Program Increment-Planung (PI-Planung)

Erfahren Sie, wie Sie auf der Ebene von Teams of Teams messen können.

Die PI-Planungsveranstaltung besteht aus zwei Tagen konzentrierter Planung mit allen Teams, Stakeholdern und Produkteigentümern/ und -managern an einem Ort, um das Programm-Backlog zu überprüfen und die Richtung des Unternehmens festzulegen. Diese Veranstaltung findet in der Regel alle acht bis 12 Wochen statt und kann eine große Herausforderung für große Teams sein, deren Mitglieder sich über ein Land oder sogar die ganze Welt verteilen.

Wir werden an dieser Stelle die PI-Planung, ihre Bedeutung für die SAFe-Entwicklung sowie einige der Herausforderungen erkunden, die sie für Teams an verschiedenen Standorten mit sich bringt. Wir können uns einige der Tools und Prozesse ansehen, die Teams verwenden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf die Planung fokussiert sind und die Teams die Veranstaltung mit der Gewissheit verlassen, in welche Richtung das Unternehmen gehen wird und was sie benötigen, um es ans Ziel zu bringen.

Wir werden an dieser Stelle die PI-Planung, ihre Bedeutung für die SAFe-Entwicklung sowie einige der Herausforderungen erkunden, die sie für Teams an verschiedenen Standorten mit sich bringt. Wir können uns einige der Tools und Prozesse ansehen, die Teams verwenden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf die Planung fokussiert sind und die Teams die Veranstaltung mit der Gewissheit verlassen, in welche Richtung das Unternehmen gehen wird und was sie benötigen, um es ans Ziel zu bringen.

Erfahren Sie, wie Sie stabile Teams und Teams of Teams aufbauen.

Das Framework für Agile-Skalierung (Scaled Agile Framework, SAFe) unterstützt Entwicklungsteams dabei, die mit der Koordination mehrerer Teams, Prozesse und Programme verbundenen Herausforderungen zu bewältigen, um ein einheitliches Produkt zu liefern.

Der Agile Release Train (ART) ist der Kern aller Teams, die gemeinsam an einem Ziel arbeiten. In sehr großen Unternehmen kann es zwei oder mehr Trains geben, die zusammenarbeiten. Aus diesem Grund müssen die Teams alle acht bis 12 Wochen einen Schritt zurücktreten und sicherstellen, dass sie weiterhin an den Geschäftszielen und der gemeinsamen Vision arbeiten.

Die PI-Planung wird zu Beginn eines jeden Program Increment und nach der „Inspizieren und Anpassen“-Iteration durchgeführt. Obwohl einige Unternehmen die PI-Planung mit der „Inspizieren und Anpassen“-Besprechung beginnen, ist das nicht der Schwerpunkt dieses Beitrags. Die Ergebnisse der „Inspizieren und Anpassen“-Veranstaltung sollten inhaltlicher Bestandteil der folgenden PI-Planung sein. Diese Elemente werden zu Aktionselementen der nächsten Programmiteration.

Vorbereitung

Die drei Bereiche, die für die PI-Planung vorzubereiten sind, lauten:

• Verfügbarkeit des Unternehmens – Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, damit alle Stakeholder und Führungskräfte, die am Programm beteiligt sind, verfügbar sind. Dies funktioniert am besten, wenn die PI-Planungsbesprechungen bereits weit im Voraus geplant werden. Die meisten großen Unternehmen machen sie zu einer regelmäßigen vierteljährlichen Besprechung, die von allen Beteiligten bereits erwartet wird. Sie kann für das Ende des Vorquartals geplant werden, damit für den Beginn des nächsten Quartals alles vorbereitet ist.
• Verfügbarkeit der Inhalte – Der Zweck und die Vision des Programms müssen zu Beginn der Planung klar sein. Stakeholder im Unternehmen und Programmleiter sind am besten geeignet, diese Punkte den Teams zu Beginn des ersten Tages zu vermitteln.
• Verfügbarkeit der Räumlichkeiten – Ein großer Raum kann eine der besten Möglichkeiten sein, um sicherzustellen, dass sich alle Teams frei bewegen und Fragen an die anderen Teams stellen können. Als gute Faustregel kann ein Raum dienen, der doppelt so groß ist, wie es die Anzahl der Personen eigentlich erforderlich machen würde. Wenn Sie beispielsweise 75 Teammitglieder haben, sollten Sie einen Raum reservieren, der groß genug für 150 Personen ist. Wände hindern Menschen daran, sich zu bewegen und miteinander zu kommunizieren. Für Teammitglieder, die remote arbeiten, sollte es mindestens einen Computer pro Tisch für die Videokonferenz geben. (Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder, die remote arbeiten, wissen, welcher Lautsprecher/Computer zu welchem Team gehört, oder verwenden Sie Anwendungen wie Zoom, die als Feature Breakout-Räume umfassen.)

Typische Agenda

Es gibt viele Quellen für beispielhafte Tagesordnungen für die PI-Planungsveranstaltung. Abhängig von Ihrem Unternehmen sollten Sie Motivationstrainer einladen, sich Zeit nehmen, die Erfolge des letzten PI zu feiern, oder einfach etwas Zeit für „Eisbrecher“-Spiele einplanen, damit die Teams sich untereinander kennenlernen können. All diese Vorschläge können zum Teambuilding beitragen und der Veranstaltung ein soziales Element hinzufügen. Hier ist eine beispielhafte Agenda von ScaledAgileFramework.com. Sie skizziert die wichtigsten Schritte, die für eine erfolgreiche Veranstaltung erforderlich sind.

Agenda für den ersten Tag

• Geschäftlicher Kontext – Dabei handelt es sich um ein Update, das von einem Mitglied des Senior Managements oder einem Unternehmensinhaber vorgestellt wird und den Teams einen Überblick gibt, wie das Unternehmen im Augenblick abschneidet und wie gut es mit dem Markt und den Konsumentenbedürfnissen Schritt hält.
• Vision für Produkte und Lösungen – Das Produktmanagement präsentiert die Vision für das Unternehmen für das kommende PI. Dies umfasst oft die wichtigsten 10 Features, die von der Geschäftsleitung festgelegt wurden, um diese Ziele zu erreichen.
• Vision der Architektur und Entwicklungspraktiken – Der Systemarchitekt oder die IT-Abteilung erläutern die Vision aus Sicht des Systems und der Architektur für Verbesserungen der Infrastruktur, die dazu beitragen, die Produkteinführungszeit zu verkürzen, und die sich auf die Entwicklung während des kommenden PI auswirken können. Eine Führungskraft aus der Entwicklung kann alle Agile-bezogenen Änderungen im Prozess skizzieren, die die Geschwindigkeit und die Kommunikation verbessern können.
• Planungskontext und Mittagessen – Der Release Train Engineer (RTE) beschreibt, wie der PI-Planungsprozess abläuft und was von den Teams und der gesamten Veranstaltung erwartet wird. Er wird dabei häufig die erwarteten Ergebnisse der Besprechung skizzieren und alle Fragen beantworten, die die Teams möglicherweise zum Prozess haben.
• Breakout-Sitzungen – Die Teams versammeln sich um die Boards (entweder analog oder digital), um ihre Geschwindigkeit für jede Iteration abzuschätzen, ihre Backlogs zu überprüfen und zu erkennen, was vorangebracht werden muss, um die in der Vision skizzierten Funktionen zu unterstützen. Die Teams reichen dann ihre entworfenen Pläne ein, damit alle Teams sie überprüfen und Feedback geben können. Diese identifizieren Risiken und Abhängigkeiten. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um darauf hinzuweisen, wo ihre Iterationen mit anderen Teams und sogar anderen ARTs verbunden werden müssen. Eine Kommunikation zwischen den Teams wird dabei ermutigt.
• Überprüfung des entworfenen Plans – Dies ist ein zeitgesteuertes Meeting, bei dem die Teams ihre entworfenen Pläne präsentieren, damit Unternehmensinhaber, Produkteigentümer, Stakeholder und andere Teams Feedback geben können. Die Teams können dieses Feedback nutzen, um ihre Entwürfe vor einem Management-Review zu verfeinern oder potenzielle Probleme zu skizzieren, die vom Management im Review gelöst werden sollen.
• Management Review und Problemlösung – In den meisten Fällen werden in den entworfenen Plänen Probleme hinsichtlich der Architektur, des Umfangs sowie bezüglich personeller und Ressourcenbeschränkungen auftauchen. Diese Probleme können manchmal nur durch das Management gelöst werden, das den Umfang und die möglichen Features neu verhandeln muss. Diese Besprechung wird vom RTE (Release Train Engineer) organisiert, und die Stakeholder und der Geschäftsinhaber müssen die Besprechung mit einer neuen Reihe von Prioritäten oder Features verlassen, die die Teams am nächsten Tag nutzen können.

Agenda für den zweiten Tag

• Programmanpassungen – Der Tag beginnt mit allen Anpassungen oder Entscheidungen, die vom Management und den Stakeholdern in der Besprechung zur Problemlösung getroffen wurden. Diese werden den Teams präsentiert und können manchmal zu einer neuen Top 10 führen. Sie werden auf dem Programm-Board veröffentlicht, sodass alle Teams sie sehen und sich entsprechend neu organisieren können.
• Team-Breakout-Sitzungen – Die Teams bauen die Anpassungen in ihre Planung ein und kehren mit ihren PI-Zielen für das Programm-Board zurück. Die Unternehmensinhaber weisem jedem der Ziele einen Nutzen zu, um sie für die Implementierung in eine Reihenfolge zu bringen. Dadurch erhalten die Teams eine bessere Vorstellung davon, wo ihr jeweiliges Ziel in den kommenden Iterationen seinen Platz findet.
• Letzte Überprüfung des Plans und Mittagessen – Bei dieser Besprechung stellt jedes Team seine Pläne vor. Am Ende der Präsentation zeigt es die Risiken und Abhängigkeiten auf. Dies ist aber nicht der Zeitpunkt, um solche Probleme zu lösen. Die Pläne werden gepostet, sodass die Teams sie in ihrer Gesamtheit sehen und Feedback geben können.
• Programmrisiken – Im vorherigen Schritt haben alle Teams ihre Risiken und Abhängigkeiten aufgelistet. Jetzt, nachdem alle Ziele gepostet worden sind, können die Teams abwechselnd alle Risiken ansprechen und ermitteln, ob sie sie überwinden können. Die Probleme werden dabei einer der folgenden Kategorien zugeordnet:
• Gelöst – Nach einer Diskussion sind sich die Teams darüber einig, dass das Problem nicht länger besteht.
• Übernommen – Jemand im ART übernimmt die Verantwortung dafür, das Problem zu einem späteren Zeitpunkt zu lösen.
• Akzeptiert – Manche Risiken sind unabänderliche Fakten oder lediglich potenzielle Probleme, die verstanden und akzeptiert werden müssen.
• Abgemildert – Teams arbeiten gemeinsam an einem Plan, um die Auswirkungen eines bestimmten Risikos zu reduzieren. Die Umgehung oder Lösung des Problems wird dokumentiert, sodass bei Bedarf auf sie zurückgekommen werden kann.
• Vertrauensabstimmung – Nachdem alle Risiken und Ziele skizziert und diskutiert worden sind, stimmen die Teams darüber ab, ob Vertrauen besteht, das Ziel im kommenden PI zu erreichen. Die Abstimmung erfolgt per Fingerzeichen. Die Teammitglieder heben dabei ihre Hand und jeweils ein bis fünf Finger. Jede Stimme mit weniger als drei Fingern muss diskutiert werden. Das Teammitglied, das ein Problem mit dem Ziel sieht, muss es erklären, sodass es von den Teams angegangen werden kann. Wenn das Problem zufriedenstellend bearbeitet ist, wird erneut über das Ziel abgestimmt, um ein erfolgreiches Vertrauensvotum für das kommende PI zu erreichen.
• Rückblick – Am Ende der Besprechung blickt der RTE kurz auf die PI-Planungsveranstaltung zurück, um Feedback zu sammeln, was während der Veranstaltung gut gelaufen ist und was für die nächste Veranstaltung geändert oder verbessert werden muss.

PI-Ergebnisse

Festgelegte PI-Ziele

• SMARTE Ziele, die von jedem Team festgelegt werden
• Die Programm-Manager verwenden diese zur Aktualisierung des Programm-Boards.

Programm-Board

• Akzeptierte Features
• Bereitstellungsdaten für neue Features
• Funktionsabhängigkeiten (zwischen Teams und anderen ARTs)
• Ecktermine

Die PI-Planung liefert viele geschäftliche Vorteile. Zu ihnen zählen:

• Der Aufbau einer persönlichen Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und Stakeholdern – Es ist von größter Wichtigkeit, dass alle den Fokus auf die Veranstaltung richten.
• Der Aufbau des sozialen Netzwerks, von dem der ART abhängt – Selbst für remote arbeitende Teammitglieder sind „Eisbrecher“ und Spiele zum Teambuilding ein wichtiger Weg, um Vertrauen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre aufzubauen.
• Die Ausrichtung der Entwicklung an Geschäftszielen, am Geschäftskontext, an der Vision und an den Team- und Programm-PI-Zielen – Die Veranstaltung bringt alle Mitarbeiter zusammen, damit sie die Vision des Unternehmens verstehen und sich als Teil des Prozesses fühlen können.
• Die Identifizierung von Abhängigkeiten und die Förderung der Zusammenarbeit zwischen Teams und ARTs – In vielen großen Unternehmen sind Mitarbeiter endlich dazu in der Lage, das Gesicht einer Person zu sehen, von der sie schon monatelang E-Mails erhalten haben. Bei der Bewältigung von Problemen, Risiken und Abhängigkeiten ist es wichtig, dass sich niemand davor scheut, um Hilfe zu bitten und gemeinsam herauszufinden, wie die Teams zusammenarbeiten können.
• Die Möglichkeit, für „genau das richtige Maß“ an Architektur und Beratung zur Lean-Benutzererfahrung (User Experience, UX) zu sorgen – Verschiedene Teams bringen unterschiedliche Perspektiven ein, um ein Problem anzugehen.
• Der Abgleich von Bedarf und Kapazität sowie die Beseitigung von überschüssigem „Work in Progress“ (WIP) – Die Teammitglieder kommen zusammen, um genau die richtigen Fragen zu stellen und offene Punkte zu klären.
• Das schnelle Treffen von Entscheidungen – Wenn sich alle Beteiligten in einer Besprechung versammeln, muss nicht auf Rückmeldungen gewartet werden, und es stellt sich auch nicht die Frage, ob beispielsweise eine E-Mail bei jemandem eingegangen ist. Diskussionen, Debatten und Entscheidungen dauern Minuten oder Stunden statt Tage oder sogar Wochen.

Teams, die remote arbeiten, müssen motiviert und bereit sein, Verantwortung zu übernehmen

Im Agile Manifest heißt es: „Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist das persönliche Gespräch.“

Es kann eine große Herausforderung sein, Teammitglieder, die remote arbeiten, zu motivieren und dafür zu sorgen, dass sie sich auf die geplanten Aufgaben konzentrieren. Es gibt eine Reihe von Videokonferenzlösungen auf dem Markt, die es Teams ermöglichen, Videokonferenzen mit einzelnen Mitgliedern durchzuführen, aber auch die Kameras auf lokale Teams zu richten. Dadurch wird es allen Teilnehmern möglich, sich gegenseitig zu sehen und miteinander zu kommunizieren, als würden alle gemeinsam in einem Besprechungsraum sitzen. Anwendungen wie Zoom bieten Team-Videokonferenzen sowie Breakout-Sitzungen für die PI-Planung. Remote arbeitende Teammitglieder sollten gebeten werden, ihre Kamera einzuschalten, damit jeder den anderen sehen kann. Sie sollten auch von einem ruhigen Ort aus teilnehmen, damit es nicht zu Ablenkungen kommt und sie mit Konzentration an den Planungssitzungen teilnehmen können.

Digitale Programm-Boards in Echtzeit für die PI-Planung

AgilePlace by Planview is a solution that has templates for some of the most common SAFe development boards. These can be online during planning sessions to allow teams to work digitally in real time for all remote team members to share.

• Zu den SAFe Board-Vorlagen gehören: Ziele-, Portfolio-, Programm-, Risiken-, Teams- und Werte-Boards
• Auf Programm-Boards können während der Besprechung alle Ideen des Teams zusammengeführt werden. Die Top 10-Features können in den Feature Funnel (Feature-Trichter) auf der linken Seite geladen werden und in Iterationen oder sogar in das nächste PI verschoben werden, wenn Zeit und Ressourcen das Feature während des aktuellen PI nicht zulassen.
• Risiko-Boards können den ART unterstützen, die Risiken und Abhängigkeiten zu überwinden, die die Teams auf dem Programm-Board vermerken. Die Verwendung eines Risiko-Boards ermöglicht es allen Teilnehmern der Besprechung, sich auf die Risiken und die Frage zu konzentrieren, wie sie am besten angegangen werden können. Dieses Board verwendet für die Programmrisiken diejenigen Kategorien, die in SAFe 4.5 vorgeschlagen werden.
• Team-Boards können Teams in ihren Breakout-Sitzungen unterstützen. Sie ermöglichen es allen Teammitgliedern unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, das Board zu sehen und zu seinem Inhalt beizutragen. „Groomed Stories“ können in den Story-Backlog geladen und in die PI-Integration überführt werden, während das Team an seinen Zielen arbeitet.

Gemeinsame Nutzung von Brainstorming-Boards und Chats

Wenn lokale Teams weiterhin analoge Planspiele nutzen möchten, können sie ein Mitglied zuweisen, das mit einem remote arbeitenden Teammitglied zusammenarbeitet, um seinen lokalen Beitrag zu erstellen. Wenn Jenny beispielsweise remote arbeitet, kann sie einen Chat oder andere Tools nutzen, um ihrem Teammitglied John eine Idee für ein Board zu schicken. Auf diese Weise kann sie trotzdem einen Beitrag zur Breakout-Planungssitzung des Teams leisten. Ein Teammitglied kann auch damit beauftragt werden, alle digitalen Online-Boards zu aktualisieren, damit die Ideen am Ende der Breakout-Sitzung mit den anderen Teilnehmern geteilt werden können.

Soziale Interaktion

Teams sollten ermutigt werden, Teambuilding-Spiele und „Eisbrecher“ zu Beginn des Meetings oder während der Breakout-Sitzungen durchzuführen, damit sich die Teammitglieder besser kennenlernen können. Solche Spiele können auch problemlos die remote arbeitenden und per Videokonferenz zugeschalteten Teammitglieder miteinbeziehen. Gute Eisbrecher sind beispielsweise „Dinge, die kaum jemand von mir weiß“, „Fotos meines letzten Urlaubs“ oder „Diesen Gegenstand habe ich mitgebracht“. Teammitglieder, die remote arbeiten, sollten sich immer per Video zuschalten. Wenn sie sich gegenseitig sehen können, gewinnen die Mitglieder Vertrauen ineinander und können die Körpersprache und den Gesichtsausdruck des jeweils anderen wahrnehmen.

Die neueste Version von SAFe® 5.0 erweitert das Framework über den Geschäftsbetrieb hinaus, um volle geschäftliche Agilität zu erreichen.

„Geschäftliche Agilität entsteht dann, wenn das gesamte Unternehmen – Unternehmensleiter und technische Führungskräfte, Compliance, Entwicklung, Finanzen, Recht, Marketing, Operations, Vertrieb, Sicherheit und Support – Lean- und Agile-Praktiken einsetzt, um kontinuierlich und proaktiv innovative Geschäftslösungen schneller als der Wettbewerb zu liefern.“ Scaled Agile, Inc.

Mit der zusätzlichen geschäftlichen Agilität, die das Framework bietet, werden die PI-Planung und die Zeremonien vor und nach der PI-Planung für das Unternehmen noch wertvoller. Wenn in einem Unternehmen der Agile-Ansatz ausgeweitet wird, kann es herausfordernd werden, die PI-Planung auf mehrere Veranstaltungen auszudehnen, um alle Bereiche des Unternehmens einzubeziehen und die ARTs und die Arbeit mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang zu bringen. An dieser Stelle kommt das Thema Führung ins Spiel. Es muss ein klares Commitment der obersten Führungsebene geben. Außerdem kann die Implementierung einer Veranstaltung für die Führungsebene ähnlich der PI-Planung notwendig werden, um das gesamte Unternehmen zu informieren, z. B. in Form eines vierteljährlich zusammentretenden Steering Committees.

In einem vierteljährlichen Steering/Planungsmeeting, das häufig ein bis zwei Tage in Anspruch nimmt, stellt die Geschäftsführung die Ziele und Aufgaben, die auf dem aktuellen Stand und den zukünftigen Strategien basieren, für alle Bereiche des Unternehmens vor. Im Rahmen dieser vierteljährlichen Steering Meetings kann das Unternehmen den Bedarf für verschiedene Änderungen aufzeigen oder Anforderungen an die Value Streams formulieren, um die Erreichung dieser Ziele und Aufgaben zu unterstützen. Diese Informationen werden dann an die entsprechenden PI-Planungsveranstaltungen weitergeleitet, um die Planung mit den entsprechenden Informationen zu versorgen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung sind digitale Tools in diesen größeren Lösungen noch entscheidender. Kanban wird aufgrund seiner visuellen Natur immer mehr zum Favoriten von Geschäftsteams. Eine zentrale Informationsquelle für den Status und die Prioritäten des Unternehmens kann dem Unternehmen eine Menge Verwirrung und Frustration ersparen und es in seiner Gesamtheit von unten nach oben ausrichten.

In der heutigen Welt der Entwicklung arbeiten Teams im Allgemeinen immer öfter verteilt. Viele der Teammitglieder sind zwar vor Ort und können am PI-Planungssitzungen teilnehmen, es gibt aber möglicherweise ganze Teams, denen dies nicht möglich ist. Damit sich SAFe weiterentwickeln kann, muss darüber nachgedacht werden, wie man den wertvollen Input dieser remote arbeitenden Teams am besten miteinbeziehen kann.

Mit dem Aufkommen von Online-Tools müssen Release Train Engineers (RTEs) und Unternehmensinhaber über den Tellerrand hinausblicken und planen, wie sie Teams koordinieren und schulen können, um diese Tools für die Zusammenarbeit zu nutzen. Je mehr Teams diese Tools im beruflichen Alltag nutzen, desto einfacher wird es, sie für große Veranstaltungen wie die PI-Planung und andere Iterationsbesprechungen und -zeremonien zu verwenden. Selbst Teams, die im selben Gebäude arbeiten, können von einer digitalen und zentralen Informationsquelle innerhalb des Unternehmens profitieren, die Antworten auf wichtige Fragen bereitstellen kann. Sie kann es Teammitgliedern außerdem ermöglichen, ihre jeweiligen Stakeholder und Produktmanager zu kennen, sodass die richtigen Personen im passenden Moment die entscheidenden Fragen beantworten können.

Teams, die sich dieser Herausforderung stellen, werden über Teammitglieder mit dem größten Pool an Fähigkeiten und Talenten verfügen und die größten Erfolgschancen in diesem schnelllebigen Markt haben.