Ressourcenplanung, Priorisierung, Bedarf, Sichtbarkeit: Wichtige Leitfäden für die PMO-Experten von heute

Ressourcenplanung, Bedarfsmanagement, Priorisierung und Transparenz: Das sind die vier Kompetenzen, die Sie pflegen müssen, wenn es Ihre Aufgabe ist, den geschäftlichen Nutzen zu steigern.

Ein PMO-Experte, der sich auf dem neuesten Stand befindet, berücksichtigt diese vier Disziplinen, um Unternehmen dabei zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und über die Agilität zu verfügen, um sich schnell zu verändern.

PMO unterstützen heutzutage verschiedene Arbeitsweisen

Ein PMO-Experte ist sich darüber im Klaren, dass sich die Arbeitswelt verändert. Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination von Arbeitsansätzen, um die Geschwindigkeit und die Erfolgsquote der Bereitstellung zu erhöhen.

Teams arbeiten bei der Arbeitsbereitstellung und dem Durchführungsprozess schon längst nicht mehr nach einem einheitlichen Ansatz. PMOs müssen all die verschiedenen Arbeitsmethoden unterstützen, die Teams aktuell nutzen. Dazu zählen beispielsweise kollaborative, iterative, Agile, Lean oder traditionelle Projektarbeit. Indem PMOs diese Methoden in ein integriertes Portfolio aufnehmen, ermöglichen sie es Teams, herausragende Arbeit zu leisten, den Fortschritt plangemäß zu erreichen sowie Prioritäten nach Bedarf zu ändern und Ressourcenkapazitäten entsprechend umzuverteilen.

In unserer vom Wandel geprägten Arbeitswelt müssen PMO-Experten die folgenden vier Kompetenzen meistern, um die für den Erfolg notwendigen Einblicke zu gewinnen.

• Ressourcenplanung und -management
• Arbeitseingangs- und Bedarfsmanagement
• Priorisierung und Ausrichtung
• Sichtbarkeit und Berichte

Diese vier Kompetenzen sind voneinander abhängig und ermöglichen es PMOs, den Bedarf kontinuierlich zu analysieren, Ressourcenkapazitäten festzulegen und die Initiativen mit dem größten Nutzen zu priorisieren. Die richtigen Daten und Analysen unterstützen diese Praktiken und werden gleichzeitig von ihnen gespeist. PMO-Experten haben jederzeit Einblick in den Status des Portfolios und seine Verbindung zur Strategie. Dadurch können solche PMOs zu einem strategischen Ratgeber für das Unternehmen werden, der über die Informationen und Berichte verfügt, um die Entscheidungsfindung des Managements zu unterstützen.

Sehen wir uns die Kompetenzen im Einzelnen an. Wir beginnen mit der Ressourcenplanung – einem Eckpfeiler des Projekt-Portfoliomanagement und echtem Muss für PMO-Experten – und betrachten danach die weiteren Kompetenzen, um die Fortschritte eines anpassungsfähigen PMO zu erkennen.

Mithilfe effektiver Ressourcenplanung nutzt ein PMO-Experte die begrenzten personellen Ressourcen des Unternehmens optimal. Dieser anpassungsfähige und kontinuierliche Prozess trägt dazu bei, dass Ihre Ressourcen jederzeit an den Projekten mit dem größten Nutzen arbeiten.

Durch das Verfeinern dieser Kompetenz können Sie Mitarbeiter und Teams so auf priorisierte Aufgaben verteilen, wie es gerade notwendig ist.

Um Ihre Ressourcenplanung und die damit verbundenen Managementpraktiken weiterzuentwickeln, sind fünf Schritte erforderlich:

1. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre wichtigsten Ressourcen: Kennen Sie Ihre Mitarbeiter, deren Fähigkeiten und Status.
2. Legen Sie Ressourcenrollen und Teamaufgaben fest, und weisen Sie sie zu: Wählen Sie aus verschiedenen Ansätzen denjenigen aus, der die beste Arbeit und die optimalen Ergebnisse verspricht.
3. Führen Sie grundlegende Analysen durch, und erfassen Sie die Finanzdaten: Vergewissern Sie sich, dass die Aufgaben im Einklang mit den strategischen Zielen stehen, und passen Sie die Finanzdaten gegebenenfalls an.
4. Analysieren Sie Kapazität und Bedarf: Ermitteln Sie, was das Unternehmen mit den bestehenden Ressourcen realistisch erreichen kann.
5. Nehmen Sie Umverteilungen vor, machen Sie Vorhersagen, und legen Sie Strategien für die Zukunft fest: Greifen Sie auf Szenarioplanung zurück, um verschiedene Alternativen zu vergleichen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Ressourcenplanung ist die unentbehrliche Praxis im Rahmen des Projektportfoliomanagements, bei der Ressourcen optimiert werden, um den größten unternehmerischen Nutzen zu erzielen. Während sich das Ressourcenmanagement auf die Zuweisung von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten an Projektteams konzentriert, handelt es sich bei der Ressourcenplanung um eine eher strategische Aufgabe. Ressourcenplaner berücksichtigen Bedarf und Kapazität, um sicherzustellen, dass die Arbeit mit der höchsten Priorität erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Projekte zu managen bedeutet, Ressourcen zu managen. Das Ressourcenmanagement ist somit ein wesentlicher Bestandteil des PPM und der vier Kompetenzen. Somit ist es von größter Bedeutung, zum Beispiel folgende Details zu kennen:

• An welchen Projekten arbeiten Ihre Mitarbeiter gerade?
• Welche Ressourcen sind wann verfügbar?
• Über welche Fähigkeiten und welche Expertise verfügen Ihre Mitarbeiter?
• Welche Lücken bestehen aktuell und in Zukunft?

Wenn Ressourcenmanagern die Daten zur Verfügung stehen, die sie für die Planung und Terminierung benötigen, können sie Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit optimal einsetzen.

Eine effektive Ressourcenplanung ermöglicht es Unternehmen, ihr Geschäft mit einer optimierten Bereitstellungsstrategie voranzubringen. Häufig besteht das Problem, dass nicht die passenden Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um Arbeit mit hoher Priorität abzuschließen. Unternehmen, die ihre Ressourcenplanungs-Capabilitys verbessern, stellen oft fest, dass sie Projekte häufiger pünktlich und im Rahmen des geplanten Budgets bereitstellen.

Darüber hinaus führt die Fähigkeit, die richtigen Ressourcen rechtzeitig für die passenden Aufgaben einzusetzen, zu mehr Wachstum und Innovation. Projekt- und Portfoliomanager können besser sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Teams auf die Strategie ausgerichtet sind. Sie können Ressourcen geschickt umverteilen, um geänderten Prioritäten gerecht zu werden und neue Chance zu nutzen.

Ohne Einblicke in die Ressourcen, zum Beispiel aktueller Status und Verfügbarkeit, winken Unternehmen möglicherweise jedes Projekt durch. Diese Haltung, zu allem Ja zu sagen, sorgt aber beim Management, bei Geschäftsfeldverantwortlichen und sogar bei Kunden für unrealistische Erwartungen. Zu den häufigsten Folgen zählen überbeanspruchte Ressourcen, Projektverzögerungen, schlechte Produktivität, steigende Kosten, geringe Arbeitsmoral, Rückschläge im Wettbewerb und viele weitere.

Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung ergänzen einander. Die Kapazitätsplanung ist dabei eine übergeordnete Aktivität. Im Allgemeinen werden in ihrem Rahmen Rolle und Abteilung herangezogen, um die Verwendung festzulegen und zu ermitteln, ob das Unternehmen die Ressourcenkapazität hat, um aktuellen und zukünftigen Bedarfen zu genügen. Mithilfe eines zentralisierten Systems für Arbeitsanfragen können PMOs den Bedarf zusammentragen und auf der Basis begrenzter Ressourcen bewerten.

Der Einblick in die Ressourcenkapazität erlaubt es PMOs, die Notwendigkeit zusätzlicher Ressourcen zu rechtfertigen – oder wenigstens zu begründen, warum ein Projekt keine personelle Unterstützung erhalten kann. Führungskräfte und andere Stakeholder können dann fundierte Entscheidungen in Bezug auf Programme, Anwendungen, Projekte und Produkte treffen. So können sie beispielsweise neue Mitarbeiter für eine wichtige Initiative einstellen oder bestimmte Projekte stoppen, um Mitarbeiter für andere Aufgaben freizustellen.

Eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Ressourcenplanung ist die Verwendung eines geeigneten Tools. Projekt- und Ressourcenmanager greifen häufig auf Spreadsheets zurück, um Ressourcenpläne zu verwalten, Aufgaben zu planen, Zeit und Kosten im Auge zu behalten und Aufgaben zuzuweisen. In kleineren Unternehmen mag das funktionieren. Für größere und komplexere Unternehmen ist es aber zu mühsam und langsam, das Ressourcenmanagement mithilfe mehrerer Spreadsheets zu organisieren.

Ressourcenmanagement-Software kann den Prozess der Ressourcenplanung deutlich vereinfachen. Diese Lösungen bieten vollständige Transparenz über wesentliche Daten wie Ressourcennutzung, Kosten, Kapazität, Durchsatz, Standort und Verfügbarkeit. Capabilitys wie integrierte Gantt-Diagramme beinhalten häufig die Möglichkeit, einen vereinfachten Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) zu erstellen, und bieten auch andere Visualisierungsmöglichkeiten, um Ressourcenbedarfe zu identifizieren.

Umfassendere und solide PPM-Lösungen gehen sogar über das reine Reporting des Projektstatus hinaus und erlauben in Echtzeit einen Überblick über den Status von Ressourcen und Aktivitäten, die mit den strategischen Zielen verknüpft sind. Die Integration von Arbeit und Ressourcen an einem Ort ist eine leistungsfähige Capability, die Planung und Bereitstellung miteinander verbindet. Mithilfe von Funktionalitäten wie einer Was-wäre-wenn-Planung können PMOs die Auswirkungen möglicher Veränderungen erkennen, bevor sie geschehen, und Ressourcen auf Basis der verfügbaren Daten planen.

In der sich aktuell rasant weiterentwickelnden Geschäftswelt wandeln sich Teams von rollenbasierten und projektorientierten Teams zu funktionsübergreifenden, leistungsfähigen Teams mit mehr Fachwissen, die hocheffizient arbeiten und so zu größeren Value Streams beitragen können. PMOs können für Unternehmen bei ihrer Entwicklung hin zu größerer Anpassungsfähigkeit hinsichtlich ihrer geschäftlichen Aktivitäten einen wichtigen Beitrag leisten, indem sie alle Arten von Teams – Projekt-, Agile oder Shared Services-Teams – dabei unterstützen, ihre Arbeit umzusetzen und ihre eigenen Kapazitäten zu managen.

Eine formalisierte Bedarfsmanagementfunktion unterstützt Ihr PMO bei der Ressourcenplanung. Dadurch können Sie und Ihre Stakeholder jede Arbeitsanfrage objektiv bewerten und Ressourcenengpässe und Zeitpläne in den Prozess miteinbeziehen. Ziel ist es dabei, nur die Arbeit zu genehmigen und zu priorisieren, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringt und die realistischerweise umgesetzt werden kann.

Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, einen effizienten, konsistenten und leicht verständlichen Prozess für das Bedarfsmanagement und den Arbeitseingang zu entwickeln:

1. Erfassen Sie erste Arbeitsanfragen:

Erstellen Sie einen einfachen Prozess zum Einreichen von Ideen und Anfragen. Seien Sie dabei aber streng genug, um eine Überlastung zu vermeiden.

2. Lenken Sie den Arbeitseingangsprozess:

Nutzen Sie für eingehende Anfragen nach Bedarf Gates, um dafür zu sorgen, dass der Flow, die Sammlung und die Bewertung der zum entsprechenden Zeitpunkt benötigten Daten sichergestellt sind.

3. Bewerten und erstellen Sie wichtige Arbeitselemente:

Ermöglichen Sie es Gate-Genehmigern und Stakeholdern, eingehende Arbeit auf der Basis von Kriterien wie strategischer Eignung, Risikominderung, ROI usw. zu bewerten.

4. Kümmern Sie sich um Prüfung, Nachverfolgung und Verbesserung:

Untersuchen Sie sowohl den Aufnahmeprozess als auch die abgeschlossene Arbeit, um das Bedarfsmanagement kontinuierlich zu verbessern und die strategische Arbeit schnell voranzutreiben.

PMO-Experten setzen häufig zusammen mit dem Bedarfsmanagement und der Ressourcenplanung einen Priorisierungsprozess auf. Dieselben Kennzahlen und Bewertungen, die in der Evaluierungsphase angewendet wurden, können auch genutzt werden, um die Arbeit zu priorisieren. Ihr Priorisierungsprozess sollte dem PMO und den wichtigsten Stakeholdern für jedes Projekt die folgenden Fragen beantworten:

Vier Schritte erlauben es Ihnen, die Arbeit mit dem größten Nutzen zu priorisieren:

1. Bereiten Sie die Priorisierung vor: Bestimmen Sie Ihren Prozess. Dazu sollten Sie unter anderem folgende Fragen stellen: Wer? Was? Wann? Wie? Wie oft?
2. Wählen Sie Ihre Bewertungsmethode für die Priorisierung: Beginnen Sie mit drei gebräuchlichen Methoden, und analysieren Sie ihre Vor- und Nachteile.
3. Optimieren Sie den Prozess: Handeln, bewerten, überarbeiten und entwickeln Sie den Priorisierungsprozess kontinuierlich weiter, um ihn so effektiv und nutzbringend wie möglich zu gestalten.
4. Erstellen Sie den Business Case: Dokumentieren und kommunizieren Sie, wie der Priorisierungsprozess das Unternehmen dabei unterstützt, seine strategischen Ziele zu erreichen.

Indem Sie Ihre Kompetenzen im Hinblick auf Ressourcenplanung, Bedarfsmanagement, Priorisierung und Sichtbarkeit weiterentwickeln, schaffen Sie die Grundlage dafür, ein PMO-Experte zu werden, der sich mühelos an den Wandel anpassen kann. Sie werden dadurch Ihre Position als strategischer Lotse für das Unternehmen, der Wachstum und Innovation vorantreibt, festigen.

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