Basware Improves Processes and Better Manages its Portfolio of Projects

Fondée en 1985, Basware est le leader mondial des solutions d'achat-paiement en réseau, de facturation électronique et de services de financement innovants. L'entreprise, dont le siège est en Finlande, a des bureaux en Europe, aux États-Unis et dans la région Asie-Pacifique. Elle est cotée au NASDAQ Helsinki (BAS1V). En 2015, la société a déclaré un chiffre d'affaires net de 143,4 millions d'euros, avec un réseau commercial qui relie 1 millions d'entreprises dans 100 pays, et 1 millions d'acheteurs et de fournisseurs actifs.

Les clients de Basware sont généralement de grandes organisations avec de nombreux fournisseurs et des milliers de factures, mais les solutions de Basware sont disponibles pour les entreprises de toutes tailles. Basware fournit et met en œuvre la facturation électronique pour les fournisseurs de ses clients, générant des centaines de milliers de projets qui se déroulent simultanément. L'entreprise avait besoin de mieux gérer ses activités et d'optimiser son portefeuille de projets pour s'assurer qu'elle pouvait tenir ses promesses envers l'entreprise et minimiser les pertes de revenus.

Basware essayait de gérer toutes ces parties mobiles à l'aide de feuilles de calcul, ce qui ne plaisait à personne et ne permettait pas de s'assurer que les données des feuilles de calcul étaient opportunes ou exactes. Janne Holli, directeur de l'information chez Basware, a compris la valeur de l'amélioration des processus et s'est lancé dans une évaluation approfondie des fournisseurs de solutions potentiels. "Nos objectifs étaient d'accélérer la livraison des projets, d'accroître l'efficacité interne grâce à des processus unifiés et automatisés, de minimiser les pertes de revenus et d'améliorer la visibilité des projets des clients", a-t-il déclaré. "Il s'agissait d'un plan ambitieux, mais nous étions convaincus qu'il produirait un retour sur investissement significatif.

Le processus d'évaluation a pris six mois à Holli et à son équipe, qui ont commencé par 12 solutions avant de réduire la liste aux cinq premières. Holli explique que Planview Portfolios est arrivé en tête parce qu'il permet de gérer les projets, leur financement et les ressources en une seule solution. "Les caractéristiques des portefeuilles Planview répondaient aux besoins que nous avions définis, mais l'argument le plus convaincant était peut-être sa réputation dans le secteur et parmi les analystes, tels que Gartner", explique-t-il. "Nous croyons en l'histoire de Planview et nous sommes convaincus que Planview possède l'expertise nécessaire pour nous aider à atteindre nos objectifs.

Au cours de la mise en œuvre de Planview Portfolios, Holli a découvert Projectplace, la solution de collaboration de projet basée sur le cloud de Planview, qui a été utilisée pour collaborer avec l'équipe de consultants et après avoir remplacé leur logiciel de suivi et de résolution des problèmes. Les fonctions de partage de documents ont permis aux gestionnaires de communiquer les plans d'action avec les clients et de partager les calendriers avec des groupes externes (partenaires, clients et utilisateurs de Basware qui ne font pas partie de Planview Portfolios) d'une manière contrôlée. En outre, les responsables peuvent facilement attribuer et suivre les tâches, avec une visibilité sur le statut et la propriété. De plus, l'intégration entre Planview Portfolios et Projectplace permet à Basware de voir les calendriers, les étapes, les ressources et les tâches dans les deux systèmes afin que toutes les données soient synchronisées.

Moins d'un an après son lancement, Basware a utilisé Planview Enterprise pour mener à bien 1,146 projets et 6,303 projets en cours en utilisant le nouveau processus de gestion. Holli affirme que la solution est utilisée quotidiennement dans l'entreprise et que ses avantages se font sentir presque immédiatement.

Les prochaines étapes pour Holli sont d'atteindre son objectif de fonctionner en "mode de développement continu" et il est convaincu que Planview peut l'aider à y parvenir. Les développements futurs impliquent une intégration plus poussée de Planview Portfolios dans son architecture de solutions, qui comprend la gestion des données de référence et l'automatisation des processus. L'utilisation supplémentaire de Projectplace fera partie intégrante des livraisons aux clients. Holli aimerait également étendre les principes de développement agile à d'autres domaines d'activité.

"Sur les dizaines d'exercices que nous avons réalisés au cours des derniers mois, Planview Enterprise est l'une des plus grandes réussites que nous ayons eues. - Janne Holli, directeur de l'information chez Basware18

"Nous sommes convaincus que Planview nous a permis de répondre à un grand nombre de nos exigences professionnelles en peu de temps", déclare Holli. "Sur les dizaines d'exercices que nous avons réalisés au cours des 18 derniers mois, Planview Portfolios est l'une des plus grandes réussites que nous ayons eues. Nous avons rencontré très peu de problèmes, peu de retards et tout s'est déroulé sans problème. Nous avons été extrêmement satisfaits de l'ensemble du processus".

Depuis la mise en œuvre de Planview Portfolios et Projectplace, Basware a.. :

• Increased its delivery speed
• Improved its internal efficiency by eliminating process silos
• A better way to manage and track tasks in Projectplace
• Reduced revenue leakage by 75 percent per month with better quality and accuracy
• Enhanced visibility into customer projects with project and portfolio details with the integration of Planview Enterprise and Projectplace

Pour plus d'informations, visitez le site Planview.com