Strategieplanungssoftware: mehr als nur Tabellen

Eine Strategieplanungssoftware kann für das Management tatsächlich zu einer echten Kommandozentrale werden, von der aus sie die Strategie unternehmensweit vorantreiben kann. Wie die aus der Welt des Films und der Spielzeuge bekannten „Transformers“ müssen Unternehmen sich heutzutage schnell an verschiedene Situationen anpassen können. Strategieplanungssoftware kann ein geeignetes Mittel sein, um solche Anpassungen schnell vorzunehmen – eine Capability, die Spreadsheets allein nicht bieten können.

Moderne Strategieplanungssoftware verknüpft Planung und Durchführung kontinuierlich miteinander und liefert die Informationen – und Sicherheit –, die für kritische Entscheidungen erforderlich sind. Das Management, der Finanzbereich, Enterprise Portfoliomanagement Offices (EPMOs) sowie funktionale und Unternehmensleiter können jederzeit an einem Ort zusammenarbeiten, um die Strategie umzusetzen.

Sie können:

• Den Status bezogen auf wichtige Meilensteine sowie den Fortschritt bei strategischen Programmen erkennen
• Kompromisse zwischen vorgeschlagenen Investitionen und anderen Entscheidungen modellieren
• Änderungen schnell und unternehmensweit umsetzen
• Sich dynamisch anpassen, wenn Disruptionen auftreten oder sich Chancen bieten

Eine Top-Strategieplanungssoftware ist eine Lösung, die am besten zu den Anforderungen ihres Unternehmens passt. Eine weniger komplexe Anwendung kann ausreichen, wenn Ihr Geschäft kleiner ist und nur wenige Projekte steuern muss. Wenn Sie dagegen in einem Großunternehmen mit vielen komplexen, funktionsübergreifenden Programmen und Initiativen arbeiten, benötigen Sie eine solidere Lösung.

Top-Strategieplanungssoftware für Unternehmen: die Brücke zur strategischen Durchführung

Sehen Sie sich nach einer Lösung um, die es Ihrem Unternehmen erlaubt, wichtige Strategie-Initiativen erfolgreich zu planen und zu überblicken. Strategieplanungssoftware muss die Informationen, Einblicke und Analysen bereitstellen, mit deren Hilfe Sie zentrale Investitionsentscheidungen treffen können, die Ihr Geschäft voranbringen. Zudem muss sie Sie kontinuierlich dabei unterstützen, diese Investitionen mit den strategischen Zielen, finanziellen Restriktionen und der Ressourcenkapazität Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Darüber hinaus sollte Ihre Strategieplanungssoftware eine klare und durchgängige Verbindung zwischen Planung und Umsetzung herstellen. Sie muss es Ihnen erlauben, wichtige Ziele und Strategien auf immer detailliertere Komponenten herunterzubrechen. Dazu zählen konkrete Vorgaben wie messbare Ziele, umsetzbare Roadmaps und eine koordinierte und unternehmensweite Bereitstellung.

Eine Top-Planungs-Software stellt kontinuierliche Feedbackschleifen und Informationen in Echtzeit bereit.

Diese sollten aus dem gesamten Unternehmen stammen und die Möglichkeit bieten, die bereits geleistete Arbeit zusammenzufassen und die Strategie flächendeckend voranzutreiben. Das Treffen effektiver Entscheidungen und zeitnaher Kurskorrekturen erfordert Zugriff auf den unternehmensweiten Status, die Ausgaben, Abhängigkeiten, Key Performance Indicators (KPIs) sowie auf weitere Kennzahlen, die Auskunft über die Leistungsfähigkeit des Unternehmens bieten.

In dem heutzutage stark volatilen Umfeld bilden diese Capabilitys gemeinsam die Basis für den wichtigsten Aspekt einer Strategieplanungssoftware: Die Möglichkeit, schnell auf Disruptionen oder andere Entwicklungen reagieren zu können. Konzentrieren Sie sich auf Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht:

• Den Strategieplan anzupassen
• Mittel neu zuzuweisen
• Schnelle Neupriorisierungen vorzunehmen
• Teams neu auszurichten

Die Umsetzung der Strategie ist und bleibt eine ewige Herausforderung für jedes Unternehmen. Heutzutage stehen Unternehmen stärker unter dem Druck, Innovationen zu entwickeln, auf ständige Disruptionen zu reagieren, dem Wettbewerbsdruck standzuhalten und viele andere Herausforderungen zu meistern. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von Gartner kam zu dem Ergebnis, dass 69 Prozent der Vorstände nach dem Ausbruch der Pandemie die digitalen Geschäftsinitiativen ihrer Unternehmen beschleunigt haben. Die Hälfte denkt sogar darüber nach, das komplette Geschäftsmodell des von ihnen geführten Unternehmens zu verändern.

„Ich hätte nicht gedacht, dass ich innerhalb von 10 Wochen Entscheidungen treffen würde, die früher 10 Jahre gebraucht hätten.“ – Brian Chesky, CEO von Airbnb, im Wall Street Journal zum Strategiewechsel des Unternehmens nach dem Beginn der Pandemie

Von Managementteams und Führungskräften wird erwartet, dass sie all diese Änderungen schnell umsetzen. Aber auch sie kämpfen damit, Strategie und Bereitstellung in Einklang zu bringen. In einer anderen Untersuchung von Gartner widersprachen mehr als die Hälfte (54 Prozent) der befragten Führungskräfte und Manager deutlich oder äußerten sich der folgenden Aussage gegenüber neutral: „Meine Anstrengungen befinden sich mit der Strategie im Einklang.“

Die Komplexität, moderne, digitale und vernetzte Produkte, Dienstleistungen und Kundenerfahrungen zu schaffen, vergrößert diese Herausforderung noch weiter – was oft zur Notwendigkeit führt, funktionsübergreifende Teams zu bilden. Erfolg setzt die Koordinierung zahlreicher Mitarbeiter, Technologien, Anwendungen, Orte und anderer Variablen im Unternehmen voraus.

Studien legen nahe, dass 90 Prozent der Spreadsheets fehlerhaft sind.

Es ist schwierig, diese ganze Komplexität mithilfe von Spreadsheets und einem Strategieplanungsprozess, der von der Durchführung abgekoppelt ist, zu stemmen. Spreadsheets haben ihre Berechtigung, aber eine Strategieplanungssoftware erlaubt die Planung mithilfe einer eigens dafür geschaffenen, konfigurierbaren Lösung, die nahtlos mit der Bereitstellung verbunden ist.

Nicht dynamische Spreadsheets sind als Unterstützung bei sich verändernden Geschäftsumgebungen zu eingeschränkt und erfordern umfassende Datenmanipulation.

Unternehmen können mithilfe einer Strategieplanungssoftware weitreichende Vorteile realisieren. Dazu zählt alles von täglichen Produktivitätsgewinnen durch eine zentrale Informationsquelle bis zur errungenen Marktdominanz, die durch die schnelle Bereitstellung einer strategischen Vision erreicht wurde. Kunden, die eine Strategieplanungssoftware einsetzen, berichten von messbaren Ergebnissen:

• Gestiegener Nutzen des Portfolios durch die Priorisierung innovativer neuer Produkte und eine um 12 Monate schnellere Bereitstellung solcher Produkte im Vergleich zu vorher
• Höhere Gewinnspannen durch die Verlagerung von 20 Prozent mehr Zeit auf das strategische Roadmapping und das Erstellen erfolgreicher Produkte im Bereich der Finanzdienstleistungen
• Einsparungen in Höhe von 900.000 USD durch einen automatisierten Kapitalprognoseprozess für ein Unternehmen im Erziehungssektor, wodurch die Evaluierungszeit strategischer Kapitalpläne von Wochen auf Minuten gesunken ist
• Erhöhte Agilität durch die Entwicklung von Portfoliomanagement-Capabilitys für einen wichtigen Hersteller, sodass Produkte schneller bereitgestellt werden können

Die ideale Strategieplanungssoftware beschleunigt die unternehmensweite strategische Bereitstellung über sämtliche Aufgaben und Ressourcen hinweg. Sie bietet erfolgskritische Tools, die für einen präziseren und kontinuierlichen Agile-Planungsprozess erforderlich sind. Wenn Sie Strategie und Umsetzung miteinander verbinden, können Sie:

• Den Umsatz erhöhen, indem Sie Markteinführungen beschleunigen
• Den Nutzen Ihres Portfolios steigern, indem Sie erfolgreiche Initiativen priorisieren und Projekte stoppen und Technologien entfernen, die sich nicht mit der Strategie im Einklang befinden
• Durch verbesserte Transparenz in Technologien und Aufgabenportfolios Risiken verringern
• Die Ressourcennutzung optimieren, um Kapazitäten für Innovationen und die Transformation des Unternehmens freizusetzen
• Aufgrund wiederholbarer Prozesse und optimierter Berichte Effizienzgewinne realisieren und dadurch Kosten senken

Spreadsheets werden auch weiterhin Nutzen stiften, aber es ist nicht länger vertretbar, sie für die Entwicklung und Umsetzung der Strategie großer und komplexer Unternehmen einzusetzen. Eine Strategieplanungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihre Ziele mithilfe von Transparenz und Agilität zu erreichen. Die Kapazitäts- und Finanzplanungs-Capabilitys unterstützen Führungskräfte dabei, Roadmaps zu definieren, Pläne festzulegen und den Fortschritt zu messen, während Teams im ganzen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Pläne zu verwalten und den Prozess voranzutreiben.

Folgendes kann ein Unternehmen mit einer Top-Strategieplanungssoftware erreichen:

• Die Strategie unternehmensweit vorantreiben und umsetzen: Erstellen Sie Top-down-Pläne, die auf langfristigen, strategischen geschäftlichen Anforderungen beruhen. Richten Sie Mitarbeiter, Projekte, Programme, Anwendungen und Technologie auf die Strategiepläne des Unternehmens aus. Gehen Sie den Schritt von der Strategie zur Bereitstellung – unternehmensweit und abteilungsübergreifend.
• Managen Sie die strategische Finanzierung und Leistungsfähigkeit: Mit der richtigen Strategieplanungssoftware können Sie den ROI Ihrer strategischen Initiativen maximieren. Mit einem investitionsbezogenen Ansatz lassen sich Kapitalpläne erstellen, die strategische und unternehmensinterne Finanzdaten einbeziehen, um für Transparenz zu sorgen und die Leistungsfähigkeit zu fördern. Das Management und andere Stakeholder sollten in der Lage sein, Investitionen basierend auf der Frage, ob sie zur Unternehmensstrategie und der finanziellen Situation passen, einzuordnen und zu priorisieren.
• Kompromisse unter sich ständig ändernden Umgebungsbedingungen modellieren: Eine Strategieplanungssoftware kann dabei unterstützen, die Zuweisung von Budgets und Ressourcen abteilungsübergreifender Initiativen zu optimieren. Sie können Initiativen priorisieren, alternative Finanzierungsmöglichkeiten bewerten und die Vor- und Nachteile der vorgeschlagenen Entscheidungen gegeneinander abwägen.
• Die Leistungsfähigkeit messen und den Fortschritt teilen: Ihre Teams müssen den Fortschritt in Bezug zum Strategieplan messen. Dies umfasst eine transparente Darstellung der Portfolios und Programme für das Management in Echtzeit sowie der Leistungsfähigkeit in Bezug auf die KPIs. Führungskräfte können diese Einblicke nutzen, um die Finanzdaten besser nachzuverfolgen und die Mittel auszubalancieren, Hindernisse zu beseitigen, die Ausrichtung auf das Geschäft voranzutreiben sowie die wichtigsten Initiativen zu planen und umzusetzen.
• Gemeinsam an der Erstellung und Durchführung von Strategieplänen arbeiten: Stellen Sie abteilungsübergreifende Teams zusammen, um die Strategie zu planen und umzusetzen. Dies ist besonders im Hinblick auf die aktuelle Situation wichtig, in der Teams virtueller arbeiten als jemals zuvor. Eine Strategieplanungssoftware sollte allen Stakeholdern und Mitarbeitern einfache Möglichkeiten an die Hand geben, auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten, den Prozess voranzutreiben und wichtige Informationen zu teilen.
• Pläne anpassen, wenn sich Bedingungen verändern: Dynamische Planung ermöglicht schnelle, durchdachte und unternehmensweite Änderungen hinsichtlich der Strategie, der Prioritäten, der Finanzierung und der Ressourcen. Wenn Unternehmen bereits über ein stabiles Fundament verfügen, das Strategie und Umsetzung miteinander verbindet, können Sie mithilfe ihrer Strategieplanungssoftware schnell reagieren.

Für fast 75 Prozent der Mitarbeiter mit strategischen Aufgaben ist die Kluft zwischen Strategie und Umsetzung in den letzten drei Jahren zu einem der Hauptprobleme geworden. Es ist schwierig, die Kluft mithilfe herkömmlicher Planungsprozesse zu überbrücken. Das Festhalten an Jahresplänen, starren Budgets sowie unflexiblen Strategien und Tools hemmt die Agilität.

In der Vergangenheit wurde durch eine Vielzahl von Studien belegt, wie beliebt Spreadsheets sind. Eine von ihnen stammt von Forrester: 88 % der Teilnehmer gaben bei einer Umfrage zum Risiko der Spreadsheet-Nutzung an, dass sie mehr als 100 komplexe und individualisierte Spreadsheets nutzen, um kritische Geschäftsprozesse zu ermöglichen.

Betrachtet man diese herausgehobene Position, könnte man positive Beurteilungen erwarten. Doch Studien belegen, dass Spreadsheets bei der Konsistenz, Genauigkeit, Transparenz, Nachverfolgbarkeit, Planung, Zusammenarbeit, Skalierbarkeit und referentiellen Integrität erhebliche Mängel aufweisen.

Die oben erwähnte Forrester-Studie legt offen, mit welchen Risiken Spreadsheets einhergehen. Das ein Drittel der Befragten gab an, dass das Management das Risiko von Spreadsheets jedoch nicht anerkennt, was „deutlich macht, dass Manager auf Geschäftsführungsebene Entscheidungen basierend auf Daten treffen, die sie für richtig erachten – die jedoch fehlerhaft sein können“, heißt es in dem Bericht.

50 % of business leaders believe their organizations have too many spreadsheets to manage.

Das ist auch kein Wunder: Spreadsheets sind schwer zu handhaben, wenn sie mehrere Tausend Zeilen an Finanzdaten enthalten, und sie erleichtern im Gegensatz zu einer Strategieplanungssoftware auch nicht die Analysen und die notwendige Zusammenarbeit, die für schnelle Entscheidungen erforderlich sind.

Nichts unterläuft eine Strategie schneller als ein Plan mit ungenauen Informationen. Dieser wird oft durch starre und statische Spreadsheets verursacht, deren Inhalte schnell veralten. Es wird oft darüber berichtet, dass ganze 90 % der Spreadsheets fehlerhaft sind. Das zeigt, wie entscheidend der Übergang zu einem zuverlässigeren Tool ist, wenn Unternehmen die Ergebnisse ihrer Strategieplanung verbessern möchten.

Es wird viel darüber diskutiert, wie man Strategiepläne präziser machen kann. Einige Führungskräfte sind der Meinung, dass sie bessere Tools benötigen. Andere glauben, dass es eines besseren Prozesses bedarf. Und die große Mehrheit ist sich darin einig, dass eine Kombination aus beidem erforderlich ist.

CFO.com reports that 50 % of business leaders believe their organizations have too many spreadsheets to manage but few know how to change tools or reduce spreadsheet risks. And here’s why:

Der Grund ist folgender: Der Wechsel von einer jährlichen, prozessgetriebenen Planung mithilfe von Spreadsheets hin zu einem kontinuierlichen Planungsprozess, der durch eine entsprechende Planungs-Software unterstützt wird, sorgt nicht nur für eine präzisere Planung, sondern erhöht auch die Agilität des Unternehmens.

Die Einführung eines kontinuierlichen Strategieplanungsmodells zusammen mit dem geeigneten Set an Tools bringen die Hauptsorgen der Planer zum Verschwinden: Prozesse sind leichter zu managen, präziser und agiler. Obwohl Ventana Research bekräftigt, dass Spreadsheets eine kontinuierliche Planung nicht adäquat abbilden können, haben sie ihre Berechtigung bei der Unterstützung einer eigens für diesen Zweck entwickelten Strategieplanungssoftware.

Durch eine zentrale Informationsquelle ist nicht nur sichergestellt, dass Ihr Plan auf präzisen Daten beruht, sondern auch, dass er sich im Hinblick auf veränderte Bedingungen oder Disruptionen weiterentwickelt. Die meisten Unternehmen können mit der Geschwindigkeit des Wandels nicht Schritt halten, wenn sie ihren Plan nur quartalsweise oder sogar nur jährlich überprüfen.

Ein Jahresplan kann schnell überholt sein, wenn neue Informationen verfügbar werden, Projekte sich verzögern und neue Aufgaben ohne Rücksicht auf andere Prioritäten begonnen werden.

Der Übergang von einer jährlichen zu einer kontinuierlichen Planung kann Unternehmen dabei unterstützen, auf Veränderungen des Marktes mit Agilität zu reagieren sowie auf kluge Weise Prioritäten zu identifizieren, optimale Szenarien zu wählen und die richtigen Kompromisse zu finden. Für die Entscheidung darüber, welche Initiativen den größten Nutzen stiften, müssen Sie mehrere Szenarien erstellen, Was-wäre-wenn-Analysen durchführen und Kompromisse im Hinblick auf Zeit, Kosten, Risiko, Gewinnspanne, Nutzen, Kapazität, Wettbewerbsfähigkeit und andere Faktoren finden.

Mit Spreadsheets ist dies umständlich, wenn nicht sogar unmöglich. Die Ungenauigkeiten vervielfachen sich, wenn immer wieder kopierte Tabellen zu verstreuten und ungenauen Fragmenten der Wahrheit werden.

Mithilfe einer Strategieplanungssoftware können Sie auf eine zentrale Informationsquelle zurückgreifen, um Szenarien zu vergleichen, Initiativen zu priorisieren, Ihren Fortschritt zu überprüfen und Ihre Strategie schrittweise erfolgreich umzusetzen. Ein kontinuierlicher Prozess unterstützt Ihr Unternehmen dabei, auf schnelle Veränderungen und Disruptionen effektiv zu reagieren.

Führungskräfte, die versuchen, einen mühsamen Planungsprozess auf Jahresbasis mithilfe von Spreadsheets zu überwinden, sollten sich mit Strategieplanungssoftware als Alternativlösung beschäftigen. Diese Software erleichtert eine kontinuierliche und dynamische Planung und umfasst Capabilitys wie Portfoliomanagement, Kapazitätsplanung und Finanzplanung.

Ein weltweiter Netzwerkinfrastrukturanbieter mit einem Umsatz von 4 Milliarden USD stellte seine Strategie auf ein erfolgskritisches neues Programm um. Innerhalb eines Tages erhielten die Führungskräfte drei Szenarien, um ihre Projekte und Ressourcen neu auszurichten. Im Ergebnis trafen sie eine Entscheidung, die normalerweise drei Wochen gedauert hätte, innerhalb eines einzigen Tages.

Strategieplanungssoftware verringert die Zeit, die zur Sammlung von Daten und zur Analyse von Auswirkungen aufgrund von Disruptionen benötigt wird, erheblich. Eine unternehmensweite Lösung nutzt ein zentrales Daten-Repository, um präzise Berichte in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und Capabilitys zu analysieren, die zur proaktiven Entscheidungsfindung beitragen.

Im Gegensatz zu Spreadsheets kann eine für den Zweck der Strategieplanung entwickelte Software Sie dabei unterstützen, einen Portfolioplan zu optimieren und die Prioritäten festzulegen, indem die effizienteste Nutzung der Ressourcen vor dem Hintergrund raschen Wandels identifiziert wird. Bei jeder Iteration des Plans erlaubt die Software es Ihnen, das Portfolio kontinuierlich zu managen, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Strategisches Roadmapping ist eines der erfolgskritischsten Planungstools, das Ihnen zur Verfügung steht, um Mitarbeiter abteilungs- und funktionsübergreifend in die Entwicklung des Strategieplans einzubinden. Roadmaps verbinden die Strategie mit den Investitionen und den Ergebnissen, die die Transformation und Bereitstellung vorantreiben, beispielsweise Programme, Projekte, Produkte, Anwendungen, Dienstleistungen und Technologien. Sie bieten Zugriff auf die Informationen, die erforderlich sind, um die Strategie erfolgreich umzusetzen und basieren auf:

• Marktbedingungen
• Regulatorische Änderungen
• Produkteinführungen des Wettbewerbs
• Technologische Fortschritte

Strategieplanungssoftware bietet Zugriff auf Informationen, die Sie benötigen, um die Auswirkungen von Änderungen von Teilen des Plans auf den Gesamtplan zu verstehen. Sie können verschiedene Optionen analysieren, um den durch den Plan gestifteten Nutzen zu steigern, und auf der Basis von Zielen und Kapazitäten entscheiden, welche Projekte finanziert, verzögert, abgebrochen oder fortgeführt werden. Durch das Vergleichen verschiedener Szenarios können Sie sicherstellen, dass die optimale Lösung mit der Strategie übereinstimmt und dass die passende Menge an Ressourcen zugewiesen wird, um eine frist- und budgetgerechte Umsetzung zu erreichen.

Mithilfe einer geeigneten Strategieplanungssoftware könnten Sie sich mit Agilität neuen oder geänderten Zielen zuwenden. Führungskräfte können darauf vertrauen, dass sie Entscheidungen auf Basis der aktuellsten und genauesten Informationen treffen, die verfügbar sind, und dass die getroffenen Entscheidungen schnell umgesetzt werden.

Spreadsheets sind ein integraler Bestandteil der Finanzplanung im Rahmen der übergeordneten Strategieplanung. Sie unterstützen dabei, Daten zu organisieren und Berechnungen mithilfe individuell erstellter Formeln durchzuführen. Die meisten Benutzer sind sich darüber einig, dass Spreadsheets der Königsweg sind, um Tabellen, Grafiken und Diagramme zu erstellen, mit deren Hilfe man Daten analysieren und die Ergebnisse visualisieren kann.

Weil sie das Referenzformat für die Sammlung und Analyse von Daten darstellen, können Spreadsheets auch dafür eingesetzt werden, Informationen zu konsolidieren und die Daten in andere Planungstools zu exportieren. Spreadsheets sind für die Finanzmodellierung so gut geeignet, dass zahllose Vorlagen für Strategieplanungsprozesse verfügbar sind.

Ein gutes Planungstool soll Spreadsheets nicht ersetzen. Es unterstützt Sie dabei, das Optimum aus ihren Funktionalitäten herauszuholen.

Wenn sie allerdings genutzt werden, um Funktionen zu erfüllen, die jenseits ihrer Capabilitys liegen, neigen Spreadsheets dazu, zusammenzubrechen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie mithilfe von Spreadsheets ein Investitionsportfolio verwalten müssten. Mithilfe einer Strategieplanungssoftware lassen sich übergeordnete Ziele einfacher in konkrete Investitionen umwandeln, die notwendig sind, um die Strategie Ihres Unternehmens zu verwirklichen.

Um einen aktuellen Überblick über Ihr Investitionsportfolio zu erhalten, müssen Sie die Daten sammeln, konsolidieren und analysieren. Je länger dieser Prozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie veraltete Informationen nutzen, um mit Ihren Entscheidungen auf die Situation zu reagieren.

Spreadsheets erschweren es außerdem, Auswirkungen von Änderungen im strategischen Planungsportfolio zu managen, da jede Änderung Welleneffekte verursacht. Wenn Sie versuchen, Ressourcen entsprechend auszurichten, werden Sie dies am Ende manuell durchführen müssen. Wollen Sie das Portfolio optimieren, müssen Sie eine Reihe miteinander verknüpfter Dateien zusammenbasteln, was zu schwer zu findenden Fehlern und schlechter Datenqualität führen kann.

Und wenn andere Benutzer auf die Dateien zugreifen, um ihre eigenen Fortschritte im Vergleich zum Plan zu dokumentieren, können sie versehentlich Fehler verursachen, indem sie beispielsweise Formeln ändern oder Daten überschreiben oder löschen. Wenn die Inhalte von Spreadsheets fehlerverdächtig sind, wird das Erstellen von Fortschrittsberichten zu einer mühsamen Interpretationsaufgabe.

Der Schritt zu einer Strategieplanungssoftware bedeutet nicht, dass Sie Ihre Spreadsheets vollständig aufgegeben müssen. Ein gutes Planungstool soll Spreadsheets nicht ersetzen. Es unterstützt Sie dabei, das Optimum aus ihren Funktionalitäten herauszuholen.

Mithilfe einer Strategieplanungssoftware, die leicht Daten mit Spreadsheets austauschen kann, können Sie ein zentrales Repository für den Datenimport und -export nutzen. Die besten Anwendungen speichern Daten so, dass sie mithilfe von Spreadsheets zugänglich sind. Auf diese Weise können Sie Abfragen speichern und ganz einfach Pivot-Tabellen, aussagekräftige Berichte sowie zusätzliche, modellierte Analysen für Datenexploration und Einblicke erstellen.

Darüber hinaus bieten die führenden strategischen Planungstools eine Vielzahl von Berichten, Dashboards und interaktiven Visualisierungen. Ob Mitarbeiter des Managements oder Projektmanager: Sie können auf die Wünsche des Benutzers zugeschnitten werden, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Führungskräfte können ihre Vorstände mit überzeugenden Präsentationen begeistern, die die Fortschritte bei der Umsetzung strategischer Initiativen aufzeigen.

Schließlich befinden wir uns in einer Zeit, in der 68 Prozent der Vorstandsvorsitzenden von Aktiengesellschaften davon ausgehen, dass die aktuelle Unternehmensstrategie die nächsten fünf Jahre nicht überleben wird (Umfrage der National Association of Corporate Directors, NACD). Die Investition in eine Strategieplanungssoftware fördert das Wissen und die Flexibilität, die erforderlich sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Meist ist es besonders hilfreich, anhand von Beispielen zu sehen, wie Unternehmen die Strategieplanung erfolgreich einsetzen. Unten finden Sie mehrere Fallstudien, die zeigen, mit welchen Herausforderungen sich die Unternehmen konfrontiert sahen und wie sie sie durch die Implementierung von Strategieplanungssoftware überwinden konnten.

Wie Sie Spreadsheet-Probleme hinter sich lassen

Mit einem Portfolio aus rund 45 Projekten pro Jahr hatte ein Mitglied des globalen PMO Schwierigkeiten damit, mehrere Spreadsheets auf dem neuesten Stand und relevant zu halten. Die Aufgabe nahm mehrere Stunden in Anspruch und trotz allem war der Mitarbeiter weder mit der Genauigkeit noch mit der Zuverlässigkeit der Daten zufrieden.

Um die Ergebnisse zu verbessern, begann er zunächst damit, die zahlreichen Problemfelder zu analysieren, die sein PMO aufgrund dieser Spreadsheets hatte. Doch nicht nur das PMO hatte Schwierigkeiten – auch alle Stakeholder, die auf diese Spreadsheets angewiesen waren, verbrachten unverhältnismäßig viel Zeit damit, die Daten zu verstehen.

Nachdem er sich umfassend mit alternativen Projektmanagementlösungen auseinandergesetzt hatte, entschied der PMO-Leiter, dass das beste Vorgehen das Ersetzen von Spreadsheets mit einem Collaboration-Tool sei, das Lean- und Kanban-Capabilitys umfasst. Jetzt können Manager die individuelle Auslastung ihrer Teams besser nachvollziehen und visualisieren. Informationen müssen nicht mehr zentral aufbewahrt werden und Stakeholder nicht mehr auf ihre wöchentlichen Berichte warten.

Alle Teammitglieder und Stakeholder haben Zugang zu den Daten in Echtzeit. Das Unternehmen kann für Datentransparenz sorgen, damit Führungskräfte kritische Geschäftsentscheidungen mit mehr Sicherheit treffen können. Dazu gehört zum Beispiel der Ausgleich von Angebot und Nachfrage und die gleichzeitige Reduktion des erforderlichen Aufwands bei der Auswertung von Daten.

Steigerung der Transparenz und Konsolidierung von Tools

Die Capital-Systems-Abteilung eines führenden Innovators im Bereich Werkstoffkunde wollte eine höhere Transparenz für ihr Projektportfolio, um Ressourcen besser ausgleichen und Kapitalanlagen angemessen priorisieren zu können. In der Vergangenheit waren Spreadsheets das Standardtool dafür, doch das Sammeln, Eingeben und Pflegen der Daten war zu arbeitsintensiv.

Ziel der Strategie war es, unternehmensweit ein System und entsprechende Prozesse zu implementieren, wodurch 12 Abteilungen mit mehr als 70 Standorten – jeweils mit eigenen Prozessen und Excel-Spreadsheets – in einem einziges Kapitalportfolio vereint wurden.

Dadurch erhält das Unternehmen jetzt einen Überblick über die Kosten und Vorteile, weiß, an welchen Projekten aktiv gearbeitet wird und wie es in seinem Kapital-Stage-Gate-Prozess voranschreitet. Das Unternehmen kann Analysen auf Abteilungs- und Unternehmenslevel unkompliziert durchführen und sicherstellen, dass sie Wartungs- und Wachstumsprojekten korrekt zugeteilt werden.

Der Wechsel von Spreadsheets zu einem konsolidierten Tool ermöglichte dem Unternehmen außerdem, schneller und intelligenter auf die COVID-19-Pandemie zu regieren. Entscheidungen könnten mit weniger Vorlaufzeit getroffen und Kapitaleinsparungen nachverfolgt werden, was den Prozess vereinfachte. Das Unternehmen erhielt nahezu sofort Transparenz über Informationen, deren Erfassung ansonsten mehrere Wochen gedauert hätte.

Transformation von Planung und Bereitstellung für mehr Agilität

Um höhere Agilität zu erreichen und so die sich ändernden Kundenanforderungen zu erfüllen, hat sich Blue Cross Blue Shield of North Carolina zum Ziel gesetzt, die Arbeit und die dafür erforderlichen Ressourcen besser zu organisieren. Der Director des EPMO (Enterprise Portfolio Management Office) wollte die kontinuierliche Planung in die kontinuierliche Bereitstellung einbeziehen. Er erkannte, dass dafür die Implementierung bestimmter Tools notwendig war, darunter für die Strategie- und Finanzplanung sowie das Ressourcenmanagement.

Durch die Integration von traditionellem Portfoliomanagement mit Agile-Praktiken als Teil des gesamten strategischen Planungsprozesses konnte das Unternehmen nicht nur die Geschwindigkeit der Wertschöpfung steigern und schneller auf den Markt reagieren, sondern auch seine Kapazitäten intelligent skalieren und so nachhaltig Innovationen schaffen.

Mit der Strategieplanungssoftware können Führungskräfte jetzt Prioritäten neu setzen, ohne dass sie Abstriche bei der Werterbringung machen müssen. Sie halten sich nicht mehr an einen festen Plan, der einmal im Jahr erstellt wird. Stattdessen vertrauen sie darauf, dass ihr kontinuierliches Planungsmodell die Fertigstellung priorisierter Aufgaben in einem Zeitrahmen sicherstellt, der den aktuellen strategischen Zielen entspricht.

Bis zu 90 Prozent der Unternehmen verfehlen ihre strategischen Ziele. Das zeigt, dass Unternehmen die Planung für Arbeit, Ressourcen und Investitionen portfolioübergreifend angehen müssen. Experten sind sich einig, dass die Strategieplanung ein fortlaufender Prozess ist, der immer wieder angepasst werden kann und Unternehmen so ermöglicht, ihre strategischen Ziele dauerhaft zu erreichen.

Der Wechsel von statischen, unüberschaubaren Spreadsheets hin zu zweckorientierter Strategieplanungssoftware ermöglicht Ihrem Unternehmen, sich an Veränderungen anzupassen und Agilität in großem Umfang zu erreichen. Mit der richtigen Planungs-Software, die Arbeit und Durchführung automatisch verbindet, sind Sie nicht mehr länger auf Spreadsheets angewiesen. Sie können in Echtzeit auf Einblicke in alle Variablen zugreifen, die sich auf die Bereitstellung auswirken.

Die Umstellung erfolgt möglicherweise nicht über Nacht, doch Sie werden die Vorteile von höherer Transparenz und Organisation mit weniger Zeit- und Arbeitsaufwand sehr wahrscheinlich von Anfang an feststellen können. Letztendlich kann Strategieplanungssoftware großen Einfluss auf die Fähigkeit Ihres Unternehmens haben, Änderungen nicht nur zu verwalten, sondern sie für die Umsetzung von Strategien zu nutzen.

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