Benify internationalise ses services et atteint une précision des données de 98 %

Avec une croissance à deux chiffres et la nécessité d'améliorer l'expérience clients, Benify avait besoin d'un logiciel et de processus lui permettant d'internationaliser ses services et de livrer rapidement.

La solution PSA de Planview a permis à Benify d'obtenir une visibilité globale de bout en bout sur l'ensemble du cycle de vie des prestations de services, d'automatiser et d'étendre ses activités, et de gagner en prévisibilité côté services. Avec une meilleure prévisibilité, Benify a pu augmenter ses revenus, gagner en efficience et gérer les risques.

« La solution PSA de Planview est notre référentiel de confiance pour toutes les données. Elle remplace les multiples feuilles de calcul, et regroupe les données financières et projet au sein d'un système unique. Critère essentiel de notre processus d'évaluation, Planview PSA s'intègre à Salesforce et à Jira, de sorte que nous pouvons envoyer et recevoir des données vers et depuis les deux plateformes. Cette solution est la clé de notre croissance, mais aussi de notre collaboration avec les clients. Nous avons un produit haut de gamme ; il est donc essentiel d'offrir une expérience haut de gamme. » Ross Spearman, International VP of Professional Services and Transformation, Benify.

Fondé en Suède en 2004, Benify est un programme d'avantages sociaux et de rémunération globale leader sur le marché, qui compte plus de 16 000 clients et plus de 3 millions d'utilisateurs à travers le monde. La solution de Benify vise à révolutionner la façon dont les équipes travaillent. Elle aide les employeurs à créer des expériences exceptionnelles en matière d'avantages et de récompenses pour les collaborateurs. Parallèlement, elle facilite la gestion des avantages et des coûts connexes, automatise les processus, et garantit une meilleure gouvernance des données.

Avec le développement rapide de Benify, l'évolutivité du personnel, des processus et de la technologie était de plus en plus importante. Benify a décidé de normaliser la livraison dans tous les pays où elle opère pour offrir aux clients une expérience haut de gamme.

Benify disposait d'une équipe de services professionnels de 120 personnes réparties dans différentes régions et bureaux. Des outils disparates et des processus ad hoc entravaient la rapidité et l'évolutivité, entraînant des coûts de prestations de services plus élevés et risquant de diminuer la satisfaction clients à cause des retards. L'évaluation de l'état de santé général de l'organisation, le suivi des projets en cours et l'identification des risques nécessitaient chaque mois l'effort de près d'une personne à temps plein.

Le problème : il y avait trop de sources de données, sans vue claire pour prendre des décisions. Pour la standardisation, il fallait aligner les différentes fonctions, données et livrables afin d'obtenir une vue d'ensemble, tout en tenant compte des différences liées aux cultures, langues, fuseaux horaires et styles de travail dans chacun des pays où l'entreprise opère.

La solution PSA de Planview est la plateforme technologique dont Benify avait besoin pour faire évoluer rapidement son personnel et ses processus. Elle offre une vue d'ensemble des services au niveau mondial, automatise les projets et les workflows financiers dans les systèmes connexes, et gère les risques liés à la livraison. Planview PSA s'intègre à Jira et Salesforce en toute transparence, ce qui en fait le meilleur choix par rapport à d'autres fournisseurs comme Kantata. Cette capacité a permis à l'ensemble des 120 personnes de l'équipe de prestations de services et aux parties prenantes de bénéficier d'expériences unifiées, avec des données et des rapports cohérents.

« Avec nos équipes réparties dans le monde entier, nous n'avions pas de visibilité directe sur le travail de chaque personne. Il devenait plus difficile d'évaluer la gestion du temps par les collaborateurs, le taux d'utilisation, les tâches les plus longues et d'autres éléments. Nous avions donc besoin de données fiables pour nous aider à comprendre tout cela », explique Ross Spearman. « Parallèlement, nous devions nous assurer que tout le monde travaillait de la même manière pour avoir une méthode de travail cohérente dans l'ensemble de l'entreprise. L'intégration de la solution PSA avec Jira et Salesforce constitue un point d'ancrage qui relie tous les éléments, ce qui se traduit par une meilleure gestion des ressources pour notre équipe interne et une meilleure expérience pour nos clients. »

La solution de Planview permet également à Benify de garder une longueur d'avance sur les risques liés aux missions clients. Les clients sont toujours informés car les données de Planview s'intègrent à leur portail client pour une vue en temps réel de l'état des projets et des demandes d'assistance. Avec Planview, les données de Benify sont devenues cohérentes et facilement accessibles. Par ailleurs, elles permettent au personnel de proposer de meilleures expériences.

En connectant les données clés des différents systèmes avec Planview, Benify a vu la précision de ses données passer de 70 % à 98 %. Benify a économisé des centaines d'heures par mois en reporting manuel, réduisant ses coûts de livraison, améliorant la productivité et l'utilisation, et gagnant en confiance dans la prise de décisions.

Ross Spearman et son équipe ont également renforcé les partenariats et la collaboration avec les parties prenantes côté métiers et finances. L'organisation de services peut se tourner plus tôt vers les ventes pour remporter davantage de contrats, car elle perçoit les opportunités plus tôt. Elle entretient de meilleures relations avec les services financiers, car ces derniers peuvent accéder aux prévisions et aux données de facturation en un clic. Ensemble, ils peuvent fournir des expériences unifiées pour améliorer la satisfaction des clients. En conséquence, Benify atteint régulièrement ses objectifs de revenus, gagne en compétitivité et propose des business models modernisés.