Was ist Ressourcen­management, und warum ist es wichtig?

Ressourcen sind unerlässlich, um Ihr Ziel zu erreichen, sei es die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts oder die Unterstützung bei der Analyse dessen, was getan werden muss. Unter den Begriff der Ressource fallen Finanzmittel, Mitarbeiter, physischer Raum, Ausstattung, Technologien und Zeit. Das Ziel des Ressourcenmanagements besteht darin, die beste Kombination von Ressourcen zur Befriedigung der Anforderungen zu nutzen und gleichzeitig zu erkennen, dass für dieselben Ressourcen wahrscheinlich auch in anderen Unternehmensbereichen Bedarf besteht.

Gartner ist überzeugt, dass der erfolgreiche Abschluss von Initiativen davon abhängt, die verfügbaren Ressourcen mit dem Bedarf in Einklang zu bringen, und bemerkt: „Führungskräfte müssen eine sorgfältige Priorisierung der Initiativen vornehmen, eine Überlastung der Ressourcen verhindern und eine flexible Zeitplanung für die Durchführung fördern, um das Maximum an Nutzen zu erbringen.“

Um zu verstehen, wie begrenzte und geteilte Ressourcen am besten genutzt werden können, benötigen Sie sowohl einen Überblick über den Bedarf und die Kapazitäten als auch über die benötigten Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben im Vergleich zu den verfügbaren Fähigkeiten. Sie müssen Zeitpläne, Budgets und die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen über das ganze Portfolio hinweg so priorisiert werden, dass maximaler Nutzen entsteht. All das und noch einiges mehr fällt unter den Begriff des Ressourcenmanagements.

Ressourcenmanagement ist für Unternehmen ein entscheidender Faktor, denn dadurch wird sichergestellt, dass sie ihre Ressourcen optimieren und den richtigen Initiativen zuführen, also denen, die sich mit der Unternehmensstrategie im Einklang befinden und den größten Nutzen liefern. Indem Verschwendung und Doppelarbeit minimiert, die Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen vorangetrieben und die Maximierung und Beschleunigung des Durchsatzes gesteigert werden, ist das Unternehmen besser in der Lage, rasch auf Kundenbedarfe zu reagieren und sich auf Veränderungen einzustellen. Die Bereitstellung von Programmen und Projekten erfordert ein verbessertes Ressourcenmanagement.

Unabhängig von der Arbeitsmethode müssen Führungskräfte, die effektives Ressourcenmanagement betreiben wollen, Bedarf und Kapazitäten sorgfältig gegeneinander abwägen, gleichzeitig aber auch die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen, um die Arbeit mit den passenden Teams, Mitarbeitern und Fähigkeiten zu priorisieren, zu planen und zu terminieren. Laut Gartner besteht die Chance und gleichzeitig auch die Herausforderung für Führungskräfte darin, „zu reagieren und von einem statischen zu einem agilen Planungsansatz überzugehen, der in der Lage ist, die Belegschaft kontinuierlich so umzugestalten, dass die veränderten Anforderungen an Geschäft und Fähigkeiten Berücksichtigung finden“.

Es ist nicht einmal für die erfahrensten Unternehmen einfach, bei steigendem Bedarf und fortwährendem Wandel mit den vorhandenen Ressourcen kontinuierlich Nutzen zu stiften. Für die meisten Unternehmen ist und bleibt es eine andauernde Herausforderung: einerseits für genügend passende Ressourcen und Finanzmittel zu sorgen und andererseits die Arbeit fristgerecht und exzellent abzuschließen. An dieser Stelle kann ein gut entwickeltes Ressourcenmanagement weiterhelfen.

Beim Ressourcenmanagement geht es primär um Transparenz, also darum, Ihnen die Möglichkeit zu geben, alles zu sehen, zu überwachen und zu erreichen, was zur Bereitstellung von Projekten notwendig ist. Es erlaubt Ihnen, sowohl Leerlaufzeiten als auch Überbelastungen von Ressourcen auf ein Minimum zu reduzieren. Mit vollständigem Überblick über Aufgaben und Ressourcen können Sie diese effektiver planen und verwalten und sie zum richtigen Zeitpunkt den passenden Projekten zuführen.

Man muss sich nur die Nachteile fehlenden Ressourcenmanagements vor Augen führen, um seine Bedeutung zu erkennen. Ohne die richtigen Daten haben Ressourcenmanager keine Kontrolle über ihre Projekte und somit auch keine Chance, die folgenden Punkte zu verstehen:

• Planung und Terminierung: Welche Ressourcen sind zu welchem Zeitpunkt verfügbar?
• Verfügbare und benötigte Fähigkeiten: Über welche Fähigkeiten verfügen die einzelnen Mitarbeiter? Müssen gegebenenfalls neue Fähigkeiten (oder Mitarbeiter) hinzukommen?
• Ressourcennutzung: Womit beschäftigen sich die Mitarbeiter bereits und ist diese Allokation angemessen?
• Ressourcenkapazität: Welche Kapazitäten stehen für die Arbeit wirklich zur Verfügung (wissend, dass nicht die gesamte Zeit genutzt werden kann)?
• Ressourcenpriorisierung und -allokation: Welche priorisierten Initiativen benötigen die meiste Aufmerksamkeit und gegebenenfalls spezielle Fähigkeiten?

Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass Ressourcenmanager bei Bedarf in Echtzeit einen transparenten Überblick über die Mitarbeiter und Ressourcen erhalten, sodass sie mehr Kontrolle über die Bereitstellung haben.

Wenn Sie angemessenes Ressourcenmanagement richtig betreiben, können Sie Ihr Unternehmen dabei unterstützen, Kosten zu sparen und die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Sie verringern außerdem Risiken, weil Sie potenzielle Ressourcenkonflikte frühzeitig erkennen und erfolgreich entschärfen können. Dies geschieht typischerweise, indem Sie Projekte oder Ressourcen neu priorisieren.

In dieser sich schnell weiterentwickelnden und anspruchsvollen Welt sind solche Vorteile genau das, wonach Unternehmen suchen – und solche, die das Project Management Office (PMO) und/oder Ressourcenmanager bereitstellen können, sofern ihnen die geeigneten Tools und Prozesse zur Verfügung stehen.

Vergessen Sie nicht, dass der Begriff „Ressourcen“ mehr umfasst als nur die Mitarbeiter. Es geht auch um:

• Technologie und Tools, die notwendig sind, damit Mitarbeiter ihre Aufgaben ausführen können
• Budget, das zur Finanzierung des Projekts benötigt wird.
• Orte und spezielle Ausstattung

Das Ressourcenmanagement erfordert auch eine genaue Überprüfung von Terminen und Zeitplänen. Es ist wichtig, all diese Elemente mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Für viele Unternehmen ist Ressourcenmanagement ein schwer definierbares Ziel, bei dem der Erfolg beinahe unerreichbar erscheint. Eine häufig anzutreffende Fehleinschätzung besteht darin, dass für Ressourcenmanagement große Investitionen, eine radikale Änderung von Prozessen und eine ganz neue Unternehmenskultur notwendig sind.

Unternehmen, die sich auf den Aufbau oder die Verbesserung ihrer Ressourcenmanagement-Capabilities konzentrieren, ernten die Früchte ihrer Arbeit beinahe sofort. Auch wenn sich diese Vorteile abhängig vom Unternehmen und den ergriffenen Maßnahmen unterscheiden, lässt sich feststellen, dass Projekte immer öfter frist- und kostengerecht bereitgestellt werden.

Wenn Ihnen die Daten zur Verfügung stehen, die Sie für die Planung und Terminierung benötigen, können Sie Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit optimal einsetzen. Manager können die Erwartungen ihrer Kunden managen, wenn sie die bestehenden Workloads, Zeitpläne, Prioritäten und Budgets kennen.

Anstatt zu allem Ja zu sagen, ohne die Kapazitäten zu berücksichtigen, können Ressourcenmanager Projekte auf Basis realistischer Echtzeitdaten genauer planen. Ressourcenmanager können intelligentere Entscheidungen über die Besetzung Ihrer Teams treffen – sowohl im Hinblick auf die Anzahl der Mitarbeiter als auch auf die Fähigkeiten, die für die Umsetzung bestehender und zukünftiger Projekte benötigt werden.

Es gibt noch einen weiteren wichtigen Vorteil, wenn die passenden Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt an den geeigneten Projekten arbeiten: zufriedenere Mitarbeiter. Eine Herausforderung, denen Unternehmen häufig gegenüberstehen, besteht darin, dass zu wenige Mitarbeiter an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten.

Überlastete Mitarbeiter leiden schnell unter Frustration und sind entmutigt. Sie fühlen sich von ihrem Arbeitspensum überfordert, was häufig dazu führt, dass sie sich zurückziehen, weniger produktiv sind und ihre Leistungsfähigkeit nachlässt.

Durch höhere Vorhersagbarkeit und Konsistenz, realistische Workloads und optimal eingesetzte Fähigkeiten fühlen sich Mitarbeiter mehr geschätzt und sind zufriedener.

Ressourcenmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeiter effektiv einzusetzen sowie Einblicke in ihren Workload, ihre Verfügbarkeit, Projektzeitanforderungen, Fähigkeiten und vieles mehr zu gewinnen.

Unternehmen können ihre Manager ausrüsten, damit sie Projekte angemessen und fair den passenden Ressourcen zuweisen können.

Für die Mehrzahl der Unternehmen ist der größte Kostenblock innerhalb von Projekten das Personal. Wenn ungeeignete Mitarbeiter an den falschen Projekten arbeiten, explodieren die Kosten. Gleichzeitig verschlechtert sich die Bereitstellung.

Ressourcenmanagement bringt Ordnung ins Chaos und sorgt dafür, dass Managern die Werkzeuge zur Verfügung stehen, um Ressourcen zu maximieren und überflüssige Kosten zu senken. Sie haben die Daten zur Verfügung, die Sie benötigen, um Projekt- und Personalkosten zu verstehen, was zu einer präziseren Budgetierung und Planung führt. Sie sind außerdem in der Lage, ein ideales Team von Mitarbeitern zusammenzustellen. Dadurch optimieren Sie basierend auf Fähigkeiten und Kapazitäten die Ressourcen über Projekte hinweg.

Letztlich liegt der größte Vorteil des Ressourcenmanagements in der effektiven und effizienten Bereitstellung von Projekten für den Endkunden. Die Kundenzufriedenheit verbessert sich, wenn Teams in der Lage sind, die Projektanforderungen fristgerecht und erwartungsgemäß zu erfüllen. Vertrauen in die Fähigkeit, Projekte umsetzen zu können, schafft Dynamik und wird zu einem Differenzierungsmerkmal, das einen strategischen Vorteil bietet.

Obwohl Ressourcen eine Vielzahl von Kategorien umfassen, ist das Management von Mitarbeitern am komplexesten, weil bei der Optimierung so viele Elemente ins Spiel kommen, zum Beispiel Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Ort und Kosten. Unternehmen nutzen die folgenden Ressourcenmanagementtechniken, um die Ressourceneffizienz zu maximieren, und verlassen sich dabei häufig auf Software, um Transparenz zu schaffen, sodass Führungskräfte intelligentere Entscheidungen treffen können.

Ressourcenzuweisung

Ressourcenzuweisung umfasst mehr als nur die Zuweisung von Ressourcen zu Projekten. Sie berücksichtigt sowohl die Fähigkeiten, die Ihr Team mitbringt, als auch seine Verfügbarkeit. Zuweisungsberichte ermöglichen es Ihnen, Ressourcen nach Fähigkeiten und Kapazitäten zu filtern, sodass Sie nicht nur erkennen können, wer gerade verfügbar ist, sondern auch, wann bestimmte Fähigkeiten in Zukunft verfügbar sein werden. Auf diese Weise können Sie besser planen und erleiden weniger Verzögerungen.

Ressourcenauslastung

Die Ressourcennutzung ist eine Ressourcenmanagementtechnik, mit deren Hilfe Sie Transparenz hinsichtlich der Kapazitäten Ihres Teams über einen bestimmten Zeitraum erhalten und feststellen können, ob die Ressourcen zu wenig ausgelastet oder überlastet sind. Dies ist sehr wichtig, denn Untersuchungen zeigen, dass überlastete Mitarbeiter häufig von einer Burn-out-Erkrankung betroffen sind. Auslastungsberichte geben Aufschluss darüber, wo die Ressourcen ihre Zeit verbringen. Auf diese Weise können Sie erkennen, ob es Möglichkeiten gibt, ihre Effektivität, Produktivität und Leistungsfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig ihren Workload in einem akzeptablen Rahmen zu halten.

Ressourcenabgleich

Ein Ressourcenabgleich wird vorgenommen, um Angebot und Bedarf ins Gleichgewicht zu bringen. Es handelt sich dabei um einen wichtigen Prozess, bei dem die Ressourcen für ein oder mehrere Projekte auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten maximiert werden, um den größtmöglichen Nutzen aus den bereits vorhandenen Ressourcen zu ziehen, bevor Sie eine Aufstockung Ihres Personals oder die Einstellung eines externen Dienstleisters in Erwägung ziehen müssen.

Mitarbeiter haben oft unterschiedliche Fähigkeiten, von den viele nicht ausreichend genutzt werden. Ziel dieser Ressourcenmanagementtechnik ist es, alle Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu erkennen und herauszufinden, wo sie möglicherweise vorhandene Lücken schließen können, sodass Sie auf diese Weise Ihren Ressourcenaufwand minimieren können.

Ressourcenprognose

Ressourcenmanagement ist wichtig, um sicherzustellen, dass laufende Projekte mit den entsprechenden Ressourcen reibungslos durchgeführt werden können. Der wahre Vorteil besteht aber darin, vorausschauend planen zu können, um die Ressourcen für laufende und zukünftige Projekte auszubalancieren. Sie müssen die aktuellen Kapazitäten sowie die zukünftigen Projekte und ihre Anforderungen kennen. Die Ressourcenprognose ermöglicht es Ihnen, Vorhersagen zu treffen, potenzielle Konflikte zu identifizieren und Ressourcen auf einer Zeitleiste zu priorisieren.

Wenn Sie sich in der Phase der Projektplanung befinden, müssen Sie wissen, welche spezifischen Ressourcen für die Ausführung und Bereitstellung des Projekts für den Endkunden erforderlich sind. Die Ermittlung Ihrer Ressourcenanforderungen, einschließlich der Mitarbeiter, ihrer Fähigkeiten und des Budgets, ist die erste Phase des Ressourcenmanagements.

In der zweiten Phase mobilisieren Sie Ihr Team und berücksichtigen dabei die speziellen Fähigkeiten, die das Projekt in jeder Phase seines Lebenszyklus erfordert. Außerdem ziehen Sie die verfügbaren Personen in Betracht, die über diese Fähigkeiten verfügen. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen bestimmte Fähigkeiten fehlen, ist das der Moment, um zu entscheiden, ob Sie über das entsprechende Budget verfügen, um externe Mitarbeiter einzustellen, die diese Fähigkeiten mitbringen. In dieser Phase werden alle benötigten Ressourcen zugewiesen.

In der nächsten Phase des Ressourcenmanagements verwalten Sie die zusammengestellten Ressourcen und definieren und kommunizieren dabei klar die Rollen und Zuständigkeiten. Ein Collaboration-Tool sorgt dafür, dass alle Teams mithilfe transparenter Kommunikation auf dem Laufenden bleiben, und ermöglicht es Teammitgliedern und Managern gleichermaßen, während des gesamten Projektlebenszyklus einen sofortigen Überblick darüber zu erhalten, wer zu welchem Zeitpunkt an welchen Aufgaben arbeitet.

Die letzte Phase des Ressourcenmanagements besteht in der Überwachung von Ressourcen im Hinblick auf Fortschritt, Effizienz und Effektivität bei der Bereitstellung des erwarteten Beitrags zum Projekt. Sie werden fast immer auf Verbesserungsmöglichkeiten stoßen, wenn Sie versuchen, die Ressourcen kontinuierlich zu optimieren, um dem Unternehmen den höchsten Nutzen zu liefern.

Ressourcenmanagement im Kontext des Projekt-Portfoliomanagements (PPM) ermöglicht Unternehmen, Managern ein Maß an Kontrolle an die Hand zu geben, das anders nicht zu erreichen wäre. Ohne oder mit einem mangelhaften Ressourcenmanagement ist es wahrscheinlicher, dass Projekte und Initiativen scheitern, weil es an Finanzmitteln oder Personal fehlt oder weil Ressourcen in die falschen Bereiche investiert werden. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Projekte auf den Holzweg geraten.

Wenn Unternehmen Ressourcen nicht richtig zuweisen, leiden darunter andere Initiativen aufgrund von Vernachlässigung oder der Zuteilung ungeeigneter Ressourcen.

Schlechtes Ressourcenmanagement gerät schnell außer Kontrolle, was die Projektdurchführung auf allen Ebenen empfindlich stören kann.

Für CIOs, Programmmanager, PMO-Führungskräfte und andere Mitarbeiter kann schlechtes Ressourcenmanagement zu verpassten Chancen führen. Und es geht dabei nicht nur darum, dass benötigte Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. Mangelhaftes Ressourcenmanagement kann auch zu einer Überversorgung mit Personal und Finanzmitteln führen. Wenn das geschieht, werden Mitarbeiter in diesen Funktionen von den Führungskräften des Finanzbereichs und der Geschäftsführung zur Verantwortung gezogen.

Ressourcenmanagement-Software unterstützt Sie dabei, verschiedene Problemfelder in Bezug auf Ihre finanziellen und personellen Ressourcen anzugehen. Dazu gehören Probleme wie Arbeitsüberlastung, die schleichende Erweiterung des Projektumfangs sowie das Scheitern von Projekten aufgrund von Zeitdruck.

Zu den wichtigsten Herausforderungen, denen Sie im Zusammenhang mit Ressourcenmanagement möglicherweise gegenüberstehen und die sich mithilfe von Software lösen lassen, zählen:

• Das Verwalten und Priorisieren von Projektanfragen und das Erwartungsmanagement bei den wichtigsten Stakeholdern
• Das Verwalten von Ressourcenkapazitäten im Vergleich zum Bedarf sowie ein Überblick darüber, wer für neue Arbeit verfügbar ist und zu welchem Zeitpunkt
• Das Verständnis, welche Rollen und/oder Fähigkeiten benötigt werden – entweder intern oder durch Neueinstellungen –, um die Verpflichtung gegenüber den Stakeholdern zu erfüllen
• Die Sicherstellung, dass die verfügbaren Ressourcen an den Projekten arbeiten, die höchste Priorität haben und am besten auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind
• Die Optimierung der Zeitplanung, sodass angemessene Ressourcen zur Verfügung stehen, um an den Projekten zu arbeiten

Bei der Beurteilung von Ressourcenmanagementlösungen sollten Sie nach speziellen Features und Capabilitys Ausschau halten. Solche Lösungen sollten mindestens den folgenden Funktionsumfang bieten:

• Die Erfassung und Planung von Aufgaben mithilfe von Ressourcenzuweisungen, sodass Manager priorisieren, eine Überbeanspruchung von Ressourcen vermeiden und Ressourcenkosten vorhersagen können
• Die Möglichkeit, die Durchführung der Arbeit zu überwachen und schnell auf sich ändernde Prioritäten reagieren zu können
• Die Nachverfolgung und Messung des Fortschritts und der Kosten, um ein ausgewogenes Arbeitspensum sicherzustellen, das der Umsetzung Ihrer Strategie dient

Insbesondere sollte Ressourcenmanagement-Software zudem Folgendes bieten:

• Die Möglichkeit, Empfehlungen abzugeben, wie Unternehmen ihre Ressourcenkapazitäten nutzen sollten, um den größten geschäftlichen Nutzen zu liefern
• Was-wäre-wenn-Szenarioplanung, die bei der Beantwortung der Frage hilft, ob das Unternehmen Planänderungen verkraften und sich entsprechend anpassen kann
• Eine zentralisierte Ansicht zum Überprüfen, Genehmigen und Planen von Ressourcen
• Einen standardisierten Workflow für Ressourcenanfragen, sodass Projekt- und Ressourcenmanager kommunizieren und zusammenarbeiten können

Unternehmen in vielen Branchen nutzen Ressourcenmanagement-Tools, um Herausforderungen anzugehen und ihre Projektressourcen effektiver zuzuweisen. Hier sind einige Praxisbeispiele:

Wachstumsprobleme

Ein Unternehmen aus der Baustoffbranche, das Isolierprodukte entwickelt und produziert, wuchs durch Akquisitionen und seine globale Expansion sehr dynamisch. Eine große Herausforderung für das Unternehmen lag im Aufbau eines Steuerungssystems für die Produktentwicklung.

Je schneller das Unternehmen wuchs, desto schwieriger wurde es, die Prozesse und die Skalierung zu steuern. Infolgedessen verlief der Ausbau des Produktportfolios langsamer als gewünscht und die Kosten liefen aus dem Ruder. Vieles davon war auf fehlende Transparenz im Bezug auf verlässliche Daten und Ressourcenkapazitäten zurückzuführen.

Neben der Steuerung war auch das Ressourcenmanagement eine große Herausforderung. Das Unternehmen verfügte über geeignete Talente, wusste aber nicht immer, womit diese Ressourcen gerade beschäftigt waren oder was sie leisten konnten. Einige Bereiche hatten mit Engpässen zu kämpfen, während andere über nicht ausgelastete Ressourcen verfügten. Da sich die Einrichtungen und Ressourcen an verschiedenen Standorten befanden, die über die ganze Welt verteilt waren, litten auch die Kommunikation und die Zusammenarbeit.

Das Unternehmen zerrte Ressourcen gleichzeitig in verschiedene Richtungen, und ohne Transparenz hinsichtlich der getätigten finanziellen Investitionen war es schwierig, die Margen zu vergleichen und die jeweiligen ROIs zu ermitteln. Das Unternehmen hatte die Fähigkeit verloren, innovative Produkte, für die es eigentlich bekannt war, so schnell zu entwickeln, dass es seine Marktführerschaft verteidigen konnte.

Um diese Herausforderungen im Bereich des Ressourcenmanagements anzugehen, schuf das Unternehmen eine Abteilung, die sich einzig auf die Ideenfindung für Produkte und deren Entwicklung konzentrierte. Darüber hinaus stellte es eine Projektportfoliomanagementlösung bereit, um Daten, Prozesse und Ressourcen zu managen. Das PPM-Tool wurde schnell zu einer wertvollen Diagnoselösung, um Risiken, Kosten, Konflikte und Ressourcenprobleme zu identifizieren.

Durch die Nutzung von Fähigkeiten nicht ausgelasteter Ressourcen kann das Unternehmen Produkte jetzt schneller und zu geringeren Kosten entwickeln. Die PPM-Software zeigt dem Unternehmen mithilfe leicht verständlicher Berichte, wo Lücken und Probleme bestehen, sodass sich Umfang, Zeitplan und Budgetschätzungen permanent analysieren lassen.

Mithilfe dieser Technologie ist es dem Unternehmen gelungen, seine Wettbewerbsvorteile wiederzuerlangen, während es die nächste Generation der Produktentwicklung in Angriff nimmt. Zu den Hauptvorteilen, die durch das Angehen der Probleme hinsichtlich des Ressourcenmanagements zu verzeichnen sind, zählen, dass die richtigen Produkte von den passenden Mitarbeitern frist- und kostengerecht entwickelt werden.

Fallstudie: Mit mehreren Herausforderungen konfrontiert

Ein Unternehmen, das weltweit Kinderbekleidung mithilfe eines Multi-Channel-Geschäftsmodells verkauft, erklärte es zu seiner strategischen und operationalen Priorität, sein IT-Projekt- und Ressourcenmanagement umzugestalten, um für weiteres Unternehmenswachstum zu sorgen.

Die IT-Abteilung arbeitete mit mehreren Projektlisten, die von verschiedenen Geschäftsbereichen separat verwaltet wurden. Darüber hinaus gab es keine klaren Anweisungen, wie Projekte ausgewählt und erstellt oder Projektkosten und Ressourcenanforderungen erfasst werden sollten. Dadurch war auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen praktisch unmöglich.

Manager und IT-Ressourcen hatten keine Möglichkeit, zu ermitteln, welche Projekte für das Unternehmen am nützlichsten waren. Dies führte auch zu Problemen beim Ressourcenmanagement. Da die Mitarbeiter der IT-Abteilung für Software-Projekte eingesetzt wurden, die über mehrere Jahre abgeschrieben wurden, waren die Projektkosten unausgewogen, und die Prüfer waren wegen unangemessener jährlicher Ausgaben beunruhigt.

Außerdem hatte jede Arbeitsgruppe innerhalb des Unternehmens eigene Sets für das Ausführen geschäftlicher Aktivitäten definiert, was zu mehr als 100 verschiedenen Aktivitätsarten führte. Es gab keine Möglichkeit, herauszufinden, worin die IT-Mitarbeiter ihre Zeit investierten.

Darüber hinaus waren an praktisch jedem Projekt mehrere Gruppen beteiligt, und zwischen den Projekten gab es nur sehr wenig Abstimmung. Es war unmöglich, Probleme in Bezug auf die Ressourcenkapazitäten vorherzusagen, was zu dauernden Ressourcenkonflikten führte.

Das Unternehmen führte eine Ressourcenmanagementlösung ein, um diese vielfältigen Herausforderungen anzugehen und das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Die Lösung bietet einen einfachen Workflow und stellt die bis dahin fehlende Projektstruktur zur Verfügung. So kann das Unternehmen jetzt Projektebenen definieren, um Prioritäten festzulegen.

Die Nutzung einer umfassenden Zeiterfassung erzwingt jetzt Standardtarife für Rollen für alle Projektmitglieder, die auf Gehaltsspannen basieren. Alle IT-Projektmitglieder sind Projekten und Aufgaben zugeordnet, alle Manager und Nutzer werden in neuen Aktivitäten geschult und für Manager und Aktivitäten werden neue Berichte erstellt.

Durch verbesserte Prozesse und Planung konnte das Unternehmen mehr als 2 Millionen USD an Kapitalersparnis und 2,6 Millionen USD an Kosteneinsparungen realisieren.

Ressourcenmanagement erlaubte es dem Unternehmen, die Priorisierung der Aufgaben und Ressourcen mithilfe einer 6-bis-12-Monatsbetrachtung der Ressourcenplanungsaktivitäten zu verbessern.

Fallstudie: Fehlende Ressourcentransparenz

Einem Krankenversicherungsunternehmen fehlte eine integrierte Sicht auf Bedarf und Kapazitäten, was es schwierig machte, Pipelinebedarfe zu priorisieren und zu kommunizieren, ohne Ressourcen einzuschränken. Das Unternehmen wollte seine Verwaltung von Arbeit, Ressourcen und Investitionsplanung sowie sein Reporting verbessern.

Steuerung war ein wichtiges Kriterium. Darüber hinaus wurde Wert darauf gelegt, Bedarf und Kapazitäten vorhersagen zu können, um damit eine genaue Investitionsplanung zu ermöglichen. Das Unternehmen verfügte über ein halbes Dutzend interne Bereitstellungspartner und musste klären, wie es am besten seinen Blick erweitern konnte, um Angebot, Bedarfe, Kapazitäten und Systeme besser zu verstehen.

Das Unternehmen implementierte eine Ressourcenmanagementsoftware, um den Bedarfen aus verschiedenen Bereichen entsprechen zu können und die Arbeit den geeigneten Ressourcen zuzuweisen, um so sicherzustellen, dass die Projekte mit dem meisten Nutzen erfolgreich umgesetzt werden konnten.

Mithilfe dieser Lösung kann das Unternehmen seine Ressourcen jetzt optimal nutzen und sich auf diejenigen Projekte konzentrieren, die am besten mit dem Strategieplan in Einklang stehen. Das Versicherungsunternehmen konzentriert sich jetzt darauf, die Ressourcenkapazitäten zu optimieren und so sicherzustellen, dass die Ressourcen den richtigen Aufgabenmix zum passenden Zeitpunkt in Angriff nehmen.

Zuvor kämpfte das Unternehmen mit Daten, die sich in einer Vielzahl von Spreadsheets befanden. Ressourcenmanagement war in dieser statischen Dokumentation nahezu unmöglich, da die Daten immer veraltet oder falsch zu sein schienen. Durch die Verwendung integrierter Investitions- und Kapazitätsplanungs-Capabilitys ist das Unternehmen jetzt zuversichtlich, dass es Teams strategisch mit Personal ausstatten kann, um Nutzen und Produktivität zu maximieren. Es weist Personal und Ressourcen jetzt auf Basis von Projektprioritäten zu.

Detaillierte Berichte geben Ressourcenmanagern Details zu Ist- und Prognosewerten je Portfolio und Projekt sowie Informationen über besetzte bzw. unbesetzte Arbeit, sodass sie Ressourcenlücken identifizieren können. Detaillierte Informationen zum Status auf allen Ebenen liefern den Managern die Daten, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Kapazitäten dem Bedarf heute und in den nächsten 18 Monaten gewachsen sind.

Mithilfe seiner eigenen Konfiguration der Ressourcenmanagement-Software kann das Unternehmen die Nachfrage 12 bis 24 Monate im Voraus planen und diese Informationen außerdem nutzen, um die Ressourcen auf Wochenbasis zuzuteilen. Rollen sind besser und detaillierter definiert, um mehr Einblicke in die Kapazitäten und den Bedarf zu ermöglichen. Zu den Hauptvorteilen zählen:

• Optimierte Ressourcen durch die Fokussierung des Personals auf Effizienz und Nutzen
• Priorisierte Aufgaben, die für höhere Transparenz an Roadmaps ausgerichtet sind
• Maximierte Portfolio- und Personalproduktivität durch die Nutzung einer Investitionsplanung
• Integrierte Pläne, die Kapazitäten und Bedarf messen
• Nach Kapazität und Rolle priorisierter Bedarf

Effektives Ressourcenmanagement ist nicht einfach ein „Nice to have“-Feature des Projektportfoliomanagements. Es ist für den unternehmerischen Erfolg unerlässlich. Dabei ist Transparenz der Schlüssel, da Projektmanager dadurch Einblick in alle Ressourcen erhalten sowie darüber, welchen Projekten sie jeweils zugewiesen sind. Anstatt Ressourcen nach dem Zufallsprinzip zuzuweisen oder zu jedem Projekt Ja zu sagen, sind Sie in der Lage, Ressourcen effektiv zu planen und zu verwalten, um Projektverzögerungen, erhöhte Kosten und letztendlich ein Scheitern der Projektdurchführung zu vermeiden.

Wenn Sie nicht über Transparenz und die geeigneten Tools verfügen, um Ihre Ressourcen nachzuverfolgen und den Projekten mit dem meisten Nutzen zuzuordnen, wird es Ihnen und anderen Führungskräften wahrscheinlich nicht gelingen, Projekte erfolgreich durchzuführen und Produkte bereitzustellen, die einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Dadurch werden Ihnen mögliche Vorteile entgehen. Mit der richtigen Ressourcenmanagementlösung stellen Sie für Ihr Unternehmen sicher, dass es über das geeignete Personal und die passende Finanzierung verfügt, um Projekte durchzuführen. Mithilfe vollständiger Transparenz und dem umfassenden Einblick in die Ressourcen können Sie sicherstellen, dass diese konsistent jenen strategisch ausgerichteten Programmen zugewiesen werden, die dem Unternehmen und seinen Kunden Nutzen bringen.