Cengage Learning améliore la planification et l'utilisation des ressources

Cengage Learning est une société leader dans le domaine du contenu, de la technologie et des services éducatifs pour les marchés de l'enseignement supérieur, de la maternelle à la terminale, des professions libérales et des bibliothèques dans le monde entier. 12 Le siège de l'entreprise se trouve à Boston, MA, et un bureau central est situé à San Francisco, CA. Les employés de Cengage Learning résident dans près de 40 pays différents et l'entreprise vend ses produits dans plus de 125 pays à travers le monde. Au sein du département Global Product Technology se trouve le groupe Planning and Operations, composé de six personnes qui assistent 1,350 les employés de Cengage Learning.

Cengage Learning est une organisation de développement de produits, mais elle gérait ses projets et ses ressources à l'aide de feuilles de calcul Google très ineptes. Les feuilles de calcul sont devenues si grandes et complexes qu'elles comportaient 300 lignes de projets et 67 colonnes de métadonnées. Les feuilles de route et la planification à long terme étaient déconnectées des ressources ou d'autres échéances, ce qui rendait pratiquement impossible toute prévision précise de la capacité.

Les membres du groupe de planification et d'exploitation ont compris que la seule solution pour remédier à l'expansion constante des feuilles de calcul et à l'absence de normes était de centraliser les données dans un système d'enregistrement unique.

Within the planning process, Cengage Learning wanted to leverage the role-based requirements, in terms of estimates, and incorporate it into capacity planning. It called Planview Portfolios “PLANit” and it serves as the company’s end-toend project and resource management solution. It enables Cengage Learning to integrate the planning and execution stages of product delivery and is the system of record for its planning, forecasting, status and time tracking.

"PLANit nous aide à tirer parti d'une liste canonique et à maximiser les ressources pour apporter le plus de valeur possible à nos clients ", explique Amber Meryman, directrice de la planification du portefeuille chez Cengage Learning. "Cela oblige également l'équipe produit à classer les projets par ordre de priorité, ce qui nous permet de nous assurer que nous travaillons sur les bons projets avec les bonnes ressources.

Cengage Learning utilise non seulement Planview Portfolios pour montrer aux cadres, à l'aide de données, quels projets peuvent ou ne peuvent pas être réalisés en fonction de la capacité, mais aussi pour attirer l'attention sur certains domaines. Par exemple, dans la vue Balance de l'écran de planification des investissements et des capacités, le tableau de bord est affiché et il est possible de le trier par organisation et/ou par rôle. Le rapport indique quels groupes sont en rouge, quand ils sont en rouge et à cause de quels projets ils sont en rouge. Ce système d'alerte coloré est un moyen rapide et visuel de voir où ils dépassent ou ne dépassent pas leur capacité pour un projet donné. "Nous considérons le bilan en termes d'ETP, c'est-à-dire l'effort qui nous manque pour la liste de projets que nous avons", explique M. Meryman. "Nous pouvons aller plus loin dans le détail pour voir l'organisation qui fournit les services, le rôle et les projets classés. Planview Portfolios permet de classer les projets par ordre de priorité. Nous avons toujours soupçonné que nous avions des problèmes de capacité, mais nous avons maintenant les données pour le prouver".

The reports shows which groups are performing well regarding capacity and which can commit to work earlier in the planning cycle and where resources are needed. “Planview Portfolios makes it easy to click and instantly change our view,” says Meryman. “It’s simple to toggle back and forth to see the detail we need.”

• Using investment and capacity planning within Planview Portfolios, Cengage Learning is able to:
• Justifier les restrictions de capacité auprès des dirigeants en utilisant des données réelles plutôt que des impressions instinctives.
• Hiérarchiser les projets et repousser certains d'entre eux dans le temps
• Identifier les groupes qui manquent d'ETP et qui ont besoin de nouvelles recrues ou de contractants
• Gagner la confiance des autres parties de l'organisation technologique

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