L'intelligence artificielle au service de la gestion de projets

« La gestion de projets ne consiste plus seulement à gérer des projets. Il s'agit d'orienter votre organisation vers un avenir centré sur une technologie intelligente et l'excellence stratégique », explique Rich Sonnenblick, Chief Data Scientist chez Planview.

Les assistants d'intelligence artificielle, comme Planview Copilot, inaugurent une transformation attendue depuis longtemps dans le monde de la gestion de projets.

Pendant des décennies, les responsables de projets ont dû s'appuyer sur les mêmes outils statiques pour accomplir leur travail (diapositives, feuilles de calcul, documents, etc.). Tous devaient être réadaptés pour communiquer efficacement les informations nécessaires au projet, et exigeaient des efforts manuels considérables de la part des responsables et équipes de projets.

L'IA permet aujourd'hui de prendre en charge de nombreux aspects administratifs et liés au traitement des données. Les responsables de projets peuvent ainsi consacrer moins de temps aux tâches routinières et plus à la réflexion stratégique, au leadership et à la résolution de problèmes complexes – des tâches que seuls les humains peuvent accomplir.

L'IA et le machine learning allègent le travail des responsables de projets en accélérant divers aspects du cycle de vie d'un projet :

• Automatisation des tâches courantes
• Analyses orientées données pour faciliter la prise de décision
• Anticipation des problèmes ou des résultats
• Optimisation de l'allocation des ressources et de la planification
• Évaluation et gestion améliorées des risques
• Formation rapide des collaborateurs

Dans la gestion de projets, le champ des possibles en matière d'intelligence artificielle est absolument infini. L'IA aide les responsables de projets à prendre des décisions plus éclairées, à gagner en efficacité et à améliorer les résultats.

L'intelligence artificielle appliquée à la gestion de projets n'en est qu'à ses débuts. Mais un rapide aperçu de l'histoire de l'IA nous révèle que cette technologie évolue à un rythme accéléré. L'IA devrait entraîner une refonte massive du secteur d'ici la fin de la décennie.

• D'ici 2026, compte tenu de la présence croissante de l'IA dans la gestion stratégique de portefeuilles, 70 % des intitulés de poste passeront d'une hiérarchie « portefeuille, programme, projet » (3P) à des descriptions basées sur les rôles.
• D'ici 2028, les responsables PMO s'appuieront sur l'IA pour prédire les retards dans les projets et les dépassements de budget avec une précision de plus de 90 %, ce qui permettra de mettre en place des stratégies de remédiation proactives et d'accroître la résilience des portefeuilles.
• D'ici 2030, 80 % des tâches de gestion de projets auront disparu grâce à l'IA.

Source : Rapport Gartner « Build a Generative AI Roadmap for Your Portfolio Management Life Cycle », 1 juillet 2024, ID G00795336

Il est important de contextualiser chacune de ces prédictions : l'IA est destinée à améliorer les capacités humaines, et non à les remplacer. La gestion de projets comporte de nombreux aspects que l'IA ne peut pas reproduire, tels que l'intelligence émotionnelle, la gestion des parties prenantes et la résolution créative de problèmes dans des situations spécifiques.

Un jour, l'IA devrait être en mesure d'éliminer 80 % du travail manuel et fastidieux que les responsables de projets effectuent pour maintenir l'efficacité des systèmes.

En adoptant l'IA et en développant les compétences nécessaires pour l'exploiter efficacement, les personnes impliquées dans le cycle de vie des projets pourront jouer un rôle précieux dans le domaine en pleine évolution de la gestion de projets. Et de nouveaux rôles émergeront à mesure que l'IA prendra en charge des tâches routinières. Les responsables de projets qui s'adaptent et apprennent à travailler avec l'IA seront très sollicités pour leur expertise humaine et technologique combinée.

Au lieu d'ignorer l'IA, réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer vos compétences pour travailler efficacement avec les outils fondés sur cette technologie. Par exemple, vous pouvez vous former à l'analyse de données, à la mise en œuvre de l'IA, ou vous concentrer exclusivement sur le développement de vos compétences humaines.

L'application de l'intelligence artificielle à la gestion de projets implique d'intégrer des logiciels et des techniques alimentés par l'IA dans divers aspects du cycle de vie des projets. Voici sept exemples d'une application pratique de l'IA à la gestion de projets :

Planification et programmation

L'intelligence artificielle augmente l'efficacité et la précision de la planification et de l'ordonnancement. Les responsables de projets peuvent utiliser des algorithmes d'IA pour analyser les données historiques des projets et créer des calendriers optimisés, et mettre en œuvre des modèles de machine learning pour prédire les durées et les dépendances des tâches.

Gestion des ressources

L'IA rend la gestion des ressources plus efficace. Les responsables de projets peuvent s'en servir pour faire correspondre les compétences des membres de l'équipe aux tâches du projet, ou s'appuyer sur l'analyse prédictive pour prévoir les besoins et la disponibilité des ressources.

Gestion des risques

L'IA contribue à réduire les risques de manière proactive. Grâce au traitement du langage naturel, l'IA peut analyser les documents relatifs à un projet et identifier les risques potentiels. De son côté, le machine learning peut servir à évaluer les probabilités de risque et les éventuelles conséquences.

Suivi du projet

Les responsables de projets peuvent mettre en place des tableaux de bord pilotés par IA afin de réaliser des mises à jour en temps réel du statut d'un projet, et utiliser la vision par ordinateur pour suivre l'avancement des composants physiques du projet.

Aide à la décision

L'IA facilite également la prise de décision. Pour les décisions à plus grande échelle, l'IA est capable d'analyser plusieurs scénarios et de recommander des plans d'action optimaux. Les chatbots et les assistants virtuels peuvent également fournir des réponses rapides aux questions liées au projet.

Automatisation des tâches

L'intelligence artificielle allège l'automatisation des tâches. Les responsables de projets peuvent automatiser les processus robotiques (RPA) pour les tâches administratives répétitives, et utiliser l'IA pour mettre à jour automatiquement la documentation et les rapports relatifs aux projets.

Analyse prédictive

Utiliser l'IA pour les analyses prédictives permet de réduire les risques, de gagner du temps et d'économiser les ressources. Les responsables de projets peuvent s'appuyer sur des modèles de machine learning pour prévoir les résultats du projet, les retards ou les dépassements de coûts, et exploiter l'IA pour anticiper les goulots d'étranglement ou les problèmes.

Développement des compétences

L'IA permet d'améliorer rapidement les compétences en réduisant le temps nécessaire à la mise en place d'une tâche, d'un produit ou d'une solution. Les helpbots peuvent accéder à des informations sur les produits, les solutions, etc., de manière rapide et efficace.

L'intelligence artificielle permet une gestion de projets rapide, productive et efficace, tout en réduisant les efforts nécessaires pour planifier, surveiller et livrer les projets. Les responsables de projets sont ainsi en mesure de consacrer plus de temps aux activités stratégiques à forte valeur que seuls des humains peuvent accomplir.

Les responsables de projets de demain travailleront en harmonie avec l'intelligence artificielle et confieront à des outils intelligents les tâches manuelles, fastidieuses et répétitives qui occupaient autrefois une grande partie de son temps.

Principaux avantages de l'intelligence artificielle dans la gestion de projets :

• Planification et programmation plus efficaces
• Évaluation et réduction plus efficaces des risques
• Meilleure optimisation des ressources
• Analyses prédictives pertinentes
• Automatisation efficace des tâches
• Prise de décision améliorée
• Estimation plus précise des coûts

Un outil d'IA capable de fonctionner de manière transparente avec les outils de gestion de projets existants aide les responsables de projets à optimiser les avantages de l'intelligence artificielle. Par exemple, Planview Copilot est un assistant piloté par l'IA générative et intégré aux solutions de gestion de portefeuilles et de gestion des activités de Planview. Conçu pour aider les utilisateurs dans leurs tâches de gestion de projets, Planview Copilot s'appuie sur l'IA générative pour améliorer la prise de décision, augmenter l'efficacité et automatiser les processus routiniers.

Appliquer l'intelligence artificielle à la gestion de projets peut sembler une tâche lourde, mais cela n'a pas lieu d'être. Suivez ces cinq étapes pour appliquer l'IA à vos activités.

Sélectionnez les bons logiciels et outils de gestion de projets pilotés par IA.

Pour commencer, évaluez les besoins spécifiques de votre organisation. Comparez diverses solutions d'IA en vous concentrant sur des fonctionnalités telles que l'analyse prédictive, les rapports automatisés et le traitement du langage naturel.

Intégrez les solutions d'IA aux systèmes existants.

À ce niveau, la première chose consiste à définir la manière dont le logiciel d'IA interagira avec les plateformes existantes (CRM, ERP, développement logiciel, communication, etc.). Travaillez en étroite collaboration avec des professionnels IT pour garantir la compatibilité et résoudre tout problème d'intégration. Une bonne intégration permet à l'IA d'extraire des données de toutes les sources pertinentes, ce qui offre une vue d'ensemble des projets pour bénéficier d'informations et de recommandations plus précises.

Formez les membres de l'équipe à l'utilisation des logiciels améliorés par l'IA et à l'interprétation des informations générées par l'IA.

La formation de votre équipe est essentielle pour exploiter toute la puissance de l'IA dans la gestion de projets. Organisez des sessions de formation qui couvrent à la fois les aspects techniques liés à l'utilisation de l'IA et les compétences analytiques nécessaires pour interpréter les informations générées à partir de cette technologie. Veillez à ce que les membres de l'équipe comprennent comment l'IA peut venir en renfort, de l'automatisation des tâches routinières jusqu'à la formulation de recommandations basées sur les données .

Veillez à la protection des données.

Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité solides (chiffrement, authentification sécurisée des utilisateurs, audits réguliers, etc.) pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les compromissions et les pertes. Veillez à la conformité réglementaire (RGPD, CCPA, etc.) des outils d'IA que vous sélectionnez, afin de protéger les données personnelles et les données des projets.

Alimentez en permanence les systèmes d'IA avec des données relatives aux projets afin d'en améliorer la précision et l'efficacité.

Les systèmes d'IA se nourrissent de données et gagnent en précision et en efficacité à mesure qu'ils traitent davantage d'informations. Une alimentation continue de vos outils d'IA permet à ces derniers d'apprendre et de s'améliorer au fil du temps. Des données examinées et affinées régulièrement permettent au système d'IA de s'adapter à l'évolution de l'environnement des projets et de fournir des informations plus pertinentes.

En maintenant un flux régulier de données précises et actualisées, vous améliorez la capacité de l'IA à prévoir les tendances, à identifier les risques et à recommander des stratégies, ce qui permet en fin de compte de prendre de meilleures décisions en matière de gestion de projets.

Intelligence artificielle et automatisation dans la gestion de projets

L'automatisation de l'intelligence artificielle peut inclure l'attribution automatique des tâches et des rappels, l'automatisation de la collecte des données et de la création des rapports, l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour les tâches répétitives, ainsi que l'automatisation du suivi des progrès et des mises à jour des statuts.

À la clé : une efficacité et une productivité accrues, une planification et une estimation plus précises, une réduction des erreurs humaines dans les tâches routinières, une prise de décision fondée sur les données et une meilleure utilisation des ressources.

Les responsables de projets peuvent utiliser l'IA et l'automatisation à plusieurs étapes du cycle de vie d'un projet.

L'IA et l'automatisation peuvent intervenir dans la planification des projets, la gestion des ressources, la gestion des risques, le suivi du budget et l'estimation des coûts, la collaboration et la communication au sein des équipes, ainsi que dans le suivi des performances et la génération des rapports.

Toutefois, n'oubliez pas certains des défis courants associés à l'IA et à l'automatisation :

• Intégration avec les systèmes existants : assurez-vous que les solutions d'automatisation s'intègrent bien aux autres outils de votre système.
• Qualité et cohérence des données : veillez à ce que l'automatisation permette de transférer les données de manière fiable, précise et cohérente.
• Adoption par l'équipe et gestion du changement : les équipes peuvent avoir besoin de temps pour s'habituer aux nouveaux workflows automatisés. Donnez la priorité à la formation et aux contrôles pour vous assurer que vos équipes se sentent à l'aise et confiantes dans l'utilisation de toute nouvelle automatisation.
• Équilibre entre automatisation et surveillance humaine : trop d'automatisation sans supervision humaine peut augmenter les risques. Veillez à ce que des contrôles et des équilibres soient mis en place pour surveiller les systèmes.

De nombreux outils permettent d'utiliser l'IA dans le contexte de la gestion de projets. Cependant, plutôt que de recourir à plusieurs outils disparates, il est beaucoup plus efficace d'utiliser une plateforme intégrée pilotée par IA.

Assistant d'IA générative

Planview Copilot vous permet de dialoguer avec vos données et de les interroger dans un langage naturel pour obtenir des éclairages, bénéficier de recommandations basées sur les bonnes pratiques et faciliter les décisions stratégiques.

Assistance par IA et développement des compétences

L'interface d'aide intégrée à la solution d'IA fournit des réponses en texte clair à vos questions, ce qui vous permet d'accéder rapidement aux réponses de milliers d'articles d'aide et d'autres documents spécifiques à un produit ou à une solution.

Analyse des sentiments

L'analyse des sentiments permet d'évaluer la pertinence d'un produit, d'un projet ou d'une tâche en examinant le ton émotionnel et les sentiments véhiculés au travers des commentaires et des textes de statut, ainsi que la linguistique informatique qui sous-tend les commentaires agrégés. Ces scores peuvent révéler des informations positives, neutres ou négatives, et permettre de prendre des mesures correctives avant qu'une livraison ne soit négativement impactée.

Résumés

Par simple clic, les synthétiseurs d'IA résument les risques, les problèmes et les activités en cours, et élaborent même des notes de mise à jour, pour vous aider à gagner du temps, à améliorer vos connaissances et à bénéficier d'informations exploitables.

Optimisations et simulations

La planification de scénarios vous permet d'explorer de multiples options afin d'affecter votre capital et vos capacités de la manière la plus efficace et la plus efficiente qui soit, pour des performances optimales et le succès de votre stratégie.

Bien que l'intégration de l'IA à vos activités apparaisse un concept intimidant, beaucoup trouvent le format conversationnel d'un assistant d'IA générative étonnamment facile à utiliser. L'utilisation d'outils d'IA générative permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts par rapport aux méthodes de recherche traditionnelles.

Des outils comme Planview Copilot utilisent le traitement du langage naturel pour permettre aux utilisateurs d'interagir avec le système à l'aide de requêtes en langage naturel. Ils facilitent ainsi la recherche d'informations, la génération de rapports et la mise à jour du statut d'un projet.

Planview Copilot a été conçu pour aider les équipes de projets à prendre des décisions plus éclairées, à améliorer les résultats des projets et à augmenter leur productivité globale grâce à l'automatisation et aux analyses pilotées par IA. Au travers de simples discussions avec Copilot, les responsables de projets peuvent améliorer la prise de décision, augmenter l'efficacité et automatiser les processus routiniers.

L'intelligence artificielle améliore la gestion des projets et des portefeuilles, mais l'objectif et l'application diffèrent. Dans la gestion de portefeuilles, l'IA améliore la sélection et la priorisation des projets, des programmes ou des initiatives, l'optimisation des ressources, l'analyse des performances du portefeuille et la planification de scénarios. Exploiter l'intelligence artificielle dans la gestion stratégique facilite la prise de décision, réduit les risques, augmente la visibilité et aide les équipes à maintenir l'alignement stratégique.

Sélection et priorisation des projets, programmes ou initiatives

Les algorithmes d'IA analysent de multiples facteurs (alignement stratégique, disponibilité des ressources, risque, retour sur investissement) pour recommander les projets à inclure dans un portefeuille. Les modèles de machine learning prédisent les taux de réussite des projets sur la base de données historiques, et facilitent ainsi la sélection et la priorisation

Optimisation des ressources

L'IA optimise l'affectation des ressources sur plusieurs projets, en tenant compte des compétences, de la disponibilité et du niveau de priorité de chaque projet. L'analyse prédictive permet de prévoir les besoins en ressources et d'identifier les éventuels goulots d'étranglement.

Analyse des performances du portefeuille

L'IA identifie les tendances et les anomalies pour fournir des informations en temps réel sur les performances d'un portefeuille. Des tableaux de bord automatisés permettent de visualiser les données complexes du portefeuille pour faciliter la prise de décision.

Planification de scénarios

L'IA est capable de simuler divers scénarios de portefeuille, aidant ainsi les dirigeants d'entreprise et les responsables technologiques à comprendre l'impact de différentes décisions.

Objectifs et résultats clés (OKR)

En intégrant les OKR à une gestion de portefeuilles pilotée par IA, les organisations veillent à ce que leurs portefeuilles de projets s'alignent étroitement sur leurs objectifs stratégiques. Cette approche combine le cadre de définition des OKR à la puissance analytique de l'IA, pour une gestion stratégique du portefeuille beaucoup plus orientée sur les données.

Les défis de l'application de l'IA à la gestion de portefeuilles sont les mêmes que ceux de la gestion de projets : tout d'abord, la qualité de l'IA dépend des données qui l'alimentent. Des données cohérentes et de qualité dans l'ensemble du portefeuille sont donc essentielles.

L'intégration avec les outils et processus existants peut s'avérer délicate et nécessiter une approche globale. La confiance des parties prenantes dans la gestion du changement et l'adoption de l'IA peut varier, et donc influencer les résultats. Enfin, pour réduire les risques, il est toujours important de maintenir un équilibre subtil entre les connaissances de l'IA et l'expertise et le jugement humains.

Pendant des décennies, le monde de la gestion de projets s'est appuyé sur des outils dont l'utilisation et la maintenance nécessitaient des efforts considérables. L'IA est sur le point d'inaugurer une nouvelle ère de la gestion de projets, dans laquelle les responsables de projets disposent d'outils à leur mesure.

Pour donner un coup d'accélérateur à votre gestion de projets, misez sur la plateforme de Planview pilotée par IA.