BECU encourage d'adoption d'Agile au-delà de l'informatique, optimisant la transparence dans toute l'organisation

Souffrant d'un manque de visibilité sur les activités en raison d'équipes silotées, la Boeing Employees Credit Union (BECU) était incapable d'instaurer une collaboration ou un partage des données efficaces pour éclairer ses décisions. Chaque équipe gérait ses tâches manuellement et de différentes manières, sans vraiment recourir à l'automatisation ou à la mise à jour à distance. L'équipe de développement logiciel restait la seule à exploiter les avantages des principes Agile.

Reconnaissant la méthode Agile non pas comme un outil, mais comme un état d'esprit capable d'orienter les décisions et la manière dont le travail est exécuté, la BECU a lancé un programme visant à promouvoir l'Agile dans l'ensemble de l'organisation. Socle de la livraison Agile, Planview AgilePlace assure la visibilité de toutes les activités sur une seule et même plateforme pour déplacer le focus organisationnel sur le client, sur la collaboration interéquipes et sur la création rapide de valeur.

Founded in 1935 and based in Seattle, Boeing Employees Credit Union (BECU) is the fourth largest member-owned, not for profit cooperative in the U.S. The credit union has more than $20 billion in assets, 1.1 million members, and over 2 000 employees across 50 locations in Washington and two locations in South Carolina.

En 2015, le nouveau DSI de la BECU a réorganisé le département IT pour y inclure les équipes des solutions métiers et leur proposer une formation Scrum afin de les rendre plus agiles. Malheureusement, le manque de transparence sur les travaux en cours a empêché une collaboration efficace au sein même des équipes, mais aussi entre les équipes. Déconnectées les unes des autres, les équipes utilisaient divers outils et méthodologies, des tableaux Kanban physiques, des feuilles de calcul voire même des documents Word pour organiser les activités. D'où la difficulté à prioriser et à gérer les tâches non planifiées, problème constant d'une telle approche. Désireuse d'instiller une culture Agile au sein des équipes IT et de tous les autres départements, l'organisation a donc mis sur pied une équipe de programme Agile. Parmi ses missions : sélectionner un outil capable de rassembler les parties prenantes pour créer un maximum de valeur métier.

Pour l'équipe Agile, Planview AgilePlace représentait le système en ligne le plus performant et a d'abord été présenté à quelques équipes IT qui souhaitaient une version électronique des tableaux Kanban. En l'espace de trois mois, les 30 utilisateurs se sont appropriés la solution, ce qui a permis à l'équipe Agile de justifier l'achat de nouvelles licences par le service IT. Grâce au bouche-à-oreille, AgilePlace a rapidement suscité un engouement croissant. La BECU compte actuellement près de 400 utilisateurs sous licence et plus de 175 tableaux utilisés depuis moins d'un an, avec seulement 50 % de ces utilisateurs provenant du département IT.

« AgilePlace nous a permis de diffuser la culture Agile au-delà du département IT pour aider les équipes qui bénéficient déjà de l'utilisation des tableaux Kanban, » déclare Sheri Keller, coach Agile chez la BECU. « L'outil est si intuitif que les autres départements s'en servent chacun à leur manière pour gérer leurs activités et leurs projets. Du fait de sa grande flexibilité, il prend facilement en charge leurs besoins uniques, tout en nous offrant une vision organisationnelle de ce qui se passe dans les équipes et les départements. Nous n'avions jamais eu cette possibilité auparavant. Enfin, les dirigeants et responsables métiers peuvent s'appuyer sur des données visuelles pour orienter la discussion lors des réunions et prendre des décisions en toute confiance. »

L'équipe Community Service de la BECU utilise AgilePlace pour gérer de grands événements en temps réel, éliminant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la création manuelle de centaines d'activités sur des cartes plastifiées pour un tableau physique. Désormais, toutes les tâches sont regroupées sur une seule console, ce qui facilite le suivi de la progression et des délais. La fonction finance a elle aussi remplacé les tableaux manuels par AgilePlace. Toutes les tâches étant visibles sur les tableaux parents et des équipes individuelles, chacun peut facilement collaborer et coordonner des initiatives plus importantes. Des indicateurs détaillés fournissent au directeur les informations nécessaires pour comprendre les coûts et le travail planifié, ce qui favorise la productivité des réunions.

La fonction RH a abandonné les feuilles de calcul manuelles, qui offraient peu de visibilité aux équipes, au profit d'AgilePlace. Aujourd'hui, elle dispose d'un tableau « Feuille de route » qui permet de suivre les projets et les efforts en cours, mais aussi d'un tableau « Tâches » qui affiche les activités associées aux éléments de la feuille de route. Tous les travaux sont regroupés en un seul endroit, ce qui facilite la planification des capacités. « Dans la fonction RH, nous utilisions des logiciels de traitement de texte pour saisir les tâches à effectuer et passions plus de temps à résoudre des couacs technologiques pendant les présentations qu'à informer, » explique Janette Brace, coach Agile à la BECU. « Aujourd'hui, nos présentations et nos rapports visuels sont plus avancés, plus engageants et génèrent des discussions productives.

AgilePlace contribue à la diffusion d'une culture Agile au sein de l'organisation et offre aux multiples départements de la BECU un suivi instantané de l'état d'avancement des activités, quel que soit l'endroit où se trouvent les employés. Le moral des équipes est au beau fixe, les conversations sont plus enrichissantes et la confiance entre les équipes est plus grande. Avec des tâches plus transparentes et plus visibles, les équipes ont non seulement une meilleure compréhension de l'impact de leur travail sur les autres, mais elles sont également en mesure d'établir des priorités dans leurs tâches et d'utiliser des mesures chiffrées pour favoriser l'amélioration continue. « La diffusion de l'Agile ne s'opère pas du jour au lendemain, mais ce qui est formidable avec AgilePlace, c'est que les collaborateurs peuvent enfin voir d'eux-mêmes la valeur de leur travail, » explique Mme Brace. « Lorsque tout le monde s'implique, personne ne s'interroge sur le sens de la tâche à accomplir. Chacun se rend compte de sa contribution aux objectifs globaux de l'organisation. »

Dans le cadre de sa transition vers le DevOps, la BECU intégrera AgilePlace à sa chaîne d'outils dès le départ pour commencer à former des chaînes de valeur. Étant donné la flexibilité d'AgilePlace, Mme Keller s'attend à ce que d'autres équipes au sein de l'organisation l'exploitent à leur manière, à mesure qu'elles deviennent plus agiles et qu'elles créent des opportunités d'amélioration continue. Quelle que soit la façon dont elles choisissent de concevoir leurs tableaux numériques, les équipes seront en mesure de voir leurs propres activités, ainsi que celles des autres équipes. Cette visibilité renforcera la cohésion des efforts fournis pour la réalisation d'une vision commune.