De la nécessité d'un PMO de nouvelle génération

Un bureau de gestion de projets (PMO) est un groupe au sein d'une organisation chargé de définir et de maintenir les normes selon lesquelles les projets sont exécutés et évalués. Bien qu'elle puisse donner l'impression d'une nouveauté, l'expression « bureau de gestion de projets » est apparue pour la première fois dans la presse en 1939.

Le manque de clarté en ce qui concerne les attentes couplé à la fausse dichotomie entre les objectifs stratégiques et tactiques peut réduire à néant l'efficacité des PMO traditionnels. Une étude sur les PMO menée pendant cinq ans a d’ailleurs révélé une litanie de plaintes, allant de priorités dissimulées au caractère contestable de la valeur générée. Certains affirment pour plaisanter que le « O » de « PMO » signifie « overhead » (coûts opérationnels) – une blague dite et répétée qui montre que toutes les personnes en dehors du PMO ne voient qu'une augmentation des coûts et de la microgestion pour des résultats peu satisfaisants et qui se font désirer.

Pourtant, un PMO efficace peut apporter des avantages indéniables à une organisation. Selon une enquête de CapGemini,  66% des parties prenantes des organisations très performantes reconnaissent la valeur potentielle d'un PMO de nouvelle génération. En d'autres termes : les dirigeants des deux tiers des entreprises les plus prospères perçoivent la nécessité d'un PMO autonome et adaptable. Ce n'est donc qu'une question de temps avant qu'un tel PMO ne soit plus une exception, mais devienne la règle.

Et en ce qui concerne les PMO de nouvelle génération, il est également important de prendre en compte les éléments suivants.

Le PMO de nouvelle génération surmonte les obstacles les plus courants

Tout commence au sommet. Alors que les directions redéfinissent le rôle du PMO, le faisant passer d'exécutant des projets à orchestrateur clé des initiatives stratégiques de toute l'organisation, cette entité peut désormais se concentrer sur la maximisation de la valeur sans être limitée par une mentalité étroite axée sur les projets.

L'importance de veiller à ce qu'une approche plus large ne conduise pas à un enlisement du PMO

Il est également impératif que les équipes mettent en œuvre les principes de gestion de projet Agile. En adoptant une approche Agile, les PMO de nouvelle génération peuvent s'adapter rapidement aux changements tout en s'appuyant sur les feedbacks itératifs des parties prenantes.

Les exigences critiques de l'adoption d'un workflow Agile pour les PMO

Simplifier des processus existants, susceptibles de contenir des piles technologiques obsolètes, peut être décourageant même pour le PMO le plus performant. D'où l'importance, pour une évolution réussie du PMO, de choisir la bonne plateforme digitale.

Les PMO ne sont pas là pour surveiller les chefs de projet

Au lieu de diriger les équipes d'une main de fer, les PMO de nouvelle génération développent une sandbox où les parties prenantes peuvent s'impliquer, expérimenter et évoluer dans un environnement destiné à favoriser l'innovation.

Il est essentiel que la sandbox reste accessible à tous.

Les PMO doivent surmonter l'idée selon laquelle ils sont trop intellectuels et trop éloignés des processus quotidiens. Ils doivent s'intéresser aux défis plus granulaires auxquels les parties prenantes sont confrontées. Lorsque le PMO apparaît aux yeux des membres de l’organisation comme ouvert, disposé et capable de faciliter le changement, il sera à même de libérer de la valeur.

Rôle du PMO dans un contexte d'incertitude

Il n'y a aucun moyen de savoir avec certitude ce que l'avenir nous réserve. Mais cela ne veut pas dire que les PMO doivent rester inactifs et attendre que des forces incertaines agissent sur eux. Un PMO de nouvelle génération capable de s'adapter, ayant adopté une solide pratique Agile et obtenu l'adhésion des parties prenantes de l'organisation peut contribuer à accompagner les équipes dans un contexte d'incertitude.

Prenons le cas de la récente (et toujours d'actualité) pandémie de COVID-19. Alors que les réglementations en matière de santé et de sécurité ne cessent d'évoluer, de nombreuses organisations tentent de trouver le bon modèle de travail hybride, capable de fédérer les équipes réparties sur différents espaces de travail et fuseaux horaires. Un PMO autonome peut concevoir une méthode de travail flexible et individualisée qui ne compromet pas la manière dont la valeur est générée.

À lire : Logiciel PSA vs logiciel de gestion de projet : quelle est la différence ?

À quoi ressemble exactement un PMO de nouvelle génération ? La réponse peut varier en fonction de l'organisation et de son secteur d'activité, mais tous les PMO qui cherchent à s'adapter au présent et à préparer l'avenir auront certains éléments en commun.

Alignement stratégique

Comme le souligne un dirigeant, le rôle d'un PMO consiste essentiellement à choisir les bons projets et à les réaliser correctement. Sans le premier, il est impossible d'accomplir le second. D'où la nécessité pour un PMO évolué de maîtriser l'art de l'alignement stratégique.

Alors que les PMO traditionnels peinaient à prendre des décisions selon l'ancien modèle « stratégie vs tactique », un PMO de nouvelle génération comprend qu'il s'agit d'une fausse dichotomie. En effet, c'est en alignant les initiatives stratégiques à long terme de l'organisation sur les actions tactiques quotidiennes des individus qu'une structure hautement performante peut réussir.

Savoir classer les projets par ordre de priorité exige de pouvoir accéder à des informations, telles que les feedbacks et les prévisions. Mais il est tout aussi important de recueillir ces informations que de pouvoir les trier efficacement. Sans un moyen de filtrer les informations inutiles, il est impossible pour le PMO d'allouer et prioriser les ressources avec précision pour les projets.

Enfin, lorsque l'environnement change (à un niveau micro au sein de l'organisation, ou macro dans le cas d'une instabilité du marché), les objectifs changent également. La capacité du PMO à redéfinir rapidement les priorités des projets et à recadrer le succès face au changement est cruciale au succès d'une stratégie.

Gouvernance flexible

Un PMO de nouvelle génération ne doit pas susciter de la crainte ou un sentiment de contrôle pour les chefs de projet. Si ce PMO est réellement engagé dans les pratiques Agiles, il encouragera les équipes à être aussi autonomes qu'elles le peuvent sans compromettre la qualité de leurs projets.

Ainsi, plutôt que de tomber dans les travers d'une microgestion sans fin et de freiner les activités, un PMO efficace devrait collaborer avec les chefs de projet pour leur fournir juste assez de gouvernance pour réussir. Ce niveau de supervision variera inévitablement d'une équipe à l'autre. Et il y aura probablement des variations tout au long du parcours d'une même équipe, sachant que le PMO fournira davantage de conseils au début d'un projet ou pendant un changement stratégique qu'à des étapes ultérieures.

Le maintien d'une gouvernance flexible exige du PMO qu'il soit sans cesse conscient de son rôle et de son impact sur chaque équipe. Mais savoir quand intervenir – et quand se retirer –- aidera les PMO à rester aussi utiles que possible aux équipes qu'ils accompagnent – et, à l'organisation dans son ensemble.

Renforcer les équipes

Conséquence naturelle de la gouvernance flexible, les équipes qui évoluent sous l'égide d'un PMO de nouvelle génération seront plus autonomes. Lorsque les chefs de projet peuvent travailler sans perdre un temps précieux à craindre que le PMO les surveille, ils disposent d'une plus grande marge de manœuvre pour apporter des solutions créatives aux problèmes – et ils transmettent cette liberté d'innover à leurs équipes.

Tout comme pour le modèle de sandbox ci-dessus, un PMO de nouvelle génération comprend qu'encourager les équipes à s'investir plus personnellement dans leur travail contribue à améliorer la qualité des produits. Et la recherche le confirme : l'autonomisation structurelle contribue à accroître la satisfaction et l'engagement des équipes. Donner les rênes aux équipes chaque fois que c'est possible leur permet de mieux travailler, et permet au PMO de favoriser une culture plus créative.

Générer de la valeur

Si la satisfaction au travail est un excellent sous-produit d'une équipe autonome, la plupart des organisations ont, au final, le même objectif : créer de la valeur. Et, bien entendu, le chiffre d'affaires constitue de loin la partie la plus visible du tableau. Après tout, il faut bien assurer la continuité des activités et le paiement des salaires.

En période de turbulence, certaines organisations pourraient être tentées de supprimer le PMO par mesure d'économie. Mais il est absolument vital qu'elles se gardent de le faire.

Un PMO de nouvelle génération est un investissement dans le maintien d'une valeur à long terme.

Sans un PMO capable de prioriser les projets, d'évaluer le retour d'information et d'autonomiser les équipes, l'organisation dans son ensemble souffre, et son chiffre d'affaires aussi. Au lieu de cela, les dirigeants doivent demander au PMO comment traverser les turbulences, car sa force réside dans sa résilience et sa capacité d'adaptation.

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Chaque organisation a tout intérêt à faire appel à un PMO tourné vers l’avenir. Mais comment y parvenir exactement ? Compte tenu du caractère adaptable et flexible d'un PMO de nouvelle génération, sa mise en œuvre sera différente pour chaque organisation. Cependant, il existe quelques mesures de base que toute entreprise peut prendre pour s'assurer que son PMO contribue au mieux à faciliter ses activités, sans être un organe administratif coincé entre la direction et les chefs de projet.

Adopter l’approche Agile

Le meilleur moment pour adopter des pratiques Agiles de gestion de projet était hier, mais tout n’est pas perdu. Si votre organisation n'incorpore pas déjà les caractéristiques clés de la méthode Agile dans son PMO, il est temps de passer à l’action.

Dans un environnement de disruptions constantes caractérisées par les avancées technologiques, les troubles géopolitiques, l'instabilité des marchés, l'émergence de pandémies mondiales, etc., chaque entreprise doit être capable de s'adapter et d'itérer efficacement pour survivre.

Les principes Agiles fournissent non seulement un cadre théorique pour la gestion du changement, mais également un processus réalisable qui peut être adapté et appliqué à n'importe quelle équipe. Et ne vous laissez pas décourager par les défis initiaux que représente la requalification des chefs de projet ou l'investissement dans un logiciel Agile. Vous en récolterez les fruits pendant des années en termes de longévité et de flexibilité.

Assurez-vous que votre technologie ne vous freine pas

Il vous est impossible de bien travailler sans le bon logiciel. Et il y a de fortes chances que votre pile technologique ait besoin d'une mise à jour. Si vos chefs de projet travaillent encore sur des systèmes existants dont la dette technologique s'accumule régulièrement, il est urgent de stopper l'hémorragie et de migrer vers une meilleure solution.

S'il peut sembler moins cher de créer un système en interne, cela coûte généralement plus cher à long terme – de bugs apparaissent, des développeurs ayant acquis des connaissances approfondies quittent l'entreprise, les besoins en gestion de projet évoluent. Au lieu de cela, investissez dans un logiciel de pointe conçu pour répondre à vos besoins et évoluer au rythme de votre entreprise. Après tout, un PMO de nouvelle génération a besoin de solutions de nouvelle génération.

Continuez à évoluer

Rester dans l'air du temps n'est pas une action ponctuelle réitérée tous les dix ans. Quel que soit le degré de changement que vous mettez en œuvre dès le départ, vous devrez toujours faire le point et réévaluer, réajuster et apporter des modifications à un moment donné dans le futur (et probablement plus tôt que vous ne le pensez).

Mais c'est ce qu'un PMO performant fait le mieux : comparer les besoins de l'organisation aux forces externes et internes du changement, et trouver la meilleure manière d'avancer.

Le changement est constant, mais il ne doit pas nécessairement être un défi permanent. Les pandémies, le travail hybride et un environnement économique et technologique en constante évolution seront présents pendant des années, voire des décennies, créant des obstacles pour les entreprises modernes. Mais un PMO de nouvelle génération peut conserver une longueur d'avance sur les technologies de rupture, renouveler les compétences des chefs de projet, et mettre en œuvre des pratiques de gestion de projet Agile, qui amènent l'organisation vers de nouveaux sommets d'adaptabilité et de valeur.

Vous ne vous contenterez pas de résister aux turbulences ; vous y prospérerez en capitalisant sur les avantages d'un PMO compétent et prêt en toutes circonstances : alignement stratégique, redéfinition rapide des priorités, autonomisation des équipes, flexibilité de la gouvernance, et génération de valeur à long terme.

Étapes suivantes

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