellen, können Sie diese Veränderungen vorantreiben und die Priorisierung der Arbeit, die Transparenz und das effektive Management der Ressourcenauslastung verbessern.

Der primäre Zweck einer Ressourcenmanagementsoftware ist es, für Transparenz zu sorgen: Mit ihrer Hilfe lässt sich feststellen, ob die vorhandenen Kapazitäten den priorisierten Bedarf erfüllen können, es können die Kosten für den Zeitaufwand der Ressourcen ermittelt werden und die Frage, ob sich damit ein Gewinn erwirtschaften lässt, kann beantwortet werden.

Die Integration von Arbeiten und Ressourcen zum Zwecke des Kapazitätsmanagements stellt die Priorisierung von Arbeiten mit einem hohen Wert sicher. Schließlich muss die Organisation eine ganze Reihe von Arbeitsmethoden unterstützen, damit die Strategie umgesetzt werden kann.

Die richtige Software für das Ressourcenmanagement hängt von den individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen Ihrer Organisation sowie von der Komplexität Ihrer Ressourcenmanagementfunktionen ab. Projektleiter brauchen vielleicht Hilfe bei der Priorisierung eingehender Anfragen, damit sie nicht zu allem Ja sagen. Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die mit den Anforderungen und dem Reifegrad Ihrer Organisation mitwachsen kann, um die Nachhaltigkeit Ihrer Ressourcenmanagement-Praxis zu gewährleisten.

Ein weiteres Problem kann darin bestehen, Einblick in die Teamkapazitäten zu erhalten oder alle Projekte, Arbeiten und Ressourcen zu zentralisieren, um die unternehmensweite Verwaltung zu erleichtern.

Wenn die Entscheidung, in eine Lösung zu investieren, noch nicht gefallen ist, sollten Sie Folgendes bedenken: Ressourcenmanagementsoftware bietet viele Funktionen und Vorteile, die Tabellen und andere manuelle Methoden nicht bieten können.

PMOs und Portfoliomanager erhalten mehr Einblick in Projekte und deren Umsetzung. Das liegt daran, dass eine effektive Ressourcenmanagementsoftware einen besseren Überblick über die Auslastungsrate der Ressourcen, den Projektstatus, die Verfügbarkeit, die Budgets und vieles mehr bietet. Dadurch können Unternehmen die Kosten für Projektressourcen erheblich senken, die Effizienz steigern und Risiken minimieren, um Projekte schnell umzusetzen und den Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Darüber hinaus hilft die Ressourcenmanagementsoftware bei der Optimierung von Ressourcen in Zeiten der Unbeständigkeit oder des schnellen Wandels. Wenn eine neue Nachfrage eingeht oder die Führungskräfte ihre Strategie ändern, kann die richtige Software dem Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich schneller anzupassen – ohne Ressourcen zu verschwenden.

Ebenso wertvoll sind die Prognosefunktionen. Daten aus abgeschlossenen Projekten können genaue Vorhersagen über die zukünftige Kapazität, den Zeitplan und die Budgetierung liefern. Führungskräfte wünschen sich möglicherweise auch Funktionen zur Szenarioplanung und Modellierung. Das wird ihnen helfen, die richtigen Investitionen im Einklang mit der Ressourcenkapazität und den Prioritäten zu wählen.

Unabhängig davon, welche Ziele Sie verfolgen, verfügt eine hochwertige Lösung über einige allgemeine Funktionen und Features. Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung für das Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen helfen.

Mit Best Practices beginnen

Beginnen Sie bei der Wahl einer Softwarelösung mit den Best Practices und prüfen Sie sie anschließend auf die speziellen Funktionen. Zu diesem Zweck muss das PMO zunächst die Ziele der Organisation verstehen und die Softwarefunktionen danach ausrichten.

In einigen Fällen können Sie von der Erfahrung des Anbieters profitieren, wenn er Ihnen Unterstützung bereitstellt und zeigt, wie Sie die Software optimieren können. Sie können vom Anbieter viel lernen und erfahren, wie er die vorkonfigurierten Funktionen aufgebaut hat. Für Ihr PMO sind solche Informationen eine wertvolle Hilfe, um in Zukunft einen Neustart aufgrund zu hoher Komplexität und/oder Individualisierung vermeiden zu können.

Zentrale Funktionen bewerten

Unabhängig davon, für welche Ressourcenmanagementsoftware Sie sich entscheiden, es gibt drei Kernfunktionen, die sie bieten sollte:

1. Transparenz und Auslastung

Der wichtigste Aspekt jeder Softwarelösung für das Ressourcenmanagement ist die Transparenz, die sie bietet. Die Software muss einen Überblick über die Kapazitäten und den Bedarf ermöglichen, insbesondere über knapp gewordene Ressourcen und Kompetenzen. Ist die richtige Kombination aus Kompetenzen im Team nicht verfügbar oder sogar nicht vorhanden, werden Projektverzögerungen auftreten.

Ressourcenmanager müssen auch in der Lage sein, die Ressourcenverfügbarkeit über eine Zeitachse hinweg anhand einer flexiblen Reihe von Attributen zu sehen, wie z. B.:

• Rolle/Abteilung
• Kompetenz
• Standort
• Kostenstelle
• Ressourcentyp

Diese Angaben sowie etwaige konfigurierbare Attribute ermöglichen die Erfüllung individueller Anforderungen und stellen sicher, dass die Manager planen, Prognosen erstellen und die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt den passenden Projekten zuweisen können.

Manager benötigen außerdem dynamische Ansichten der Ressourcenauslastung auf der Grundlage der aktuellen Arbeit und Zuweisungen. Nur so können sie feststellen, ob ihre Mitarbeiter über- oder unterausgelastet sind und ob sie optimal eingesetzt werden. Ein „genau richtiges“ Maß an Arbeit trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter engagiert und leistungsfähig bleiben.

2. Zuteilung, Planung und Priorisierung

Eine Ressourcenmanagementsoftware, deren Anschaffung sich lohnen soll, muss eine detaillierte Planung und Priorisierung für gemeinsam genutzte Ressourcen ermöglichen. Die Software sollte die Evaluierung und Bewertung potenzieller Ressourcen unterstützten, sodass die an die Ressourcen gestellten Anforderungen erfüllt werden können. Das Bewertungssystem muss dabei schnell und einfach aufzeigen, welche Ressourcen für ein bestimmtes Projekt am besten geeignet sind.

Die Software muss so flexibel sein, dass sie jede Ansicht, die ein bestimmter Stakeholder am liebsten sehen möchte, bieten und verarbeiten kann. Es sollte zum Beispiel bestätigte und unbestätigte Buchungen sowie die Handhabung von Team- und Einzelaufträgen ermöglichen.

Das System sollte so flexibel sein, dass es sowohl eine Planung auf übergeordneter Ebene als auch eine detaillierte Bottom-up-Planung ermöglicht. Es sollte auch Optionen für die kurz- und langfristige Planung unterschiedlicher Granularitäten bieten.

3. Ist- und Finanzdaten

Eine moderne Software für das Ressourcenmanagement kann der Organisation dabei helfen, die Abweichungen zwischen den Plan- und den Ist-Werten besser zu verstehen. Führungskräfte und Finanzabteilung kümmern sich um die Erfassung von Ist-Werten und Kosten. Doch traditionell sind diese Kennzahlen selten mehr als Mutmaßungen und Schätzungen.

Mit der richtigen Software für das Ressourcenmanagement kann das PMO jedoch die gleiche Sprache wie die Finanzabteilung sprechen und ihr die gewünschten Daten liefern. Bei den Daten handelt es sich beispielsweise um Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie viel Zeit wurde eingeplant?
• Was ist eigentlich passiert?
• Wie hoch waren die Zeitkosten und wie wurden sie zwischen Kapital- und Betriebskosten aufgeteilt?

In einem Fall meldete ein Unternehmen Kapitaleinsparungen in Höhe von mehr als 2 Millionen US-Dollar und Kosteneinsparungen in Höhe von 2,6 Millionen US-Dollar dank einer Verbesserung der Prozesse und der Planung.

Um eine präzise Kostenkalkulation von Ressourcen sicherzustellen, ist es wichtig, die damit verbundene Funktionalität der Ressourcentarife zu kennen, die oft sehr komplex ist. In der Regel erfordert die Kalkulation zeitlich begrenzter Tarife, die auf einer flexiblen Reihe von Ressourcenattributen, wie z. B. der Rolle oder dem Standort, sowie auf individuellen Ressourcentarifen basieren. Je nach Art der Arbeit ist es wahrscheinlich notwendig, die Standardtarife durch Tarife auf Projekt- oder Aktivitätsebene zu überschreiben.

Die Zeiterfassung liefert granulare Details, die für die Ermittlung der Ressourcenkosten erforderlich sind.

Darüber hinaus hat sich die Zeiterfassung erheblich weiterentwickelt. Sie bietet Organisationen nun eine hocheffiziente Unterstützung bei der Feststellung, wie viel Zeit die jeweilige Arbeit erfordert. Auf diese Weise können die Kapazitäten in Zukunft richtig eingeschätzt und entsprechend geplant werden.

Diese Daten erleichtern nicht nur die richtige Ressourcenzuteilung zu Projekten, sondern rechtfertigen bei Bedarf auch die Anforderung zusätzlicher Arbeitskräfte. Wenn die Mitarbeiter erkennen, wie die Zeiterfassung ihre Arbeitsbelastung reduzieren kann, sind sie eher geneigt, sie anzuwenden.

Die Zeiterfassung kann für traditionelle Projekte oder einfachere, iterative Lean-Agile-Verfahren verwendet werden. Im Zuge der Agile-Transformation von Unternehmen haben einige Anbieter damit begonnen, die übergeordnete Planung mit der agilen Planung auf Teamebene mit Kanban-Tools zu verbinden, wobei die Zeit automatisch auf der Grundlage des natürlichen Arbeitsflusses auf einem Kanban-Board berechnet wird. So kann die Finanzabteilung auf die Ist-Werte und Ressourcen zugreifen, ohne auf einen Stundennachweis zurückgreifen zu müssen.

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Unterstützung von Anbietern als Partner

Und schließlich ist die Unterstützung durch den Anbieter entscheidend. Die Ressourcenmanagementsoftware bietet eine Reihe von Funktionen, die ohne den richtigen Support des Anbieters entmutigend sein können. Wägen Sie ab, welcher Anbieter die Anforderungen der Organisation am besten erfüllen würde, über die erforderliche Erfahrung und die Kenntnisse verfügt, die sie bei der Unterstützung anderer Kunden gesammelt haben, und welcher Anbieter dem PMO am besten helfen könnte, seine strategischen Ziele für eine schnelle Werterbringung zu erreichen.

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Kennt das PMO die Ziele und die Vorgaben des Unternehmens, muss es im nächsten Schritt ermitteln, wie gut die Ressourcen aktuell verwaltet werden. Identifizieren Sie die bekannten Risiken für den Fall, dass solche Ressourcen den Projekten, die mit den strategischen Initiativen des Unternehmens übereinstimmen, nicht angemessen zugewiesen wurden. Diese Übung ist nützlich, um die vorhandenen Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten zuverlässig aufzudecken.

Wenn die richtige Ressourcenmanagementsoftware in Zusammenarbeit mit dem Anbieter implementiert wurde, manifestieren sich schon bald erhebliche Vorteile:

• ein realistischer Überblick über den Bedarf und die bereitzustellende Kapazität einschließlich der Möglichkeit, Probleme bereits in den frühen Prozessphasen zu erkennen
• eine drastisch verbesserte Fähigkeit, die Strategie umzusetzen, indem wir unsere Ressourcen auf hochwertige Arbeit konzentrieren
• eine höhere Fähigkeit, auf die durch neue Aufgaben und neue Prioritäten veränderte Geschäftsdynamik zu reagieren und das Unternehmen zur Agilität zu führen
• ein vollständig integriertes Work- und Ressourcenmanagement mit detaillierten Kosteninformationen als Entscheidungshilfe für die wichtigsten Stakeholder
• höhere Zufriedenheit und Produktivität bei Teams, die zu einer höheren Mitarbeiterbindung, mehr Effizienz und besseren Kapazitäten für eine echte Wertschöpfung für das Unternehmen

Das PMO muss sich verändern, um den Herausforderungen der veränderten Arbeitswelt gerecht zu werden. Die Integration des Work- und Ressourcenmanagements ist entscheidend, damit das PMO mehr bewirken kann, als nur die Prozesse vorzugeben und die Governance durchzusetzen. Mit einer robusten, integrierten Ressourcenmanagementsoftware kann das PMO durch Innovation und Effizienz Wachstum fördern.

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