Was bedeutet CapEx im Vergleich zu OpEx?

Investitionsausgaben (Capital Expenses, CapEx) oder aktivierungsfähige Investitionskosten beziehen sich darauf, wie ein Unternehmen seine Investitionskosten über die Nutzungsdauer eines Assets verteilt oder abschreibt. Damit ein Asset aktiviert werden kann (ob Produkt oder Dienstleistung), muss es dem Unternehmen einen langfristigen Nutzen in Form eines konkreten Wertezuwachses liefern.

Für Kosten, die nicht im Bereich der Kapitalanlagen liegen, sind die Begriffe „Aufwand“ oder „Aufwendungen“ gebräuchlich. Ein „Aufwand“ bezieht sich auf eine Ausgabe, die für ein Unternehmen sofort wirksam wird und die nicht über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden kann. Das ist auch gemeint, wenn von „Betriebskosten“ (Operating Expenses, OpEx) die Rede ist.

In der Welt der Agile-Softwareentwicklung kann die Unterscheidung zwischen CapEx (Investitionsausgaben) und OpEx (Betriebskosten) deutliche Auswirkungen auf die Frage haben, ob Agile als Entwicklungsmethode der Wahl weiter wächst und skaliert wird. Der Grund dafür liegt in der Art und Weise, wie Agile-Arbeit geplant und durchgeführt wird.

Typischerweise versucht man, die Kosten für die Softwareentwicklung zu aktivieren, indem man die Entwicklungskosten auf den Zeitraum abbildet, in dem das Unternehmen von den Vorteilen profitiert, um so von der Pflicht verschont zu bleiben, sie als Entwicklungskosten berücksichtigen zu müssen. In der Buchhaltung spricht man hier vom Grundsatz der sachlichen Abgrenzung. Aber anders als bei Projekten, die nach der Wasserfall- oder Meilensteinmethode abgewickelt werden, folgt Agile-Softwareentwicklung keinen linearen Prozessen oder Gates. Dies kann dazu führen, dass Finanzplaner und Buchhalter unsicher sind, wie sie die Kosten der Agile-Softwareentwicklung angemessen auf CapEx- oder OpEx-Kategorien verbuchen können, und sich am Ende dazu entscheiden, alle Ausgaben für die Entwicklung vorab als Aufwand zu verbuchen (OpEx). Aus diesem Grund erscheinen die Kosten für die Agile-Entwicklung für das Unternehmen und die Investoren dann auf den ersten Blick sehr hoch zu sein. Es versteht sich von selbst, dass dies negative Auswirkungen auf zukünftige Agile-Entwicklungsprojekte hat.

Wenn ein Unternehmen Agile-Praktiken in der Softwareentwicklung ausweitet, ist die präzise Aktivierung dieser Bemühungen für eine erfolgreiche Finanzplanung und die Agile-Transformation als Ganzes von größter Bedeutung. Darüber hinaus beeinflusst das Wissen darüber, was aktiviert und was als Aufwand berücksichtigt werden muss, die steuerlichen Verpflichtungen und die Profitabilität des Unternehmens.

Wenn der Finanzbereich Kosten für die Agile-Softwareentwicklung als Aufwand verbucht, hat das für das Unternehmen verschiedene negative Folgen:

• Die Profitabilität des Unternehmens wird dadurch unterschätzt, dass Agile-Assets als Aufwand dargestellt werden, ohne den langfristigen Nutzen für das Unternehmen zu berücksichtigen.
• Die Darstellung negativer Auswirkungen auf die Steuerlast im Jahr der Aufwendungen kann dazu führen, dass das Unternehmen zu viele Steuern vorausbezahlt und zu niedrig bewertet wird.

Ohne sorgfältige Analyse der Verfahren zur Aktivierung kann Agile-Softwareentwicklung möglicherweise weniger profitabel und teurer als andere Methoden erscheinen. Dies kann zu einer Verringerung der Mitarbeiterzahl und des Budgets führen, um die auf den ersten Blick höheren Ausgaben für die Agile-Entwicklung zu reduzieren.

Ihr Finanzbereich sollte eine Richtlinie haben, die die Mitarbeiter bei der Frage unterstützt, welche Ausgaben aktiviert werden können. Aber was, wenn der Finanzbereich einen festgelegten Weg hätte, Elemente von Agile-Entwicklungen zu kalkulieren und zu aktivieren? Und wenn diese Methode auch für die Entwicklerteams einfacher wäre? Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile von Agile-Kalkulationen zu erfahren sowie über die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und wie diese sich mithilfe von Unternehmens-Kanban und Portfoliomanagement überwinden lassen.

Die Aktivierung von Agile-Entwicklungen ist mit zahlreichen Hürden verbunden. Einige dieser Herausforderungen haben menschliche Ursachen, andere haben damit zu tun, wie das Unternehmen ganz allgemein über Projekte denkt.

Herausforderung: Unterschiede zu klassischen Buchhaltungspraktiken

Während Unternehmen sich bemühen, neue Arbeitsweisen wie Agile zu übernehmen, haben sie Schwierigkeiten dabei, traditionelle betriebliche Anforderungen mit neuen und innovativen Ansätzen in Einklang zu bringen. Eine gängige Herausforderung für Unternehmen, die den letzten Schritt zur Agile-Skalierung machen, ist die Herstellung einer Verbindung zum Finanzbereich.

Der Finanzbereich muss die Kosten verstehen; er muss die Arbeit aktivieren. Traditionelle Buchhaltungsvorschriften wurden aber für Projekte auf Basis von Meilensteinen (in Verbindung mit der klassischer Wasserfallmethode) entwickelt. Auf diese Weise stellen Agile-Teams ihre Projekte aber nicht bereit.

Die traditionelle Art, wie Arbeitszeit aktiviert wird, ist bei den meisten Agile-Teams ziemlich unbeliebt; Zeitberichte werden als unnötiger Aufwand wahrgenommen, das heißt als etwas, das Endnutzern und Kunden keinen Nutzen bringt. Außerdem ist die Zeiterfassung, wenn sie manuell durchgeführt wird, nur so präzise wie die Person, die die Zeit erfasst. Schätzungen besagen, dass „Mitarbeiter, die ihre Zeit wöchentlich aufzeichnen, nur eine Genauigkeit von 47 Prozent erreichen. Wird die Zeit seltener als einmal pro Woche erfasst, liegt die Genauigkeit sogar nur noch bei 35 Prozent.“

Herausforderung: Erfordert die Unterstützung des Finanzbereichs und der Führung

Für viele Agile-Führungskräfte zählen Finanzthemen typischerweise nicht zum Basiswissen. Eine häufige Herausforderung für Agile-Führungskräfte beim Versuch, die Agile-Skalierung zu beschleunigen, ist es, dem Finanzbereich die für die Kostenkalkulation benötigten Daten zur Verfügung zu stellen. Zusammengefasst muss der Finanzbereich alle Agile-Kosten kennen und die Agile-Arbeit dann entsprechend aktivieren.

Der Finanzbereich muss also zumindest ein grundlegendes Verständnis von Agile erlangen und sich diese völlig neue Denkweise, Arbeit zu aktivieren, zu eigen machen. Während dieses Übergangs muss die Führung proaktiv handeln und kommunizieren, um dem Finanzbereich den Wechsel zu angemesseneren Kalkulations- und Aktivierungsmethoden zu ermöglichen.

Herausforderung: Erfordert eine Kombination aus Change Management und Agile-Transformation

Ein Hauptkriterium für den Aufbau leistungsfähiger Agile-Teams besteht darin, stabile und beständige Teams aufzubauen. Beständige Teams können es einem Unternehmen ermöglichen, ihm Fixkosten zuzurechnen (durch Story-Point-Werte und/oder durchschnittliche Arbeitsstunden pro Tag oder Woche) und seine Arbeit entsprechend zu aktivieren. Dies würde zu einem Standardisierungsansatz beitragen, der sicherstellt, dass die Finanzführungskräfte eine konsistente und gut zu begründende Zahl erhalten.

Diese Methoden der Kostenkalkulation sind jedoch unzulänglich. Punkte sind relativ und können den Aufwand oder die Komplexität der Arbeit nicht abbilden. Außerdem scheitert ein Punktesystem neben der Tatsache, dass es dem Team Fixkosten zurechnet, daran, der Führung eine Vorstellung von der Projektstruktur zu bieten. Um einen vollständigen Überblick zu bekommen, wer zu welchem Zeitpunkt an welcher Aufgabe arbeitet und welche Features am meisten Zeit in Anspruch nehmen, bedarf es einer anderen Kalkulationsmethode.

Die Wahrheit ist, dass Unternehmen danach streben, vollständig agile zu sein, aber das Ziel wahrscheinlich noch nicht ganz erreicht haben. Dies führt zu einer zusätzlichen Hürde, wenn es um das Management der Kosten von Agile-Teams geht.

Während Agile sich auf den Lorbeeren stabiler Teams ausruht, hat das nur wenig damit zu tun, wie beinahe jedes Agile-Team tatsächlich arbeitet. Das gilt besonders in Unternehmen, die sich hinsichtlich der Agile-Skalierung noch in einem Lernprozess befinden und aus einer Welt traditioneller Projektmanagementmethoden kommen. In Unternehmen, die noch stark projektorientiert arbeiten, kommen die Mitarbeiter zu den Projekten und nicht die Projekte zu den Mitarbeitern. Das wahrscheinliche Ergebnis ist, dass nur die Hälfte des Teams länger als ein paar Program Increments zusammenbleibt.

In Wahrheit wechseln viele Agile-Team-Spezialisten – Architekten, UX-Designer, Mitglieder der Qualitätssicherung, Tester oder Mitarbeiter, die mit Details der Softwareintegration befasst sind – häufiger das Team als es wünschenswert wäre, um ihr Fachwissen je nach Bedarf anderen Teams zu Verfügung zu stellen. Für Unternehmen, die Projekte noch traditionell und einzeln kalkulieren, können das umfangreiche Zeitmanagement und das Nachverfolgen der Ressourcen sehr mühsam sein.

Vorteil 1: Sie automatisieren die Datenerfassung und stellen prüffähige Kosten zur Verfügung.

Die automatisierte Erfassung von Agile-Kosten und die Befreiung von der Last einer manuellen Zeiterfassung kann das Problem lösen und dem Finanzbereich des Unternehmens eine prüffähige Lösung bieten, die Kosten für Agile-Softwareentwicklung zu aktivieren. Durch die Nutzung eines Systems, das automatisch den Zeitaufwand registriert, den ein Entwickler für eine Story, ein Feature und die zugehörige Epic aufwendet, können Unternehmen eine realistische Einschätzung des von ihren Agile-Teams erbrachten Nutzens gewinnen.

Vorteil 2: Sie erkennen die Werterbringung Ihrer Teams.

Mithilfe intelligenter Software, die die Arbeit unterschiedlicher Agile-Teams erfassen, ihre Zeit entsprechend aufteilen und dann die Daten in einem soliden Portfoliomanagementsystem zusammenfassen kann, erhalten Unternehmen einen realistischen Eindruck davon, woran Agile-Teams arbeiten und welchen Nutzen sie bringen.

Vorteil 3: Sie gewinnen mithilfe von Rollup-Berichten einen Überblick über den Zustand des Portfolios.

Diese automatisierten Rollup-Berichte sind nicht nur beim Managen von Workflows sehr hilfreich. Sie liefern dem Unternehmen auch ein besseres Verständnis hinsichtlich des Zustands und/oder der Leistungsfähigkeit auf Portfolioebene und unterstützen Finanzierungsentscheidungen.

Rollup-Berichte unterstützen Unternehmen dabei, zu verstehen, wofür die Teams ihre Zeit aufwenden, und geben ihnen die Möglichkeit, Anpassungen entsprechend der jeweils wichtigsten Prioritäten vorzunehmen. Da ihre Zeit aufgeteilt werden kann, wissen Unternehmen, ob sie für aktivierungsfähige Arbeit aufgewendet wurde oder als Aufwand verbucht werden muss. Sie können auch bei jedem einzelnen Feature die Aufteilung der Zeiten sehen, wodurch sich erkennen lässt, ob ein bestimmtes Feature oder Feature-Set zu einer Kostenfalle zu werden droht.

Vorteil 4: Sie messen den ROI agiler Teams und stellen geeignete CapEx-Kategorien und die korrekte Ausrichtung sicher.

Wenn die Ist-Werte der Agile-Teams (Kosten und damit verbundene Arbeit) übersichtlich dargestellt werden, können Agile- und Finanzführungskräfte den Nutzen, den Agile-Teams dem Geschäft bringen, besser erkennen. Sie können darüber hinaus einfach identifizieren, welche Kosten CapEx- beziehungsweise OpEx-Kategorien zugeordnet werden können.

Dieser Ansatz zur Budgetierung und Finanzierung von Value STreams oder Produktlinien hilft dabei, einige Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Aktivierung und der Agile-Kalkulation zu erleichtern. Die Vorteile der Agile-Kalkulation haben eine Multiplikatorwirkung auf der Ebene der Agile Release Trains und der Value Streams.

Auf diesen Ebenen sind die Vorteile von Kalkulation und Aktivierung sogar noch klarer erkennbar. Wenn CapEx- bzw. OpEx-Arbeit festgelegt worden ist, sind die Kategorien frühzeitig definiert. Das erlaubt es, Arbeit auf Features auszurichten, die entweder als CapEx oder OpEx gekennzeichnet sind.

Diese Transparenz hilft Agile- und Finanzführungskräften dabei, die echten Effekte von Agile-Teams auf die Profitabilität besser einzuschätzen und ein klareres Bild der Investitionsausgaben und Betriebskosten über alle Agile-Entwicklungsprojekte hinweg zu erhalten.

Vorteil 5: Sie stellen sicher, dass Agile-Teams für zukünftige Projekte ausreichende Unterstützung in Bezug auf Finanzierung und Budgets erhalten.

Durch die Automatisierung der Agile-Kalkulation mithilfe einer Softwarelösung oder eines -systems, gelingt es Unternehmen durch die höhere Genauigkeit, größere Teile ihrer Agile-Softwareentwicklungsarbeit zu aktivieren. Diese besseren Informationen liefern Teams die Daten und notwendigen „Beweise“, die sie brauchen, um sich Unterstützung für eine angemessene Finanzierung und entsprechende Budgets für zukünftige Projekte zu sichern.

Vorteil 6: Sie können Entwicklungskapazitäten an das Unternehmen zurückgeben.

Mithilfe von Planview können durch das einfache Verschieben einer Kanban-Karte wichtige Informationen systematisch gesammelt, berechnet und aufbereitet werden, sodass Ihr Unternehmen die Aktivierungskosten und Berichte für eine Agile-Softwareentwicklung ganz leicht erhalten kann. Dieser automatisierte Prozess macht manuelle Berichte und den Abgleich von Zeiterfassungsbögen überflüssig, reduziert die Zeit, die mit Verwaltungsaufgaben verbracht wird, erhöht die Genauigkeit der Zeiterfassung und gibt dem Unternehmen Entwicklungskapazitäten zurück.