Gestion des ressources : gérer les équipes et la planification pour combler tous les besoins

Comme de nombreux départements informatiques et bureaux de gestion de projets (PMO) font régulièrement face à une pénurie de talents qualifiés et à des restrictions budgétaires pour les projets, la gestion des ressources – et les outils logiciels qui fournissent les capacités nécessaires – n'a jamais été aussi importante.

En plus d'offrir une meilleure visibilité sur les activités concrètes des collaborateurs et sur les ressources disponibles pour assumer des tâches données à un moment spécifique, les logiciels et les processus de gestion des ressources s'avèrent particulièrement utiles pour élaborer le business case requis en vue de justifier l'ajout de nouvelles ressources.

Malgré les avantages potentiels des dernières technologies de gestion des ressources, de nombreuses organisations continuent à s'appuyer sur des feuilles de calcul pour assurer le suivi des ressources. Il en résulte non seulement une perte de temps, mais aussi un risque d'informations erronées, du fait qu'il n'y a pas forcément de contrôle clair des différentes activités de projet.

Avec une telle approche, les ressources peuvent rapidement devenir surchargées, et les processus ralentir – ce qui n'est pas acceptable à l'heure où de nombreuses entreprises cherchent à exécuter des stratégies de transformation numérique susceptibles d'avoir un impact sur leur activité pour les années à venir.

Les solutions logicielles de gestion des ressources, y compris la gestion de projets et de portefeuilles (PPM), aident les organisations à résoudre les problématiques liées au fait de ne pas pouvoir voir les projets auxquels les collaborateurs consacrent leur temps, et si des projets seront retardés en raison du manque de ressources disponibles.

Dans la quasi-totalité des secteurs d'activité, les organisations sont confrontées à la nécessité d'une gestion efficace des ressources. Nombre d'entre elles ont pu surmonter les difficultés associées en déployant des plateformes de gestion des ressources. Voici quelques exemples d'entreprises de divers secteurs.

Technologies des services financiers

Un fournisseur d'outils de traitement et de paiement pour l'industrie des services financiers possède une division opérationnelle dédiée aux projets clients, laquelle est composée d'une cinquantaine d'analystes d'affaires, de coordinateurs de projets, de chefs de projets et d'autres collaborateurs chargés de superviser des initiatives classées en environ 20 catégories.

Les projets de l'entreprise impliquent généralement 200 à 500 tâches, avec de nombreuses dépendances entre elles. Environ 125 projets sont actifs à tout moment, mobilisant quelque 700 ressources. En raison de problèmes liés à l'affectation des ressources :

• Les projets subissaient des retards répétés.
• Certaines ressources manquaient des réunions importantes sur l'état d'avancement des projets.
• Des lots de travaux nécessaires n'étaient pas accomplis dans les temps.

La plupart du temps, les ressources concernées étaient surchargées ou réservées pour deux tâches à la fois. Les responsables quant à eux n'avaient aucune visibilité sur la charge de travail de leurs ressources.

L'entreprise a déployé un outil de gestion de la demande et de la capacité qui aide les responsables de ressources à comprendre l'état actuel du travail. Il leur permet d'analyser des données telles que les feuilles de temps et la moyenne des heures saisies par type de projet et par rôle, et d'utiliser ces informations pour prévoir les états futurs.

Une fonctionnalité de reporting fournit des rapports de feuilles de temps hebdomadaires à tous les responsables de ressources pour leur donner de la visibilité sur les activités des ressources. En plus de faire la lumière sur la nature exacte du travail que les ressources effectuent, ces informations peuvent être utilisées pour étayer les demandes de recrutements supplémentaires.

L'entreprise organise désormais des réunions pour l'affectation des ressources où les responsables de ressources et les membres de divers départements peuvent accéder à ces rapports pour prendre des décisions plus éclairées concernant les personnes à affecter aux différents projets. De ce fait, les ressources subissent moins de conflits entre projets et savent que leurs responsables ont une meilleure connaissance de leur charge de travail et peuvent identifier les améliorations requises.

Enfin, chose non négligeable, les responsables peuvent s'appuyer sur des données concrètes pour justifier leurs demandes de personnel supplémentaire.

Enseignement supérieur

Autre exemple, celui d'une université qui faisait face à un large éventail de problèmes, parmi lesquels :

• Des difficultés pour maintenir à jour les données sur les ressources
• L'absence de données temps réel pour soutenir la prise de décision
• Un manque de cohérence dans les communications entre les chefs de projets et les responsables de ressources
• L'absence de traçabilité des engagements de ressources

Depuis qu'elle a déployé un outil de gestion de la demande et de la capacité pour la planification des ressources, cette université est en mesure de s'assurer que les ressources sont affectées aux bons projets.

Les données sur les ressources sont plus précises, et l'établissement a à ce jour utilisé la plateforme pour traiter plus de 12 000 demandes de ressources. Le système fournit rapidement des données précieuses aux dirigeants, aux chefs de projets et aux responsables de ressources.

Assurance maladie

Une compagnie d'assurance maladie ne disposait pas d'une vue intégrée de la demande et de la capacité et avait du mal à prioriser et à communiquer la demande en attente sans restreindre ses ressources. Elle voulait améliorer la gestion des activités, des ressources, de la planification des investissements et du reporting.

La gouvernance était très importante pour cette compagnie, qui souhaitait aussi être en mesure de prévoir la demande et la capacité pour assurer une planification précise des investissements. La capacité à étendre les fonctionnalités de reporting est devenue une priorité absolue pour fournir aux cadres les informations requises pour prendre les bonnes décisions stratégiques et s'assurer que le portefeuille de projets était évalué par rapport aux objectifs stratégiques.

La compagnie a déployé une solution de gestion des activités et des ressources pour équilibrer la demande en provenance de sources multiples et affecter le travail aux ressources de manière à garantir la réalisation des projets les plus importants. Elle peut maintenant :

• Utiliser au mieux les ressources disponibles et prioriser les activités qui créent de la valeur et sont alignées sur la stratégie d'entreprise
• Optimiser la capacité en ressources pour que les bonnes activités soient prises en charge ensemble au bon moment
• S'assurer que la dotation en personnel est effectuée de façon stratégique pour maximiser la valeur et la productivité
• Faire en sorte que différents groupes travaillent de concert pour garantir la répartition de la dotation en personnel et des ressources selon l'ordre de priorité des projets

Les rapports granulaires donnent aux responsables des détails réels et prévisionnels par portefeuille et par projet, ainsi qu'en fonction des activités avec et sans personnel, pour qu'ils puissent identifier les lacunes en matière de ressources. Le détail à chaque niveau fournit aux décisionnaires les données dont ils ont besoin pour s'assurer que la capacité répond à la demande maintenant et pour les dix-huit mois à venir.

Fabrication

Un fabricant de lentilles optiques ne bénéficiait pas d'une planification de portefeuilles précise et manquait de visibilité sur ses ressources. En règle générale, le responsable PMO gère un portefeuille de programmes et de projets d'une valeur de 20 millions de dollars, auquel s'ajoutent des projets non planifiés d'une valeur de 10 millions de dollars.

Équilibrer les ressources et les activités n'était pas chose aisée. L'entreprise faisait appel à des feuilles de calcul pour gérer 150 collaborateurs et l'ensemble de ses projets. L'outil de gestion de projets personnalisé en place était inadapté et son utilisation fastidieuse, et il n'y avait pas de véritable gestion des ressources.

Les équipes d'exécution des projets devaient souvent refuser de nouveaux projets pour la simple et bonne raison qu'il n'y avait aucune ressource à même de les prendre en charge. Privé de visibilité sur l'affectation et les compétences des ressources, le PMO avait de moins en moins la confiance des parties prenantes.

L'entreprise a déployé une solution de gestion des activités et des ressources pour la gouvernance de ses ressources, et peut à présent prioriser ses projets et évaluer l'impact qu'ils auront sur les ressources.

Cette solution lui donne une vue d'ensemble de son portefeuille ainsi que la possibilité d'assurer l'alignement des bons programmes et des bons projets. Elle révèle l'incidence qu'aura chaque projet proposé sur les autres projets et les ressources, à la fois dans l'immédiat et à long terme.

Aujourd'hui, au lieu d'avoir des groupes s'engageant dans des projets sans tenir compte de la capacité des ressources, le fabricant peut s'appuyer sur les données à sa disposition pour déterminer :

• Quelles ressources sont disponibles et lesquelles ne le sont pas
• Quelles ressources sont surchargées et lesquelles peuvent assumer de nouvelles tâches
• Quelles compétences sont disponibles et les activités où des ressources extérieures pourraient être nécessaires

Administration publique

Au sein d'une administration d'état, le Sénat, le bureau du conseil et les autres groupes associés se partagent entre eux les ressources du data centre législatif. La direction était confrontée à un problème : elle ne savait pas sur quoi travaillaient toutes les ressources.

Grâce au déploiement d'une solution PPM comme système d'enregistrement, les chefs de projets peuvent maintenant assurer un suivi des ressources et déterminer quels pourcentages de ces ressources sont affectés à quels projets à un moment donné. Ils peuvent savoir si quelqu'un travaillera ou non sur un projet approuvé au cours de l'année à venir, pour combien de temps et quel rôle cette personne occupera.

The PPM system has increased efficiencies and reduced the cost of operation. The government has had several hundred people and many of its 900 or so projects integrated with the solution, and has been able to double throughput and cut costs by 75 %.

La plateforme est utilisée pour capturer la demande en ressources et produit tous les trente jours des rapports sur le statut des projets. La véritable valeur de la solution réside dans le fait que les chefs de projets savent qu'ils travaillent sur des projets approuvés et qu'ils peuvent obtenir des ressources lorsqu'ils en ont besoin.

L'un des plus grands avantages d'une gestion efficace des ressources, c'est qu'elle peut aider les responsables à élaborer un business case pour le recrutement ou la reconversion de ressources.

Selon Optimize, fournisseur de logiciels pour l'acquisition de talents, l'une des étapes clés pour réaliser un tel business case consiste à effectuer un audit des activités actuelles du personnel.

La réalisation d'un tel audit donnera une indication précise du travail accompli par les collaborateurs. Ceux qui prennent des décisions concernant le recrutement pourront déterminer si ces derniers travaillent réellement au maximum de leur capacité sur la base de leurs niveaux de performance actuels.

Les responsables peuvent effectuer des audits en s'entretenant individuellement avec les collaborateurs pour savoir combien de temps il leur faut pour effectuer certaines tâches et quelles sont leurs responsabilités, puis faire appel à la gestion des ressources avec une analyse de la demande pour schématiser les tâches et montrer combien de temps chacune d'elles demande.

D'un autre côté, ces audits individuels peuvent prendre du temps, coûter cher et reposer sur un jugement subjectif. L'utilisation d'un système assure une parfaite objectivité et s'avère globalement moins chronophage une fois celui-ci mis en œuvre.

En voyant comment les ressources ont du mal à faire face à la charge de travail ou à assumer plus de travail, la direction peut être convaincue de recruter de nouvelles personnes.

Les responsables qui cherchent à élaborer un business case peuvent également mettre en avant les inconvénients qu'il y a à ne pas recruter plus de personnel, ce qu'ils peuvent faire en tirant parti de la gestion des ressources avec une analyse de la capacité. En faisant la lumière sur ces inconvénients, ils peuvent démontrer l'ampleur des dommages qui pourraient être causés si l'organisation ne dispose pas des ressources nécessaires. On peut par exemple citer :

• L'incapacité à terminer les projets à temps
• La diminution de la satisfaction client
• Une réduction de la qualité du travail
• Un impact négatif sur le retour sur investissement
• Le stress et la rotation du personnel dus à une charge de travail excessive

Les outils d'analyse de la capacité et de la demande par rôle peuvent également aider les responsables à préciser le type de membres d'équipe dont ils ont besoin, notamment :

• Combien de personnes doivent être recrutées
• Quelles fonctions les nouveaux salariés occuperaient
• Combien d'expérience et quelles compétences sont nécessaires pour chaque poste
• Une description de leurs responsabilités principales
• Les fourchettes de salaire du marché

Les organisations opèrent aujourd'hui dans un environnement commercial caractérisé par un nombre limité de ressources et une demande accrue pour des projets liés à la transformation numérique, au développement de nouveaux logiciels, à l'extension de marché, à la mise en œuvre de nouvelles installations et bien plus encore.

Si elles ne veulent pas voir certains de leurs projets retardés, voire annulés, les entreprises n'ont donc d'autre choix que de bien gérer leurs ressources. Mais c'est loin d'être une tâche facile. Les responsables sont depuis longtemps confrontés à la difficulté de ne pas savoir qui travaille sur quoi et si les ressources seront ou non disponibles au moment où elles seront nécessaires.

La gestion des ressources apporte une solution. En bénéficiant d'une parfaite visibilité sur les activités pour lesquelles les ressources sont engagées, les responsables peuvent bien cerner l'utilisation, et peuvent ainsi affecter les ressources de façon appropriée pour le travail en cours et estimer plus précisément la demande future.