Utiliser l'intelligence artificielle pour la gestion de projet

"La gestion de projet ne consiste plus seulement à gérer des projets. Il s'agit d'orienter votre organisation vers un avenir défini par une technologie intelligente et une excellence stratégique", explique Rich Sonnenblick, chief data scientist chez Planview.

Les assistants d'intelligence artificielle, tels que Planview Copilot, inaugurent une transformation attendue depuis longtemps dans le monde de la gestion de projet.

Pendant des décennies, les chefs de projet ont dû s'appuyer sur les mêmes outils statiques pour accomplir leur travail - diapositives, feuilles de calcul et documents, tous réadaptés pour jouer le rôle de communication des informations nécessaires au projet. L'utilisation de ces outils exigeait des efforts manuels considérables de la part des chefs de projet et des équipes de projet.

L'IA est prête à prendre en charge de nombreux aspects administratifs et de traitement des données de la gestion de projet. Les chefs de projet peuvent ainsi consacrer moins de temps aux tâches routinières et plus de temps à la réflexion stratégique, au leadership et à la résolution de problèmes complexes - des tâches que seuls les humains peuvent accomplir.

L'IA et l'apprentissage automatique peuvent soulager les chefs de projet en accélérant divers aspects du cycle de vie du projet, tels que :

• Automatisation des tâches de routine
• Fournir des informations fondées sur des données pour la prise de décision
• Prévoir les problèmes ou les résultats potentiels
• Optimisation de l'allocation des ressources et de la programmation
• Améliorer l'évaluation et la gestion des risques
• Former rapidement les employés

Les possibilités d'exploiter l'intelligence artificielle dans la gestion de projet sont vraiment infinies - aider les gestionnaires de projet à prendre des décisions plus éclairées, à accroître l'efficacité et à améliorer les résultats des projets.

L'application de l'intelligence artificielle à la gestion de projet n'en est qu'à ses débuts. Mais après un bref aperçu de l'histoire de l'IA, vous pouvez constater que le rythme du changement s'accélère. L'IA devrait entraîner une refonte massive du secteur d'ici la fin de la décennie.

• D'ici 2026, 70% des titres de postes passeront d'une hiérarchie portefeuille, programme, projet (3P's) à des descripteurs basés sur les rôles en raison de l'augmentation de l'IA dans la gestion stratégique de portefeuille.
• D'ici 2028, les responsables de PMO s'appuieront sur l'IA pour prédire les retards des projets et les dépassements de budget avec une précision de plus de 90%, ce qui permettra de mettre en place des stratégies d'atténuation proactives et d'accroître la résilience des portefeuilles.
• D'ici 2030, 80% du travail de gestion de projet sera éliminé par l'IA.

Source : Rapport Gartner : Build a Generative AI Roadmap for Your Portfolio Management Life Cycle, 1 juillet 2024, ID G00795336

Il est important de considérer chacune de ces prédictions dans ce contexte : L'IA est destinée à améliorer les capacités humaines, et non à les remplacer. La gestion de projet comporte de nombreux aspects que l'IA ne peut pas reproduire, tels que l'intelligence émotionnelle, la gestion des parties prenantes et la résolution créative de problèmes dans des situations uniques.

Un jour, l'IA pourrait éliminer 80% du travail manuel et fastidieux que les chefs de projet effectuent pour maintenir des systèmes inefficaces.

En adoptant l'IA et en développant des compétences pour l'exploiter efficacement, les personnes impliquées dans le cycle de vie des projets peuvent se positionner comme des atouts inestimables dans le domaine en pleine évolution de la gestion de projets. À mesure que l'IA prend en charge des tâches routinières, de nouveaux rôles émergeront. Les chefs de projet qui s'adaptent et apprennent à travailler avec l'IA seront très demandés pour leur expertise humaine et technologique combinée.

Au lieu d'ignorer l'IA, réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer vos compétences pour travailler efficacement avec les outils d'IA. Il peut s'agir d'apprendre l'analyse de données, la mise en œuvre de l'IA, ou de se concentrer sur le développement de vos compétences exclusivement humaines.

L'application de l'IA à la gestion de projet implique l'intégration de logiciels et de techniques alimentés par l'IA dans divers aspects du cycle de vie du projet. Voici sept exemples de l'application pratique de l'IA à la gestion de projet :

Planification et programmation

L'intelligence artificielle peut rendre la planification et l'ordonnancement plus efficaces et plus précis dans le cadre de la gestion de projets. Les chefs de projet peuvent utiliser des algorithmes d'IA pour analyser les données historiques des projets et créer des calendriers optimisés, et mettre en œuvre des modèles d'apprentissage automatique pour prédire les durées et les dépendances des tâches.

Gestion des ressources

L'IA peut permettre une gestion plus efficace des ressources dans le cadre de la gestion de projet. Les chefs de projet peuvent utiliser l'IA pour faire correspondre les compétences des membres de l'équipe aux tâches du projet, ou l'analyse prédictive pour prévoir les besoins et la disponibilité des ressources.

Gestion des risques

L'IA peut aider les gestionnaires de projets à réduire les risques de manière proactive. Grâce au traitement du langage naturel, l'IA peut analyser les documents relatifs à un projet et identifier les risques potentiels. L'apprentissage automatique peut être utilisé pour évaluer les probabilités de risque et les impacts potentiels.

Suivi du projet

Pour suivre les projets, les chefs de projet peuvent mettre en place des tableaux de bord alimentés par l'IA pour des mises à jour en temps réel de l'état d'avancement du projet et utiliser la vision par ordinateur pour suivre l'avancement des composants physiques du projet.

Aide à la décision

Les gestionnaires de projets peuvent également tirer parti de l'IA pour l'aide à la décision : Pour les décisions importantes, l'IA peut analyser plusieurs scénarios et recommander des plans d'action optimaux. Les PM peuvent également utiliser des chatbots ou des assistants virtuels pour fournir des réponses rapides aux questions liées au projet.

Automatisation des tâches

L'intelligence artificielle peut alléger le fardeau de l'automatisation des tâches. Les PM peuvent mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour les tâches administratives répétitives et utiliser l'IA pour mettre à jour automatiquement la documentation et les rapports relatifs aux projets.

Analyse prédictive

L'utilisation de l'IA pour l'analyse prédictive permet de réduire les risques, de gagner du temps et d'économiser des efforts. Les gestionnaires de projet peuvent appliquer des modèles d'apprentissage automatique pour prévoir les résultats du projet, les retards ou les dépassements de coûts, et utiliser l'IA pour identifier les goulets d'étranglement ou les problèmes potentiels avant qu'ils ne se produisent.

Renforcer les talents

L'IA permet d'améliorer rapidement les compétences en réduisant le temps nécessaire à la mise en place d'un travail, d'un produit ou d'une solution. Les helpbots d'IA peuvent accéder rapidement et efficacement à des informations sur les produits, les solutions ou autres.

La mise en œuvre de l'intelligence artificielle dans la gestion de projet stimule la vitesse, la productivité et l'efficacité, en réduisant les efforts nécessaires pour planifier, surveiller et réaliser les projets. Les chefs de projet peuvent ainsi consacrer plus de temps au travail stratégique à haute valeur ajoutée que seuls les humains peuvent accomplir.

Le chef de projet du futur travaillera en harmonie avec l'intelligence artificielle et confiera à des outils intelligents les tâches manuelles, fastidieuses et répétitives qui occupaient autrefois une grande partie de son temps.

Les principaux avantages de l'intelligence artificielle dans la gestion de projet sont les suivants :

• Une planification et une programmation plus efficaces
• Amélioration de l'évaluation et de l'atténuation des risques
• Amélioration de l'optimisation des ressources
• Analyse prédictive perspicace
• Automatisation efficace des tâches
• Prise de décision améliorée
• Une estimation plus précise des coûts

Trouver un outil d'intelligence artificielle qui fonctionne de manière transparente avec les outils de gestion de projet existants peut aider les gestionnaires de projet à maximiser les avantages de l'intelligence artificielle. Par exemple, Planview Copilot est un assistant génératif alimenté par l'IA et intégré aux solutions de gestion de portefeuille et de travail de Planview. Conçu pour aider les utilisateurs dans leurs tâches de gestion de projet, Planview Copilot s'appuie sur la technologie générative de l'IA pour améliorer la prise de décision, accroître l'efficacité et automatiser les processus de routine.

Appliquer l'intelligence artificielle à la gestion de projet peut sembler intimidant, mais ce n'est pas une fatalité. Suivez ces cinq étapes pour appliquer l'IA à votre travail.

Sélectionnez les logiciels et les outils de gestion de projet alimentés par l'IA appropriés.

Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre organisation. Recherchez et comparez diverses solutions d'IA, en vous concentrant sur des fonctionnalités telles que l'analyse prédictive, les rapports automatisés et le traitement du langage naturel.

Intégrer les solutions d'IA aux systèmes existants.

Commencez par définir la manière dont le logiciel d'IA interagira avec les outils existants, tels que vos plateformes de CRM, d'ERP, de développement logiciel ou de communication. Travaillez en étroite collaboration avec des professionnels des technologies de l'information pour garantir la compatibilité et résoudre tout problème d'intégration potentiel. Une bonne intégration permet à l'IA d'extraire des données de toutes les sources pertinentes, ce qui offre une vision holistique de vos projets et permet d'obtenir des informations et des recommandations plus précises.

Former les membres de l'équipe à l'utilisation des logiciels améliorés par l'IA et à l'interprétation des informations générées par l'IA.

La formation de votre équipe est essentielle pour exploiter pleinement la puissance de l'IA dans la gestion de projet. Organisez des sessions de formation qui couvrent à la fois les aspects techniques de l'utilisation du logiciel d'IA et les compétences analytiques nécessaires pour interpréter les informations générées par l'IA. Assurez-vous que les membres de l'équipe comprennent comment l'IA peut augmenter leur travail, de l'automatisation des tâches routinières à la fourniture de recommandations basées sur des données.

Veillez à ce que les données soient sûres, sécurisées et protégées.

Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité solides pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les violations et les pertes de données. Cela inclut l'utilisation du cryptage, l'authentification sécurisée des utilisateurs et des audits de sécurité réguliers. Assurez-vous que les outils d'IA que vous sélectionnez sont conformes aux normes et réglementations du secteur, telles que le GDPR ou le CCPA, afin de protéger les données personnelles et les données du projet.

Alimentez en permanence les systèmes d'intelligence artificielle avec des données relatives aux projets afin d'en améliorer la précision et l'efficacité.

Les systèmes d'IA se nourrissent de données et deviennent de plus en plus précis et efficaces à mesure qu'ils traitent davantage d'informations. L'alimentation continue de vos outils d'IA en données de projet leur permet d'apprendre et de s'améliorer au fil du temps. En examinant et en affinant régulièrement les données saisies, le système d'IA peut s'adapter à l'évolution de l'environnement des projets et fournir des informations plus pertinentes.

En maintenant un flux régulier de données précises et actualisées, vous améliorez la capacité de l'IA à prévoir les tendances, à identifier les risques et à recommander des stratégies, ce qui permet en fin de compte de prendre de meilleures décisions en matière de gestion de projet.

Intelligence artificielle et automatisation dans la gestion de projet

L'automatisation de l'intelligence artificielle peut inclure l'attribution automatique des tâches et les rappels, la collecte automatique de données et la création de rapports, l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour les tâches répétitives, ainsi que le suivi automatisé des progrès et les mises à jour de l'état d'avancement.

Tirer parti de l'IA et de l'automatisation dans la gestion de projet peut se traduire par une efficacité et une productivité accrues, une planification et une estimation plus précises, une réduction des erreurs humaines dans les tâches de routine, une prise de décision fondée sur les données et une meilleure utilisation des ressources.

Les gestionnaires de projet peuvent tirer parti de l'IA et de l'automatisation dans plusieurs parties du cycle de vie du projet.

L'IA et l'automatisation peuvent être utilisées pour la planification et l'ordonnancement des projets, la gestion des ressources, la gestion des risques, le suivi du budget et l'estimation des coûts, la collaboration et la communication au sein de l'équipe, ainsi que le suivi des performances et l'établissement de rapports.

Toutefois, n'oubliez pas les défis courants suivants associés à l'IA et à l'automatisation :

• Intégration avec les systèmes existants : Assurez-vous que les automatismes s'intègrent bien aux autres outils de votre système.
• Qualité et cohérence des données : Veillez à ce que l'automatisation permette de transférer des données de manière fiable, précise et cohérente.
• Adoption par l'équipe et gestion du changement : Les équipes peuvent avoir besoin de temps pour s'habituer aux nouveaux flux de travail automatisés. Donnez la priorité à la formation et aux contrôles pour vous assurer que les équipes se sentent à l'aise et confiantes dans l'utilisation de toute nouvelle automatisation.
• Équilibrer l'automatisation et la surveillance humaine : Trop d'automatisation sans supervision humaine peut augmenter les risques. Veillez à ce que des contrôles et des équilibres soient mis en place pour surveiller les systèmes.

Si vous souhaitez simplement commencer à utiliser des outils d'IA dans la gestion de projet, de nombreux outils existent. Cependant, plutôt que d'assembler des outils d'IA, il est beaucoup plus efficace d'utiliser une plateforme intégrée alimentée par l'IA.

Generative AI assistant

Planview Copilot vous permet de dialoguer avec vos données et de les interroger en langage naturel pour obtenir des informations, des recommandations basées sur les meilleures pratiques et des décisions stratégiques.

Aide à l'IA et perfectionnement

L'interface d'aide AI in-app fournit des réponses en texte clair à vos questions, vous permettant d'accéder rapidement aux réponses de milliers d'articles d'aide du centre de réussite client et d'autres documents spécifiques à un produit ou à une solution.

Sentiment analysis

L'analyse des sentiments peut vous aider à comprendre si un produit, un projet ou un élément de travail est vraiment sur la bonne voie en analysant le ton émotionnel et les sentiments des commentaires et des textes d'état, ainsi que la linguistique informatique qui sous-tend les commentaires agrégés au fil du temps. Vous pouvez utiliser ces scores pour révéler des informations positives, neutres ou négatives et prendre des mesures correctives avant que la livraison ne soit affectée.

Résumés

Les synthétiseurs d'IA peuvent vous aider à gagner du temps, à améliorer vos connaissances et à fournir des informations exploitables en résumant les risques, les problèmes et les travaux en cours, et même en élaborant des notes de mise à jour en cliquant sur un bouton.

Optimisations et simulations

La planification de scénarios vous permet d'explorer de multiples voies afin de déterminer l'affectation la plus efficace et la plus efficiente de votre capital et de vos capacités pour obtenir des performances optimales et un succès stratégique.

Bien que l'intégration de l'IA dans votre travail puisse être un concept intimidant, beaucoup trouvent que le format conversationnel d'un assistant d'IA génératif est étonnamment facile à utiliser. L'utilisation d'outils d'IA générative permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts par rapport aux méthodes de recherche traditionnelles.

Des outils comme Planview Copilot utilisent le traitement du langage naturel, ce qui permet aux utilisateurs d'interagir avec le système à l'aide de requêtes en langage naturel, facilitant ainsi la recherche d'informations, la génération de rapports ou la mise à jour de l'état d'avancement d'un projet.

Planview Copilot est conçu pour aider les chefs de projet et les équipes à prendre des décisions plus éclairées, à améliorer les résultats des projets et à augmenter la productivité globale grâce à l'automatisation et aux informations pilotées par l'IA. En discutant simplement avec Copilot, les chefs de projet peuvent améliorer la prise de décision, accroître l'efficacité et automatiser les processus de routine.

L'intelligence artificielle peut être utilisée pour améliorer la gestion des projets et des portefeuilles, mais l'objectif et l'application diffèrent. Dans la gestion de portefeuille, l'IA peut améliorer la sélection et la hiérarchisation des projets, des programmes ou des initiatives, l'optimisation des ressources, l'analyse des performances du portefeuille et la planification de scénarios. Tirer parti de l'intelligence artificielle dans la gestion stratégique peut faciliter la prise de décision, réduire les risques, accroître la visibilité et aider les équipes à maintenir l'alignement stratégique.

Sélection et hiérarchisation des projets, programmes ou initiatives

Les algorithmes d'IA peuvent analyser de multiples facteurs (alignement stratégique, disponibilité des ressources, risque, retour sur investissement) pour recommander les projets à inclure dans le portefeuille. Les modèles d'apprentissage automatique peuvent prédire les taux de réussite des projets sur la base de données historiques pour aider à la sélection et à la hiérarchisation.

Optimisation des ressources

L'IA peut optimiser l'affectation des ressources sur plusieurs projets, en tenant compte des compétences, de la disponibilité et des priorités du projet. L'analyse prédictive permet de prévoir les besoins en ressources et d'identifier les goulets d'étranglement potentiels.

Analyse de la performance du portefeuille

L'IA peut fournir des informations en temps réel sur la performance du portefeuille, en identifiant les tendances et les anomalies. Des tableaux de bord automatisés permettent de visualiser les données complexes du portefeuille pour faciliter la prise de décision.

Planification de scénarios

L'IA peut simuler divers scénarios de portefeuille, aidant ainsi les dirigeants d'entreprise et les responsables technologiques à comprendre l'impact de différentes décisions.

Objectives and key results (OKRs)

En intégrant les OKR dans la gestion de portefeuille pilotée par l'IA, les organisations peuvent s'assurer que leurs portefeuilles de projets restent étroitement alignés sur les objectifs stratégiques. Cette approche combine le cadre de définition des objectifs des OKR avec la puissance analytique de l'IA, ce qui permet une gestion stratégique du portefeuille davantage axée sur les données.

Les défis de l'application de l'IA à la gestion de portefeuille sont les mêmes que ceux de la gestion de projet : Tout d'abord, la qualité de l'IA dépend des données sur lesquelles elle s'appuie - la qualité et la cohérence des données dans l'ensemble du portefeuille sont donc essentielles à la réussite.

L'intégration avec les outils et processus existants peut s'avérer délicate et nécessiter une approche globale. La confiance des parties prenantes dans la gestion du changement et l'adoption de l'IA peut varier, ce qui peut affecter les résultats. Enfin, il est toujours important de maintenir un équilibre subtil entre les connaissances de l'IA et l'expertise et le jugement humains afin de réduire les risques.

Pendant des décennies, le monde de la gestion de projets s'est appuyé sur des outils adaptés dont l'utilisation et la maintenance nécessitaient des efforts considérables. L'IA est sur le point d'inaugurer une nouvelle ère de la gestion de projet, dans laquelle les chefs de projet disposent d'outils à leur mesure.

Donnez un coup de fouet à vos efforts de gestion de projet grâce à la plateforme de Planview alimentée par l'IA.