Anaplan mise sur Planview Viz pour améliorer la prise de décision et l'engagement des collaborateurs

Anaplan est un éditeur de solutions SaaS qui aide les entreprises internationales à orchestrer leurs performances métiers. Sa plateforme repose sur une technologie propriétaire, Hyperblock®, et connecte les équipes, les systèmes et les données dans l'ensemble de l'organisation. La présence mondiale d'Anaplan se reflète dans sa longue liste de clients de renom comme Adobe, Bayer, British Telecom, Del Monte, HP et Groupon. Pour accompagner sa croissance rapide, l'entreprise devait améliorer l'efficacité des équipes de livraison de logiciels afin d'accélérer la mise sur le marché et d'éliminer les goulets d'étranglement. Grâce à Planview® Viz, Anaplan a pu réduire le nombre de rapports manuels et de doublons en assurant une homogénéité et une visibilité des données sur l'ensemble du cycle de livraison des logiciels.

• Prise de décision plus rapide et guidée par les données
• Amélioration de l'engagement des collaborateurs
• Expérimentation sur le terrain pour booster les résultats métiers

Vince Butera, Responsable des opérations de portefeuille, et Jenny Peng, Responsable de programme, souhaitaient transformer les processus des équipes d'ingénieurs Anaplan. Comment ? En passant de l'approche traditionnelle axée sur la réalisation de projet et la quantification des activités à une perspective orientée produit et client, qui mesure le succès en termes de résultats et de valeur commerciale. Pour parvenir à cet objectif, les deux responsables ont dirigé la mise en œuvre de Viz au sein de l'équipe d'ingénieurs comptant 750 collaborateurs et utilisent la solution pour créer une vue unifiée de leurs données. Les ingénieurs peuvent ainsi homogénéiser leurs méthodes de travail dans l'ensemble de leurs chaînes de valeur.

Avant Planview, Anaplan avait principalement recours à Jira pour visualiser le périmètre d'un projet, les efforts déployés et les dépendances engendrées. Le problème, c'est que cette solution s'apparentait à ce que Jenny décrit comme un « monolithe de métriques ». Son implémentation disparate a entraîné une vision incohérente des données au sein des équipes de développeurs qui dépassent le nombre de 70.

Anaplan utilise Viz pour connecter Jira à ses nombreuses équipes de développement. En plus d'impliquer les équipes, les responsables de l'initiative ont investi beaucoup de temps et d'efforts pour parvenir à un alignement interne des définitions des workflows et des étapes du cycle de développement. L'objectif : faire en sorte que les Flow Metrics (métriques de flux) – Flow Time (Durée du flux), Flow Efficiency (Efficience du flux), Flow Velocity (Vélocité du flux), Flow Distribution (Répartition du flux) et Flow Load (Charge du flux) – reflètent de manière cohérente et précise la façon de générer de la valeur chez Anaplan. Ces discussions s'avèrent cruciales à une implémentation réussie.

Pour Jenny Peng, le gain de temps et la facilité d'utilisation des tableaux de bord représentent les principaux avantages de Viz : « Sur Jira, il est possible de voir des indicateurs pour chaque équipe, mais pas de cette manière. Cela demande beaucoup de travail, tandis qu'avec Viz, le travail est déjà fait dans une interface utilisateur claire et simple à comprendre ». Divers outils intègrent également des métriques d'ingénierie telles que les durées des cycles, mais celles-ci sont souvent limitées et ne fournissent pas de valeur globale, explique Vince Butera. En comparaison, Viz est une solution « de bout en bout, qui vous couvre de la conception à la production et qui permet de repérer tout élément bloqué dans votre chaîne de valeur ».

Pour faire face à la grande démission et afin de renforcer la satisfaction et l'engagement des collaborateurs, Anaplan souhaitait expérimenter la semaine de quatre jours avec son équipe chargée de l'expérience applicative. Pour ce faire, l'équipe a commencé par un essai de quatre mois, l'objectif étant de poursuivre le programme au-delà de la phase pilote si la productivité restait la même, quelle que soit la durée de la semaine de travail.

Anaplan a pu observer les effets de cette semaine réduite directement dans Viz, en utilisant le Flow Velocity pour montrer instantanément l'impact sur la quantité de travail fournie, et le Flow Efficiency pour contrôler l'efficacité des processus. Après quatre mois, les données ont démontré le succès de cette expérimentation. La productivité de l'équipe est restée inchangée, qu'elle travaille dix heures par jour pendant 4 jours ou huit heures par jour pendant 5 jours.

Les résultats du test ont été si convaincants que le Chief Development Officer d'Anaplan les a partagés avec le conseil d'administration ; un exemple parmi d'autres de la capacité de Viz à présenter des indicateurs concrets aux équipes de direction. Après le succès de ce projet pilote, d'autres équipes ont manifesté leur intérêt, auquel Anaplan est ravi de répondre, à une seule condition : celle d'utiliser Viz.

Pour Vince Butera, il est primordial d'utiliser Viz pour tester des initiatives, aussi simples soient-elles, voire des initiatives tirées de Project to Product comme celle qu'il décrit ici.

« Créer une fonctionnalité dans un ancien système prend beaucoup plus de temps que d'en créer une dans un système plus récent. En s'appuyant sur les données relatives à la durée des flux (Flow Time), il est facile de démontrer la valeur d'un nouveau système par rapport à une version ancienne. Les équipes ne parviennent pas toujours à exprimer cette valeur dans une optique commerciale, mais quand vous pouvez démontrer que le développement d'une fonctionnalité demande 25 jours dans un ancien système contre seulement 2 jours dans un nouveau système, il ne faut pas longtemps aux dirigeants pour se rendre compte du ROI d'un tel logiciel. »

Comme beaucoup d'autres entreprises, Anaplan est en pleine transition après avoir décidé de passer d'une gestion traditionnelle des performances à une approche OKR avec des objectifs et résultats clés. Mais l'éditeur se heurte maintenant à une problématique courante, celle de relier les objectifs stratégiques de haut niveau aux livrables mesurables générés par les équipes chaque jour. Selon Jenny Peng, « ce qui nous manque, c'est un type d'indicateurs commun à toutes les équipes ».

En ce qui concerne les OKR, Anaplan a décidé d'utiliser le Flow Framework® et les Flow Metrics pour mesurer les résultats clés. Selon Jenny Peng, la possibilité de les visualiser dans Viz a renforcé la cohésion de l'organisation : « Maintenant que nous partageons tous les mêmes objectifs, cela nous aide à mieux collaborer ». Pour l'un de ces objectifs, à savoir l'amélioration de la satisfaction des collaborateurs, Anaplan s'appuie sur des données clés relatives à la charge cognitive (mesurée par la charge du flux – Flow Load) et le rendement (la satisfaction d'une vélocité du flux élevée – Flow Velocity). Pour d'autres objectifs comme l'amélioration du délai de mise sur le marché, Anaplan centre ses résultats sur l'efficience du flux (Flow Efficiency) et expérimente activement une approche de réduction des temps d'attente.

Comme après toute initiative, Jenny Peng et Vince Butera ont tiré quelques enseignements qu'ils jugent essentiels de transmettre.

Informer et rechercher un consensus. Prenez le temps nécessaire pour créer une base de référence. Chez Anaplan, l'adoption du Flow Framework a donné lieu à des discussions collaboratives pour convenir des quatre éléments de flux – fonctionnalités, anomalies, dettes et risques – et les mettre en correspondance avec leur terminologie et leur nomenclature d'artefacts. Ce travail se devait d'être collectif : « Nous avons eu des conversations importantes qui auraient été impossibles sans Viz ».

Cultiver la responsabilisation au niveau de l'équipe. La puissance de Viz se traduit en grande partie par l'utilisation que les équipes font des données générées par la solution. Pour obtenir une issue beaucoup plus favorable en cas de problème, Anaplan propose désormais des orientations sur les problèmes à résoudre et permet ensuite aux équipes de trouver leurs propres solutions. Vince Butera souligne « qu'il est difficile de résoudre un problème que vous ne pouvez pas visualiser avec des données » et salue le travail de l'équipe de Planview, composée de coachs en flux et de leaders d'opinion qui ont contribué à générer des idées et à faciliter ces conversations : « Notre succès dans la mise en œuvre du Flow Framework n'aurait pas été garanti sans l'aide de l'équipe Planview ».

À l'avenir, les deux responsables espèrent étendre le Value Stream Management au-delà des équipes d'ingénieurs afin de comprendre comment, à travers toutes les fonctions, leurs solutions sont livrées sur le marché.

Comme le dit le Responsable des opérations de portefeuille, « la première étape à une approche axée sur les métriques consiste à préparer vos outils de diagnostic. Et c'est là que Viz entre en jeu. La solution nous aide à relier des données entre elles et à comparer différents projets tests et événements chronologiques pour mieux comprendre ce qui fonctionne ou pas. Sans indicateurs, tout notre travail se fonderait sur des suppositions ».

La communauté Flow Framework offre un environnement professionnel et inclusif propice à l'apprentissage et aux échanges autour de tous les sujets liés au Flow Framework, aux Flow Metrics et au Value Stream Management (VSM). flowframework.org/community