Planification de la capacité pour les services professionnels

Toute entreprise dispose d'une capacité de production, de livraison ou de stockage donnée. Dans le secteur des services professionnels, la planification de la capacité exige une méthode avancée d'optimisation des ressources, allant du personnel aux partenaires ou aux prestataires. L'objectif : aligner votre capacité optimale sur la demande de la clientèle. Pour ce faire, vous devez identifier et mobiliser uniquement les ressources nécessaires à la réalisation de chaque projet. Vous devez affecter les personnes dotées des compétences essentielles au bon projet, tout en tenant compte des possibilités de développement professionnel. Dans l'idéal, la planification de la capacité vise des résultats positifs à la fois pour la clientèle et pour le personnel. La planification de la capacité est essentielle pour adapter stratégiquement vos ressources actuelles à la demande future. Ainsi, vous tenez vos promesses et protégez votre marque.

Pour résumer, la planification de la capacité est le processus qui consiste à définir les ressources et les compétences nécessaires pour réaliser un projet. La capacité se détermine à la fois à court terme sur des périodes quotidiennes ou hebdomadaires, à moyen terme sur des périodes d'un à trois ans avec des variations saisonnières, et à long terme sur des périodes qui nécessitent des analyses prévisionnelles. Une planification de la capacité précise vous permet d'honorer vos engagements pour garantir la satisfaction de votre clientèle.

« Gestion des ressources » est désormais synonyme de « planification de la capacité ». Plus votre planification de la capacité est précise, moins vous gaspillez de ressources. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de faire des paris hasardeux, d'autant plus que les erreurs de planification des ressources peuvent vous coûter cher. Une mauvaise planification de la capacité conduit à une mobilisation excessive des ressources dans 77 % des entreprises. De nombreux modèles de planification dépendent de votre aptitude à faire des prévisions exactes sur les services qui seront demandés, afin de donner à vos équipes les moyens de répondre à ces besoins.

L'un des principaux avantages de la planification de la capacité : elle vous permet de gagner en agilité décisionnelle puisqu'elle s'appuie sur des analyses en temps réel. En investissant dans le processus de planification de la capacité, vous pourriez constater une augmentation de l'utilisation des ressources de 30 % et accélérer la prise de décision de 27 %. Cette agilité augmente votre résilience, plus importante que jamais dans un contexte économique instable encore marqué par la pandémie et l'inflation.

La planification de la capacité vous permet de vous assurer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires pour réaliser un projet et de savoir quand vous pouvez accepter davantage de travail. Le suivi de la capacité des équipes et des prestataires avec lesquels elles travaillent permet également d'éviter les burn-out, qui font chuter la productivité.

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Chaque méthode de planification de la capacité présente des avantages et des inconvénients. Vous pouvez choisir en fonction de votre goût du risque.

1. Décalage : cette approche consiste à procéder à des ajustements réactifs, ce qui peut avoir pour conséquence de rester à la traîne. Les ressources peuvent également être utilisées de manière inefficace, ce qui provoque parfois des opportunités manquées et des retards. Cette option est pertinente si vous avez déjà un système de production Agile, qui vous permet de répondre rapidement à la demande lorsque le marché évolue.
2. Ajustement : cette stratégie implique de surveiller en permanence les exigences du projet et de procéder à des ajustements mineurs en fonction des besoins. Ce niveau de suivi peut nécessiter plus de travail et exiger un nombre important d'ajustements pour les personnes qui ont besoin d'un certain temps d'adaptation à la routine. Malgré ces défis, cette approche offre le meilleur équilibre entre réduction du gaspillage et possibilité de développement via de nouvelles opportunités.
3. Prévision : cette méthode proactive vous permet de modifier les ressources avant toute augmentation ou réduction des besoins en capacité. Elle exige une précision maximale lorsqu'il s'agit de prévoir la demande future, ce qui constitue un risque important. Cependant, cette stratégie peut également constituer un avantage si vous êtes capable de pivoter plus tôt pour ajuster votre capacité et faciliter la croissance à long terme.

Certaines organisations de services professionnels doivent adopter à la fois des stratégies de planification variable et de planification flexible.

Planification variable

Un partenariat avec la bonne entreprise peut vous aider à combler rapidement les lacunes en matière de compétences, plutôt que de mobiliser inutilement des ressources spécialisées à plein temps et de perdre en rentabilité.

Planification flexible

Cette approche consiste à établir un réseau de prestataires dotés des compétences de vos équipes, à qui faire appel lorsque la demande dépasse la capacité interne. Ainsi, vous évitez les burn-out quand la demande explose.

Pour assurer la compétitivité de votre organisation, vous devez adapter vos opérations à votre croissance, ce qui implique inévitablement la planification de la capacité. L'expansion d'une entreprise avec des ressources insuffisantes entraîne des problèmes de performance et de livraison. Le niveau de planification nécessaire dépasse la simple compréhension des niveaux de demande actuels, en particulier si vos services échappent aux calculs de la demande. La clé d'une stratégie réussie est de faire correspondre l'offre à long terme à la demande prévisionnelle, afin d'éviter des retards coûteux et le mécontentement de la clientèle.

Avec une planification de la capacité adéquate, votre entreprise peut accélérer l'innovation et la croissance afin d'augmenter ses marges tout en réduisant les risques. Vous pouvez également continuer à fournir un service clientèle de qualité tout en vous développant.

La planification de la capacité confronte les organisations de services professionnels à des défis uniques. Dans votre secteur, la demande se base sur ce que vous vendez, contrairement au PMO traditionnel où la demande se priorise selon la capacité et le financement existants. En matière de services professionnels, la clientèle va facilement voir ailleurs. C'est pourquoi la gestion rigoureuse de vos ressources est indispensable, ce qui nécessite des prévisions précises et une visibilité sur la demande anticipée.

Autre difficulté liée à la planification de la capacité, les niveaux de productivité fluctuent quand les équipes s'éloignent des objectifs du projet pour suivre une formation ou effectuer des tâches administratives. Par ailleurs, les membres de vos équipes ont des compétences et des niveaux de productivité variés qu'il vous faut gérer. Certaines compétences spécialisées peuvent être très demandées, ce qui crée des goulots d'étranglement dans le projet et la possibilité de taux de rémunération différents, qu'il vous faut également prendre en compte.

Tendances historiques

On dit que l'histoire se répète et l'adage peut servir aux responsables des ressources. Étudier les anciennes données permet de comprendre les futures tendances pour faciliter la prise de décision en matière de planification de la capacité. Ainsi, les responsables peuvent planifier longtemps à l'avance selon la croissance et les périodes de ralentissement attendues.

Type de projet

En termes de prévisions, les entreprises aux business models multiples avec des types de projets variés évoluent dans un environnement plus complexe. Cette complexité peut facilement devenir une force si les entreprises en question disposent des bons outils pour transformer les données en informations. Prendre en compte les besoins en ressources de certains types de projets permet d'affecter les équipes qualifiées au bon endroit au bon moment, afin d'éviter les backlogs ou les recrutements prématurés.

Location

Certains projets impliquent des éléments virtuels, tandis que d'autres nécessitent de nombreux déplacements sur place. Si ces facteurs ne doivent pas faire obstacle à la conclusion d'un contrat, il faut impérativement en tenir compte, car ils ont un impact sur la planification de la présence des ressources ou du personnel sur le site.

Calendrier

L'un des principaux objectifs de la planification de la capacité est de respecter les contraintes en matière de budget et de délai. Vouloir montrer la performance de votre organisation ne doit pas aboutir à des promesses intenables en termes de livraison. Les responsables doivent surveiller les délais pour s'assurer de suivre le calendrier tout au long du projet. Les retards entraînent généralement une augmentation des coûts de main-d'œuvre et donc des dépassements de budget.

Probabilités pondérées

Les responsables de projets peuvent s'appuyer sur des scénarios potentiels pour prendre des décisions éclairées et mieux prévoir les résultats futurs. Tous les résultats potentiels n'apparaissent pas dans l'historique à étudier en vue d'applications ou de prédictions futures. Extrêmement puissants, les outils financiers orientés données sont de plus en plus accessibles : vous pouvez désormais prendre des décisions fondées sur des prévisions fiables.

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1. Désigner une personne responsable de la planification de la capacité. Cette personne doit faire partie de la direction et posséder de solides compétences en matière de communication. Elle est capable de superviser la planification de la capacité dans le détail, afin d'assurer la cohérence du travail des équipes de vente et de livraison.
2. Intégrer les systèmes CRM et PSA. Il est important d'avoir une visibilité précoce sur la demande. L'intégration des systèmes de gestion de la relation client (CRM) aux services professionnels vous permet de gagner en adaptabilité.
3. Déterminer le meilleur modèle de planification de la capacité. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre entreprise et organisez-vous autour de ce modèle.
4. Sélectionner des partenaires. Il est indispensable de prévoir les partenaires dont votre organisation a besoin pour pouvoir adopter un modèle de planification variable.
5. Créer un réseau de prestataires. Vous devez pouvoir compter sur des prestataires pour les tâches ponctuelles afin d'économiser sur la masse salariale. Veillez à établir un réseau digne de confiance. Ainsi, vous pouvez répondre rapidement quand la demande explose.
6. Prévoir la demande. Il faut évaluer vos données afin de prévoir la demande et d'aligner correctement les ressources.
7. Contrôler l'utilisation réelle des ressources. Surveillez fréquemment les progrès et la productivité, non seulement pour identifier les améliorations potentielles, mais aussi pour éviter les burn-out.

Le marché a connu des changements incessants et imprévisibles au cours des deux dernières années. Dans ce contexte, l'analyse prédictive pour améliorer la planification de la capacité est devenue incontournable. De nombreuses entreprises qui ont survécu à la pandémie ont dû atteindre des niveaux d'efficience sans précédent pour se maintenir. Une meilleure gestion des ressources dépasse désormais le simple avantage. C'est une nécessité pour assurer la pérennité de votre entreprise sur un marché de plus en plus instable.

Une planification optimale de la capacité reste un avantage concurrentiel, car elle permet de réduire le time-to-market et d'obtenir une croissance rentable, éléments essentiels au développement de votre organisation. En suivant les 7 étapes de la planification de la capacité, vous pouvez profiter des avantages d'une meilleure gestion des ressources dès maintenant.

En bref, un logiciel PSA digne de ce nom joue un rôle déterminant en contribuant à rendre les missions plus prévisibles et rentables, les clients plus satisfaits et fidèles, et les organisations de services professionnels plus performantes et compétitives.

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