Comment ANZCO Foods a obtenu une visibilité inégalée de ses projets avec des informations en temps réel, la gestion des risques et l'optimisation des ressources.

ANZCO Foods est l'un des plus grands exportateurs de Nouvelle-Zélande, avec un chiffre d'affaires annuel de 1,65 milliard de dollars néo-zélandais et plus de 3 000 collaborateurs dans le monde. Entreprise multinationale dynamique, ANZCO Foods opère sur quatre cœurs de métier : 1) achat des meilleures viandes de bœuf et d'agneau, issues d'animaux élevés toute l'année dans les pâturages verdoyants de Nouvelle-Zélande, 2) transformation de viandes de bœuf et d'agneau néo-zélandaises de premier choix dans des installations accréditées ultramodernes, 3) conception et création de solutions sophistiquées en matière d'alimentation et de santé, et 4) vente et livraison de produits bovins et ovins de première qualité, garanties tout au long de l'année, à destination de plus de 80 pays du monde entier. Grâce à la parfaite intégration de toutes ces activités, ANZCO assure une livraison intégrale et dans les temps de produits bovins et ovins de haute qualité, selon des normes précises, du champ à l'assiette.

ANZCO Foods a été fondée en 1984. À l'origine, l'entreprise exportait du bœuf et de l'agneau néo-zélandais vers le Japon, mais au fil du temps et des rachats, elle s'est développée pour inclure plusieurs usines de transformation de la viande, des installations de production et des exploitations agricoles.

Compte tenu de la nature de cette expansion, les sites d'ANZCO ont fonctionné indépendamment jusqu'en 2014. Ils avaient alors leurs propres équipes pour les fonctions RH, finance, paie, informatique et opérations sur chaque site. Consciente de la nécessité de moderniser ses pratiques métiers sur un marché de plus en plus concurrentiel et mondialisé, ANZCO s'est lancée dans une stratégie de consolidation et a commencé à centraliser ses fonctions opérationnelles au sein d'un siège social.

Dans le cadre de ce grand chantier, ANZCO a engagé un vaste programme d'investissement à l'échelle de l'organisation, notamment pour la modernisation de ses systèmes IT centraux, l'automatisation de ses usines, la transformation des mesures d'hygiène et de santé au travail, et le renouvellement de son parc matériel. Cherchant à améliorer toujours plus la gestion de ses investissements, ANZCO a dressé un état des lieux de ses pratiques de gestion de portefeuilles de projets.

Dans son ensemble, l'industrie néo-zélandaise de la viande se caractérise par des actifs coûteux et de faibles marges bénéficiaires. Par conséquent, chaque investissement doit être rigoureusement examiné pour s'assurer de sa rentabilité. Une fois ce bilan effectué, ANZCO a pris conscience du besoin d'adapter sa gestion de projets, et de son portefeuille au sens large, pour faire les bons investissements et produire les bénéfices escomptés.

« Nos pratiques manquaient de cohérence. Hormis les feuilles de calcul, nous n'avions aucun outil pour gérer les projets, et le reporting, manuel, était très chronophage. Par conséquent, nos chefs de projet passaient un temps non négligeable sur des tâches qui les détournaient de leurs missions premières », explique Jon Bruwer, directeur des programmes d'ANZCO Foods.

L'entreprise a déterminé qu'un framework plus formel apporterait plus d'efficience, car il lui permettrait de suivre de très près la performance des projets et d'en assurer le succès. Un consensus a alors été trouvé autour d'une approche homogène de la gestion de projets, d'outils communs et, surtout, de la mise à disposition de données et d'un reporting pour aider les dirigeants dans leur prise de décision.

C'est sur la base de ce constat qu'ANZCO a décidé de créer une fonction centralisée de gestion de portefeuilles : le Bureau des programmes. Cette nouvelle structure a été chargée de la supervision et de la livraison du portefeuille de projets, et mission lui a été confiée de trouver un outil de pilotage pour ces projets. Dans un premier temps, l'entreprise a testé les outils Trello et Mavenlink, mais elle a rapidement réalisé qu'ils n'offraient pas toutes les fonctionnalités souhaitées.

Après une évaluation rigoureuse des autres offres du marché, ANZCO a choisi l'outil de gestion de portefeuilles de projets AdaptiveWork en raison de l'étendue des fonctions offertes et de sa capacité à prendre en charge une grande variété de projets et de modes de travail. En regroupant tous les projets sur une seule plateforme, ANZCO a pu créer une meilleure visibilité sur la charge de travail des ressources, les risques et les coûts.

« Grâce à AdaptiveWork, nous pouvons suivre intuitivement l'avancement des projets, mais aussi gérer les risques plus efficacement, car ils sont plus visibles. Nous pouvons ainsi documenter nos projets d'un simple clic, ce qui nous fait gagner du temps et nous permet d'accéder en temps réel à des points de données critiques tels que la charge des ressources, le coût et le risque du portefeuille », commente Jon Bruwer.

En outre, les chefs de projet d'ANZCO peuvent utiliser AdaptiveWork pour travailler comme ils le souhaitent, puisque le système prend en charge les approches en cycle en V et Agile. Par ricochet, le Bureau des programmes a augmenté l'efficacité de chaque chef de projet. L'équipe d'ANZCO a également utilisé l'outil pour automatiser les étapes répétitives et chronophages du processus de reporting, ce qui permet aux chefs de projet de gagner du temps et de se concentrer sur leurs priorités, à savoir leurs projets.

Beyond the strong system functionality, ANZCO also appreciates the close partnership it has established with Planview. The post-sales support provided by AdaptiveWork has allowed ANZCO to make continuous adjustments to their system use without disruption. Product enhancement requests are considered and promptly implemented where appropriate; system configuration questions are addressed in a timely manner and with a level of expertise which provides confidence in the outcome.

« L'accompagnement de Planview a été exceptionnel. Notre partenariat avec Planview et l'expérience qu'ils nous apportent nous ont permis de créer un outil qui répond à tous nos besoins métiers », conclut le directeur des programmes de l'entreprise.

ANZCO continue d'optimiser le système et d'en accroître l'utilisation sur l'ensemble des métiers. En augmentant le nombre de projets et d'utilisateurs, ANZCO tire des données de la plateforme une valeur toujours plus grande.