Choisir un logiciel de suivi des temps pour les consultants

Les cabinets de conseil, tout comme la plupart des entreprises de services professionnels, d'infogérance, de technologies de l'information et de services intégrés, rencontrent encore des challenges liés à la pandémie et aux changements qu'elle a entraînés. Ainsi, le télétravail s'est pérennisé, et de nombreux consultants cherchent encore le moyen de servir, avec succès, leurs clients en mode virtuel. Dans un marché du travail tendu, il existe également une pression constante pour maintenir l'engagement, la connectivité et la productivité d'une main-d'œuvre à distance ou hybride.

En outre, les entreprises de services sont depuis longtemps confrontées à des problèmes relatifs à la précision et à la rapidité de la facturation. Il peut s'avérer difficile d'obtenir une visibilité sur les heures facturables des salariés, en particulier lorsque les consultants travaillent à distance ou sur site chez les clients. Le défi consiste à s'assurer que toutes les heures facturables sont déclarées avec précision et d'une manière qui permette de facturer rapidement et facilement les clients et d'être payé.

Enfin, les consultants sont toujours à la recherche de nouveaux moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle. Il est essentiel de connaître la productivité des salariés pour identifier les faiblesses opérationnelles et y remédier. Un logiciel de suivi des temps pour les consultants est un outil qui permet de suivre les heures travaillées, mais aussi de mesurer le niveau de productivité de chaque collaborateur comme de l'ensemble de l'organisation.

Un logiciel de suivi des temps aide les consultants à surmonter les difficultés liées à la gestion et à l'engagement des collaborateurs éloignés, tout en accélérant le processus de facturation et de paiement. En règle générale, les consultants travaillent de manière indépendante, se déplaçant chez les clients et travaillant à distance. Par conséquent, ils ont besoin d'outils efficaces qui leur permettent un reporting de leurs activités, qu'ils soient à un bureau ou en transit, et lorsqu'ils travaillent sur plusieurs missions client en même temps.

Le bon logiciel de suivi des temps pour les consultants peut permettre aux collaborateurs de renseigner leurs durées de travail en toute simplicité. Un outil logiciel robuste peut fournir aux consultants individuels un système transparent de reporting pour savoir facilement le temps qu'ils ont passé sur différents types d'activités. Toute information supplémentaire doit également être facilement accessible. Si l'information n'est pas visible, il faut un moyen efficace de voir rapidement les informations supplémentaires afin de confirmer un suivi des temps adéquat.

Pour améliorer le reporting individuel des temps, une solution appropriée de suivi des temps garantit également que les heures sont saisies de manière efficace afin que vous puissiez facturer les clients le plus rapidement possible. Si les utilisateurs n'aiment pas recourir à cet outil, s'ils le trouvent contraignant, ils l'utiliseront à contrecœur, ce qui se traduira par des rapports moins précis et entraînera des retards de facturation et des pertes de revenus potentielles.

Un logiciel qui permet de saisir des temps via un mobile, un navigateur ou une tablette peut optimiser l'expérience de chaque utilisateur et minimiser les allers-retours entre l'individu, le chef de projet et le service financier avant de pouvoir facturer au client. Pouvoir utiliser plusieurs plateformes permet également à l'utilisateur de fournir des informations plus pertinentes, pour une facturation précise et efficace.

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Alors que les applications autonomes de suivi des temps peuvent offrir les bases nécessaires pour suivre les horaires des salariés, une solution logicielle PSA complète peut renforcer votre suivi des temps. Un outil de suivi des temps intégré à une solution PSA complète offre une plus grande flexibilité d'engagement avec une intégrité continue tout en garantissant que les consultants suivent avec précision le temps passé à la bonne activité. Par conséquent, les organisations peuvent transférer rapidement et efficacement les activités facturables sur les factures des clients en réduisant le nombre de cycles de révision nécessaires, obtenant ainsi un règlement plus rapide.

D'après le 2022 SPI Maturity Benchmark Report :

« Une solution PSA est généralement le système d'enregistrement des aptitudes, compétences et préférences des ressources avec intégration à la base de données des salariés et des sous-traitants. Elle est utilisée pour collecter le temps et les dépenses par projet et par ressource jusqu'au niveau de la tâche, c'est donc le système d'enregistrement pour l'utilisation des ressources, ainsi que pour l'estimation et le coût du projet. »

De nombreux cabinets de conseil proposent un large éventail de types d'activités et de consultants. Ainsi suivre les temps et les dépenses pour toutes les tâches et les différents collaborateurs, en fonction des différentes conditions contractuelles pour différents clients, peut s'avérer délicat. Lorsqu'un logiciel de suivi des temps pour les consultants est intégré à une solution PSA complète, l'outil peut intuitivement faire correspondre les tâches, les personnes et les conditions des contrats pour garantir une facturation appropriée pour chaque projet.

Les outils de suivi des temps qui ne font pas le lien de manière intégrée entre les contrats et les plans de projet ne connaissent pas les charges de travail ni les relations financières associées nécessaires pour favoriser l'intégrité et l'efficacité qui peuvent accélérer les paiements. Une application PSA peut fournir une meilleure structure et une meilleure intégrité financières, grâce à une vue d'ensemble qui inclut les détails des contrats, les plans de projets en aval et les activités individuelles qui, attribuées à chaque collaborateur, créent la relation de facturation appropriée.

Envie de trouver un logiciel de suivi des temps pour les consultants qui peut maintenir votre équipe sur la bonne voie et simplifier la gestion des temps et des dépenses afin d'accélérer la facturation et le paiement ? Recherchez une solution qui inclura ces neuf fonctionnalités essentielles.

Des feuilles de temps complètes, intuitives et détaillées qui reflètent les attentes des consultants en matière de facturation sur tout le cycle du projet

Recherchez une solution qui inclut des feuilles de temps numériques intuitives. Une application de suivi des temps simple et riche en fonctionnalités avec une option mobile et des rappels de suivi des temps peut alléger la charge de travail et faciliter l'adoption par l'utilisateur.

Grâce à des feuilles de temps numériques détaillées, les collaborateurs peuvent indiquer exactement où et comment ils passent leur temps, tandis que les chefs de projet peuvent facilement voir à quoi le temps est dédié, comment se concentrer sur les bonnes activités et prendre de meilleures décisions en termes d'affectation des ressources.

Des workflows intuitifs et un préremplissage des informations sur les flux d'activités/heures définis par l'OBS

Il convient d'utiliser un logiciel de suivi des temps qui montre le temps consacré aux projets innovants par rapport aux travaux de maintenance. Ainsi, les activités restent centrées sur la création de valeur et les résultats. La bonne solution vous permettra de fournir des catégories approuvées à partir desquelles procéder au suivi des heures.

Les tâches préremplies et les workflows intuitifs permettent aux responsables de comprendre facilement où les ressources passent leur temps. Ils peuvent ainsi prendre des décisions éclairées et allouer ce temps aux projets alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Un flux d'activités qui hérite des informations financières

Pour la plupart des projets, le flux d'activités implique diverses tâches qui doivent être effectuées progressivement, par des équipes et des individus différents, jusqu'à l'achèvement du projet. Chacun des composants du flux d'activités doit être aligné sur les KPI organisationnels.

Lorsque votre logiciel de suivi des temps pour les consultants est intégré à une solution PSA complète, chaque flux d'activités (et les tâches qui y sont associées) peut être lié de manière intuitive aux opérations métiers. Sans aucun effort manuel, l'ensemble de ces tâches et flux d'activités peuvent être correctement automatisés pour mener à bien la facturation, l'utilisation et l'analytique. L'intégration automatique des flux d'activités et des informations financières peut contribuer à garantir la réussite du client comme du cabinet de conseil.

Des flux d'activités intégrés pour garantir une révision pertinente

Une solution PSA robuste qui inclut un logiciel de suivi des temps pour les consultants intégrera également le reporting et l'analytique dans l'application. Les rapports intégrés alertent les décideurs des risques avant que ces derniers ne deviennent de vrais problèmes.

De plus, pour les workflows intégrés, la bonne solution nécessitera une approbation et des remontées le cas échéant pour garantir l'intégrité financière de la facturation et des KPI internes.

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Des capacités d'audit métier pour s'assurer que les changements sont documentés pour examen, approbation et remontée

Le bon logiciel de suivi des temps pour les consultants doit inclure des capacités d'audit métier. Ainsi, en cas de changements, tels que la portée du projet, le calendrier ou le nombre de ressources sur site, le logiciel peut automatiquement documenter ces changements et les acheminer pour examen, approbation et remontée.

Une solution logicielle qui s'adapte aux priorités et aux changements d'orientation de l'entreprise peut aider les collaborateurs à rester concentrés sur leurs tâches et à maintenir l'entreprise sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs, tout en gérant régulièrement les temps et les dépenses.

Les KPI relatifs à la gestion de la productivité recouvrent des données financières et commerciales sur tout le cycle de vie

Les données et métriques financières et commerciales sur tout le cycle de vie permettent d'optimiser la productivité et la rentabilité de chaque salarié ainsi que de toute l'organisation. La bonne solution logicielle peut intégrer des KPI de gestion de la productivité pour aider vos collaborateurs et votre organisation à rester sur la bonne voie.

Une automatisation de l'approbation des heures et de la génération de factures

La meilleure solution pour le suivi des temps ne se limite pas au simple suivi des heures des consultants. Elle automatisera également l'enchaînement des processus, tels que l'envoi du rapport de temps au bon responsable pour approbation, et après approbation, la compilation de rapports de temps pour générer une facture.

L'automatisation des processus peut réduire le délai entre la fin des activités et la facturation. Grâce à une visibilité en temps réel sur le logiciel PSA en tant que solution, les dirigeants n'ont pas à attendre la fin du mois ou du cycle de facturation pour auditer les facturations et déterminer s'il existe des écarts ou des anomalies en termes de KPI.

Des règles basées sur les contrats et les ressources qui garantissent la saisie automatisée des temps en aval et l'intégrité financière

La bonne solution de suivi des temps doit inclure des règles basées sur les contrats et les ressources qui permettent d'identifier les activités auxquelles les ressources consacrent leur temps, et focaliser ces dernières sur les projets en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

En intégrant des règles personnalisées, le logiciel peut s'assurer que les heures sont saisies automatiquement et que toutes les heures facturables sont bel et bien facturées. Un bon suivi des temps permet de prendre en compte la charge de travail réelle des collaborateurs et de s'assurer qu'ils ne sont pas surchargés.

Des expériences dynamiques (sur mobile, ordinateur et tablette)

Les consultants travaillent depuis longtemps avec des équipes éloignées les unes des autres, et cette tendance pourrait se généraliser dans un avenir proche. En dépit de la réouverture des bureaux, le travail à distance devrait perdurer dans de nombreuses organisations. Parallèlement, cette réouverture des bureaux marque le retour des consultants sur site, qui se déplacent régulièrement.

Il vous faut donc un logiciel de suivi des temps pour les consultants qui soit facile à utiliser, peu importe où vos collaborateurs se trouvent. Une solution qui offre des expériences sur mobile, ordinateur de bureau et tablette peut permettre aux consultants à distance ou itinérants de communiquer efficacement leurs heures à l'organisation, garantissant ainsi une facturation et une gestion des KPI dans les temps.

Avant de conclure, comparons les logiciels de gestion du temps et des dépenses aux logiciels de suivi des temps : s'agit-il des mêmes outils ?

Les logiciels de gestion du temps et des dépenses et les logiciels de suivi des temps pour les consultants permettent tous de suivre et de communiquer les heures de travail, mais c'est là que s'arrêtent les similitudes.

Un logiciel de suivi des temps ne fournit que des rapports de base sur les temps, mais un logiciel de gestion du temps et des dépenses offre une solution plus solide qui inclut des approbations et une facturation automatisées.

Une solution de gestion du temps et des dépenses complète intègre des workflows, des analyses et des KPI de productivité, pour aller au-delà du suivi des temps et améliorer l'activité et les résultats.

Le suivi des horaires des consultants et de l'avancement des projets est une tâche essentielle pour rester maître de la facturation et de la gestion de projet. Mais lorsque cette tâche est intégrée dans une solution logicielle PSA complète, elle peut fournir une mine d'informations qui peuvent propulser votre conseil au niveau supérieur, en termes de productivité comme de rentabilité.

Planview propose une solution logicielle PSA vraiment robuste et complète qui va au-delà d'un simple logiciel de suivi des temps pour les consultants. Elle offre notamment une visibilité immédiate sur les projets et les ressources, simplifiant ainsi la capacité d'une organisation à prendre des décisions éclairées, à augmenter la productivité et à accélérer le processus de facturation.

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