Top 12 Best Practices im Ressourcenmanagement

Uns ist bewusst, dass Ressourcenmanagement ein komplexer Prozess ist, insbesondere in Unternehmen mit gemeinsam genutzten, geografisch verteilten Ressourcen. Laut dem Bericht „Projekt- und Portfoliomanagement-Landschaft 2017“ berichtet fast die Hälfte der Unternehmen, dass sie in Silos festsitzen. Bei so vielen Arbeitsansätzen sollte es logisch erscheinen, dass auch die Ansätze beim Ressourcenmanagement variieren können. Unabhängig davon gibt es drei Funktionen, die jede Software für Ressourcenmanagement beinhalten sollte:

• Kapazitäts- und Bedarfsmanagement: Optimieren Sie die Ressourcenauslastung durch Priorisierung von Arbeit mit hohem Nutzen und verfügbarer Ressourcenkapazität.
• Ressourcenauslastung: Gewährleisten Sie die Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen zur Unterstützung Ihrer strategischen Ziele.
• Fortschritts- und Zeiterfassung: Gewährleisten Sie die Verfolgbarkeit von Fortschritt, was bei der Nutzung von Zeiterfassung besonders wertvoll sein kann. Vergleichen Sie den geplanten Aufwand und den tatsächlichen Aufwand, um Schätzungen zu optimieren und besser zu verstehen, womit Ihre Ressourcen wirklich Zeit verbringen.

Der Einsatz eines effektiven Unternehmens-Ressourcenmanagement-Systems, das diese drei Capabilitys beinhaltet, versetzt Ihr Unternehmen in die Lage:

• einen realistischen Überblick sowohl über Bedarf als auch Bereitstellungskapazität zu erhalten
• Arbeitsanfragen zu verwalten und zu priorisieren sowie bei wichtigen Stakeholdern für angemessene Erwartungen zu sorgen
• die tatsächliche Ressourcenverfügbarkeit zu ermitteln
• Das richtige Personal zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben einsetzen
• zu verstehen, welche Rollen und/oder Fähigkeiten hinzugeholt werden müssen, um Verpflichtungen gegenüber Stakeholdern zu erfüllen
• die Kommunikation zwischen Projektmanagern, Ressourcenmanagern und Teammitgliedern zu intensivieren und zu verbessern
• Probleme frühzeitig im Prozess zu erkennen
• objektive Methoden zur Priorisierung von Arbeit bereitzustellen, damit Bedarf und Bereitstellungskapazität im Gleichgewicht sind
• Strategie und Durchführung zu verknüpfen
• Innovative Programme bereitstellen, die Veränderungen ermöglichen

Die Verwendung der richtigen Ressourcenmanagement-Tools für Ihr Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Unternehmen verlassen sich beim Ressourcenmanagement oft auf Spreadsheets, da sie einfach, intuitiv und schnell erstellt sind. Mehrere oder gar gemeinsam genutzte Spreadsheets auf dem neuesten Stand zu halten, ist jedoch kaum skalierbar und wird oft undurchführbar.

Die Nutzung eines manuellen Ad-hoc-Ansatzes für das Ressourcenmanagement ist arbeitsintensiv, führt zu ungenauen und veralteten Daten, hemmt die Agilität des Unternehmens und erzeugt ein unrealistisches Bild von Bedarf und Kapazität. Außerdem werden kleinere Arbeitselemente auf der Bedarfsseite beim herkömmlichen Erfassungsprozesses nicht berücksichtigt. Das wäre etwa eine kleine Anpassung an etwas, das bereits implementiert ist, oder die Unterstützung von anderen bei (potenziell weniger prioritärer) Arbeit.

Folglich kann es sein, dass Sie bei einer neuen Aufgabe schon im Rückstand sind, ohne es zu wissen!

Unabhängig vom Ansatz und den verwendeten Tools müssen Unternehmen eruieren, wie sie Kapazität und Bedarf ihrer Ressourcen ausbalancieren können. Dabei kann folgende kuratierte Liste mit den Top 12 der Best Practices im Ressourcenmanagement helfen.

1. Erkennen Sie, welche Ressourcen knapp sind, und konzentrieren Sie sich auf sie.

• Oft können Sie die 80/20-Regel anwenden, bei der grundsätzlich 80 Prozent der Auswirkungen (oder Ressourcenbeschränkungen) von 20 Prozent der Ressourcen stammen. Das sind die Personen, die für diese Arbeit sehr gefragt sind.
• Konzentrieren Sie sich auf diese beschränkten Ressourcen, und planen Sie um ihre Verfügbarkeit herum, um Engpässe und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

2. Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Ansatz zur Priorisierung von Arbeit bei gemeinsam genutzten Ressourcen.

• Schaffen Sie im Vorfeld einen abgesprochenen Bewertungs-/Evaluierungsprozess, damit objektiv entschieden werden kann, statt danach, wer „am lautesten schreit“.
• Überwachen Sie ungeplante Aufgaben, die Ihnen Kapazität stehlen und versteckte Verzögerungen verursachen können.
• Denken Sie daran, dass Mitarbeiterüberlastung zu Qualitätsproblemen und einer Verringerung des Gesamtdurchsatzes führen kann.

3. Greifen Sie verschiedene Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen und für alle Ressourcen auf.

• Verschiedene Arbeitstypen und sogar verschiedene Gruppen innerhalb Ihres Unternehmens können von einer bestimmten Methodik profitieren.
• Gewährleisten Sie daher, dass die Tools und ausgewählten Ansätze aufeinander abgestimmt sind und Effizienzgewinne schaffen.
• Auf höheren Ebenen kann eine höher standardisierte Zusammenstellung die für einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen erforderlichen Kennzahlen liefern.
• Das ermöglicht Ihrem Unternehmen, Arbeit zu planen, zu verwalten und durchzuführen – unter Verwendung einer Reihe von Methodiken wie herkömmlicher oder meilensteinorientierter, iterativer, agiler und auch kollaborativer Arbeit.

4. Gewöhnen Sie sich daran, dass Ressourcenmanagement ein fortlaufender Prozess ist.

• Erkennen Sie an, dass Konflikte auftreten werden, weil unerwartete Ereignisse und Veränderungen unvermeidlich sind (und zwar häufiger, als uns lieb ist!).
• Arbeiten Sie zusammen, um Ressourcenkonflikte anhand Ihrer unmittelbaren und nachgelagerten Prioritäten zu lösen.

5. Verwalten Sie Arbeit und Ressourcen mit einer Mischung aus Granularitäten.

• Arbeitsplanung, Zuweisungsverwaltung und Zeiterfassung müssen nicht alle dieselbe Granularität aufweisen. Finden Sie das richtige Gleichgewicht für jede Situation.
• Die Arbeitsplanung ist oft am detailliertesten, während die Zeiterfassung optimiert werden kann, um den Berichterstattungsprozess derer zu vereinfachen, die die Zeit verfolgen, was zu mehr Genauigkeit führt.
• Wenn Arbeit Ressourcen zugewiesen werden, funktionieren langfristige Zuweisungen oft am besten auf hoher Ebene, während kurzfristige Zuweisungen in der Regel gut nachvollziehbar sind und eine detailliertere Planung ermöglichen.

6. Planen Sie Arbeit.

• Erwägen Sie herkömmliche Aufgaben mit Start-/Enddatum und Dauer für formal definierte Arbeit und weniger formelle Listen, um leichte Aufgaben zu bewältigen.
• Richten Sie Projekte und andere Arbeit auf die strategischen Ergebnisse aus, die sie unterstützen sollen.
• Nutzen Sie wenn möglich automatisierte Prozesse, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

7. Verwalten Sie Ressourcenzuweisungen.

• Verwenden Sie High-Level-Buckets auf Projekt- oder Phasenebene als Ausgangspunkt, wenn Ressourcenmanagement für Ihr Unternehmen neu ist.
• Denken Sie daran, dass eine Einheitslösung nicht immer passt und die Nutzung je nach spezifischen, eingeschränkten Ressourcen oder Gruppen variiert. Datenbankadministratoren können beispielsweise als Ansprechpartner für mehrere Teams dienen und übermäßig belastet werden. In solchen Fällen bietet es sich an, den Detaillierungsgrad zu erhöhen, um Konflikte zu minimieren.
• Gewährleisten Sie, dass sich Ihre Entscheidungen für die Nutzung von Ressourcenmanagement im Laufe der Zeit bei veränderlichen Bedürfnissen und Herausforderungen weiterentwickeln können.

8. Zeitberichte erstellen

• Denken Sie daran, dass verschiedene Gruppen in puncto Zeiterfassung möglicherweise zögerlich sind, also gestalten Sie die Dinge einfach (besonders am Anfang).
• Erhöhen Sie zusätzlich die Akzeptanz durch Zeiterfassung im bevorzugten Ausführungstool Ihrer Ressourcen.
• Nutzen Sie Ist-Werte zur Leistungsbeurteilung und zum Verständnis von Trends, um die künftige Planung zu verbessern.

9. Wenden Sie Zuweisungstypen an, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind.

• Verwenden Sie unbenannte, rollenbasierte Ressourcen für die langfristige Planung oder wenn die spezifische Ressource vorher nicht bekannt ist.
• Die vorläufige Buchung von benannten Ressourcen kann mittelfristigen Planungs- und Priorisierungsprozessen zugutekommen.
• Buchen Sie benannte Ressourcen verbindlich für kurzfristige Einsätze, wenn detaillierte Informationen bekannt sind.

10. Berücksichtigen Sie Nicht-Projektzeit.

• Gewährleisten Sie, dass Verwaltungsaufwand, bezahlter Urlaub usw. bei der lang- und kurzfristigen Planung berücksichtigt werden.
• Denken Sie auch an unerwartete Projektaktivitäten; achten Sie darauf, einen Mechanismus zur Verfügung zu stellen, um diese Zeit zu erfassen – sonst wird diese Kapazitätsreduzierung unsichtbar.
• Machen Sie sich bewusst, dass es einen natürlichen Zeitverlust durch alltägliche Dinge wie Verwaltungsaufgaben gibt (z. B. E-Mails, Hauptversammlungen usw.).

11. Vermeiden oder begrenzen Sie Multitasking.

• Multitasking klingt effizient, führt aber oft zu einer geringeren Gesamtproduktivität.
• Versuchen Sie, die Anzahl paralleler Aufgaben zu begrenzen, und Ihre Ressourcen werden mehr leisten.

12. Sorgen Sie für die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer wertvollsten Assets.

• Nicht zuletzt sollten Sie auf Ihre Ressourcen achtgeben, denn Fluktuation verursacht einen enormen Produktivitäts-/Kapazitätsverlust.
• Bieten Sie Schulungsprogramme an, und strapazieren Sie sie nicht zu sehr, damit Burnout möglichst keine Chance hat.

Ausgezeichnete Ressourcenmanagement-Software und die Befolgung dieser Best Practices kann Ihr Ressourcenmanagement erheblich verbessern. Dies führt im Idealfall zu mehr Produktivität und Zufriedenheit bei Ihren Teams und beim Einzelnen.

Dadurch können Sie:

• den Bedarf zentral erfassen sowie Projektportfolio und Ressourcenkapazitäten optimieren, um die Strategie-Initiativen Ihres Unternehmens umzusetzen
• die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten lassen
• Ihre Ressourcen auf Marktveränderungen und Managementanforderungen ausrichten
• Ihre Projekte planmäßig, termin- und budgetgerecht abwickeln

Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihr Ressourcenmanagement auf ein höheres Niveau heben wollen, Planview kann Ihnen mit einer datenbasierten, unternehmensweiten Lösung helfen. Anhand von 29 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit globalen Kunden können wir Sie dabei unterstützen, Ihr Ressourcenmanagement zu optimieren, um Innovations- und Transformationskapazität freizusetzen.

Unternehmen stehen heute unter Druck, Innovationen und Veränderungen voranzutreiben, trotz Einschränkungen bei personellen und finanziellen Ressourcen. Durch Integration von Strategie, Planung und Durchführung ermöglicht Planviews Lösung für Work- und Ressourcen-Management (WRM) für Portfolio- und Ressourcenmanagement den PMOs, ihre Portfolios zu optimieren, Kapazität und Bedarf auszugleichen, Pläne und Ressourcen mit Projekten zu verknüpfen und zugrundeliegende Finanzen zu verwalten. Stakeholder können die Portfolioleistung gegenüber Plänen visualisieren und Entscheidungen treffen, die sicherstellen, dass Ressourcen die Projekte mit dem höchsten Nutzen für das Unternehmen liefern.