Introduction à la gestion de projets adaptative

Cet article vous montre comment utiliser la gestion de projets adaptative pour rester en phase avec les besoins de vos clients et les demandes de votre secteur, face aux technologies disruptives et autres incertitudes.

La gestion de projets adaptative est une approche qui s'appuie sur des résultats et des décisions antérieurs pour améliorer les pratiques futures. Cette alternative à la gestion de projets traditionnelle repose généralement sur une gouvernance inflexible, une livraison des résultats selon un cycle en V, ainsi qu'une planification et un financement annuels.

La gestion de projets adaptative s'inspire de la philosophie Agile pour réagir aux changements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Certains de ces indices comprennent :

• Activités itératives
• Planification et financement trimestriels
• Collecte régulière des feedbacks des clients et des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet

Dans une gestion de projets adaptative, le processus décisionnel est axé sur les données, ce qui signifie que les responsables de projets et de programmes ont besoin d'outils pour recueillir et traiter les informations. Idéalement, ces fonctions sont automatisées et fournissent des données en continu pour faciliter les décisions avec un maximum d'efficacité et de précision.

Investir dans les bons outils pour une gestion de projets adaptative est une priorité en 2022.

Selon une 2022étude PwC Pulse, 54 % des dirigeants déclarent que la transformation technologique de leur entreprise en vue de gagner en efficacité est une priorité absolue cette année.

La gestion de projets adaptative se positionne comme un partenaire de la gestion stratégique de portefeuilles (SPM), et les deux constituent un sous-marché de la gestion de portefeuilles de projets (PPM).

Ces deux processus sont essentiels pour créer de la valeur au sein de votre organisation. La gestion de projets adaptative permet une exécution solide des projets et des livraisons, tandis que la gestion stratégique de portefeuilles garantit que ces projets s'alignent sur la stratégie globale de l'entreprise. Ce sont les deux faces d'une même pièce.

Les entreprises doivent investir dans les outils qui constituent l'écosystème des solutions APMR et SPM.

According to a 2020 Gartner report, “by 2024, 50 % of all program and portfolio management leaders will integrate complementary technologies to enable portfolio decision making and adaptive work management for digital business transformation.”

Dans son 2022Magic Quadrant™ pour la gestion de projets adaptative et le reporting, Gartner® souligne également l'importance du reporting. Le cabinet prévoit notamment que 80 % des entreprises digitales intégreront des fonctions de reporting entre la gestion de projets adaptative et la gestion de stratégique de portefeuilles.

La gestion de projets adaptative représente l'avenir pour les entreprises qui veulent mettre toutes les chances de leur côté.

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On pourrait croire que la gestion de projets adaptative n'est pas très éloignée de l'approche traditionnelle, mais il existe quelques différences essentielles.

Un cycle de gestion de projets traditionnelle suit généralement une stratégie claire et immuable. Le projet est défini, les ressources sont planifiées et allouées dès le début, et le travail est examiné une fois le projet terminé.

La gestion de projets adaptative est mieux adaptée aux environnements professionnels actuels, où les demandes et les besoins évoluent rapidement.

Une approche adaptative exige des gestionnaires qu'ils modifient légèrement leur manière de penser, mais les gains potentiels en valent la peine.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments indispensables à une gestion de projets adaptative.

Planification continue

La gestion de projets traditionnelle envisage la planification comme un événement ponctuel au début d'un projet, ou planifie les projets annuellement. La gestion de projets adaptative réserve du temps et des ressources pour une planification à la fin de chaque incrément, ou une planification trimestrielle, si elle est rattachée à un cycle plus réglementé. Cela permet d'établir des prévisions et de concevoir des idées en permanence.

Allocation flexible des ressources

Comme la planification, l'allocation des ressources se fait plus fréquemment dans le cas d'une gestion de projets adaptative. Au lieu d'être programmées une seule fois au début du projet, les ressources sont programmées au début de chaque itération. L'allocation des ressources peut changer tout au long du projet en fonction de facteurs internes et externes.

Il peut s'agir d'équipes pluridisciplinaires regroupant un large éventail de compétences. Plutôt que de travailler sur des projets ponctuels, comme c'est le cas dans la gestion de projets traditionnelle, ces équipes peuvent également être fixes.

Le travail est confié à des équipes, de sorte que la capacité de l'ensemble de l'équipe – et pas celle de chaque membre – est prise en compte. Selon les besoins, des ressources partagées possédant des compétences spécifiques peuvent également être allouées pour travailler avec les équipes.

Feedbacks multiples des clients

Dans une gestion de projets traditionnelle, les feedbacks des clients sont généralement recueillis à la fin du processus. Dans le cas d'une gestion de projets adaptative, les clients peuvent fournir des feedbacks après chaque sprint. Les équipes ont ainsi la possibilité d'apporter les changements nécessaires avant de consacrer des ressources à un produit défectueux.

La gestion de projets adaptative est souvent associée au framework de projets adaptatif. Ce cadre définit des lignes directrices permettant d'effectuer des ajustements rapides en réponse aux changements, et de donner la priorité aux feedbacks des clients.

Quelques caractéristiques fondamentales composent une gestion de projets adaptative :

• Épanouissement dans le changement : les besoins des entreprises changent constamment. La gestion de projets adaptative est prête à répondre à un avenir incertain. Les besoins des clients, les demandes du secteur et la stratégie de l'entreprise peuvent tous changer sans entraver la bonne marche du projet, car être un responsable de projet adaptatif signifie supposer que le changement et les perturbations se produiront.
• Flexibilité accrue : parce qu'elle s'adapte aux changements rapides, la gestion de projets adaptative est très flexible dans ses réponses. L'un des principaux objectifs est d'aider les équipes à travailler comme elles le souhaitent, qu'il s'agisse d'une équipe traditionnelle en cascade, d'une équipe Agile ou d'une équipe hybride.
• Itérations axées sur le client : les équipes de gestion de projets adaptative donnent la priorité aux besoins du client. Elles doivent donc communiquer régulièrement avec les clients et mettre en œuvre des moyens de transformer leurs feedbacks en étapes réalisables.
• Accès aux données : il est indispensable que votre PMO et les chefs de projet aient continuellement accès aux données et aux rapports au niveau des projets et des portefeuilles. Après tout, il est impossible de mesurer le changement ou les réactions des clients sans points de données.

Maintenant que nous avons posé les fondements, voici comment adopter une approche adaptative de la gestion de projet dans vos propres activités.

Veillez à ce que les activités s'alignent sur les objectifs de l'entreprise

Comme chaque entreprise possède ses propres objectifs, quelqu'un doit équilibrer le travail et veiller à ce que les priorités soient correctement organisées. Ainsi, le PMO doit utiliser les principes de la gestion de projets adaptative pour prioriser les projets, les ressources et les budgets en fonction des gains stratégiques que chaque projet apporte à l'entreprise.

Dans ce rôle, le PMO agit en tant que moteur de valeur de l'organisation en veillant à ce que le portefeuille s'aligne en permanence sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise.

Que faire si un projet ne s'aligne pas sur les objectifs stratégiques d'une entreprise ? Dans ce cas, il incombe au PMO de fournir aux parties prenantes et aux décideurs des informations étayées par des données, pour permettre une adaptation et un changement rapides – ou dans certains cas, de simplement déprioriser le projet.

Concentrez-vous sur la valeur fournie

Quelle est la valeur que ce projet (ou ces projets) apporte à l'organisation ? Telle est la question primordiale que devrait se poser le PMO dans un contexte de gestion de projets adaptative.

Au lieu de s'intéresser uniquement aux livrables d'un projet et de mesurer le succès par des chiffres (par exemple, le nombre de projets terminés dans les temps et dans le respect du budget), un PMO orienté vers l'adaptation s'intéressera plutôt à des mesures plus nuancées du succès, comme la croissance et les revenus de l'entreprise, ou la fidélité des clients.

Évoluez vers un PMO adaptatif

Que vous gériez une seule ou une centaine d'équipes, vous pouvez passer à un PMO de gestion de projets adaptative en leur offrant plus de flexibilité.

Des équipes de projet différentes fonctionnent mieux avec des processus différents. Une fois qu'elles savent ce qui leur convient le mieux, soutenez-les dans leur décision.

Donnez aux équipes la liberté de choisir la méthode de travail qu'elles veulent adopter : en cascade, Agile ou hybride.

En outre, les besoins des projets individuels au sein des équipes peuvent différer en fonction de la nature du projet. Ne vous limitez pas à une seule méthode de travail.

Soyez flexible. Recommandez aux équipes d'utiliser une gestion de projets adaptative pour adapter leurs processus à leurs besoins spécifiques, et observez comment une meilleure flexibilité les aide à s'épanouir.

Toute organisation peut bénéficier des principes d'une gestion de projets adaptative.

Mais pour récolter les avantages de cette approche, les équipes doivent investir du temps à plusieurs niveaux :

• Évaluation des besoins
• Collecte des feedbacks
• Mise en œuvre des changements itératifs

Quels sont les avantages qui justifient le temps et les efforts nécessaires ?

De manière générale, une gestion de projets adaptative permet aux organisations de gérer et de suivre efficacement les activités qui s'alignent sur leurs objectifs stratégiques.

Mais à un niveau plus granulaire, elle permet aux équipes d'apporter les changements dont elles ont besoin sans subir de retards inutiles en cours de route.

Pour suivre et répondre aux feedbacks, les équipes ont besoin d'une solution efficace de gestion de projets adaptative et de reporting. Cette efficacité leur permettra de rester Agile et de s'adapter rapidement aux changements qui se présentent.

Voici quelques caractéristiques clés à rechercher dans une solution de gestion de projets adaptative et de reporting :

• Intégrer des outils de collaboration qui aident les équipes à travailler efficacement et comme elles le souhaitent en fonction des caractéristiques de l'équipe et du type de projet.
• Centraliser toutes les informations relatives au projet pour veiller à ce que les données soient actualisées, précises et faciles à suivre.
• Relever des métriques de projets au niveau du portefeuille pour que le PMO et les chefs de projet puissent évaluer avec précision la santé des projets et prendre des décisions éclairées, fondées sur des données, concernant la priorisation des activités et le financement des projets en fonction des besoins et de la valeur fournie.
• Fournir des outils de gestion des projets et des activités pour prendre en charge les différentes méthodes de travail (en particulier les structures de répartition des activités telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban), ainsi que des outils de gestion des feuilles de route.

En réponse à la pandémie mondiale, de nombreuses organisations se sont davantage appuyées sur des équipes distantes et distribuées. Et certains dirigeants ont eu du mal à suivre les activités de leurs collaborateurs qui n'étaient pas physiquement présents.

D'où l'importance pour les responsables de projet d'utiliser une solution efficace de gestion de projets adaptative et de reporting pour gérer les activités, les ressources et les capacités dans un nouveau monde du travail. Les équipes peuvent ainsi rester connectées, et les responsables de projet ont une vision descendante du travail fourni – et savent si ce travail s'aligne sur les objectifs de l'entreprise.

Transformez vos activités en résultats qui comptent

Misez sur une solution de gestion de projets adaptative et de reporting pour mieux connaître votre portefeuille de projets, accélérer la création de valeur et stimuler l'innovation.

Les métriques projet importantes peuvent être rassemblées et analysées dans un emplacement central, et facilement traduites en informations exploitables. Et des rapports continus et actualisés permettent aux décideurs et aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées qui s'alignent sur la stratégie globale de l'entreprise. Les responsables de projet, le PMO et les parties prenantes peuvent facilement visualiser les rapports au niveau du portefeuille pour analyser ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit être modifié.

La planification et l'allocation des ressources se déroulent sur une base itérative, plutôt qu'en début de projet. L'entreprise peut ainsi mieux exploiter les ressources dont elle dispose.

La gestion de projets adaptative est essentielle pour aider les organisations à suivre le rythme d'activité. Elle prépare les équipes et les chefs de projet à des défis inattendus, et leur donne les moyens de répondre à ces défis et de s'adapter en conséquence.

À un moment ou à un autre, toute entreprise est confrontée à l'inconnu, que ce soit à petite ou à grande échelle. La gestion de projets adaptative offre une ligne directrice qui ne se contente pas de s'accommoder de l'incertitude, mais qui en fait une occasion de placer l'entreprise dans une position plus forte à long terme.

Toute entreprise désireuse d'utiliser ses ressources de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible pourrait bénéficier d'un certain degré de gestion adaptative des projets – surtout si ces ressources sont rares. Les entreprises qui mettent en œuvre une solution de gestion de projets adaptative et de reporting obtiennent une meilleure vision et sont plus réactives dans leurs pratiques de gestion de projets et de ressources, afin de mieux utiliser ce dont elles disposent.

Le changement ne s'arrête jamais. Mais la capacité d'y répondre avec rapidité, confiance et souplesse est à portée de main. La gestion de projets adaptative vous aide à maintenir le cap, quoi qu'il arrive.

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