Comptabilisation des revenus des services professionnels : vue d'ensemble

En réalité, la comptabilisation des revenus est une norme de reporting financier excessivement complexe qui a un impact direct et significatif sur la durabilité et la rentabilité de différents projets, ainsi que sur le succès et la solidité d'une organisation. Une alternative est la prévision des revenus, qui prend en compte les mêmes éléments du chiffre d'affaires sans passer par le processus comptable proprement dit. La prévision des revenus a pour but de donner aux entreprises une idée suffisamment précise des revenus auxquels elles peuvent s'attendre pour les aider à prendre certaines décisions, sans nécessairement être exacte au centime près.

Dans le domaine des services professionnels, la comptabilisation des revenus peut s'avérer particulièrement difficile. En effet, à mesure que les organisations de services professionnels gagnent en maturité et se développent, la proportion des revenus générés par les grands projets au forfait augmente prend souvent le dessus sur celle des contrats plus simples en régie. Le modèle de comptabilisation des revenus évolue alors vers beaucoup plus de complexité.

Au lieu de comptabiliser les revenus en fonction des factures ou des encaissements, les entreprises doivent se baser sur le degré d'avancement, en tenant compte de la possibilité de risques supplémentaires et de défauts de paiement.

Le cabinet de comptabilité et de conseil Cohen & Co note également des complexités additionnelles pour les entreprises de logiciels et SaaS qui proposent des développements personnalisés, des formations et d'autres types de services professionnels. Pour comptabiliser correctement leurs revenus, ces organisations doivent déterminer si elles vendent leurs services de façon autonome ou si les clients peuvent faire appel à des tiers pour obtenir ces services d'abonnement.

Dans chaque scénario, les services sont distincts de l'abonnement au logiciel ou SaaS. À ce titre, les revenus peuvent être comptabilisés dès l'obligation de service remplie. En outre, certains services peuvent être fournis sur une période qui, conformément aux dispositions contractuelles, exige que les organisations de services professionnels réalisent certaines prestations ou atteignent certains jalons avant que le service (ou une phase/composante de celui-ci) puisse être officiellement considéré comme étant terminé par les clients.

Dans de tels scénarios, les organisations de services professionnels doivent évaluer si les clients ont la capacité de générer des revenus pour les services fournis. Si c'est le cas, les revenus doivent être comptabilisés à ce moment-là. Si ce n'est pas le cas, la comptabilisation des revenus doit attendre.

L'un des changements les plus importants apportés au principe et au processus de comptabilisation des revenus des services professionnels aux États-Unis est l'Accounting Standards Codification (ASC 606). Élaborée conjointement par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB), il s'agit de la norme la plus récente en matière de comptabilisation des revenus.

L'alignement de la comptabilisation des revenus sur les normes ASC 606 ou IFRS 15 peut être garanti avec une solution de facturation certifiée conforme.

L'ASC 606 fournit un cadre uniforme pour la comptabilisation des revenus de contrats clients. Nous reviendrons sur cette norme plus loin dans cet article. Mais avant cela, nous allons poser les bases en définissant clairement la comptabilisation des revenus.

La comptabilisation des revenus est un principe comptable généralement reconnu (PCGR) qui stipule comment et quand les revenus doivent être comptabilisés. Aligné sur les lignes directrices de la US Securities and Exchange Commission (SEC), ce principe établit que les revenus sont réalisables et acquis lorsque les quatre critères suivants sont satisfaits :

• Il existe des preuves claires de l'existence d'un accord (par exemple, un contrat).
• La livraison a eu lieu ou les services ont été fournis.
• Le prix que l'acheteur paie au vendeur est fixé ou déterminable.
• Le recouvrabilité est assurée.

On peut noter que les critères « À émission de la facture » ou « À réception du paiement » ne font pas partie de l'ensemble de critères de comptabilisation des revenus. Il ne s'agit pas d'un oubli. Selon l'ASC 606, l'utilisation de ces critères n'est plus acceptable.

En d'autres termes, les factures et les paiements peuvent intervenir, ce qui est même souvent le cas, avant la comptabilisation des revenus. Dès que certaines conditions sont remplies, les organisations doivent réaliser des revenus – et les calculer, les suivre et les déclarer avec précision.

Les organisations qui cherchent à comprendre la comptabilisation des revenus des services professionnels devraient également tenir compte de ce lien. Chaque donnée est importante pour la comptabilisation des revenus. En l'absence de données financières essentielles sur les projets – dont les réservations, les facturations et les revenus pour rendre compte de la rentabilité des projets – les entreprises de services professionnels doivent composer avec un manque de visibilité en temps réel pour la prise de décision, des ajustements manqués et des marges réduites.

Heureusement, les solutions PSA avancées d'aujourd'hui créent un écosystème puissant qui assure la prévision des revenus, puis leur comptabilisation complète grâce à l'envoi des données à l'ERP. Les données transmises englobent généralement les relevés de temps, les jalons atteints, les pourcentages de réalisation et d'autres événements liés aux revenus. Cette approche étroitement intégrée fournit aux entreprises des informations précises sur leurs revenus.

La méthode de comptabilisation des revenus choisie doit également être alignée sur les exigences d'un contrat ou les préférences d'un client. Nous allons justement nous pencher sur quelques-unes de ces méthodes dans la section qui suit.

De nombreuses entreprises de services professionnels utilisent la prévision des revenus en plus de la comptabilisation des revenus. Bien que similaire, la prévision des revenus vise à donner une idée approximative des revenus à venir pour faciliter la prise de décisions. La comptabilisation des revenus désigne le processus comptable proprement dit, qui nécessite ainsi une précision au centime près.

Avec la prévision des revenus, les entreprises peuvent obtenir une vision précise de leurs revenus sans passer par l'ensemble du processus de comptabilisation. En associant les deux, les entreprises disposent de données en temps réel pour prendre des décisions stratégiques et suivre des processus comptables complets.

Il existe plusieurs méthodes pour la comptabilisation des revenus des services professionnels. Nous allons examiner de plus près trois des méthodes les plus courantes : la régie, le forfait et les unités d'œuvre. Nous mettrons également en évidence les règles (formules de calcul) pour les différentes options disponibles avec chaque méthode.

Régie

• Base de calcul du temps : Nombre d'heures approuvées × taux de facturation ou de coût
• Base de calcul des dépenses : Dépenses approuvées × pourcentage de dépenses considérées comme facturables

Cette méthode est généralement combinée à un contrat au forfait dans lequel les dépenses sont considérées comme facturables.

Forfait

• Base de calcul du pourcentage d'avancement physique (pourcentage d'achèvement) : estimation de la quantité réelle de travail accompli (total des heures réelles/total des heures planifiées). Remarque : Basée sur une estimation, cette valeur peut refléter un pourcentage plus ou moins élevé que le laisse supposer le nombre exact d'heures de travail approuvées.
• Base de calcul du pourcentage d'avancement physique (coût) : coût budgété à date / coût total budgété (pour toutes les périodes fiscales, passées et présentes).
• Base de calcul de l'effort fourni : valeur monétaire du nombre réel d'heures approuvées de travail facturable × taux de facturation ou de coût. Remarque : Ce système est similaire à celui de la régie, sauf que le client se voit facturer un montant fixe, quel que soit le temps réellement passé sur le travail. De ce fait, les tâches doivent être associées à un livrable à prix forfaitaire.
• Base de calcul du pourcentage du livrable total (jalons – pourcentage prévu) : application du pourcentage d'un livrable qui devrait être achevé à une date spécifique × montant de la facturation pour le livrable. Les revenus sont comptabilisés chaque fois qu'un jalon est franchi.
• Base de calcul des revenus comptabilisés (jalons – revenus prévus) : le montant de la facturation est réparti uniformément sur une série de dates ou peut être ajusté pour refléter les différents niveaux de travail réalisés aux différentes étapes du livrable. Les revenus sont comptabilisés chaque fois qu'un jalon est franchi.

Unités d'œuvre

• Base de calcul du pourcentage d'avancement physique (pourcentage d'achèvement) : estimation de la quantité réelle du produit (ou service) livré. Un pourcentage distinct est appliqué à chaque produit (ou service) de la mission et une valeur monétaire est calculée en appliquant ce pourcentage au prix étendu (standard ou négocié) du produit (ou service).
• Base de calcul du pourcentage du livrable total (jalons – pourcentage prévu) : application du pourcentage du produit qui devrait être achevé à une date spécifique × montant de la facturation pour le livrable. Les revenus sont comptabilisés chaque fois qu'un jalon est franchi.
• Base de calcul des revenus comptabilisés (jalons – dollars prévus) : estimation de la partie du prix total (standard ou négocié) du produit (ou service) gagnée à une date spécifique. Le prix peut être réparti uniformément sur une série de dates ou ajusté pour refléter les différents niveaux de livraison du produit (ou service) au cours du projet. Les revenus sont comptabilisés chaque fois qu'un jalon est franchi.

Approfondissez le sujet : Planification de la capacité pour les services professionnels

Bien que la facturation et la comptabilisation des revenus soient similaires et liées, d'un point de vue comptable et juridique, elles se distinguent à deux titres :

• La facturation consiste à demander un paiement pour la fourniture d'un produit, d'un service ou des deux.
• La comptabilisation des revenus est basée sur la valeur d'un produit ou d'un service fourni à un client et sur le moment où la livraison a eu lieu. Selon les règles des PCGR, les revenus ne peuvent être comptabilisés qu'une fois acquis – pas nécessairement au moment de la facturation ou de l'encaissement.

En comptabilité, la facturation et les revenus suivent des chemins parallèles. Le système PSA de Planview transmet ces données à l'ERP, qui prend en charge la facturation et la comptabilisation des revenus. Le logiciel PSA de Planview n'assure pas à lui seul les processus de comptabilisation des revenus. Ces données liées à la prévision des revenus alimentent l'ERP. En ce sens, la facturation et la comptabilisation des revenus se conjuguent pour offrir une vision précise des revenus d'une entreprise.

Pour que les processus de comptabilisation des revenus soient précis, la facturation et la comptabilisation des revenus suivent des chemins parallèles – et non identiques (même s'ils finissent par se rejoindre à la fin). La facturation est le processus qui va de l'exécution à la clôture et à la demande de paiement au client (généralement sous la forme d'une facture).

La comptabilisation des revenus consiste à appliquer les principes de l'ASC 606 qui permettent officiellement aux organisations de déclarer leurs revenus.

Prenons deux exemples simples de comptabilisation des revenus de services professionnels :

• Exemple 1 : Dans son contrat, une organisation de services professionnels a prévu un jalon qui lui permet de facturer la livraison de la première phase de déploiement d'une nouvelle fonctionnalité pour une solution. Ayant atteint ce jalon, l'organisation présente une facture et est payée. Toutefois, la fonctionnalité en question n'a pas encore été mise à la disposition du client. Bien que l'organisation de services professionnels ait reçu le paiement de la facture, elle ne peut légalement déclarer ce montant en tant que revenus. Pourquoi ? Parce qu'elle doit encore livrer le produit final.
• Exemple 2 : Une organisation de services professionnels achève son travail sur une nouvelle fonctionnalité pour une solution et la livre au client. À la fin du mois (conformément à son contrat), l'organisation présentera une facture pour les services fournis. Cependant, comme le travail est terminé et le client a réalisé un bénéfice, les revenus doivent être comptabilisés et déclarés maintenant – même si aucune facture n'a été envoyée et aucun paiement n'a été reçu. (Pour savoir comment les organisations de services professionnels peuvent calculer et déclarer correctement ce montant, reportez-vous à la section précédente sur les méthodes de comptabilisation des revenus des services professionnels.)

Les projets génèrent des revenus, mais seule la fonction finance les comptabilise. Les responsables de projets doivent avoir accès aux prévisions de revenus pour rester en phase avec les objectifs et les stratégies en matière de chiffre d'affaires. La solution PSA calcule ces prévisions et transmet les éléments nécessaires au système ERP pour la comptabilisation complète des revenus.

Un écosystème PSA solide permet aux responsables des services de suivre leurs revenus avec précision sans attendre que la fonction finance procède à leur comptabilisation. Les responsables de projets peuvent quant à eux exploiter les prévisions de revenus pour prendre des décisions stratégiques faisant avancer leurs projets dans la bonne direction.

Cependant, la prévision des revenus n'est pas exacte au centime près. Ce processus doit simplement être suffisamment efficace pour aider les responsables des services et financiers à prendre leurs décisions. Le système ERP assure alors la comptabilisation précise des revenus et transmet ces données au système PSA.

Quel lien y a-t-il entre les projets et la comptabilisation des revenus ?

Un grand nombre des règles applicables à la facturation s'appliquent également ici. Si le système ERP place les revenus comptabilisés dans la période comptable appropriée, cela sera acceptable du point de vue de la comptabilité financière.

Seule la fonction finance comptabilise les revenus. C'est là que la prévision des revenus devient essentielle. La prévision des revenus permet aux responsables de projets hors de la fonction finance de suivre les objectifs de revenus en temps réel sans passer par l'ensemble du processus de comptabilisation des revenus. Plus les responsables de projets et le PMO sont informés de l'état d'avancement du projet, plus ils sont en mesure d'ajuster les choses de façon à générer des revenus plus rapidement qu'en essayant simplement de respecter les dates de livraison.

Qu'est-ce que la comptabilisation des revenus ASC 606 ?

Plus haut, nous avons fait référence à la norme de comptabilisation des revenus ASC 606. Élaborée conjointement par le Financial Accounting Standard Board(FASB)et l'International Accounting Standards Board(IASB), la norme de comptabilisation des revenus ASC 606 est entrée en vigueur début 2018 pour les entreprises publiques et début 2019 pour les entreprises privées.

L'ASC 606 établit un processus en 5 étapes pour appliquer le principe central correctement et de manière homogène aux transactions générant des revenus :

1. Identifier le contrat avec le client

   • Toutes les parties doivent approuver le contrat.
   • Toutes les parties doivent s'engager à remplir leurs obligations respectives.
   • Les droits de chaque partie doivent être identifiables.
   • Le contrat doit avoir une substance commerciale.
   • La recouvrabilité et la réception du paiement sont évaluées comme étant probables.

2. Identifier les obligations de résultat dans le contrat

   • Tous les livrables et les engagements doivent être identifiés et compris.
   • Il faut déterminer si les produits à livrer et les engagements seront pris en compte ensemble ou séparément.

3. Déterminer le prix de la transaction

   • Le montant doit prendre en compte les remises, les rabais et autres avantages, et exclure les obligations de tiers telles que la taxe sur les ventes.
   • Pour les contreparties dont le montant est variable, il doit y avoir une estimation de bonne foi du montant qui soit autant que possible en phase avec le montant des revenus comptabilisés une fois l'incertitude liée à la variable résolue.

4. Attribuer le prix de la transaction aux obligations de résultat

   • Une correspondance doit être établie entre ce qui a été promis (et quand) et le montant de la compensation attendue sur la base du prix de vente de chaque bien ou service.
   • Point particulièrement important pour la comptabilisation des revenus des services professionnels : les considérations relatives à l'estimation des coûts variables doivent faire l'objet d'un examen plus approfondi afin d'appliquer correctement les dispositions de l'ASC 606 concernant les biens ou services qui constituent une série mais sont traités comme une obligation de résultat unique.

5. Comptabiliser les revenus lorsque chaque obligation de résultat est satisfaite

   • Le montant comptabilisé est affecté à l'obligation de résultat satisfaite établie à l'étape précédente.
   • Les obligations peuvent être satisfaites à un moment donné (le plus souvent lors du transfert des biens ou services promis à un client) ou au fil du temps (ce qui s'applique en général aux services fournis à un client sur une certaine durée).

Dans le cas des services professionnels, la comptabilisation des revenus consiste à diviser le contrat en éléments logiques basés sur les obligations qui seront fournies et le moment où elles le seront.

Sur le papier, cela peut sembler simple. Mais dans la pratique, les choses s'avèrent parfois complexes, en particulier lorsque l'engagement inclut des considérations variables. Celles-ci nécessitent une inspection supplémentaire pour garantir l'application correcte des règles de comptabilisation des revenus ASC 606. Une attention particulière est accordée aux services ou biens distincts qui font partie d'une série de livrables, mais sont considérés comme une obligation contractuelle unique.

Dans le domaine des services professionnels, les obligations contractuelles sont souvent remplies sur une période donnée, et non à un moment précis. Il est donc indispensable de mettre en place une méthode précise de contrôle, de suivi et de communication des progrès réalisés. Il est tout aussi important d'intégrer reporting projet et reporting financier pour générer des projections crédibles.

Quel lien y a-t-il entre la comptabilisation des revenus ASC 606 et les services professionnels ?

Comme nous l'avons vu plus haut, lors de la gestion de projets au forfait, les organisations de services professionnels doivent atteindre deux objectifs essentiels : comptabiliser avec précision les revenus selon les règles de l'ASC 606 et utiliser des méthodes de prévision adéquates pour s'assurer que les projets restent sur la bonne voie. Les solutions PSA jouent un rôle essentiel dans la réalisation de ces objectifs et la gestion des processus complexes.

Pour approfondir le sujet : Intégration de systèmes PSA pour votre organisation de services professionnels

Comme nous l'avons déjà dit, la comptabilisation des revenus une norme de reporting financier complexe qui a un impact direct et significatif sur la durabilité et la rentabilité des projets. Plutôt liée à la planification stratégique mais assurant des résultats similaires, la prévision des revenus permet aux entreprises de réaliser des projections précises de leur chiffre d'affaires.

Pour réussir et d'être rentables, les organisations de services professionnels doivent bien comprendre les méthodes de comptabilisation des revenus, les obligations de reporting de l'ASC 606, et comment exploiter une solution PSA et un ERP de façon à optimiser l'efficacité de la prévision et de la comptabilisation des revenus. À cet effet, Planview PSA s'occupe de la prévision des revenus et transmet les données à l'ERP pour la comptabilisation des revenus et la facturation.

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