Tipps und Tools für das Projektmanagement

Gleich, ob Sie zum ersten Mal ein Projekt managen oder ein erfahrener Projektmanager sind: Das Planen und Durchführen von Projekten ist eine herausfordernde Aufgabe, aber es muss sich nicht wie ein aussichtsloser Kampf anfühlen. Hier sind einige Tipps zum Projektmanagement, die Sie dabei unterstützen werden, Ihre Projekte effizienter und effektiver umzusetzen.

1. Beginnen Sie mit einem klaren Ziel vor Augen.

Das Mitglied der Baseball Hall of Fame, Yogi Berra, sagte einmal: „Wenn du nicht weißt, wohin du willst, landest du irgendwo.“

Für Projektmanager sind Yogis Worte mehr als das übliche 08/15-Motivationszitat. Sie berühren den Kern der Projektplanung, d. h. festzulegen, wohin man will und wie man dorthin gelangt. Ein wesentlicher Teil guten Projektmanagements besteht darin, Ihre Ziele zu konzipieren.

Stellen Sie sich selbst die folgende Frage: Was ist das Ziel meines Projekts?

Sobald Sie die Antwort auf diese Frage haben, können Sie damit beginnen, zu planen, wie Sie die einzelnen Aufgaben in Angriff nehmen können, um das Gesamtziel zu erreichen. Eine klare Vision von dem zu haben, was Sie erreichen wollen (und an dieser Vision festzuhalten), unterstützt Sie dabei, Ihr Projekt auf Kurs zu halten und erleichtert es Ihnen, die Arbeit termin- und kostengerecht bereitzustellen.

2. Haben Sie immer ein offenes Ohr.

Einer der wichtigsten Tipps für das Projektmanagement dürfte sein, auf gute Kommunikation zu achten. Die Art und Weise, wie Sie mit Teams und Stakeholdern kommunizieren, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden, nicht zuletzt, weil die Nachfrage nach Remote-Arbeit weiter zunimmt.

Immer ein offenes Ohr zu haben, ist nicht gleichbedeutend mit einem Übermaß an Kommunikation. Es kann Teams überfordern, wenn Sie sie mit zu vielen Nachrichten bombardieren und dazu führen, dass wichtige Projektinformationen unter einer „Nachrichtenlawine“ verschüttet werden. Sie können Ihre Kommunikation vereinheitlichen, indem Sie sich für Ihre Korrespondenz auf ein einziges Medium beschränken. Der beste Weg, dies zu tun, ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software.

„Minimieren Sie Komplexität und halten Sie die Kommunikation offen, indem Sie Ihr Toolset gegen eine zweckorientierte Lösung tauschen, um Arbeit zu verwalten und Zusammenarbeit zu ermöglichen.“ – Zach McDowell, Director of Product Marketing bei Planview

Projektmanagement-Tools erleichtern es den Projektmanagern, ihre Kommunikation zu vereinheitlichen. Anstatt abwechselnd E-Mails und andere Messaging-Tools zu nutzen, wird die gesamte Korrespondenz auf derselben Plattform bestritten, sodass Konversationen leichter nachverfolgt werden können.

Halten Sie nach einer Projektmanagement-Software Ausschau, die es Teams ermöglicht, zu kommunizieren und Dateien zu teilen. Dazu zählen Funktionen wie:

• Direct Messaging
• Gruppenchats
• Kommentare zu Aufgaben, die auf Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen zugewiesen sind

Auf diese Weise können Sie mit relevanten Parteien kommunizieren, z. B. mit Teams, denen bestimmte Aufgaben zugewiesen sind, anstatt alle Mitarbeiter mit Feedback und Statusaktualisierungen zu überfrachten.

3. Schaffen Sie eine Kultur, die Wachstum begünstigt

Einer der wichtigsten Tipps für erfolgreiches Projektmanagement, den Sie beherzigen sollten, lautet: Suchen Sie auch beim Scheitern nach Nutzen. Fehler in Lernerfahrungen zu verwandeln, ist ein Kernstück der Lean-Methode. Dieses Vorgehen kann aber auf praktisch jeden Projektmanagement-Ansatz angewandt werden.

Statt sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, dass Teams perfekte Arbeit leisten, sollten Sie ein Umfeld schaffen, in dem Wissen und Wachstum geschätzt werden. Verwandeln Sie Rückschläge, die durch menschliches Versagen verursacht wurden, in Lernmomente, indem Sie identifizieren, was schiefgelaufen ist und klären, wie die Teams denselben Fehler in Zukunft vermeiden können.

„Wenn Dinge schiefgehen, lautet die Frage nicht ‚Wer trägt die Schuld?‘, sondern ‚Was können wir daraus lernen, und wie können wir es in Zukunft vermeiden?‘“ – Rachaelle Lynn, zertifizierte SAFe Agilist und Senior Marketing Manager bei Planview

Dieser Ansatz eignet sich hervorragend für den Aufbau gut eingespielter Teams und ist besonders nützlich, wenn Sie teilweise starre Teams leiten, die über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten.

4. Stärken Sie Ihre Teams

Die Befolgung der vorangegangenen Tipps zum Projektmanagement ist der erste Schritt, Ihre Teams zu befähigen, indem Sie:

• Ihre Projektziele festlegen
• Den Kommunikationskanal zwischen Ihnen und Ihren Teams verbreitern
• Den Teammitgliedern die Gelegenheit geben, aus ihren Fehlern zu lernen

Es ist an der Zeit, Ihren Teams mehr Autonomie beim Treffen von Entscheidungen einzuräumen. Wenn Sie ein Agile-Projektmanager sind, sind Sie sich der Bedeutung autonomer Teams sicherlich schon bewusst. Sie müssen aber keiner bestimmten Projektmanagementmethode folgen, um mehr Verantwortung an Ihr Team zu übertragen.

Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, zu führen, nicht Mikromanagement zu betreiben. Überlassen Sie Ihren Teams einen Teil des Entscheidungsspielraums.

Als diejenigen, die Aufgaben erledigen, verfügen Teammitglieder über das funktionelle Wissen, um Probleme zu lösen und die Durchführung der Arbeit zu planen. Dadurch fühlen sich Teams nicht nur gestärkt, sondern können auch ein Gefühl der Eigenverantwortung für ihre Arbeit entwickeln, das sie motiviert, weiterhin Meilensteine zu erreichen und organisatorische Ziele zu verfolgen.

Von der Befolgung dieser Tipps zum Projektmanagement kann jeder Projektmanager profitieren. Aber was ist ein Projektmanager eigentlich genau?

Mit dem Begriff „Projektmanager“ kann jeder Mitarbeiter bezeichnet werden, der für eine Deadline, ein Budget, Ressourcen (Systeme und Dienstleistungen) oder für Personen verantwortlich ist. Folglich ist jeder, der ein Projekt geleitet hat, mit einigen der Komplexitäten vertraut, die mit dieser Rolle einhergehen, einschließlich der Fähigkeit:

• effektiv zu kommunizieren
• Ressourcen zu verwalten
• Stakeholder und Projektsponsoren zu verwalten

Einige Projektmanager widmen sich nur dem Managen von Projekten. Große Organisationen stellen spezialisierte Projektmanager ein, um Projekte sauber zu erfassen, abzuschätzen, zu planen und termin- und kostengerecht durchzuführen.

Andere Projektmanager können bei der Verwaltung von Projekten helfen, obwohl dies nicht ihre Hauptaufgabe ist. Jeder, der mit Arbeitsteams zu tun hat, ob in einer formellen oder informellen Projektmanagementrolle, kann als Projektmanager eingestuft werden.

Projektmanager müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Person verstehen, um angesichts der laufenden Veränderungen eine angemessene Kommunikation zu gewährleisten.

Je komplexer die Arbeit selbst wird, desto größer wird der Umfang des Projekts. Der Projektumfang bezieht sich auf die spezifischen Ziele eines Projekts und bestimmt weitgehend, was das Projekt letztlich kosten wird.

Wenn sich der Umfang eines Projekts vergrößert oder neue Ziele hinzugefügt werden, die nicht Teil der ursprünglichen Arbeitsschätzung waren, wird dies als "Scope Creep" bezeichnet. Dieses Phänomen ist ein wichtiger Grund dafür, dass manche Projekte verspätet abgeschlossen werden und/oder ihr Budget überschreiten.

Das Verhindern schleichender Erweiterungen (Scope Creep) liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, der unter der Schirmherrschaft eines „Projektsponsors“, d. h. einer Führungskraft, eines Unternehmensinhabers oder einer anderen Person mit Zeichnungsbefugnis innerhalb des Unternehmens stehen sollte, die das Projekt in seiner Gesamtheit genehmigt und unterstützt.

Nachdem wir nun einige Einzelheiten der Rolle des Projektmanagers behandelt haben, wollen wir uns ansehen, wie man ein besserer Projektmanager wird. Dies sind wertvolle Projektmanagement-Tipps, die Sie für Projekte jeder Größe befolgen sollten:

Setzen Sie Prioritäten.

Welches sind die wichtigsten Projekte, die Ihr Team dieses Jahr erledigen muss? Dieses Quartal? Holen Sie sich Zustimmung im Unternehmen ein und hängen Sie sie an eine Tafel – ein Whiteboard, wenn Sie alle oder fast alle am selben Ort zusammenarbeiten, oder ein digitales Tool, wenn Sie alle oder fast alle mobil arbeiten –, damit alle Teammitglieder sie sehen können. Wer an dem Whiteboard vorbeigeht oder sich Ihre Liste online ansieht, kann nachvollziehen, was Ihr Team in einem bestimmten Zeitrahmen erreichen will.

Unterteilen Sie die Arbeit

Teilen Sie größere Projekte in kleinere Teilprojekte auf. Stellen Sie Aufgaben, Geschichten und Projekte getrennt voneinander dar, und weisen Sie sie den Teammitgliedern zu.

Legen Sie Grenzen fest.

Wie viel laufende Arbeit (WIP, work in progress) sollte jede Person haben? Das kann je nach Team variieren. Die meisten Teammitglieder werden nicht mehr als zwei oder drei Aufgaben auf einmal effektiv bewältigen können, also versuchen Sie, klein anzufangen und die Ergebnisse zu überprüfen, bevor Sie die WIP-Politik ändern.

Visualisieren Sie den Prozess

Viele Projektmanager halten eine visuelle Herangehensweise an das Projektmanagement für sehr nützlich. Nutzen Sie den bereits bestehenden Prozess (selbst, wenn er bisher nur in Ihrem Kopf existiert) und erstellen Sie Zeilen und Spalten auf einer Projekttafel oder einem Kanban-Board, die genau die Schritte widerspiegeln, die unternommen werden müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.

Nebenbemerkung: Wenn Sie Agile im Moment nicht praktizieren, dann ist das Visualisieren Ihrer Arbeit einer der wichtigsten Tipps für das Projektmanagement beim Übergang zu einer Methode wie Kanban zum Managen von Projekten.

Fangen Sie an, Karten zu verschieben

Sobald alle in Ihrem Team wissen, wie man das Board benutzt, ermutigen Sie sie zur Teilnahme. Beginnen Sie mit der Zuweisung von Aufgaben an Personen (indem Sie deren Namen auf die Karte schreiben oder ein elektronisches Kanban-Board verwenden).

Wenn Teammitglieder bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen, ziehen sie die Aufgabenkarten in die „In Arbeit“-Bahn. Das zeigt dem Rest des Teams, woran sie arbeiten.

Arbeiten Sie zusammen

Sobald sich die Teammitglieder mit dem Verschieben von Karten auf einem Board wohlfühlen, können sie ganz selbstverständlich mit der Zusammenarbeit beginnen. Da jede Person sehen kann, woran andere arbeiten, kann sie proaktives Feedback und Hilfestellungen geben, die die geleistete Arbeit beschleunigen oder verbessern können.

Wiederholen Sie

Viele Teams halten wöchentliche oder tägliche Besprechungen vor dem Projekt-Board ab, um ihre Prioritäten zu überdenken, Hindernisse zu besprechen und sich über aktuelle und anstehende Aufgaben auszutauschen.

Blicken wir noch einmal zurück: Zuerst haben wir die vier wichtigsten Tipps für erfolgreiches Projektmanagement dargestellt. Danach haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie man zu einem effektiveren Projektmanager werden kann. Jetzt beschäftigen wir uns mit einer Kategorie von Softwarelösungen, die in den letzten Jahren deutlich gewachsen ist: Projektmanagement-Tools.

Projektmanager haben festgestellt, dass Projektmanagement-Tools eine sehr effektive Hilfe dabei sind, Projekte zu verwalten und alle Projektmitglieder auf dem Laufenden zu halten (ohne sich dabei um den eigenen Schlaf zu bringen). Visuelle Tools wie Kanban und Projektboards helfen dabei, den Projektstatus zu visualisieren und Verzögerungen oder Engpässe zu erkennen (und zu mildern).

Mithilfe von Projektmanagement-Tools kann man Folgendes erkennen:

• Projektstatus insgesamt: Abgeschlossener Teil in Prozent, Meilensteine, Verzögerungen
• Engpässe: Identifizieren Sie sie und erstellen Sie einen Plan, um sie aufzulösen. Dies könnte eine Änderung beim Zuweisen von Mitarbeitern sein, die dabei helfen, die „verstopften“ Bereiche zu frei zu machen. Eine weitere Möglichkeit ist die Repriorisierung von Aufgaben, sodass eine Person nicht an zu vielen Dingen gleichzeitig arbeitet.
• Prioritäten des Unternehmens: Wichtige Initiativen von Projekten, an denen gearbeitet wird

Projekte, die von Projektmanagement-Tools profitieren

Eine Menge Projekte sind vielschichtig, d. h. sie haben zahlreiche Phasen, an denen viele Mitarbeiter beteiligt sind, die möglicherweise an verschiedenen Orten und vielleicht sogar in verschiedenen Projektteams arbeiten. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Projektmanagement-Tools für Projektmanager, ihre Teams und ihre Stakeholder so vorteilhaft sind.

Während manche Arbeiten gleichzeitig durchgeführt werden, können andere erst nach Abschluss einer bestimmten Arbeit begonnen oder abgeschlossen werden. Dies wird als abhängige Arbeit oder Aufgabenabhängigkeit bezeichnet.

Teams, die zusammenarbeiten, teilen oft Aufgabenabhängigkeiten und stützen sich auf Projektmanagement-Tools, um den Flow der abhängigen Arbeit zu verbessern.

So kann ein Teammitglied, das für die Durchführung der Arbeit verantwortlich ist, der nächsten Person im Prozess signalisieren, dass sie bereit ist, mit der Arbeit zu beginnen.

Randbemerkung: Erinnern Sie sich an „Befähigen Sie Ihre Teams“ aus der Liste der Projektmanagement-Tipps oben? Projektmanagement-Tools liefern Teammitgliedern eine gemeinsame Plattform, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Probleme gemeinsam zu lösen, wodurch sie mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeit bekommen.

Durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools zur Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten wird nicht nur die Zeit reduziert, die für ein Projekt verschwendet wird (Leerlaufzeiten aufgrund Wartens), sondern auch der Stresslevel, dem die Teams ausgesetzt sind, während sie die Zeit, die für Arbeit aufgewendet wird, und jene, die die Verwaltung von Änderungen an der Arbeit in Anspruch nimmt, in Einklang bringen.

Solange jedes Teammitglied regelmäßig das Projektboard aktualisiert, können Aufgabenabhängigkeiten, Engpässe und Prioritäten von jedem Mitglied auf den ersten Blick erkannt werden.

Projektmanagement ist der beste Weg, um über den Projektstatus auf dem Laufenden zu bleiben und ein Team regelmäßig über sich ändernde Prioritäten und Prozessabläufe zu informieren. Da das Managen des Wandels ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist, können Sie als Projektmanager mit einer visuellen Karte des Projektstatus viel Zeit sparen.

Zu den gängigsten Projektmanagement-Tools gehören Spreadsheets, Whiteboards und Collaboration-Tools wie Online-Kanban-Boards.

Darüber hinaus hilft das Projektmanagement dem Einzelnen, die Situation schneller zu verstehen, indem er die zu erledigenden Aufgaben sieht und seine individuellen Arbeitselemente aktiv auf einem visuellen Teamboard verwaltet.

Effektive Projektmanagement-Tools sind für Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie keinen der anderen Projektmanagement-Tipps in diesem Artikel befolgen wollen, so sollten Sie doch wenigstens eine Projektmanagement-Lösung wählen. Die Fülle von Details wie Daten, Ressourcen, Aufgaben und Meilensteine, die eine Nachverfolgung erfordern, um ein Projekt voranzubringen, können schnell zu Chaos führen, wenn ein Projektmanager sich nur auf sein Gedächtnis oder handschriftliche Notizen verlässt.

Projektmanager wählen Projektmanagement-Tools aus, um den Überblick über die sich ständig ändernden Details zu behalten. Sie reduzieren die Komplexität eines Projekts, indem sie es einem Projektmanager ermöglichen:

• Ressourcen zusammenzulegen
• Trends bei der Produktivität anzuzeigen
• Teammitgliedern zu helfen, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren

Gleich, ob Sie Ihr erstes oder Ihr tausendstes Projekt managen, die Tipps zum Projektmanagement in diesem Artikel können Ihnen helfen, erfolgreicher zu werden. Erfahren Sie, wie einfach Projektmanagement mit einer umfassenden Lösung wie Projectplace sein kann. Registrieren Sie sich noch heute für einen kostenlosen 30-Tage-Test, um die besten Tools für Workload-Management, Dokumentenspeicherung und andere Projektmanagement-Tools auf einer einzigen Plattform zu erleben.