Die Kosten von schlechtem Ressourcenmanagement

Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten sind Unstimmigkeiten in Bezug auf wirtschaftliche Ressourcen, Arbeitskräfte und Material. Unternehmen, die Ressourcen nicht sinnvoll verwalten können, haben viele Probleme, die sich auf ihre täglichen Abläufe, ihre langfristigen Strategien und ihre finanzielle Leistungsfähigkeit auswirken.

Hier finden Sie weitere Informationen darüber, wie schlechte Ressourcenmanagementtechniken Ihrem Unternehmen schaden können.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, auf die sich bestimmen lässt, ob Ressourcen schlecht verwaltet werden, besteht darin, die Leistung der Abteilungen zu untersuchen. Unternehmen, die Ressourcen nicht sinnvoll verwalten, können die Kapazität bei der Auswahl und Priorisierung von Projekten nicht korrekt prognostizieren.

Außerdem wissen sie nicht, welche ihrer Assets derzeit verfügbar sind. Dadurch werden Ressourcen zu stark verteilt, was dazu führt, dass Projekte nicht über ausreichend Arbeitskräfte und Ressourcen verfügen. Dieses ineffiziente System hat Konsequenzen:

• Teams müssen Überstunden machen, um die Projektziele zu erreichen.
• Teams geraten durch enge Zeitpläne und eine hohe Arbeitsbelastung unter unnötigen Druck.
• Die Wahrscheinlichkeit, in einer solchen Situation Fehler zu machen, steigt an.

Ein guter Ressourcenmanagementprozess ist für die Planung von Projekten und deren reibungslosen und effizienten Ablauf unerlässlich. Von Führungskräften auf oberster Ebene bis hin zu Projekt- und Ressourcenmanagern müssen Entscheidungsträger innerhalb eines Unternehmens wissen, welche verfügbaren Ressourcen verschiedenen Projekten zugewiesen werden können, bevor sie einen Umsetzungsplan erstellen können. Ein schlechtes Ressourcenmanagement verhindert, dass Abteilungsleiter fundierte Entscheidungen treffen und gut geplante Strategien ausführen können, was zu einem ineffizienten und instabilen Arbeitsumfeld führt.

Ein unzureichendes Ressourcenmanagement führt zu:

• Logistischen Fehlern bei der Koordinierung mit externen Anbietern: Ohne eine genaue Darstellung der Ressourcen wissen Manager nicht, welche Materialien oder Geräte sie bestellen oder nachbestellen müssen.
• Unpassendem Einsatz von Arbeitskräften: Ohne ein Verständnis der verfügbaren Teammitglieder werden Teams möglicherweise fälschlicherweise Projekten zugewiesen, die nicht zu ihren Fähigkeiten passen.
• Unnecessary business expenses: Spending excessive money on overtime and last-minute purchases from third-party vendors can easily send a project over budget – sometimes by as much as 50 % or more.

Letztlich sind diese Rückschläge eine finanzielle Belastung, die den Workflow und Umsatz des Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann, wenn Projekte verzögert oder vollständig eingestellt werden. Dies gilt insbesondere für Situationen, in denen mehrere Abteilungen dieselben Ressourcen verwenden, da eine fehlerhafte Ressourcenverwaltung weitere Ineffizienz und Rückschläge in den verschiedenen Abteilungen zur Folge haben kann.

Wie Sie bereits wissen, kann schlechtes Ressourcenmanagement zahlreiche Probleme nach sich ziehen, die sich auf die Leistung und das Budget eines Unternehmens auswirken. Während einige dieser Probleme zu gravierenden Problemen werden, die angegangen und behoben werden müssen, damit das Projekt fortgesetzt werden kann, sind andere weniger offensichtlich.

In vielen Fällen führt ein ineffektives Ressourcenmanagement nicht zu einer Katastrophe, sondern zu einer Reihe kleiner Probleme, die zwar geringfügig erscheinen, aber eine erhebliche Budgetkrise verursachen.

Der Begriff „Scope Creep“ bezeichnet eine Situation, in der sich mehrere ungeplante Entscheidungen auf die Ziele, Ergebnisse und Ausführung eines Projekts auswirken. Aus finanzieller Sicht kann dies dazu führen, dass Projekte ihre Budgets überschreiten. Die Arbeitskosten werden aufgrund schlechter Zeitplanung überschritten, Ressourcen müssen neu zugewiesen werden und die Projektziele weichen ab – all das aufgrund unerwarteter Änderungen.

Doch wie hängt das mit dem Ressourcenmanagement zusammen?

Ein unsachgemäßes Ressourcenmanagement erschwert es den Abteilungen, das Budget eines Projekts einzuhalten. Wenn ein Unternehmen seine Ressourcen nicht nachverfolgen kann, kann es die Teamleiter nicht über den aktuellen Budgetstatus informieren. Dadurch können Abteilungsleiter die Ausgaben des Unternehmens nicht berücksichtigen und sind nicht in der Lage, proaktiv zur Kostensenkung beizutragen.

Der Scope Creep ist besonders tückisch, weil er leicht zu übersehen ist. Alle Probleme wirken zwar an sich klein, in ihrer Gesamtheit können sie jedoch das Budget sprengen und Projekte zum Stillstand bringen. In der Tat gaben bei einer 2016 durchgeführten Umfrage 65 Prozent der befragten Unternehmen an, dass der Scope Creep ihre Hauptursache für entgangenen Umsatz sei. In derselben Gruppe behaupteten 40 Prozent, dass der Scope Creep der Grund für die Überschreitung ihrer Projektbudgets sei.

Durch schlechtes Ressourcenmanagement entstehen hingegen systematische Ineffizienzen, die negative Auswirkungen auf die Stabilität und den Erfolg des unternehmensinternen Workflows haben. Das Ressourcenmanagement hat Auswirkungen auf sämtliche Aspekte des Unternehmens, von abteilungsübergreifenden Beziehungen bis hin zur Planung und Ausführung auf der höchsten Unternehmensebene.

Effiziente Lösungen für das Ressourcenmanagement stellen Unternehmen Tools bereit, die für die Handhabung von Risiken, die Koordinierung der Arbeitskräfte sowie die entsprechende Planung erforderlich sind. Als wesentliches Element eines gut organisierten Arbeitsplatzes stellt das Ressourcenmanagement sicher, dass Kompetenzen optimiert werden, die passende Ausstattung vorhanden ist und die Projekte reibungslos ablaufen.