Préparez-vous à devenir Agile grâce à la gestion de portefeuilles de projets

Un projet technologique ou commercial peut être achevé dans les délais et le budget prévus, mais cela signifie-t-il qu'il a été couronné de succès ? Pas toujours. Les facteurs du succès ne sont plus définis par ces seuls critères. Il est par exemple possible qu'un projet achevé n'ait pas répondu aux attentes des parties prenantes ou que le suivi et la réalisation des objectifs globaux de l'organisation aient été négligés.

La gestion PPM permet à une organisation d'identifier, de prioriser, d'organiser et de gérer des projets et des produits. L'agilité, c'est-à-dire la mise en place d'un portefeuille plus Agile, consiste à faire tout cela de manière plus efficace, simplifiée et rationalisée afin de maximiser la valeur pour l'organisation. Elle a pour vocation de préserver la flexibilité sans sacrifier la rapidité. Les dirigeants et les responsables de portefeuilles sont alors en mesure de prendre des décisions plus rapidement et de changer facilement d'orientation face à des changements tels que :

• Les évolutions du marché
• L'émergence de nouvelles réglementations nationales
• D'autres facteurs impactant l'activité de l'organisation

Alors que les méthodes traditionnelles de gestion de portefeuilles de projets étaient régies rigoureusement et gérées de manière stricte par le bureau de gestion de projets (PMO), souvent avec une planification seulement annuelle (généralement un processus étendu réalisé avec des feuilles de calcul et PowerPoint), l'agilité devrait à présent permettre aux entreprises de modifier rapidement leur planification en cas de besoin. Cette stratégie paraît bien plus efficace au regard de la rapidité des changements induits par la transformation numérique.

Même dans les secteurs où les entreprises sont soumises à des contrôles réglementaires stricts, tels que les services financiers, les soins de santé et l'administration, il est plus que jamais nécessaire de trouver un équilibre entre souplesse et conformité. Par ailleurs, les PMO évoluent dans tous les secteurs, devenant plus agiles dans leur manière de superviser les projets, les programmes et les portefeuilles, et relâchant dans une certaine mesure l'emprise de la gouvernance.

Il n'est pas surprenant de constater, en raison de ces facteurs et d'autres encore, une augmentation de la demande de plateformes technologiques supportant des méthodes de travail Agile et plus collaboratives, en plus de la gestion de portefeuilles de projets. Cette tendance reflète un renforcement général de l'attention portée aux transformations Agile qui se produisent au sein des entreprises.

De plus en plus de dirigeants dépendent de l'agilité et des méthodes de travail Agile pour faire en sorte que leurs organisations gagnent en capacité d'innovation et en dynamisme, et pour lancer plus rapidement leurs produits et services sur le marché.

Le rapport Forbes Insights/Project Management Institute (PMI) intitulé « Gagner en agilité : l'influence essentielle des dirigeants » signale que 84 % des cadres pensent que l'agilité organisationnelle est nécessaire pour réussir la transformation numérique.

L'adoption de la gestion PPM et des technologies connexes peut apporter un certain nombre d'avantages pour faciliter l'agilité. Voici quelques exemples des retombées auxquelles les entreprises peuvent s'attendre.

Alignement stratégique des initiatives et des activités

Les équipes, les collaborateurs et les ressources peuvent se concentrer sur les activités les plus profitables pour l'organisation, plutôt que sur les prochains projets planifiés.

Les entreprises peuvent s'assurer que les activités les plus importantes stratégiquement reçoivent la priorité absolue et sont dotées du personnel adéquat, avec les technologies appropriées, grâce à un système de notation permettant la prise de décisions axées sur la valeur.

Les entreprises doivent adopter une approche plus continue, avec une planification stratégique des investissements, en priorisant les activités en fonction de leur adéquation avec les initiatives menées à l'échelle de l'entreprise. Les parties prenantes auront ainsi l'assurance que le portefeuille sera élaboré de manière à contribuer à la réalisation des objectifs.

Optimisation de la gestion de la demande, de la planification de la capacité et de la gestion des ressources

Le changement est la seule constante, tandis que les priorités, les ressources (y compris humaines et financières), les conditions du marché et d'autres facteurs évoluent au fil du temps.

Un inventaire exact et actualisé des ressources, un plan d'utilisation de ces ressources et un plan d'affectation contribuent à la réalisation efficace et sans interruption des projets d'une entreprise.

La gestion de la capacité et de la demande permet aux managers de se tenir informés sur :

• La création de nouvelles demandes d'activités
• Les ressources travaillant sur des projets particuliers
• Les ressources disponibles pour d'autres activités
• Les projets nécessitant d'être dotés d'une expertise spécifique

L'agilité permet aux managers d'affecter les meilleures ressources disponibles pour un projet donné en fonction des compétences, et de pourvoir rapidement et facilement les projets desquels ces ressources ont été retirées afin de mener à bien des activités plus prioritaires. Des capacités telles que la planification de scénarios fournissent les données nécessaires pour s'adapter à l'évolution des demandes, aux dépendances des projets et à la gestion inter-équipes.

Reporting avancé à l'échelle du portefeuille et du programme

L'un des avantages de l'agilité dans toute l'entreprise est la visibilité au niveau du portefeuille et la capacité de reporting sur tous les aspects des projets et de l'exécution d'une organisation, ce qui peut se traduire par une amélioration des performances, des résultats supérieurs et un meilleur retour sur investissement pour les projets et les ressources.

Les entreprises peuvent bénéficier d'une visibilité au niveau du portefeuille pour obtenir des données sur :

• L'état d'avancement des projets
• La portée du projet
• Les attentes concernant le résultat du projet

Les solutions de gestion de portefeuilles de projets permettent aux managers de :

• Visualiser la progression en temps réel des projets
• Tenir les parties prenantes informées de l'état d'avancement
• Obtenir une vision claire des objectifs visés par les équipes

Ils peuvent établir et exécuter des feuilles de route de programme, ce qui leur permet de gagner en visibilité sur l'ensemble du portefeuille et des équipes travaillant sur des projets particuliers. Les entreprises peuvent également mesurer plus simplement les coûts réels des projets Agile et des activités collaboratives en cours dans d'autres secteurs de l'entreprise.

Avec les bonnes plateformes technologiques, les entreprises sont en mesure de compiler automatiquement des données dans des tableaux de bord intuitifs, de manière à aligner les activités sur leurs objectifs stratégiques, maximiser la valeur des produits et services délivrés, et contrôler les coûts.

Collecter des données sur des activités Agile et collaboratives à partir de systèmes disparates peut s'avérer complexe au sein d'une organisation sans un processus formel de reporting. L'intégration d'outils d'exécution des activités à une plateforme de gestion de portefeuilles permet aux parties prenantes d'accéder à des informations précieuses depuis une solution centralisée, tout en laissant aux utilisateurs finaux la possibilité de continuer à utiliser le système qui leur est familier.

La gestion PPM et la gestion de portefeuilles Agile contribuent au bon déroulement des activités. Elles offrent la flexibilité nécessaire pour laisser les équipes travailler de la manière qui leur convient le mieux, tout en permettant de suivre la réalisation du travail d'équipe vers des objectifs communs.

Livraison plus rapide

Les entreprises d'aujourd'hui sont entièrement tournées vers la rapidité. Elles doivent mettre leurs produits et services sur le marché avant leurs concurrents, sous peine de laisser échapper des opportunités commerciales.

La gestion PPM augmente la vitesse à laquelle les projets sont achevés et les produits et services finaux délivrés, ce qui peut engendrer des avantages commerciaux tels que :

• L'augmentation des ventes
• Le développement d'un avantage concurrentiel
• Des taux de satisfaction des clients plus élevés

Une meilleure gestion des projets et des ressources permet aux équipes de projet de respecter ou de devancer le calendrier ; les projets sont donc susceptibles d'être achevés plus rapidement. Cela est particulièrement important dans le cas des produits et services pour lesquels le facteur temps est primordial, comme les offres saisonnières. Il a été démontré qu'un logiciel de gestion PPM permet de raccourcir la durée des projets de manière significative.

Les cadres supérieurs ainsi que les PMO, les directeurs financiers et d'autres parties prenantes doivent connaître les bonnes pratiques d'adoption de la gestion de portefeuilles Agile afin d'en assurer le succès. Ces pratiques sont appliquées à l'organisation dans son ensemble ou au PMO, qui peut très bien être chargé de piloter la transition vers cette nouvelle façon de gérer les portefeuilles.

Transformer la gestion de portefeuilles de projets en travail d'équipe

Il est important de se rappeler que si le PMO est responsable de la gestion du portefeuille, la coordination avec toutes les composantes de l'entreprise, des dirigeants définissant la stratégie et les initiatives aux équipes chargées de l'exécution des activités, est nécessaire. La gestion de portefeuilles Agile, associée à la gestion PPM, couvre de multiples aspects d'une organisation et implique de nombreuses parties prenantes dans toute l'entreprise.

En outre, des flux continus de collaboration et de partage d'informations sont obligatoires entre les personnes concernées pour que ces efforts soient couronnés de succès. Si, par exemple, la direction ne communique pas clairement les objectifs stratégiques au PMO, le risque que les objectifs ne soient pas atteints est plus grand.

Les PMO ont la capacité de définir des feuilles de route d'exécution et ont l'habitude d'assurer la gestion du changement. C'est pourquoi les organisations s'appuient sur eux pour identifier les ressources nécessaires et conduire la transition vers la gestion de portefeuilles Agile.

L'une des premières étapes pour concrétiser cela est que les PMO eux-mêmes deviennent plus agiles et adoptent l'agilité dans leurs propres pratiques, ce qui signifie qu'ils devront affiner leur rôle et leur approche de la gestion des portefeuilles. Quelques conflits avec les méthodes traditionnelles de procéder éclateront certainement, mais il est temps d'être plus ouvert et plus adaptable.

Une gouvernance parfaitement calibrée

Même si le concept d'agilité consiste à réaliser le travail plus rapidement, à mettre les produits sur le marché plus tôt et à donner une grande latitude aux membres des équipes, cela ne signifie pas que la gouvernance doit être abandonnée.

Les organisations peuvent appliquer un niveau de gouvernance parfaitement calibré sans avoir recours à des méthodes de gestion bureaucratiques peu efficaces qui sont contre-productives en termes d'agilité et entravent la flexibilité, la créativité et l'innovation.

Un certain degré de planification et de stratégie, ainsi que l'adéquation des objectifs de l'entreprise avec les portefeuilles s'avèrent indispensables. Une bonne gouvernance peut être particulièrement efficace pour résoudre les problèmes qui surviennent lorsque plusieurs équipes de l'entreprise travaillant ensemble ne sont pas synchronisées ; elle les aide alors à se remettre sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Tirer parti de la planification continue

Tandis qu'elles cherchent à gagner en agilité, les organisations doivent adopter la planification continue, ce qui implique d'actualiser en permanence les feuilles de route pour s'adapter aux événements internes ou externes qui affectent les plans et peuvent inclure :

• Un changement en termes de priorités, de financements et de ressources
• De nouvelles exigences de conformité réglementaire
• Des bouleversements du marché
• D'autres événements

La planification continue contraste avec les approches de planification statiques et plus traditionnelles qui peuvent inclure des analyses de planification annuelles ou semestrielles. En tant que telle, elle est bien mieux adaptée à un environnement Agile qui favorise une planification flexible et itérative pouvant être adaptée à des conditions changeantes.

Les entreprises doivent pouvoir réévaluer en permanence et passer rapidement à la vitesse supérieure lorsque les priorités changent et que de nouvelles opportunités se présentent, ce que permet une approche de planification continue. Elle garantit en effet que l'organisation génère constamment de la valeur ajoutée, tout en tenant compte des contraintes de capacité.

Sans la planification continue, les organisations pourraient se trouver mal équipées pour ajuster les projets, les ressources et les priorités en fonction des besoins, ce qui risque d'entraîner :

• Des dépassements de coûts
• Une pénurie de ressources
• Un risque accru pour l'entreprise
• D'autres problèmes

Grâce à la planification continue et à un état esprit tourné vers l'agilité, les entreprises peuvent rapidement modifier un plan afin d'atténuer les contraintes de ressources et de capacité lorsque le changement se produit.

Mettre en œuvre des portefeuilles centrés sur les produits

Une grande partie du travail effectué dans les environnements agiles aujourd'hui est axée sur la fourniture de produits et de services numériques aux clients. Or, la rapidité et la flexibilité sont essentielles pour essayer de satisfaire les demandes changeantes des clients.

Pour y parvenir, les organisations doivent désormais gérer leurs portefeuilles en termes de produits, et non plus de projets, et mettre l'accent non plus sur une exécution dans le respect des délais et du budget, mais plutôt sur la création de valeur.

Les managers doivent planifier et gérer en fonction des produits et services finaux créés. Ils doivent également identifier tous les facteurs nécessaires à leur création, qu'il s'agisse des technologies, des services, des installations ou du personnel.

Dans le cadre de la mise en place de portefeuilles centrés sur les produits, les PMO doivent travailler en étroite collaboration avec les managers et responsables de produits pour élaborer des plans et des feuilles de route tournés vers l'avenir, plutôt que de simplement établir des calendriers de projets. Cette approche permet non seulement d'actualiser les feuilles de route avec simplicité et souplesse en cas de changement, mais aussi de trouver des opportunités d'amélioration et d'innovation concernant les produits, les services et l'expérience client.

Choisir la bonne technologie

Une part importante du passage de la gestion traditionnelle de portefeuilles de projets à la gestion de portefeuilles Agile consiste à déployer les meilleures technologies ou, dans certains cas, à reconfigurer les technologies actuelles pour qu'elles soient parfaitement adaptées, afin de permettre cette nouvelle approche et de répondre aux besoins uniques de l'entreprise.

Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets doit permettre de visualiser la situation dans son ensemble en mettant la stratégie en lien avec l'exécution, et en intégrant et en alignant les portefeuilles stratégiques avec les projets, programmes, applications, technologies et ressources financières.

L'adoption de la gestion de portefeuilles Agile est un long parcours. Les organisations doivent rechercher une technologie capable de s'adapter à des exigences changeantes, et dotée des capacités nécessaires pour les aider à atteindre leurs objectifs et, en fin de compte, à se transformer.

Pour de nombreuses organisations, la gestion de portefeuilles Agile transforme la façon de planifier et d'exécuter le travail, ce qui peut engendrer des avantages tangibles tels qu'une augmentation du chiffre d'affaires, de meilleurs services aux clients et une amélioration des processus.

Comme le fait remarquer le cabinet de conseil Accenture, la gestion de portefeuilles traditionnelle ne suffit plus.

« La concurrence entrepreneuriale s'est intensifiée et les attentes des clients sont montées en flèche… Ce monde en constante évolution exige que les idées soient validées plus rapidement, et que davantage d'initiatives soient menées en parallèle et de manière plus efficace et coordonnée. De nombreux PDG sont aux prises avec cette réalité complexe. Le manque de transparence, l'augmentation des frais généraux et la déconnexion profonde entre la stratégie d'une entreprise et ses activités ont fait apparaître clairement que la gestion traditionnelle de portefeuilles de projets ne suffit plus. »

Grâce à la gestion de portefeuilles Agile, les entreprises peuvent :

• Mieux aligner les portefeuilles de projets sur les objectifs stratégiques de l'entreprise
• Déterminer si les équipes travaillent sur des projets qui visent à atteindre ces objectifs
• Réduire le temps que les membres d'équipe consacrent à des activités de faible valeur

La visibilité accrue sur les portefeuilles et le reporting sur les projets peuvent conduire à une meilleure prise de décision et à de meilleurs résultats.