Was ist eine Projektbesprechung? Tipps und Typen

Ein Projektmeeting erleichtert die Zusammenarbeit, die Führung und die Entscheidungsfindung auf höchstem Niveau. Ein gut organisiertes Treffen in jeder kritischen Phase des Projekts ist der beste Weg, um Projekte auf Kurs zu halten. Erfolgreiche Projektbesprechungen sind ein Markenzeichen ausgezeichneter Projektmanager.

Die Kenntnis der Arten von Projektbesprechungen ist der Schlüssel zur Erstellung von Tagesordnungen, die alle erforderlichen Themen für jede Besprechung abdecken, ohne vom Weg abzukommen. In diesem Artikel besprechen wir die Arten von Projektbesprechungen, Tagesordnungen und wichtige Tipps, die Sie bei Besprechungen während des gesamten Projektlebenszyklus beachten sollten.

Neben dem Kickoff-Meeting, bei dem der Projektmanager sicherstellt, dass das Projektteam alles hat, was es für den Start des Projekts braucht, gibt es viele andere Arten von Projektmeetings, je nach dem Zweck der Kommunikation.

Zu den Arten von Projektbesprechungen gehören:

• Regelmäßige Teambesprechungen
• Stakeholder meetings
• Sitzungen zur Änderungskontrolle
• Treffen zur Überprüfung des Status
• Projektbesprechungen

Die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers ist die Kommunikation. Ein effektiver Kommunikator muss wissen, wann er eine Besprechung abhalten sollte und welche Art von Besprechung am effektivsten ist. Ein Projekttreffen ist wie:

• Geschäftsprozesse werden klar erklärt und verstanden
• Detaillierte Zuweisungen werden ordnungsgemäß definiert und dokumentiert
• Aufgabenzuweisungen werden verbreitet und über den laufenden Fortschritt berichtet
• Status-Updates werden dem Projektkunden und anderen wichtigen Interessengruppen mitgeteilt

Die Art und Weise, wie der Projektmanager jede Projektbesprechung plant, durchführt und nachbereitet, ist der Schlüssel zu seinem Erfolg und zum Gesamterfolg des Projekts.

Schauen wir uns die einzelnen Arten von Projektbesprechungen genauer an.

• Regelmäßige Teambesprechungen: Diese Projektbesprechung ist die häufigste Besprechungsart während des Projektlebenszyklus. Ob täglich, wöchentlich oder monatlich, sie sind im Kommunikationsmanagementplan vorgesehen.
• Stakeholder-Treffen: Dies ist eine wichtige Art von Projekttreffen, da die Unterstützung der Stakeholder für den Projekterfolg von großer Bedeutung ist. Stakeholder-Treffen helfen dabei, das Interesse und Engagement für das Projekt aufrechtzuerhalten. Diese Treffen sind eine gute Gelegenheit für den Projektmanager, das Projekt auf den neuesten Stand zu bringen und das Feedback der Beteiligten zu hören.
• Änderungskontrollbesprechungen: Diese Art von Besprechung wird von einem Änderungskontrollgremium organisiert und dient der Überprüfung von Änderungsanträgen. Der Vorstand genehmigt oder lehnt Änderungen ab und kommuniziert mit den Beteiligten, um Informationen auszutauschen und Folgemaßnahmen sicherzustellen. In dieser Projektbesprechung sollte der Projektmanager darauf vorbereitet sein, seine professionelle Meinung zu den Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung darzulegen, eine Empfehlung auszusprechen und Schritte zur Kommunikation und Implementierung der Änderung zu besprechen.
• Besprechungen zur Überprüfung des Projektstatus: Diese Projektbesprechung folgt in der Regel einer einheitlichen Tagesordnung und Häufigkeit. Es wird abgehalten, um Informationen über den aktuellen Projektfortschritt zu diskutieren und zu analysieren. Der Projektmanager stellt Leistungsberichte zur Verfügung, um dem Team und den Stakeholdern einen Überblick über das Leistungsniveau und den Aufgabenfortschritt zu geben.

Auf der Tagesordnung für dieses Projekttreffen könnten stehen:

1. Status des Zeitplans: Die Überprüfung des Projektzeitplans hilft den Teilnehmern, die Auswirkungen von Verzögerungen sowie alle Möglichkeiten zu verstehen, die sich durch die vorzeitige Beendigung von Aufgaben ergeben könnten.
2. Status des Umfangs: Zeigen Sie, wie viel Arbeit bereits geleistet wurde, und heben Sie wichtige Meilensteine des Projekts hervor.
3. Budgetstatus: Vergleichen Sie die geplanten mit den tatsächlichen Ausgaben für das Team und die Beteiligten.
4. Fragen/Risiken: In diesem Teil der Projektbesprechung geht es darum, Fragen und Bedenken zu hören, damit sie im weiteren Verlauf des Projekts berücksichtigt werden können.
• Projektbesprechungen: Diese Projektbesprechung findet am Ende des Projekts oder der Projektphase statt, um die gewonnenen Erkenntnisse zu besprechen, sowohl im Hinblick auf die Fortsetzung als auch auf die Verbesserung. Achten Sie darauf, dass Sie die Besprechung bald nach der Fertigstellung abhalten, bevor die Teammitglieder zu anderen Aufgaben übergegangen sind und das Projekt hinter sich gelassen haben. Dieses Projekttreffen ist auch eine gute Gelegenheit, das Team für seine großartige Arbeit anzuerkennen und ihm zu gratulieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf Meetings vorzubereiten, sie durchzuführen und nachzubereiten. Die richtige Vorgehensweise kann den Unterschied ausmachen zwischen einer erfolgreichen und informativen Projektbesprechung, die ihre Ziele erreicht und sicherstellt, dass alle Teilnehmer auf derselben Seite stehen, oder einer Besprechung, bei der die Teilnehmer nicht verstehen, was von ihnen für die nächsten Schritte erwartet wird. Das bedeutet für das Projekt, dass es sehr erfolgreich sein oder katastrophal scheitern kann, oder alles dazwischen.

Der Projektmanager muss den Ruf eines ausgezeichneten Moderators von Projektbesprechungen haben, der produktive und zielgerichtete Besprechungen leitet.

Diese Tipps für Projektbesprechungen helfen Ihnen dabei, Besprechungen so zu gestalten und durchzuführen, dass sie organisiert, effizient und effektiv sind und den Projektfortschritt fördern.

1. Planen Sie gut und setzen Sie sich Ziele.

Viele Projektmanager halten die Planung von Projektbesprechungen für überflüssig oder investieren nicht genug Mühe in diesen Schritt, aber eine gut geplante Besprechung kann sicherstellen, dass die Ziele der Besprechung erreicht werden.

Was muss erledigt werden, bevor das Treffen zu Ende ist? Ein klares Verständnis der Ziele verhindert Zeitverschwendung und frustrierte Teilnehmer.

2. Erstellen Sie eine Agenda.

Selbst eine kurze Liste von Themen stellt sicher, dass alles abgedeckt ist und die Projektbesprechung bei Bedarf wieder in Gang kommt. Sprechen Sie sich mit Ihrem Team und ggf. mit anderen Teilnehmern ab, um sicherzustellen, dass alle Punkte berücksichtigt und angesprochen werden. Bereiten Sie die vorgesehenen Teilnehmer vor, indem Sie die Tagesordnung und alle erforderlichen Notizen im Voraus verteilen.

Stoppen Sie Nebendiskussionen, bevor sie das Treffen völlig aus dem Ruder laufen lassen, und notieren Sie sich, dass Sie bei Bedarf ein Folgetreffen ansetzen. Kehren Sie zur Tagesordnung zurück, damit die Ziele der aktuellen Projektbesprechung erreicht werden können. Wenn eine Projektbesprechung über das ursprünglich vorgesehene Maß hinaus ausgedehnt wird, könnte sie den Zeitplan der Teilnehmer über den Haufen werfen, was sich negativ auf die künftige Anwesenheit und Beteiligung auswirken wird.

3. Beziehen Sie die richtigen Teilnehmer ein.

Das bedeutet, dass Sie alle einladen, die teilnehmen müssen, aber auch diejenigen ausschließen, die nicht teilnehmen müssen. Streben Sie die kleinste Teilnehmerzahl an, mit der die Ziele der Projektbesprechung noch erreicht werden können. Je nach Art der Besprechung können Teammitglieder, Interessenvertreter und/oder Führungskräfte geeignete Teilnehmer sein, aber die Einbeziehung unnötiger Teilnehmer könnte andere ablenken und den Prozess verlangsamen.

4. Beginnen und beenden Sie pünktlich.

Wenn Sie die Projektbesprechung pünktlich beginnen, zeugt dies von Führungsqualitäten und Respekt gegenüber den Personen, die sich aus ihrem vollen Terminkalender Zeit für die Teilnahme genommen haben. Wer zu spät kommt, muss den Rückstand aufholen.

Wenn Sie Besprechungen mit Verspätung beginnen oder Zeit damit verbringen, verpasste Informationen zu wiederholen, werden die Nachzügler nicht motiviert sein, pünktlich zur nächsten Projektbesprechung zu erscheinen, und die Teilnehmer, die pünktlich erschienen sind, werden verärgert sein. Auch wenn diese Regel gelegentlich für Führungskräfte oder wichtige Interessengruppen gelockert werden kann, ist es wichtig, sie nach Möglichkeit einzuhalten.

Ein pünktliches Ende ermöglicht es den Teilnehmern, pünktlich zum nächsten Meeting zu kommen oder ihren Tag anderweitig fortzusetzen. Eine feste Endzeit hilft den Teilnehmern auch, die Tagesordnung effizient abzuarbeiten; neue Themen können notiert und nach der Sitzung behandelt werden.

Der beste Weg, die Anwesenheit und Beteiligung an Projektbesprechungen hoch zu halten, besteht darin, die Zeit der Teilnehmer nicht zu verschwenden.

5. Ermutigen Sie zur Teilnahme.

Das Einholen der Gedanken und Meinungen aller Teilnehmer während der Projektbesprechung ist entscheidend für den Erfolg der Besprechung und des Projekts. Die Teilnehmer konzentrieren sich auch eher auf die Diskussion, wenn sie wissen, dass sie um einen Beitrag gebeten werden.

Manche Organisatoren von Meetings zögern, die Teilnehmer um Feedback zu bitten, weil sie befürchten, dass die Diskussion entgleist. Großartige Projektmanager haben das Vertrauen in ihre Fähigkeit, diplomatisch Notizen zu Abschweifungen zu machen, den Teilnehmern Folgemaßnahmen zu versichern und die Aufmerksamkeit aller wieder auf die Tagesordnung zu lenken.

6. Machen Sie sich gute Notizen.

Man macht leicht den Fehler zu glauben, dass man sich die Details einer Projektbesprechung ohne Notizen merken kann, aber es kann zu Unterbrechungen kommen, bevor Sie die Chance haben zu handeln. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, wenn keine Folgemaßnahmen ergriffen werden und Probleme durch die Maschen fallen.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, sich Notizen zu machen, bestimmen Sie ein Teammitglied, das dies tut. Bitte beachten Sie:

• Alles, was die Tagesordnung ergänzt oder ihr zuwiderläuft
• Zuweisungen und getroffene Entscheidungen
• Updates bereitgestellt

7. Nachfassen.

Die Projektbesprechungsnotizen sollten nach der Besprechung an alle Besprechungsplattformen geschickt werden, mit der Aufforderung, die Notizen zu überprüfen und innerhalb von 24 Stunden Änderungen oder Rückmeldungen zu geben. Die überarbeiteten Notizen sollten dann an die Teilnehmer verteilt werden, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen, während das Projekt voranschreitet.

8. Sagen Sie niemals ab.

Selbst wenn regelmäßig angesetzte Besprechungen angesichts des aktuellen Stands des Projekts oder des Mangels an Aktivitäten in letzter Zeit unnötig erscheinen, sollten Sie die Projektbesprechung durchführen. Wenn der Projektleiter anfängt, regelmäßige Treffen abzusagen, werden die Teilnehmer die Teilnahme als optional betrachten und die Beteiligung wird abnehmen.

Halten Sie zumindest die regelmäßige Projektbesprechung ab und bitten Sie alle um kurze Updates, auch wenn die Besprechung nur zehn Minuten dauert. Bei jeder Besprechung können wichtige Informationen ausgetauscht werden, die sonst unter den Tisch fallen würden und kostspielige Nacharbeiten und Zeitprobleme verursachen.

Perfekte Projektbesprechungen sind unmöglich zu erreichen. Jede Besprechung, die der Projektleiter durchführt, kann jedoch so effektiv und effizient wie möglich sein, wenn diese Konzepte befolgt werden:

• Wählen Sie den richtigen Projektbesprechungstyp
• Planen Sie gut und informieren Sie die Teilnehmer im Voraus über die Ziele des Treffens
• Führen Sie effektiv aus, indem Sie pünktlich sind und beim Thema bleiben
• Machen Sie sich gute Notizen, fordern Sie Aktualisierungen an und verfolgen Sie diese.

Die Kommunikation bei Projektbesprechungen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, der die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht. Sie hilft dem Projektmanager, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und teure und zeitraubende Fehler, Missverständnisse und Fehlkommunikation zu vermeiden.