So finden Sie die beste Ressourcenmanagementsoftware: sechs Funktionen, auf die Sie 2023 bei der Suche achten sollten

Mit einer Ressourcenmanagementsoftware können Sie Ressourcen für ein Projekt oder ein ganzes Portfolio verfolgen und zuweisen. Bei einer Ressource kann es sich um Menschen, Technologie, Budget und Investitionsgüter handeln. All dies ist eng miteinander verbunden, schränken sich jedoch auch gegenseitig ein. Einer effektiven Zuteilung von Ressourcen liegt eine anspruchsvolle Choreografie zugrunde, die kontinuierlich durchgeführt werden muss.

Hier kann eine Software für das Ressourcenmanagement helfen. Der Einsatz einer solchen Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Verständnis über die Verfügbarkeit von Ressourcen
• Zuweisung der richtigen Leute für die richtige Arbeit – insbesondere bei der Bildung funktionsübergreifender Teams
• Ermittlung von Ressourcenlücken und Abhängigkeiten
• Umsetzung Ihrer Projektziele und Ihrer Budget-/Finanzziele

Die Kapazitäts- und Bedarfsplanung ermöglicht eine kontextbezogene Ansicht der Ressourcenauslastung und der eingehenden Anfragen. Mit diesen Informationen können Projekt- und Portfoliomanager schnellere und präzisere Entscheidungen über die Planung und Zuteilung von Ressourcen für laufende und zukünftige Projekte treffen.

Eine moderne Ressourcenmanagementsoftware ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen, die ihre Ressourcen besser mit dem Bedarf abgleichen möchten, Transparenz, Organisation und Ausrichtung bietet. Die Software löst echte Herausforderungen, denen Organisationen gegenüberstehen, die versuchen, besser auf sich ändernde Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren.

Laut der globalen Benchmark-Studie, „Strategieumsetzung – eine Bestandsaufnahme: Wie Unternehmen sich schneller anpassen in einer Zeit permanenten Wandels“ gehörte der Mangel an Ressourcen zu den drei größten Hindernissen, die die meisten Organisationen daran hindern, auf Veränderungen zu reagieren.

Darüber hinaus gaben 53 % der Vorreiter bei der Strategieumsetzung zu, dass sie in Möglichkeiten investieren werden, um die Ressourcen besser auf die wichtigsten Aufgaben zu verteilen.

Ressourcen sind auf neue und bislang unbekannte Weise miteinander verbunden, z. B. in Form von virtuellen, funktionsübergreifenden Teams. Dies hat neue Fähigkeiten und Arbeitsmethoden hervorgebracht, die Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanager bei der Planung und Verwaltung der Arbeit unterstützen und berücksichtigen müssen.

Das Vorantreiben der digitalen Transformation, von Agile-Methoden und anderen Initiativen führt dazu, dass die alten Praktiken nicht mehr mithalten können. Es ist schwierig, all diese dynamischen Komponenten in einer Tabelle zu verwalten.

Eine effektive Ressourcenmanagementsoftware für Unternehmen hilft, die Komplexität der Ressourcenverwaltung in der dynamischen, sich ständig weiterentwickelnden Geschäftsumgebung von heute zu bewältigen. Denn je mehr Ressourcen Sie haben, desto größer ist das Risiko, dass etwas schief geht, da diese Ressourcen immer mehr in komplexen Programmen und Projekten gebunden werden.

Prioritäten und Strategien können sich über Nacht ändern. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in der Lage sind, Ihre Ressourcen schnell und effizient zu verlagern, um sich an diese Veränderungen anzupassen.

Diese Faktoren verdeutlichen den Bedarf an Software für das Ressourcenmanagement, die Organisationen dabei hilft, ihre Ressourcen und deren Nutzung und Auslastung effektiv und effizient im Rahmen ihrer Projekte, Programme und Portfolios zu optimieren.

Hier sind einige Punkte, auf die Sie bei einer modernen Softwarelösung für das Ressourcenmanagement achten sollten.

Eine der wichtigsten Funktionen von Ressourcenmanagementsoftware ist die Kapazitätsplanung.

Die Führungskräfte einer Organisation müssen wissen, ob sie über die Ressourcen verfügen, um die gewünschte Arbeit zu leisten, und ob sie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit haben.

Solange Sie Ihre Ressourcen nicht aktiv verfolgen und kein modernes Ressourcenmanagementtool verwenden, haben Sie keine Möglichkeit zu erkennen, ob die unter Ihren Ressourcen verfügbaren Fähigkeiten und Assets ausreichen, um den aktuellen (und zukünftigen) Bedarf zu decken.

Eine schlechte Kapazitätsplanung führt zu erschöpften Ressourcen, niedriger Arbeitsmoral, außer Kontrolle geratenen Kosten und verfehlten Zielen, mit denen aktuelle und zukünftige Anforderungen unterstützt werden sollen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie bei Ihrer Kapazitätsplanung auf zahlreiche Vorteile zurückgreifen können, wenn sie eine Ressourcenmanagementsoftware nutzen. Nachfolgend finden Sie einige Vorteile, die sich aus der Einführung einer Lösung für das Ressourcenmanagement für Unternehmen ergeben.

Höhere Effizienz

Es ist sehr zeitaufwendig, manuell zu verfolgen, woran die Mitarbeiter arbeiten, und ihre Verfügbarkeit mit Projektlebenszyklen abzugleichen.

Die Ressourcenmanagementsoftware verfolgt automatisch die Kompetenzen und Fähigkeiten sowie die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen anhand der laufenden, geplanten und vorgeschlagenen Projekte. So wissen Sie, wer wann verfügbar ist und für wie lange. Führungskräfte verbringen weniger Zeit mit dem Zusammentragen von Daten und dem Sicherstellen, dass die Ressourcen konsequent optimiert werden.

Gleichmäßige Arbeitsteilung

Der Forbes Human Resources Council stellte fest, dass eine der häufigsten Beschwerden im Personalwesen darin besteht, zu viel Arbeit zu haben und nicht genug Zeit, um sie zu erledigen. Schätzungsweise fühlen sich 82 % der Mitarbeiter überlastet, eine Stimmung, die sich direkt auf Leistung und Bindung auswirkt.

Die Software für das Ressourcenmanagement gibt Managern einen sofortigen Überblick darüber, wer wann woran arbeitet, sodass sie alle Ressourcen optimieren können, ohne jemanden zu überlasten oder jemandem zu wenig Arbeit zuzuteilen.

Wenn die Mitarbeiter „genau die richtige" Menge an Arbeit haben, können sie ihr Potenzial erreichen, sich respektiert fühlen und ihre Beiträge genießen, anstatt Burnout zu erleben.

Höhere Umsetzungssicherheit

Wenn Sie einen besseren Einblick in Ihre Kapazitäten und Abhängigkeiten haben, können Sie Ihre Projekte effektiver verwalten und sich darauf verlassen, dass die richtigen Mitarbeiter an Bord sind und Sie die richtigen Kompetenzen zur Hand haben.

Eine Ressourcenmanagementsoftware bietet die folgenden Auskünfte:

• Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind am meisten gefragt?
• Wer (sofern überhaupt) über diese Fähigkeiten verfügt?
• Wann sind diese Arbeitskräfte für welche Projekte und Aufgaben verfügbar?

Das frühzeitige Ermitteln von etwaigen Defiziten und Abhängigkeiten gibt Ihnen die Zeit, diese mit den Stakeholdern zu besprechen, bevor sie Probleme verursachen. Diese Voraussicht sorgt für ein besseres Gleichgewicht zwischen Kapazität und Nachfrage, sodass Sie bei Bedarf Prioritäten angemessen setzen und Projekte verschieben und Ressourcen umverteilen können.

Weiterführende Informationen erhalten Sie im On-Demand-Webinar zur adaptiven Portfolioplanung.

Weniger Konflikte

Projekte scheitern aus einer Vielzahl von Gründen. Ein Hauptgrund für das Scheitern liegt darin, dass Ressourcen ohne Rücksicht auf mögliche Konflikte zugeteilt werden.

Eine Software für das Ressourcenmanagement zeigt Risiken und Abhängigkeiten auf und ermöglicht sogar das Aufstellen von „Was-wäre-wenn“-Szenarien. Die Benutzer können Ressourcen auf intelligente Weise umverteilen, ohne den Betrieb zu stören, Verzögerungen zu verursachen, das Budget zu überschreiten oder die Mitarbeiter zu überlasten.

Mehr Zusammenarbeit

Agile Organisationen fördern die teamübergreifende Zusammenarbeit. Laut McKinsey, ist eines der fünf charakteristische Merkmale einer agilen Organisation die Fähigkeit, die Digitalisierung und Demokratisierung von Informationen zu beschleunigen.

Die in das PPM integrierte Ressourcenmanagementsoftware stellt sicher, dass Einzelpersonen und Teams selbst bei Telearbeit in Echtzeit zusammenarbeiten können. Die Weitergabe von Informationen, die gegenseitige Einsicht in die Arbeitszuteilung, das Anberaumen von Besprechungen und die Verfolgung des Projektfortschritts verbessern die Zusammenarbeit und die Arbeitseffizienz.

Eine Ressourcenmanagementsoftware für Unternehmen bietet viele Vorteile. Aber wie wirkt sie sich auf Ihre Organisation aus?

Hier erfahren Sie, wie eine gute Software für das Ressourcenmanagement häufige Probleme lösen kann, die anderenfalls den Erfolg Ihrer Projekte verhindern.

Unpräzise Informationen

Ohne genaue Echtzeitdaten ist es leicht, zu allem Ja zu sagen, ohne die Auswirkungen auf die Kapazität zu verstehen.

Die beste Ressourcenmanagementsoftware sorgt dafür, dass die Echtzeitdaten über mehrere Kennzahlen hinweg in Form von anpassbaren Dashboards stets im Blickfeld bleiben. Die Benutzer können jederzeit auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können.

Mangelnde Unterstützung von Hybrid- und Agile-Arbeit

Vorbei sind die Zeiten, in denen jedes Team in der gesamten Organisation einfach dieselbe Methode verwendet, um ihre Arbeit zu erbringen.

Oft erfordern die zu erbringenden Leistungen und erwarteten Ergebnisse, dass die Arbeit mit unterschiedlichen Ansätzen durchgeführt wird. Organisationen, die eine Software für das Ressourcenmanagement einsetzen, ermöglichen es den Führungskräften, trotz unterschiedlicher Arbeitsmethoden in den einzelnen Teams einen ungestörten Überblick über Ressourcen, Kapazitäten und Bedarf zu behalten.

Starre Strukturen

Wenn sich Silos gebildet haben, ist eine Zusammenarbeit schlicht nicht möglich. Viele Organisation weisen immer noch starre Strukturen auf, was oft zu einer schlechten Ressourcenzuteilung und -verwaltung führt.

Harvard Business Review sagt: „Die vielversprechendsten Innovationen und Geschäftsmöglichkeiten erfordern heute die Zusammenarbeit zwischen Funktionen, Büros und Organisationen. Um sie zu verwirklichen, müssen Unternehmen Silos aufbrechen und Menschen dazu bringen, über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten.“

Eine Software für das Ressourcenmanagement kann ein nützliches Werkzeug sein, um von streng vertikalen Beziehungen zu horizontaler Teamarbeit überzugehen. Es gibt den Teams im gesamten Unternehmen einen besseren Überblick darüber, welche Ressourcen was tun und welche Arbeit erbracht wird. Teams können Prioritäten setzen, planen und sich auf die Unternehmensziele ausrichten.

Schlechter Überblick über Ressourcen

Ressourcen sind nicht unendlich. Ressourcen sollten nicht in einem Silo verwaltet werden.

Die meisten Organisationen müssen lernen, gemeinsame und begrenzte Ressourcen zu nutzen. Ohne Echtzeittransparenz in Bezug auf Bedarf und Kapazität ist dies eine unmögliche Aufgabe. Unzureichende Transparenz führt zu schlecht verwalteten Ressourcen und verpassten Chancen.

Die schiere Komplexität des Ganzen erfordert eine ausgeklügelte Technologie, die speziell für das Ressourcenmanagement konzipiert wurde. Eine Ressourcenmanagementsoftware bietet Organisationen die nötige Transparenz, um die Ressourcen im gesamten Portfolio zu optimieren und die richtigen Prioritäten zu setzen, um den Wert zu maximieren.

Das Ergebnis? Ausgewogene Ressourcenzuteilung zwischen strategischen Initiativen und den Routinearbeiten.

Nicht jede Ressourcenmanagementlösung ist gleich. Die unterschiedlichen Softwareprodukte variieren stark im Hinblick auf Umfang und Detailgrad. Bei einigen handelt es sich um hochgelobte Projektmanagementtools, während die Hauptaufgabe von anderen die Verwaltung von Ressourcen für globale Unternehmen ist.

Es ist wichtig, dass Sie jedes einzelne Produkt auf der Grundlage der Anforderungen Ihrer Organisation bewerten.

• Müssen Sie die Ressourcen für ein einzelnes Projekt oder ein ganzes Portfolio verfolgen?
• Was sind die größten Herausforderungen für die Organisation?
• Was verspricht sich die Geschäftsleitung von der Investition?

Die gute Nachricht ist, dass wir Ihnen für Ihren Einstieg eine Grundlage zur Verfügung gestellt haben – nämlich sechs wichtige Funktionen, die jede Lösung für das Ressourcenmanagement haben sollte. Diese sechs Funktionen decken die Grundlagen ab – von der Zeiterfassung bis zur Kapazitätsplanung.

Dann können Sie ermitteln, ob Sie zusätzliche robuste Lösungen benötigen, wie z. B. für das Work-Management oder ein umfassendes Projektportfoliomanagement (PPM)-Ökosystem.

Nutzen Sie die folgenden Funktionen als Orientierungshilfe bei der Suche nach der besten Software für das Ressourcenmanagement in Ihrer Organisation.

1. Verwaltung von Kompetenzen und Verfügbarkeit

Die Software muss Echtzeitdaten über die verschiedenen nachgefragten Qualifikationen sowie die Verfügbarkeit dieser Kompetenzen und Fähigkeiten liefern. Dies ermöglicht eine präzisere Ressourcenzuteilung.

Führungskräfte müssen Kompetenzlücken leicht erkennen können sowie Antworten auf die folgenden Fragen zur Hand haben:

• Wer ist verfügbar?
• Wann sind sie verfügbar?
• Welche Fähigkeiten haben sie?

Die Führungsebene muss wissen, welchen Aufgaben die Kompetenzen derzeit zugeteilt sind und ob es strategisch sinnvoll ist, sie aufgrund veränderter Prioritäten umzuverteilen.

2. Dashboards und Berichte

Eine effektive Lösung bietet Echtzeiteinblicke in die Vorgänge bei Ihren Ressourcen. Die Möglichkeit, aus diesen Daten Visualisierungen und Berichte zu erstellen, verbessert die Kommunikation und die Entscheidungsfindung.

Im Idealfall können Sie eine beliebige Anzahl von Ansichten und Leistungsindikatoren (KPIs) für jeden Stakeholder anpassen. Mithilfe von Dashboards und Berichten können Sie leicht überwachen, ob die richtigen Ressourcen an den richtigen Projekten arbeiten und so sicherstellen, dass die Arbeit mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Ein Executive Dashboard könnte die Ressourcen nach Projekt, Abteilung, Programm oder Portfolio anzeigen. Dies fördert ein besseres Verständnis dafür, warum für ein bestimmtes Projekt keine Ressourcen zur Verfügung stehen. Es kann auch die Umverteilung von Ressourcen und Finanzmitteln auf der Grundlage des Wertes, den das Projekt liefert, rechtfertigen.

3. Automatisierung von Anfragen

Einmalige/Ad-hoc-Anfragen, „Lieblingsprojekte“ und nicht standardisierte Prozesse führen dazu, dass Projekte nur unzureichend mit der Unternehmensstrategien im Einklang sind.

Die Software muss Ressourcenanfragen automatisieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen und die richtigen Erwartungen bei den Beteiligten zu wecken. Ein standardisierter, automatisierter Arbeitsablauf zur Anforderung von Ressourcen wird eine bessere Governance und Rechtfertigung der Ressourcenzuteilung ermöglichen.

4. Zeitnachweismanagement

Das Ausfüllen von Zeitnachweisen oder das Nachfragen bei Projektmanagern, Zeitnachweise einzuholen, ist eine ständige Belastung, die vereinfacht – oder sogar automatisiert – werden kann.

Eine Ressourcenmanagementsoftware sollte eine Funktion zur Verwaltung von Zeitnachweisen enthalten, mit der jeder Mitarbeiter seine Stunden schnell und genau erfassen kann. Wenn es um die Planung geht, verfügen Führungskräfte über durchschnittliche Aufgabenbasispläne, damit sie Projektzeitpläne und -ergebnisse mit größerer Genauigkeit prognostizieren können.

Die Verwaltung von Zeitnachweisen liefert auch ein klareres Bild im Hinblick auf Abrechnungen und Rückbuchungen, Ressourcentarife und davon, wo Zeit aufgewendet wird, um ein angemessenes Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Arbeitsarten sicherzustellen.

5. Zentrale Informationsquelle

Viele Unternehmen verfügen über Ressourcendaten, die organisationsweit in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Das Erstellen von Berichten und das Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage solcher Daten ist ein mühsamer, zeitraubender Prozess.

Eine Lösung für das Ressourcenmanagement sollte es ermöglichen, alle Ressourcendaten an einem Cloud-basierten Ort zu zentralisieren. Dies kann über APIs oder mittels Integrationen erfolgen: Wählen Sie einen Anbieter, der sowohl gängige Systeme als auch selbst entwickelte Tools oder Tabellen unterstützt. Jeder erhält Zugang zu denselben präzisen und aktuellen Informationen und Analysen.

Diese zentrale Informationsquelle macht manuelle Prozesse überflüssig und erhöht die organisatorische Agilität.

Zeitnah verfügbare, objektive Informationen, denen jeder vertraut, beschleunigen die Analyse und die Entscheidungsfindung. Dies ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte, vor allem im Hinblick auf die Planung, Priorisierung und Umverteilung von Ressourcen.

6. Kapazitätsprognosen

Eines der Ziele des Ressourcenmanagements ist es, den Führungskräften die Möglichkeit zu geben, mit der vollen Gewissheit zu planen, dass die benötigten Ressourcen zu diesem Zeitpunkt verfügbar sein werden.

Eine Software für das Ressourcenmanagement bietet diese Transparenz, indem sie die aktuelle Kapazität, den anstehenden Bedarf und potenzielle Konflikte für dieselben Ressourcen aufzeigt – und das alles unter Berücksichtigung strategischer Prioritäten. Kapazitätsprognosen ermöglichen es den Verantwortlichen, die Ressourcen gleichmäßig über das gesamte Portfolio zu verteilen.

Inzwischen wissen Sie, was eine Lösung für das Ressourcenmanagement leisten kann und worauf Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens achten sollten.

Nun sollten Sie sich fragen, ob Sie ausschließlich eine Software für das Ressourcenmanagement benötigen. Ressourcen, Strategien, Ergebnisse, Arbeit und Finanzen sind eng miteinander verbunden und müssen im Kontext verwaltet werden.

So ist es beispielsweise schwierig, Ressourcen zuzuteilen oder umzuverteilen, ohne einen Überblick über die laufenden Arbeiten der verschiedenen Teams zu haben.

Der Projekterfolg wird zunehmend an den Ergebnissen (ROI, Produkte usw.) gemessen und nicht mehr allein an der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben. Das bedeutet, dass Arbeit und Performance mit der Strategie, den Prioritäten und den Finanzdaten verknüpft werden müssen.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl der richtigen Lösung für Ihre Organisation die folgenden drei Aspekte:

1. Entscheiden Sie, ob Sie eine Lösung für das Projektportfoliomanagement oder eine eigenständige Software für das Ressourcenmanagement benötigen.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung für das Ressourcenmanagement als zentrale Informationsquelle fungiert, indem Sie die Daten an einem zentralen Ort in der Cloud speichern.
3. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lösung Ihre Projektanforderungen und Zeitvorgaben anpassen kann, um Ihre Arbeit optimal zu unterstützen.

Sie sollten sich für eine Ressourcenmanagementsoftware entscheiden, die leistungsstark genug ist, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, und die zugleich einfach zu bedienen ist.

Entscheide ich mich für eine robuste PPM-Lösung oder eine eigenständige Ressourcenmanagementsoftware?

PPM-Lösungen sind umfassender als eine einfache Software für das Ressourcenmanagement. Mit ihnen lassen sich mehrere Projekte innerhalb eines Portfolios verfolgen. Daher werden sie auch dazu verwendet, um einen umfassenden Überblick über die Performance aller Projekte sowie die Nachhaltigkeit dieser Projekte zu erhalten.

Mit einer effektiven PPM-Lösung können Unternehmen auch feststellen, ob die Projekte mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Planview ist beispielsweise ein führender Anbieter von PPM-Lösungen. Neben der Verwaltung von Ressourcen hilft Planview Unternehmen dabei, ihre Geschäftsergebnisse zu erzielen, indem die Strategie kontinuierlich mit der Ausführung verknüpft wird und bei Bedarf schnell Kursänderungen vorgenommen werden. Die Lösung ermöglicht einen ergebnisorientierten Ansatz, der es den Teams ermöglicht, schneller geschäftlichen Nutzen zu erbringen.

Auf einer detaillierteren Ebene ermöglicht die PPM-Lösung von Planview es PMO-Leitern, Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagern Folgendes:

• Überblick über das Projektportfolio und die den einzelnen Projekten zugeteilten Ressourcen
• Messung der Performance von Projekten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Ressourcen den richtigen Arbeiten zuteilt (d. h. Arbeit, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt)
• Befähigung von Teams, so zu arbeiten, wie es für jedes Team und Projekt am besten ist, mit Unterstützung für traditionelles, agiles und hybrides Arbeiten
• Echtzeiteinblicke in Ressourcen und Projektperformance und Messung, Verwaltung und Verfolgung von allen Ressourcen im Portfolio

Mit der PPM-Lösung von Planview können Portfoliomanager den Projekten proaktiv Ressourcen zuteilen und diese umverteilen, wenn sich der Markt verändert und sich die Prioritäten verschieben.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich eine einfache Software für das Ressourcenmanagement auf die Grundlagen der pünktlichen und budgetgerechten Lieferung und der Ressourcenauslastung. Die wichtigsten Funktionen sind die Zuteilung, Verfolgung und Planung von Ressourcen für ein oder mehrere Projekte und Teams. Diese Lösungen tragen dazu bei, dass alle Projekte über die erforderlichen Ressourcen verfügen, einschließlich angemessener Finanzierung, Mitarbeiter und Ausrüstung, um die Projektziele zu erreichen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für eigenständige Punktlösungen für das Ressourcenmanagement:

• eResource Scheduler: Das Flaggschiff von ENBRAUN, eResource Scheduler, ist ein Tool zur Ressourcenplanung und -verwaltung, das sowohl als Cloud-basierte als auch als lokale Lösung angeboten wird.
• Float: Float ist ein webbasiertes Tool zur Ressourcenplanung und Zeiterfassung, mit dem Teams Projekte zentral planen, terminieren und verfolgen können.
• Hive: Hive ist eine Plattform für das kollaborative Work- und Projektmanagement, die Funktionen zur Zeiterfassung und Teamzusammenarbeit bietet und somit die Produktivität steigert.
• Kantata: Kantata versteht sich als Unternehmen für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen, das alles vom Ressourcenmanagement bis zur Teamzusammenarbeit und Business Intelligence anbietet.
• ResourceGuru: ResourceGuru bietet eine Ressourcenmanagementsoftware, die die Online-Planung von Mitarbeitern, Ausrüstung und anderen Ressourcen ermöglicht.

Ressourcenmanagementsoftware ist traditionell nur für Ressourcen gedacht, obwohl Unternehmen immer mehr Funktionen, z. B. für die Zusammenarbeit hinzufügen.

Im Gegensatz zu PPM-Lösungen bietet eine eigenständige Software für das Ressourcenmanagement keinen Überblick über die Projektperformance und keine Portfoliomanagementfunktionen.

Außerdem wird bei dieser Art von Software in der Regel keine Arbeit zugewiesen und nachverfolgt, wie es bei anderen Work-Managementlösungen der Fall ist. Daher integrieren viele Unternehmen Tools für das Ressourcenmanagement, um Daten mit anderen Systemen zu synchronisieren und so ein ganzheitlicheres Feature zu erhalten. Seien Sie dabei vorsichtig, denn dies kann sich als kostspielige und ineffiziente Methode zur Zentralisierung von Daten erweisen.

Ressourcenmanagementsoftware oder robuste PPM-Lösung: Welche Option ist für Sie geeignet?

Das Sondieren der verschiedenen Lösungen wird noch komplizierter, wenn jede für sich in Anspruch nimmt, ein Alleskönner zu sein. Entscheidend sind die Anforderungen Ihres Unternehmens. Hier ist ein relativ einfacher Leitfaden:

• Wenn Sie nur Ressourcen verwalten müssen, wählen Sie eine vereinfachte Software für das Ressourcenmanagement.
• Wenn Sie eine kollaborative Lösung für die Verfolgung und Verwaltung von Arbeiten benötigen, wählen Sie ein (kollaboratives) Work-Managementtool oder eine einfache Projektmanagementanwendung.
• Wenn Sie eine Lösung benötigen, mit der Sie die Performance mehrerer Projekte messen und deren Zustand beurteilen können, während Sie gleichzeitig Ihre Ressourcen verwalten und die Arbeit an der Unternehmensstrategie ausrichten, entscheiden Sie sich für eine umfassende Projektportfoliomanagement-Lösung.

Sobald Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse gefunden haben, müssen Sie die Führungskräfte mit ins Boot holen.

Ein entscheidender Schritt bei jeder neuen Initiative ist es, die Zustimmung der Führungskräfte zu gewinnen. Sie müssen verstehen, welche Auswirkungen eine schlechte Ressourcenplanung auf das Unternehmen hat – verpasste Termine und die Unfähigkeit, die Strategie umzusetzen.

In der sich wandelnden Wirtschaftslandschaft von heute, in der nur die Ungewissheit gewiss ist, und die Zunahme hybrider Arbeitsweisen sich auf die Bereitstellung auswirkt, lässt sich eine Software für das Ressourcenmanagement gut dadurch positionieren, dass man herausstellt, wie sie Führungskräften helfen kann, Daten effektiv und effizient zu analysieren und zu verfolgen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

• Wie viele Projekte verzögern sich, scheitern, überschreiten das Budget oder verbrauchen zu viele Ressourcen, die an anderer Stelle benötigt werden, weil es kein System gibt, um Kapazität und Bedarf zu ermitteln?
• Wie gut sind die Teams ausgelastet?
• Welche Auswirkungen hat eine Störung?
• Gehen die Teams bei der Planung zu hohe Verpflichtungen ein?
• Woher weiß das Unternehmen, ob verfügbare Ressourcen an Projekten mit höchster Priorität arbeiten?
• Wie viel Zeit wird für die Aufrechterhaltung des Unternehmens und wie viel für das Wachstum des Unternehmens aufgewendet?

Dies sind nur einige wenige Fragen, die Ressourcenmanagement-Software beantworten kann, und sie tragen wesentlich dazu bei, die Investition und einen Kulturwandel zu rechtfertigen.

Sobald die Führungskräfte an Bord sind, wählen Sie eine umfassende Projektportfolio- und Ressourcenmanagementlösung. Die integrierten Tools bieten grenzenlosen Einblick in Ressourcen und Arbeit. Führungskräfte erhalten einen Überblick über das große Ganze und eine zentrale Informationsquelle.

Denken Sie daran, dass es Zeit braucht, um eine neue Lösung einzuführen, bevor sie vollständig akzeptiert wird und optimiert ist.

Viele Organisationen entscheiden sich für einen schrittweisen Ansatz, bei dem die Lösung langsam eingeführt wird, um Produkt-Champions zu gewinnen und auf diese Weise einen zusätzlichen Nutzen zu erzielen. Diese Champions sind maßgeblich daran beteiligt, andere zu unterstützen und zu schulen.

Ihre Bemühungen werden durch eine höhere Effizienz, Produktivität und Ausrichtung belohnt.

Eine Software für das Ressourcenmanagement ist heute für Unternehmen von grundlegender Bedeutung.

Die erfolgreichsten Unternehmen setzen ihre Ressourcen kontinuierlich für die wertvollsten Investitionen ein, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Diese Unternehmen planen immer wieder aufs Neue, verteilen geschickt und schnell Teams und Finanzmittel um, um neue Chancen zu nutzen und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Dieser Zenit erfordert eine PPM-Software mit Funktionen zur Ressourcenverwaltung. Verwenden Sie die in diesem Leitfaden vorgestellten Funktionen als Ausgangspunkt für die Suche. Wählen Sie dann aus, was am besten zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Machen Sie den nächsten Schritt. Laden Sie den Leitfaden für Ressourcenplanung – der PMO-Flüsterer herunter und erfahren Sie, wie Sie Ihre Ressourcen auf Ihre wertvollste Arbeit ausrichten können.