Surmonter les obstacles courants de la planification de la capacité des ressources

Sur le papier, l'approche est relativement simple : il s'agit de comparer les besoins estimés en ressources avec le temps de travail dont celles-ci disposent et de procéder aux affectations appropriées. Cependant, une planification efficace de la capacité des ressources peut s'avérer relativement difficile. Or, un manque d'efficacité dans cette planification peut être lourd de conséquences : retard dans la croissance de l'entreprise, diminution du retour sur investissement, baisse de la motivation des équipes, etc.

À l'inverse, une planification efficace de la capacité des ressources peut se traduire par une accélération de la croissance de l'entreprise, une augmentation de la satisfaction des collaborateurs et bien d'autres bénéfices.

Pour mener à bien ce processus, les organisations doivent éliminer les obstacles courants qui peuvent conduire à des gaspillages et à une mauvaise gestion. Cet article vous invite à découvrir :

• Ce qu'est plus précisément la planification de la capacité des ressources
• Pourquoi elle est importante pour les entreprises d'aujourd'hui
• Les avantages qu'il y a à mettre en place un processus de planification de la capacité efficace, et
• Comment éviter les erreurs et les obstacles les plus courants
• Les caractéristiques à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de planification de la capacité des ressources
• Des cas concrets d'entreprises qui mettent à profit des logiciels de planification de la capacité des ressources comme Planview pour planifier et affecter efficacement leurs ressources

Du manque de visibilité au manque d'intégration, les défis liés à la planification des capacités de ressources dans le cadre de la gestion de projets sont légion. Pour livrer leurs projets dans les délais et le budget prévus, les organisations doivent apprendre à surmonter les obstacles courants dans le processus de planification de la capacité des ressources. Parmi ceux-ci :

Maîtrise de la demande organisationnelle

Les responsables de projet ou d'équipe doivent savoir quels projets ou initiatives exigent des ressources et connaître la capacité nécessaire. Forts de ces informations, les responsables de projets peuvent s'assurer qu'ils disposent des ressources adéquates pour répondre à la demande.

En général, les responsables de projet n'ont pas ce type de visibilité (environ 68 % des organisations considèrent la gestion de la demande comme une problématique important). Une équipe transverse menée par les métiers doit dès lors être créée pour piloter la priorisation.

Intégration des systèmes CRM et PSA

Pour les organisations de services professionnels, la demande est représentée par l'entonnoir des ventes ; un système CRM est donc mis en place pour gérer le pipeline commercial, avec une connexion à un système de gestion d'affaires (PSA) pour automatiser et rationaliser la réalisation et les opérations.

Grâce à l'intégration de ces deux systèmes, les responsables de projet ont une meilleure visibilité sur la demande entrante et les affectations de capacité existantes. Ils peuvent ainsi identifier les éventuels problèmes de disponibilité et allouer les ressources en toute efficacité.

Pour les PMO IT ou métiers non focalisés sur les missions de services, la demande de projets peut provenir de formulaires, de systèmes d'idéation et d'autres sources, reliés dans ce cas à un système de gestion de portefeuilles de projets (PPM) aux fins de priorisation, de budgétisation et de gestion du plan capacitaire.

Planification au niveau des rôles au début du cycle de gestion de projets

Au lieu de planifier en se concentrant sur les ressources individuelles, il s'avère utile de planifier au niveau des rôles. Les responsables de projets peuvent ainsi se faire une idée claire de la demande entrante par rôle afin de déterminer les domaines où leur organisation doit recruter ou établir des partenariats pour répondre aux besoins en ressources.

La planification de la capacité des ressources est le processus consistant à équilibrer l'offre et la demande de ressources organisationnelles pour identifier et éviter les pénuries ou les excédents de ressources. Elle donne aux organisations les moyens de combler les lacunes en matière de ressources et d'augmenter les chances de réussite des projets.

En ce qui concerne la gestion de projets, la planification de la capacité des ressources permet d'aligner les ventes et la réalisation en prévoyant et en planifiant les opportunités actuelles et futures. Au cours d'un projet, les responsables de projet peuvent estimer les ressources nécessaires et effectuer les affectations appropriées.

Cette approche exige la centralisation des informations de divers systèmes métiers : ressources humaines, projets en cours, compétences des collaborateurs, projets du pipeline, activités hors projets, etc.

Pour une planification des ressources plus efficace, il est essentiel d'avoir une visibilité en amont sur la demande de projets.

Cette visibilité aide les responsables de projets à identifier les lacunes dans l'offre de ressources et à prendre des mesures proactives pour y remédier. Ils peuvent également prioriser plus facilement les projets internes.

Comme nous l'avons dit plus haut, la planification de la capacité des ressources implique d'équilibrer l'offre et la demande. Il s'agit d'un aspect essentiel dans la mesure où cela augmente la valeur pour l'organisation interne et les clients, avec la garantie que les efforts sont focalisés sur les bonnes choses. Cette approche permet en substance de réduire le time-to-value pour les clients, ce qui favorise la satisfaction, la fidélisation et l'expansion.

Par ailleurs, une planification efficace de la capacité des ressources offre plusieurs avantages clés :

Optimisation de l'allocation des ressources

La planification de la capacité des ressources permet aux organisations de tirer le meilleur parti de leurs talents et de leurs actifs disponibles. Avec une allocation efficace de leurs ressources, les organisations réduisent les temps d'arrêt et les périodes d'inactivité. Résultat, la productivité est améliorée, le risque de surallocation est minimisé, et les ressources peuvent être allouées en fonction des compétences et de la disponibilité de chacun.

Atténuation des risques

Une planification efficace facilite l'identification et l'atténuation des risques et des goulots d'étranglement potentiels. En fait, les organisations qui gèrent activement leur capacité de ressources ont 68 % plus de chances de terminer leurs projets dans les délais.

Prise de décision améliorée

Une planification précise de la capacité des ressources permet aux organisations de prendre des décisions éclairées concernant la priorisation des projets et l'allocation des ressources. Selon PwC, les entreprises qui utilisent des processus décisionnels basés sur des données concrètes sont 5 % plus productives et 6 % plus rentables.

Gains de compétitivité

Les organisations qui excellent dans la planification de la capacité des ressources tendent à surpasser la concurrence. La planification de la capacité des ressources permet aux organisations de répondre plus rapidement aux changements du marché et à l'évolution des demandes des clients. La livraison des projets dans les délais impartis assure aussi une satisfaction clientèle maximale.

Engagement et fidélisation des collaborateurs

Des collaborateurs impliqués et satisfaits sont essentiels à la réussite d'une organisation. La planification de la capacité des ressources renforce l'engagement et la fidélisation en permettant d'affecter les ressources à des projets qui correspondent à leurs compétences et à leurs aspirations professionnelles, et en prévenant leur surallocation.

En outre, elle fournit une feuille de route claire pour le développement et l'avancement professionnels, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail.

Processus très précieux, la planification de la capacité des ressources n'est pas sans poser de problèmes. Les organisations font souvent face à des obstacles qui peuvent compromettre leurs efforts. En identifiant et en éliminant ces obstacles, les entreprises peuvent planifier la capacité des ressources de manière plus efficace et efficiente.

Parmi les principaux obstacles, on peut citer les équipes cloisonnées qui planifient à l'aide de feuilles de calcul, l'assimilation des équipes Agile à des ressources standard et la planification trop tardive.

Avant de se pencher plus en détail sur chacun de ces obstacles, il est important de bien comprendre la différence entre PPM et PSA.

Qu'est-ce que le PPM ?

La gestion de portefeuilles de projets, ou PPM, désigne le processus d'analyse du retour sur investissement potentiel d'un projet. Cette pratique implique d'examiner toutes les données relatives aux projets proposés et en cours pour obtenir une perspective d'ensemble.

Les informations en jeu dans le PPM proviennent de la planification stratégique et d'un entonnoir d'idées. Les idées sont ensuite priorisées et planifiées au regard de ressources comme le budget et les collaborateurs. Les principaux KPI du PPM portent sur le statut et le taux de réussite des projets.

Par exemple, ANZCO Foods, l'un des plus grands exportateurs néo-zélandais, a utilisé le logiciel PPM de Planview pour créer une visibilité complète sur les risques, les coûts et les plans de charge de ses projets. L'automatisation de certaines tâches répétitives et fastidieuses permet aussi aux responsables de projet de gagner un temps précieux.

Qu'est-ce que le PSA ?

La gestion d'affaires, ou PSA, désigne le processus d'automatisation et de rationalisation du cycle de vie d'une prestation de services, depuis la création de l'opportunité jusqu'à la réalisation des revenus. Dans ce contexte, la planification de la capacité des ressources est une composante essentielle pour améliorer la réussite financière et celle des clients.

Basée sur les opportunités commerciales, la demande est planifiée en fonction des ressources humaines disponibles (la majeure partie du financement des ressources étant justifiée par ce qui vient du client). L'offre de ressources est alors ajustée en fonction des besoins pour pouvoir répondre à la demande.

Les principaux KPI du PSA portent sur l'utilisation et la rentabilité, mais le statut et le taux de réussite des projets sont également importants.

Par exemple, Extension Healthcare, un fournisseur qui améliore la communication, la collaboration, la coordination des soins et les workflows dans les établissements de santé, a utilisé la solution PSA de Planview pour améliorer la visibilité sur les demandes des clients et les ressources projets. Il a ainsi accès à une vue d'ensemble de son portefeuille de projets, ce qui lui permet de prendre des décisions plus efficaces car mieux informées.

Équipes cloisonnées qui planifient à l'aide de feuilles de calcul et ne communiquent pas entre elles

Souvent, les équipes gèrent leur propre capacité, sans communiquer avec d'autres équipes qui pourraient exploiter des ressources en sous-capacité pour créer de la valeur pour l'entreprise ou ses clients. Ce constat est d'autant plus évident lorsque les équipes travaillent en silos et s'appuient sur des feuilles de calcul pour planifier la capacité des ressources, ce qui entraîne inévitablement des problèmes de communication, des erreurs et un manque d'efficacité.

Pour surmonter cet obstacle, les organisations doivent favoriser la collaboration transverse et investir dans des outils de gestion des ressources qui facilitent le partage de données et la communication en temps réel.

Assimilation des équipes Agile à des ressources standard

Dans le monde de l'Agile, la capacité est considérée au niveau de l'équipe plutôt qu'au niveau d'un rôle ou d'une ressource. Pour garantir une affectation efficace des ressources, les équipes Agile doivent être composées de ressources pluridisciplinaires capables de mener à bien le travail de bout en bout. La demande est ainsi apportée à l'équipe plutôt que d'avoir des ressources individuelles affectées au travail.

Par ailleurs, les équipes Agile ont des exigences uniques et fonctionnent selon des principes différents de ceux des équipes projets traditionnelles. Il est dès lors essentiel d'adapter les processus de planification à leurs besoins.

Planification tardive des ressources

Le fait de retarder la planification de la capacité jusqu'à la fin du cycle d'un projet peut conduire à des décisions précipitées et à une allocation inefficace des ressources. Une planification en amont est essentielle pour optimiser l'utilisation des ressources et éviter les goulots d'étranglement.

En catégorisant les ressources par rôle (responsable de projet, architecte solution, développeur, assurance-qualité, DevOps, etc.) et en planifiant à ce niveau, les organisations peuvent déterminer où l'offre présente des contraintes.

En d'autres termes, la compréhension de la situation globale au niveau des rôles permet aux organisations de prioriser ou d'équilibrer les activités en fonction des rôles les plus demandés. Cela les aide aussi à mettre en place des stratégies d'investissement et de recrutement ou de partenariat avec des entreprises extérieures pour augmenter la capacité associée.

Si vous vous demandez comment choisir un logiciel de planification de la capacité de ressources, il est utile de connaître les fonctionnalités essentielles dont vous devez disposer. Le bon logiciel peut rationaliser les opérations, améliorer la précision des données et renforcer la collaboration entre les équipes. Lorsqu'elles évaluent leurs options, les organisations doivent rechercher des plateformes qui offrent les capacités suivantes :

Intégration

Choisissez un logiciel qui s'intègre en toute transparence aux systèmes existants : CRM, HCM, planification financière, PSA, outils de gestion de projets, etc. Les capacités d'intégration permettent aux organisations de partager des données en temps réel et éliminent la saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d'erreurs.

Outils de prévision des ressources

Recherchez une solution dotée de solides capacités de prévision des ressources pour permettre aux utilisateurs de prévoir la demande de ressources, d'effectuer des modélisations de scénarios et d'analyser les données historiques. Ils gagneront ainsi en précision.

Planification basée sur les rôles

Optez pour un logiciel qui prend en charge la planification basée sur les rôles. L'affectation de rôles et de compétences plutôt que de ressources individuelles assurera une répartition plus souple des ressources. Elle est également essentielle pour s'adapter à l'évolution des besoins des projets.

Reporting et analyses

Le logiciel doit offrir des fonctionnalités complètes de reporting et d'analyse. Ces outils permettent aux organisations de monitorer l'utilisation des ressources, de suivre l'avancement des projets et de prendre des décisions orientées données. Des tableaux de bord et des modèles de rapports personnalisables se révéleront également précieux.

Évolutivité

Les plateformes doivent évoluer de manière transparente avec l'organisation. Choisissez un logiciel capable de s'adapter aux nouveaux besoins sans nécessiter de refonte importante.

Interface conviviale

Un logiciel doté d'une interface conviviale favorise son adoption par les utilisateurs. Une courbe d'apprentissage trop accentuée risque de nuire à l'efficacité de l'outil et d'entraîner des retards dans son implémentation.

Support et formation

Tenez compte du niveau d'assistance et de formation proposé par le fournisseur. En effet, des ressources de formation adéquates et un support client réactif peuvent avoir un impact significatif sur l'adoption du logiciel.

Considérations de coûts

Évaluez le coût du logiciel pour vous assurer qu'il ne sort pas des limites budgétaires fixées. Les organisations doivent prendre en compte le prix d'achat initial, mais aussi les frais de licence, les coûts de maintenance et toute autre dépense supplémentaire associée.

Pour mieux se rendre compte des précieux avantages d'un logiciel de planification des capacités de ressources, examinons maintenant les cas concrets d'organisations qui mettent à profit des solutions comme Planview.

Une ESN en pleine croissance améliore sa gouvernance

Entreprise de services numériques britannique, Bell Integration accompagne les organisations dans la création, la gestion et le développement de leurs services IT depuis 1996. Parallèlement à son expansion, elle s'est rendu compte que le manque d'une visibilité complète à l'échelle de sa structure l'empêchait d'avoir une vision approfondie de l'état de santé et des ressources de ses projets.

Grâce à la solution de gestion d'affaires de Planview, Bell Integration a créé un référentiel unique pour toutes les données projets. Ce faisant, elle a éliminé la déconnexion entre les feuilles de calcul, les processus et les systèmes en place jusqu'alors. En plus de dégager du temps aux responsables de projet pour des tâches à valeur ajoutée, la solution de Planview a permis à l'entreprise de gagner considérablement en efficience.

Fresenius Medical Care renforce la collaboration sur ses projets

Global Manufacturing Quality & Supply (GMQS) (le groupe qui gère la production et la livraison des produits de Fresenius) devait composer avec des départements cloisonnés et des processus régionalisés. L'absence de méthodes de travail uniformisées, la communication insuffisante et le manque de transparence qui s'ajoutaient à l'équation ont amené la direction à revoir complètement le mode de travail et de fonctionnement de l'entreprise.

Pour l'aider dans ses initiatives de gestion du changement, GMQS s'est tourné vers les solutions Planview dédiées à la gestion de portefeuilles de projets et à l'exécution des activités orientées projets. Avec ces outils en place, l'entreprise a pu rationaliser ses processus mondiaux, accroître la visibilité et la transparence, et donner accès à des insights orientés données à la direction comme aux responsables de projet.

SITA améliore la collaboration et la communication

SITA est un leader mondial des services de communication et IT dans le secteur aéronautique. Le portefeuille très varié de l'entreprise va des communications mondiales managées à la gestion des passagers et des bagages.

Cependant, la répartition sur plusieurs programmes de ses systèmes de communication et de gestion de projets pour un client majeur lui posait un problème de taille. En plus de manquer de flexibilité et de visibilité sur l'ensemble du compte, SITA n'était pas en mesure de suivre efficacement les progrès réalisés.

Pour relever ces défis, le fournisseur s'est tourné vers Planview. Avec la plateforme cloud complète adoptée, les collaborateurs peuvent aujourd'hui accéder aux tâches des projets en temps réel et effectuer facilement des modifications et des mises à jour. L'entreprise a aussi augmenté la productivité, amélioré l'affectation des tâches et accru la visibilité et la communication globales.

La planification de la capacité des ressources n'est pas seulement un concept ; c'est aussi un moyen d'accélérer la croissance de l'activité, d'accroître la satisfaction des équipes, et bien plus encore. En optimisant la planification des ressources, les organisations vont au-delà de la simple planification pour réaliser d'importants gains d'efficience et de compétitivité.

Vous aussi, soyez à la pointe de la gestion des ressources et de l'exécution des projets. Pour connaître les premières étapes à suivre, consultez les ressources suivantes de Planview :

• Gestion PPM moderne : le guide de l'initié
• Planification des ressources – le guide du PMO avisé
• PSA : le guide ultime

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