Introduction à la méthode Kanban

Contrairement à d'autres méthodes de gestion du workflow qui imposent un changement dès le départ, la méthodologie Kanban est axée sur l'évolution, et non la révolution. Elle s'appuie sur un principe fondamental : vous devez savoir où vous vous trouvez avant de pouvoir atteindre la destination souhaitée.

La méthode Kanban peut être appliquée à pratiquement tous les types d'activités qui suivent un processus répétable ; si vous réalisez votre travail selon un schéma « À faire », « En cours » et « Terminé », il peut être géré sur un tableau Kanban.

Avant d'approfondir, prenons une minute pour expliquer ce que nous entendons par « tableaux » et « cartes » Kanban.

Imaginez un tableau blanc, divisé en couloirs verticaux. Chaque couloir représente une étape de votre processus, de « À faire » à « Terminé », en passant par « En cours ».

Dans la méthode Kanban, le travail débute toujours sur le côté gauche du tableau et se déplace vers la droite. Le couloir le plus à gauche contient généralement les activités qui n'ont pas encore débuté, et le couloir le plus à droite contient les activités qui ont été achevées.

Outre la visualisation des étapes de votre processus, les tableaux Kanban peuvent également apporter de la visibilité sur d'autres informations relatives à votre travail, telles que les politiques de processus (règles d'utilisation du tableau) et les limitations des tâches en cours. Cliquez sur ce lien pour en savoir plus sur les tableaux Kanban.

Dans le système Kanban, les activités sont représentées par des cartes similaires à des notes autocollantes apposées sur un tableau blanc.

Chaque carte, ou note autocollante, représente une activité. Vous pouvez consulter cet article pour découvrir les cartes Kanban de façon plus approfondie, mais nous vous recommandons de lire tout d'abord cette présentation du fonctionnement des tableaux et des cartes Kanban.

Fonctionnement des tableaux et des cartes Kanban

Pour illustrer le fonctionnement du système Kanban, imaginons que vous souhaitiez utiliser votre tableau Kanban pour visualiser tous les ordres que vous souhaitez apprendre à votre nouveau chiot : assis, pas bouger, couché, au pied, lâcher. Pour les besoins de cet exemple, votre tableau Kanban peut utiliser la configuration de base à trois couloirs : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Pour représenter ces tâches sur un tableau Kanban, vous devez créer une carte pour chacun des ordres :

• Apprendre à Max l'ordre « assis »
• Apprendre à Max l'ordre « pas bouger »
• Apprendre à Max l'ordre « couché »
• Apprendre à Max l'ordre « au pied »
• Apprendre à Max l'ordre « lâcher »

Si vous n'avez pas encore commencé le dressage, toutes les cartes se trouvent dans le couloir « À faire ». Une fois que vous aurez commencé à travailler dessus, vous les déplacerez vers « En cours ». Lorsque Max aura correctement appris un ordre, vous déplacerez la carte correspondante vers « Terminé ».

À la différence d'une note autocollante physique, une carte Kanban numérique vous permet d'ajouter des notes, de joindre des fichiers et des liens, et de faire le point sur l'état d'avancement de l'activité. Vous pouvez utiliser ces informations à titre de référence ou les partager avec toutes les autres personnes susceptibles d'être concernées par cette activité.

Si vous partagez la responsabilité du dressage de Max avec votre conjoint (ou uniquement pour votre propre référence), vous pouvez inclure les informations suivantes dans la carte Kanban correspondant à l'ordre Apprendre à Max l'ordre « assis » :

• Une définition du statut « terminé » : Max doit réussir à s'asseoir lorsqu'il entend l'ordre « assis » sans qu'il soit nécessaire de lui répéter.
• D'autres détails concernant la réalisation de la tâche : nous placerons le poing fermé au-dessus de sa tête ainsi que l'ordre verbal « assis » pour lui indiquer de s'asseoir. Nous lui donnerons une friandise chaque fois qu'il s'assiéra correctement.
• Des astuces pour réussir cette activité : lien vers une vidéo YouTube, Comment apprendre à votre chien à s'asseoir, d'un dresseur de chiens professionnel
• Des informations actualisées sous forme de commentaires sur la carte : « répété pendant 15 minutes aujourd'hui. Max s'est assis à la première tentative environ la moitié du temps, mais seulement lorsqu'il savait qu'il allait recevoir une friandise. Il semble préférer les friandises au bœuf à celles au beurre de cacahuètes. »

En examinant votre tableau Kanban, vous pouvez facilement voir comment progresse le dressage de Max : vous pouvez constater qu'il a correctement appris trois des cinq ordres et qu'il travaille activement sur les deux autres. En ouvrant les deux autres tâches, vous pouvez en savoir plus sur la façon dont Max progresse, et déterminer si votre conjoint a laissé des commentaires qui pourraient vous aider à poursuivre sa progression.

Kanban est une méthode initialement développée par Toyota pour rationaliser les processus de fabrication automobile. S'inspirant des pratiques de commande « juste à temps » appliqués dans les supermarchés, les ouvriers des chaînes d'assemblage de Toyota utilisaient un Kanban (c'est-à-dire une véritable carte) pour indiquer des étapes du processus de fabrication.

Les formes initiales du système Kanban étaient en grande partie analogiques, avec des tableaux et des cartes physiques qui étaient actualisés manuellement ; Kanban est depuis devenu un système numérique.

Même si les tableaux et les cartes Kanban physiques peuvent être des outils de formation utiles pour apprendre les bases de Kanban, la flexibilité, les fonctionnalités et la visibilité des outils Kanban numériques sont inégalables.

Bien entendu, la description des tableaux et cartes Kanban fournie ci-dessus est extrêmement simple, mais elle permet d'illustrer l'utilisation basique des tableaux Kanban. En déplaçant les cartes de gauche à droite entre différentes étapes définies d'un processus et en communiquant les détails des activités dans les cartes, vous pouvez visualiser pratiquement n'importe quel processus, à n'importe quel niveau de votre organisation.

Le système Kanban est extrêmement utile parce qu'il est très flexible, mais certaines pratiques et certains concepts clés de Kanban vous ouvriront la voie du succès. Nous allons vous les présenter.

(Remarque : il existe de nombreuses façons de définir Kanban ; en répertoriant ses éléments fondamentaux de cette manière, notre intention n'est pas d'en donner une nouvelle définition, mais de présenter les principes communs).

1. Visualisation du travail

La création d'un modèle visuel de vos activités et de votre processus vous permet d'observer la progression du flux de travail dans le système Kanban. En rendant le travail visible et en fournissant des indications visuelles concernant les blocages, les goulets d'étranglement et les files d'attente, le système Kanban améliore instantanément la communication et la collaboration. Les équipes peuvent ainsi voir à quelle vitesse leurs activités progressent dans le système et les éléments sur lesquels elles peuvent concentrer leurs efforts pour optimiser le flux.

2. Limitation des activités en cours

En limitant la quantité d'activités inachevées en cours, vous pouvez réduire le temps nécessaire à un élément pour parcourir le système Kanban. Vous pouvez également éviter les problèmes provoqués par les changements de tâches et réduire la nécessité de redéfinir constamment les priorités. Les limitations des tâches en cours permettent d'exploiter tout le potentiel de Kanban. Les équipes peuvent ainsi délivrer un travail de qualité avec une rapidité sans précédent, dans un environnement plus sain et plus durable.

3. Focalisation sur le flux

En utilisant des limitations des tâches en cours et des politiques d'équipe, vous pouvez optimiser votre système Kanban de manière à :

• Améliorer le flux de travail
• Recueillir des métriques pour analyser le flux
• Obtenir des indicateurs avancés sur des problèmes futurs

Un flux de travail constant est essentiel pour une exécution plus rapide et plus fiable, apportant une plus grande valeur à vos clients, votre équipe et votre organisation.

4. Amélioration continue

Une fois votre système Kanban en place, il devient la pierre angulaire d'une culture d'amélioration continue. Les équipes mesurent leur efficacité en suivant le flux, la qualité, la cadence, les délais d'exécution, etc.

Il est possible de modifier le système sur la base d'expérimentations et d'analyses afin de renforcer l'efficacité de l'équipe. L'amélioration continue est une technique d'amélioration Lean qui contribue à rationaliser les workflows, ce qui permet des économies de temps et d'argent dans toute l'entreprise.

Comme la plupart des travailleurs intellectuels, vous êtes probablement déjà inondé d'outils bien intentionnés qui ne font que vous rajouter du travail. Pourquoi commencer à utiliser le système Kanban ?

Posez-vous les questions suivantes :

• Vous avez toujours l'impression d'avoir un million d'onglets ouverts en même temps dans votre cerveau ?
• Avez-vous l'impression d'être toujours en train de passer d'une tâche à l'autre, et d'avoir du mal à vous concentrer sur une seule activité suffisamment longtemps pour la faire avancer ?
• Avez-vous l'impression de travailler sans relâche, mais de ne jamais être aussi productif que vous le souhaiteriez ?
• Existe-t-il un problème de communication élémentaire au sein de votre équipe, entraînant des problèmes tels que des doublons, des défauts, des remises en production, etc. ?

Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, le système Kanban est peut-être fait pour vous. Il apporte clarté et liberté à de nombreux travailleurs intellectuels confrontés à ces problèmes.

Les actifs d'aujourd'hui sont équipés de smartphones et de tablettes qui font la part belle aux éléments visuels, mais une grande quantité d'informations nous sont toujours fournies sous la forme de mots sur un écran. Les éléments textuels sont omniprésents. Entre les e-mails, les messages Slack ou les réunions formelles et informelles, il est difficile de suivre le fil de ce qui doit être réalisé, et quand.

Si les informations textuelles conviennent dans certains scénarios, ce moyen de communication n'est pas adapté à toutes les situations ; leur efficacité est inférieure à ce que vous pourriez croire. Pourquoi ?

Tout commence par notre cerveau.

Pour des raisons scientifiques, une image est plus parlante qu'un millier de mots. Le cerveau traite les informations visuelles 60 000 fois plus vite que du texte.

Nous savons que 40 % de toutes les fibres nerveuses connectées au cerveau sont liées à la rétine. Les informations visuelles représentent 90 % des données qui parviennent à notre cerveau, ce qui suggère que nos circuits neurologiques pourraient même être mieux adaptés aux images qu'au texte.

Kanban convertit des informations qui seraient généralement communiquées par des mots en données plus faciles à traiter pour le cerveau. En transformant toutes vos tâches en cartes placées dans un tableau, le système Kanban vous aide à clarifier ce qui est important, vous aidant ainsi à rester focalisé sur les activités les plus prioritaires. Il fournit un espace partagé auquel toutes les personnes impliquées dans une activité peuvent accéder pour trouver les informations les plus récentes.

Lorsqu'il est utilisé efficacement, le système Kanban peut considérablement réduire le temps passé par les équipes à participer à des réunions qui fournissent simplement des informations sur l'état d'avancement des projets.

Les équipes peuvent ainsi consacrer davantage de temps à réaliser le travail, plutôt qu'à en discuter.

Le système Kanban permet également de normaliser des indicateurs et d'affiner les processus, ce qui contribue à réduire les gaspillages et à optimiser la valeur créée. Le fait de visualiser la progression des votre travail dans le processus de votre équipe vous permet non seulement de communiquer des informations sur l'état d'avancement, mais aussi de fournir et de recevoir des données sur le contexte des activités.

Pour adopter le système Kanban, il est tout d'abord nécessaire d'en comprendre les principes de base, puis de refléter votre processus actuel sur un tableau Kanban. À partir de là, vous pouvez commencer à tirer parti de niveaux supérieurs d'amélioration continue.

Pour poursuivre votre découverte du système Kanban, nous vous recommandons l'article suivant de ce guide : Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?